会展策划与组织要点

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,6/8/2016,#,一、会展的基本概念,目前，对会展还没有一个统一的定义，这主要是与各个国家或地区国民经济统计的方法有关，但最具代表性的有以下,2,种：,1,、会展仅包括会议和展览，有的也称之为狭义的概念，这主要以欧洲各国为主。,2,、会展除了包括会议和展览外，还包括奖励旅游和各种节事活动，如庆典活动、节庆活动、文化活动、科技活动和体育活动等。有的也称为广义的概念，这主要以美国为主。,现在，我们国内展览会名称的叫法比较多，常见的主要有：展览会、博览会、交易会、洽谈会、定货会、展销会、周和节等。,1,、国际会展管理机构,（,1,）国际展览联盟,（,2,）国际展览局,（,3,）国际展览管理协会,（,4,）国际大会及会议协会,（,5,）美国独立组展商协会,2,、主要国家的会展管理机构,（,1,）德国展览与博览会协会,（,2,）法国企业和技术国际促进署,（,3,）美国展览服务和承包协会,（,4,）意大利对外贸易协会,（,5,）日本贸易振兴会,3,、我国的会展管理机构,（,1,）国家级会展管理机构,A,、商务部,B,、科技部,C,、文化部,D,、新闻出版署,E,、工商管理部门,F,、中国国际贸易促进委员会,（,2,）地方会展管理机构,A,、地方政府部门,B,、地方贸易促进机构,C,、地方行业协会,二,、国际展览联盟的展览会分类,大 类,小 类,A,：综合性展览会,A1,：技术与消费品展览会,A2,：技术展览会,A3,：消费品博览会,B,：专业性展览会,B1,：农业、林业、葡萄业及设备,B2,：食品、餐馆和旅馆业、烹调及设备,B3,：纺织品、服装、鞋、皮制品、首饰及设备,B4,：公共工程、建筑、装饰、扩建及设备,B5,：装饰品、家庭用品、装修及设备,B6,：健康、卫生、环境安全及设备,B7,：交通、运输及设备,B8,：信息、通讯、办公管理及设备,B9,：运动、娱乐、休闲及设备,B10,：工业、贸易、服务、技术及设备,C,：消费展览会,C1,：艺术品及古董,C2,：综合地方展览会,美国展览会分类,1,、礼品类展览会,2,、玩具类展览会,3,、五金类展览会,4,、汽车类展览会,5,、游艇类展览会,6,、计算机类展览会,7,、成衣类展览会,8,、时装类展览会,9,、食品、糖果类展览会,10,、消费电子类展览会,11,、工业电子类展览会,12,、电器用品类展览会,13,、运动器材类展览会,14,、文具类展览会,15,、酒店、餐厅用品类展览会,16,、纪念品类展览会,17,、办公用品类展览会,18,、杂货类展览会,19,、赠品类展览会,20,、处理品类展览会,三、会展,信息获取,收集与展览会相关的各种信息时，我们要尽量使获取的信息客观准确、全面系统且富有时效性。要达到上述目的，我们可以通过以下各种办法来获取各种信息：,1,、利用网络进行信息收集,2,、利用媒体和报刊收集信息,3,、向有关部门索取相关信息,4,、通过同类展览会现场收集信息,5,、通过专门的市场调查机构帮助收集信息,有关机构与可供信息对应表,信息获取机构,可 供 信 息 类 型,特 点,政府部门,产业规划、法规政策、统计数据等,宏观、准确,行业协会,产业规模与分布、行业预测、企业名录等,宏观、微观、准确,国际会展组织,展览会信息,具体、准确,国际行业组织,产业规模与分布、行业现状与发展预测等,宏观、准确,使领馆商务处,展览会举办国产业规模、企业名录等,具体、准确,市场调查机构,行业市场信息,较准确、费用较高,信息收集方式与信息范围对应表,信息收集方式,信 息 类 型,特 点,网络,产业规划、法规政策、行业预测、统计数据、展览会信息、企业名录等,范围宽泛、准确性不够,电视媒体,法规政策、行业预测、统计数据、展览会信息、企业名录等,准确、传播速度快、详细度不够,报刊,法规政策、行业预测、统计数据、展览会信息、企业名录等,详细、准确,现场考察,展览会信息、行业市场信息、企业名录等,准确、费用较高,展览会信息收集的,范,范围,1,、产业信息,主要包括：,行,行业规模信,息,息；产业集,群,群分布信息,；,；产品形态,与,与产品销售,网,网络方面的,信,信息；行业,发,发展状况信,息,息。