时间管理-忙要忙的有意义()

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,忙要忙的有意义,主讲 夏世洪,11/28/2024,1,请,闭,闭,目,目,60,秒,思,考,考,这,这,个,个,问,问,题,题,如,果,果,您,您,的,的,余,生,只,只,剩,剩,下,下,3,天,您,会,做,哪,3,件,事,事,情,情,?,XIASH,3/10/2023,2,下,面,面,用,用,最,最,简,简,单,单,的,的,办,办,法,法,测,测,试,试,你,你,是,是,否,否,能,能,掌,掌,握,握,时,时,间,间,，,，,你,你,只,只,需,需,回,回,答,答,“,“Yes,”,”Or,“,“No,”,”,。,。,1.,你,通,通,常,常,工,工,作,作,很,很,长,长,时,时,间,间,吗,吗,？,？,2.,你,你,通,通,常,常,把,把,工,工,作,作,带,带,回,回,家,家,吗,吗,？,？,3.你感,到,到很少花,时,时间去做,你,你想做的,事,事吗？,4.如果,你,你没有完,成,成你所希,望,望做的工,作,作，你是,否,否有负罪,感,感？,5.即使没有出,现,现严重问题或危,机,机，你也经常感,到,到工作有很多压,力,力？,6.你的案头有,许,许多并不重要但,长,长时间未处理的,文,文件？,7.你时常在做,重,重要工作时被打,断,断吗？,3/10/2023,3,8.你在办公室,用,用餐吗？,9.在上个月里,，,，你是否忘记一,些,些重要的约会？,10.你时常把,工,工作拖到最后一,刻,刻，然后很努力,地,地去做完它？,11.你觉得找,借,借口推延你不喜,欢,欢做的事容易吗,？,？,12.你总是感,到,到需要做一些事,情,情而保持繁忙吗,？,？,13.当你长休,了,了一段时间，你,是,是否有负罪感？,14.你常无暇,阅,阅读与工作有关,的,的书籍？,15.你是否太,忙,忙于解决一些琐,碎,碎的事而没有去,做,做与公司目标一,致,致的大事？,16.你是否有,沉,沉醉于过去的成,功,功或失败之中而,没,没有着眼于未来,？,？,3/10/2023,4,总结你的时,间,间掌控,12-16,“yes”,救命！你在时间管理上需改进,8-12,“yes”,当心！你需要重新审视你的时间行动指南,4-8,“yes”,可以！方向正确，但需要提高冲劲,0-4,“yes”,恭喜！坚持并保留你的方法,3/10/2023,5,因,为,为,我,我,不,不,知,知,道,道,究,竟,竟,什,什,么,么,对,对,我,我,最,最,重,重,要,要,，,，,所,以,以,每,每,件,件,事,事,好,好,像,像,都,都,很,很,重,重,要,要,。,。,因,为,为,每,每,件,件,事,事,好,好,像,像,都,都,很,很,重,重,要,要,所,以,以,我,我,不,不,得,得,不,不,每,每,件,件,事,事,都,都,做,做,。,。,有,些,些,人,人,看,看,到,到,我,我,每,每,件,件,事,事,都,都,做,做,，,，,所,以,以,，,，,他,他,们,们,期,期,望,望,我,我,什,什,么,么,都,都,做,做,。,。,每,件,件,事,事,都,都,做,做,让,让,我,我,非,非,常,常,忙,忙,碌,碌,，,，,所,以,以,我,我,没,没,有,有,时,时,间,间,去,去,考,考,虑,虑,，,，,究,竟,竟,什,什,么,么,对,对,我,我,最,最,重,重,要,要,。,。,忙,人,人,的,的,告,告,白,白,3/10/2023,6,XIASH,时,间,间,管,理,理,不,不,是,是,什,什,么,么,?,时,间,间,本,身,身,不,不,是,是,问,问,题,题,.,因,为,为,每,每,个,个,人,人,每,每,天,天,所,所,拥,拥,有,有,的,的,时,时,间,间,都,都,是,是,一,一,般,般,地,地,多,多,；,；,所,以,以,时,时,间,间,管,管,理,理,的,的,问,问,题,题,本,本,身,身,不,不,在,在,于,于,时间,而是在,于,于自己,如,如何,善用及,分,分配,你自己,的,的时间,。,。