,2,、市场信息,市场信息主,要,要有：市场,规,规模与发展,信,信息；市场,竞,竞争状况信,息,息；经销商,与,与终端客户,信,信息；行业,组,组织信息。,3,、有关法律,法,法规方面的,信,信息,主要包括：,产,产业政策信,息,息；产业发,展,展规划信息,；,；市场准入,信,信息；产品,进,进出口政策,信,信息；知识,产,产权保护。,4,、相关展览,会,会的信息,此类信息主,要,要有：同类,展,展览会的数,量,量和分布信,息,息；同类展,览,览会的竞争,信,信息；重点,展,展览会的基,本,本信息。,四、经济效益预,测,测,展览会经济,效,效益预测就,是,是策划展览,会,会时，对展,览,览会主要收,入,入和主要支,出,出的初步估,算,算。这是评,估,估一个展览,会,会项目是否,可,可以立项举,办,办的重要依,据,据。对展览,会,会经济效益,预,预测的前提,是,是先要预测,展,展览会的展,出,出规模、确,定,定展位价格,以,以及其他收,入,入数额，另,外,外，就是要,预,预测展览会,的,的各项支出,款,款项。这样,才,才能对一个,展,展览会的经,济,济效益做出,预,预测。,展览会主要,收,收支项目表,收 入,支 出,项 目,金额,比例,/%,项 目,金额,比例,/%,展位租金,门票收入,广告收入,企业赞助,场地费用,展出现场装饰费用,宣传推广费用,招展费用,专业观众组织费用,开幕式及配套活动费用,开幕式酒会及宴请费用,办公及人员费用,税收,不可预见费,合 计,合 计,四、展览会相关,实,实施计划策,划,划,计划名称,计划 主 要 内容,重 点 说 明,人员分工,适时统筹安排工作人员,使每个人了解自己的责任、目标和任务等,招商招展,制定招商、招展的策略、措施和办法,不同实施阶段，招商、招展各有侧重,宣传推广,树形象、建品牌、与招商招展紧密配合,不同实施阶段，要选择适宜的媒体与传播方式，突出重点,服务商安排,展位搭建、现场布置、运输、住宿、旅游、餐饮等,选择有资质、信誉好、价格低的企业,进度管理,各项筹备工作，如招商、招展、宣传推广等,合理调配、统筹安排，保证各项工作如期完成,现场管理,开幕式、布展,/,撤展与展出现场管理协调、观众登记、咨询及突发事件处理等,合理调配人员、各负其责，提高服务质量，保证展览会顺利进行,配套活动,论坛、宴会、交流会、研讨会、评奖与各种表演等,早策划、早安排、精心组织，增加展览会的附加值,五、展览会项目立项策,划,划书,展览会立项,策,策划书是在,掌,掌握计划举,办,办的展览会,所,所涉及信息,的,的基础上，,对,对该展览会,的,的有关事宜,提,提出的初步,书,书面规划，,设,设计出展览,会,会的基本架,构,构，初步确,定,定展览会立,项,项的基本要,素,素，提出展,览,览会组织和,实,实施的策略,和,和方法。,展览,会,会立,项,项策,划,划书,主,主要,内,内容,一,一览,表,表,结构,分 类,主 要 内 容,封面,策划书名称、公司名称、策划书完成日期,提要,主要内容简要介绍,目录,正,文,办展市场环境,展览会题材所涉及产业和市场的情况分析；国家有关法律、政策分析；相关展览会的情况分析；展览会举办地市场分析等,展览会基本要素,展览会名称与举办地点、办展机构的构成、展出范围、办展时间、办展周期、展出规模和展会定位等,展览会执行方案,招展、招商计划、宣传推广计划、展位价格及初步预算方案、工作人员分工计划、展览会筹备进度计划、展览会服务商安排计划、展览会开幕和现场管理计划、展出期间相关活动计划等,经济效益预测,初步确定展位价格和预算方案,六、,办,办展市,场,场环,境,境分,析,析,一、,宏,宏观,市,市场,环,环境,二、,微,微观,市,市场,环,环境,三、,市,市场,环,环境,预,预测,宏观市场,环,环境,由于,会,会展,业,业的,依,依赖,性,性特,征,征，,许,许多,社,社会,因,因素,都,都会,影,影响,到,到一,个,个展,览,览会,是,是否,能,能够,成,成功,举,举办,。