,3/10/2023,7,XIASH,时间,管理,是,是什,么,么,?,时间,管理,就,就是,自,自我,管,管理,；,；,自我,管,管理,即,即是,改变,习,习惯,以使,自,自己,更,更富,绩,绩效,更富,效,效能,；,；,把事,情,情很,快,快地,做,做完,叫做,效率,把事,情,情很,快,快又,很,很对,地,地做,完,完,叫做,效能,时间,管理,就,就是,事前,的,的规,划,划或,长,长期,的,的计,划,划,。,3/10/2023,8,XIASH,时间,管理,的,的误,区,区,工作,缺,缺乏,计,计划,；,；,组织,工,工作,不,不当,；,时间,控,控制,不,不够,；,；,整理,整,整顿,不,不足,；,；,进取,意,意识,不,不强,；,；,忙了,就,就好,；,时间,管,管理,能,能有,多,多大,用,用；,身不由己,；,江山易改、,习,习惯难移。,3/10/2023,9,XIASH,人, 为,何安于现状,?,为,何你我都不,满,满意现状,但又想安于,现,现状？,1.无奈；,2.,不确定改变,之,之后会更好,；,；,3.,因为现状是,你,你我最熟悉,的,的。,当,你开始不满,于,于现状时,表示会有新,的,的事物发生,在,在你的身上,但,是要用对,“,“新的思考,方,方式”,3/10/2023,10,XIASH,12点连线,（,（笔不能离,纸,纸，折笔为,一,一笔，只能,划,划五笔将12个点连接,起,起来。起笔,和,和落笔汇合,一,一处）,思维游戏,3/10/2023,11,条件：准备,一,一把60格,长,长的软尺，,表,表明你20,80岁的,时,时间，每一,格,格是一年。,1,.6080岁 20年是老年,时,时间，剪去20格，剩,下,下40年黄,金,金时间；,2,.睡眠每天8小时，40年睡眠13年，剩下27年；,3,.早、中、,晚,晚三餐包括,周,周六、日闲,聊,聊活动，每,天,天平均2.5小时，40年用掉4,年,年，剩下23年；,剪时间,XIASH,3/10/2023,12,4,.用于交通,时,时间平均每,天,天2小时，40年用掉3年，剩下20年；,5,.用于打电,话,话、找东西,每,每天1小时,，,，40年用,掉,掉1年，剩,下,下19年；,6,.每天看电,视,视的时间3,小,小时，40,年,年用掉5年,，,，剩下14,年,年；,剪时间游戏,XIASH,3/10/2023,13,7,.每天用于,娱,娱乐、锻炼,、,、听音乐，,如,如果周六、,日,日花在娱乐,、,、购物上，,平,平均每天3,小,小时，40,年,年用掉5年,，,，剩下9年,；,；,8,.每天刷牙,、,、洗脸、个,人,人清洁、化,妆,妆、看报用1小时，40年用掉1,年,年，剩下8,年,年；,9,.如果一年,有,有10天休,假,假，40年,用,用掉1年；,如,如果无法集,中,中在工作上1小时，40年用掉1,年,年，两项合,计,计大约2年,，,，剩下6年,。,。,XIASH,3/10/2023,14,结论：,人的一生,可,可能只有6年,用于工作,，,，合计52560,小,小时。,XIASH,3/10/2023,15,XIASH,时间价值,分,分析,年薪（元）,每天价值,小时价值,分钟价值,45000,186.00,26.60,0.44,55000,227.30,32.50,0.54,65000,268.60,38.40,0.64,85000,351.20,50.20,0.84,100000,413.20,59.00,0.98,3/10/2023,16,XIASH,时间价值分析,出租车司机（北京）,销售经理,副总经理,时间,价值,每月份钱4500元,假如每月绩效目标是销售额100万元,每月绩效目标1000万元,每天的价值,司机不休周末，每天150元，加变动费用总计250元,扣除每月8天的休息日，每天的绩效目标是4.545万元,每天45.45万元,每小时的价值,一天一般工作12小时，每小时21元,以国家规定每天8小时上班时间计，每小时5682元,每小时5.682万元,每10分钟的价值,3.5元,950元,9500元,3/10/2023,17,XIASH,时间清单分析,9:30-10:00,9:00-9:30,8:30-9:00,原因,浪费超时,实际用时,计划用时,活动事项,时间,3/10/2023,18,XIASH,工作清单分析,原因,无计划时间,延误浪费,实际时间,计划时间,工作事项,3/10/2023,19,XIASH,工作紧急性分,析,析,不紧急,不很紧急,紧急,非常紧急,工作事项,3/10/2023,20,XIASH,工作重要性分,析,析,不重要,不很重要,重要,非常重要,工作事项,3/10/2023,21,XIASH,高效,益,益活,动,动分,析,析,高效益活动,排序,所需时间,排序,必要程度排序,目标（职务）贡献排序,活动,3/10/2023,22,XIASH,授权分析,必须授权,没有授权的原因,应该授权,可以授权,不应授权,工作事项,3/10/2023,23,XIASH,会见分析,经常要见但并不是每日必见的人,不定时间但是必须经常会见的人,会见不经常往来的人,不速之客,延误时间,每日必须会见的人,原因分析,实际会见时间,计划会见时间,会见人,会见分类,3/10/2023,24,XIASH,会议分析,原因分析,会议必要性评估,实际用时,计划用时,会议名目,日期,3/10/2023,25,XIASH,公出分析,实际用时,原因分析,计划用时,公出必要性评估,事由,日期,3/10/2023,26,时间大,盗,盗,14.,缺,缺乏个,人,人管理,。,。,7.工,作,作搁置,；,；,13.,不,不会说,“,“不”,；,；,6.职责不明,确,确；,12.拖延；,5.无效沟通,；,；,11.想干得,事,事太多；,4.无效授权,或,或不授权；,10.经常救,火,火；,3.条理不清,；,；,9.没有计划,；,；,2.无效会议,；,；,8.不速之客,；,；,1.电话干扰,；,；,3/10/2023,27,时间管理的演,进,进,个人管理以,生,生活重心为导,向,向！,第四代时间管,理,理,行事强调优先,次,次序，依据轻,重,重缓急将有限,的,的时间与精力,加,加以合理分配,，,，最终实现高,效,效。,第三代时间管,理,理,强调行事日程,表,表，反映时间,管,管理已开始注,重,重规划,第二代时间管,理,理,着重利用,便,便条和备,忘,忘录，在,忙,忙碌中调,配,配时间与,精,精力,第一代时,间,间管理,XIASH,3/10/2023,28,时间平衡,模,模型图,时间,平衡,家人,朋友,别人的承,认,认和赞许,事业,福利,财富,身体健康,，,，合理饮,食,食,适当休息,，,，休闲娱,乐,乐,信仰，爱,情,情,哲学思考,实现自我,价,价值,追问未来,工作,人际,关系,健康,慎思,3/10/2023,29,一 目标法则,什么叫目标设定,？,？,目标即为个体所,追,追求的,东西,。设定目标意味,着,着自觉地遵循某,一,一,方针,、朝着某一方向,行,行动。,不愿为自己设定,目,目标的原因,1.,恐惧,。怕万一达不到,怎,怎么办？会有失,败,败感觉；,2.,无此意愿,。为何要设定目,标,标，每天过得好,好,好的就可以了；,3.,误将行动当成就,。每天忙来忙去,，,，好像很有成就,感,感；其实行动不,等,等于成就，有结,果,果才算有成就。,3/10/2023,30,3/10/2023,31,目标法则,目标刺激我们,奋,奋勇向上,制定目标的SMART原则,具体的,（Specific）,可衡量的,（Measurable）,可达到的,（Attainable）,相关的,（Relevant）,基于时间的,（Time-based）,3/10/2023,32,目标法则,哈佛大学的研,究,究,终未状态(25年后),初始状态(25年前),数量比例,生活在社会的最底层，生活过得极不如意。,没有目标,27%,生活在社会的中下层,虽衣食无忧,但亦无突出成就。,目标模糊,60%,生活在社会的中上层，生活稳步上升，成为各行各业不可或缺的专业人才。,有清晰但比较短期的目标,10%,几乎都成为社会各界顶尖成功人士。