,。我,们,们所,说,说的,宏,宏观,市,市场,环,环境,就,就是,指,指那,些,些可,能,能影,响,响到,展,展览,会,会举,办,办的,各,各种,社,社会,因,因素,。,。这,些,些因,素,素可,能,能会,给,给展,览,览会,举,举办,机,机构,带,带来,开,开发,新,新展,览,览项,目,目的,市,市场,机,机会,，,，也,可,可能,会,会给,其,其造,成,成市,场,场威,胁,胁，,而,而且,这,这些,因,因素,时,时刻,都,都在,变,变化,着,着，,始,始终,以,以一,种,种动,态,态的,形,形式,存,存在,着,着，,也,也就,是,是说,市,市场,机,机会,与,与威,胁,胁不,是,是一,成,成不,变,变的,。,。这,就,就需,要,要我,们,们密,切,切关,注,注市,场,场的,变,变化,，,，充,分,分利,用,用有,利,利因,素,素，,及,及时,有,有效,地,地抓,住,住市,场,场机,会,会，,根,根据,市,市场,的,的变,化,化，,及,及时,调,调整,自,自己,的,的办,展,展策,略,略。,宏观市场,环,环境分类,表,表,宏,观,市,场,环,境,分,类,市场环境类别,主 要 内 容,目 的,经济环境,举办地经济发展状况、产业结构集聚度、产业发展现状与趋势、从业人员数量与分布以及对其周遍地区的辐射能力等,了解产业规模，制定准确的展览会发展规划,市场环境,市场容量、人们的消费习惯与特点、消费能力、市场竞争态势及同类展览会的竞争状况等,掌握当地市场特点和利用有利条件，参与竞争,社会文化环境,社会文化习俗、宗教信仰、重要节假日以及休假习惯等,尊重当地的信仰和习惯，选择恰当的办展时机,政治法律环境,社会稳定、产业发展规划与优惠政策、市场准入政策以及与展览会相关的法律法规等,使展览会符合产业发展规划，争取政府部门支持，避免相关法律的不利影响,技术环境,新技术在产业中的应用状况等,掌握新产品开发周期,微观市场环,境,境,任何一,个,个展览,会,会的组,织,织机构,在,在进入,一,一个新,产,产业举,办,办展览,会,会之前,，,，除了,要,要考虑,上,上述各,种,种宏观,的,的社会,环,环境因,素,素对展,览,览会的,影,影响和,制,制约外,，,，还要,对,对自身,的,的办展,条,条件及,所,所占有,的,的各种,社,社会资,源,源进行,详,详细地,分,分析。,大,大家通,常,常所说,的,的微观,市,市场环,境,境就是,指,指那些,直,直接影,响,响展览,会,会举办,的,的各种,条,条件，,这,这些条,件,件主要,包,包括办,展,展机构,的,的自身,条,条件、,目,目标参,展,展商与,观,观众、,同,同类展,览,览会状,况,况、招,商,商招展,网,网络、,展,展出场,馆,馆设施,与,与配套,条,条件及,社,社会公,众,众等。,微观市,场,场环境,分,分类表,微,观,市,场,环,境,分,类,市场环境类别,主 要 内 容,目 的,办展机构自身条件,办展机构的经济势力；办展专业人员；展览会涉及产业的专业人才以及所占有社会资源等,评估组织者的办展能力,目标参展商与观众,掌握目标参展商和专业观众的数量与区域分布；他们的需求及其变化趋势等,了解其参与展览会的可能性,同类展览会状况,每个展览会的基本情况；品牌影响力；相互间的竞争状态等,制定相应的竞争策略,招商招展网络,招商招展代理的信誉、能力、数量与区域分布,制定相应的营销策略,展出场馆设施与配套条件,展出场馆的规模、设施、服务和价格水平以及展览会相关服务商的资质、数量、服务水平和收费标准等,选择收费低和服务水平高的服务商,社会公众,媒体、公众、政府管理部门人员和其他社团组织等,为展览