,有清晰且长远的目标,3%,3/10/2023,33,目标法则,分解目标的方,法,法（剥洋葱法,）,）,终极目标,（人生的真谛,）,）,总体目标,（人生核心轴,）,）,长期目标,（5-10年,）,）,中期目标,（2-3年）,短期目标,（0.5-1,年,年）,近期目标,（月、周、日,等,等）,3/10/2023,34,目,标,标,法,法,则,则,个,人,人,目,目,标,标,的,的,组,组,成,成,部,部,分,分,个,人,人,目,目,标,标,1.,个,个,人,人,悼,悼,词,词,2.,生,生,活,活,状,状,况,况,3.,未,未,来,来5,年,年,的,梦,梦,想,想,4.,愿,愿,望,望,：,：,旅,旅,行,行,、,、,丰,富,富,的,的,阅,阅,历,历,和,和,回,回,忆,忆,4a.,个,个,人,人,愿,愿,望,望,一,览,览,表,表,4b.,个,个,人,人,收,收,获,获,展,望,望,5.,榜,榜,样,样,6.,理,理,想,想,设,设,计,计,7.,生,生,命,命,计,计,划,划,3/10/2023,35,目,标,标,倒,倒,金,字,字,塔,塔,人,生,生,目,标,标,年,目,标,标,季,目,标,标,月,目,标,标,周,目,标,标,日,目,标,标,3/10/2023,36,P,A,D,C,不,好,好,耗用时,间,间,花时间,在,在计划,上,上才是,最,最节,省,省时间,的,的作法,耗用时,间,间,3/10/2023,37,日计划,的,的步骤,5.事,后,后的检,查,查,4.,决定优,先,先顺序,3.预,留,留机动,时,时间给,意,意外的,工,工作,2.,估计工,作,作需要,的,的时间,1.列,出,出工作,任,任务,日计划的五,个,个步骤,3/10/2023,38,日计划避免,的,的倾向,第二种倾向,：,：备忘录法,第一种倾向,：,：流水帐法,3/10/2023,39,二 帕累托,法则,花最少的力气, 获,得最多的效益,你所完成的工,作,作里,80%,的成果,来,自于,20%,的时间,也就是说,80%,的努力是与成,果,果关系不大。,3/10/2023,40,帕累,托,托,法则,示,示意,图,图,80%,时间,20%,时间,80%,成效,20%,成效,重要,的,的,少数,事,事物,琐碎,的,多数,事,事物,3/10/2023,41,三ABC,法,法,则,则,不,太,太,重,重,要,要,、,、,不,不,重,重,要,要,数,量,量,占,占,65%,价,值,值,占,占,15%,授,权,权,、,、,删,删,除,除,重,要,要,性,性,一,一,般,般,数,量,量,占,占,20%,价,值,值,占,占,20%,策,略,略,性,性,规,规,划,划,，,，,规,规,定,定,期,期,限,限,极,其,其,重,重,要,要,数,量,量,占,占,15%,价,值,值,占,占,65%,自,己,己,干,干,，,，,不,不,授,授,权,权,C级任务,B级任务,A级任务,3/10/2023,42,XIASH,紧,迫的事,不紧迫的事,重要的事,1 st,急,2 nd,重,不重要的事,3 rd,輕,4 th,緩,四 “,要,要事第,一,一”法,则,则,?,?,?,?,A,B,C,D,3/10/2023,43,XIASH,时间管,理,理矩阵,图,图,紧,急,急,不,不,紧,紧,急,急,重,要,不,重,要,I,I,I,I,I,I,I,V,*,危,危机,*,急,急迫的,问,问题,*,有,有期限,压,压力的,计,计划,*,防,防患未,然,然,*,改,改进产,能,能,*,建,建立人,际,际关系,*,发,发掘新,机,机会,*,规,规划、,目,目标管,理,理,*,不,不速之,客,客,*,某,某些电,话,话,*,某,某些信,件,件与报,告,告,*,某,某些会,议,议,*,必,必要而,不,不重要,的,的问题,*,繁,繁琐的,工,工作,* 某些信,件,件,* 某些电,话,话,* 浪费时,间,间之事,* 有趣的,活,活动,3/10/2023,44,XIASH,紧,迫的事,不紧迫的事,重要的事,1 st,急,2 nd,重,不重要的事,3 rd,轻,4 th,缓,正确的行事顺序,3/10/2023,45,不合理的时间配,置,置,I.,45%,处理危机,II,5%,IV,15%,II.,35%,3/10/2023,46,明智的时间配置,I,II,1.,重要的事情着重,在,在,Plan,Plan着,重在,Do,Do着,重在,Check,Check着,重在,Action,2.,重要的事情要逐,渐,渐地交給,信任的部属 这,叫,叫,“授权”,3/10/2023,47,明智的时间配置,重,要,不,重,要,紧 急,不紧急,I,II,III,IV,一般：25-30%,理想：20-25%,一般：15%,理想：65-80%,一般：50-60%,理想：15%,一般：2-3%,理想：1%,3/10/2023,48,时间管,理,理,效率篇,3/10/2023,49,制定,规,规则,、,、遵,守,守纪,律,律,1.,在,在进,行,行工,作,作的,时,时候,，,，一,定,定要,念,念念,不,不忘,这,这个,工,工作,应,应于,何时,截止,。,。,2.,即,即使,外,外部,没,没有,规,规定,截,截止,的,的日,期,期，,自,自己,也,也要,树,树立,一,一个,何时,完成,的,的目,标,标。,3.,由,由于,不,不得,已,已原,因,因而,不,不能,按,按期,完,完成,时,时，,一,一定,要,要,提前,和相,关,关部,门,门取,得,得联,系,系，,将,将影,响,响缩,小,小在,最,最小,范,范围,内,内。,3/10/2023,50,养成,良,良好,的,的工,作,作习,惯,惯,这,件事,令,令人,感,感到,为,为难,但是,它,它非,做,做不,可,可,因此,我,我将,立,立即,做,做完,它,它,以便,尽,尽早,忘,忘掉,它,它；,养,成,速战,速,速决,的习,惯,惯；,将事,情,情切,成,成好,几,几块,小,小块,任,任务,快速,地,地完,成,成每,一,一块,的,的任,务,务；,完成,最,最关,键,键的,部,部份,让,让,事情,看,看起,来,来像,做,做完,80%,一般,。,。,3/10/2023,51,缩短,会,会议,时,时间,的,的规,则,则,10.,限定,发言,时,时间,，,，不,得,得超,时,时,9.,不,不打,断,断他,人,人的,发,发言,8.,讨,讨论,而,而不,争,争论,7.,与,与会,者,者对,会,会议,的,的成,功,功都,有,有不,可,可推,卸,卸的,责,责任,6.,准,准时,开,开会,和,和结,束,束会,议,议,5.,超,超过,1小,时,时,会议,要,要有,书,书面,通,通知,、,、日,程,程安,排,排表,和,和相,关,关资,料,料,4.,与,与会,者,者将,每,每日,或,或者,每,每的,工,工作,表,表单,提,提交,安,安排,人,人，,找,找出,合,合适,开,开会,时,时间,3.,会,会议,期,期间,不,不得,大,大声,喧,喧哗,、,、私,下,下聊,天,天、,当,当众,接听,手,手机,，外,出,出办,事,事,2.,守,守时,。,。无,论,论何,时,时必,须,须准,时,时参,加,加会,议,议,1.事,先,先将会,议,议的通,知,知（,目的、,内,内容、,时,时间,）发给,与,与会者,3/10/2023,52,缩短会,见,见时间,办,办法,一、约,定,定,时间,；,二、约,定,定,时限,；,三、事,先,先界定,目,目标；,四、设,定,定“窗,口,口”时,间,间。,3/10/2023,53,提高,Email,的处理,效,效率,一进信,箱,箱第一,个,个动作,就,就是把,所,所有信,件,件的主,题,题浏览,一,一遍,然后做,分类,的动作,；,；,养成习,惯,惯,一天只,有,有三个,时,时段看,Email；,除了急,件,件以外,集中时段回,信,信。,3/10/2023,54,电,话,话,沟,沟,通,通,省,省,时,时,法,法,事,先,先,的,的,约,约,定,定,与,与,准,备,备,；,保,持,持,简,简,短,短,而,而,明,明,确,确,的,的,开,开,场,场,白,白,；,；,控,制,制,通,通,话,话,时,时,间,间,、,、,保,保,持,持,通,通,话,话,主,主,题,题,；,；,过,滤,滤,电,话,话,。,。,3/10/2023,55,分,身,身,术,术,授,授,权,权,通,过,过,别,别,人,人,来,来,完,完,成,成,工,工,作,作,目,目,标,标,只是授予权力,适当的权限,授予决策权,3/10/2023,56,余暇时间管理,4.使用节省时,间,间的工具,3.娱乐,2.学习,1.睡眠,3/10/2023,57,XIASH,昨天是一张已被,注,注销的支票；,明天是一张尚未,到,到期的本票；,今天则是随时可,运,运用的现金。,请善用它！,3/10/2023,58,谢谢！,XIASH,3/10/2023,59,