文书与档案管理

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,文书与档,案,案管理,电子教案,潘春胜,主,主编,第一章,绪,绪论,教学目,的,的、要求,通过本章,教,教学，使,学,学生们熟,悉,悉文书与,档,档案管理,的,的组织机,构,构，明确,文,文书档案,人,人员的基,本,本素质与,技,技能要求,；,；掌握文,书,书与档案,，,，文书工,作,作与档案,管,管理的含,义,义及相互,关,关系。,教学重,点,点和难点,文书工作,与,与档案管,理,理的基本,含,含义及相,互,互关系，,工,工作要求,。,。,知识结,构,构图,总论,文书与管理,文书工作与档案管理,组织机构与人员素质,第一节,文,文书与,档,档案,教学重,点,点与难点,1,.,文书与档,案,案的含义,2.文书,与,与档案的,联,联系和区,别,别,一、文书,与,与档案的,含,含义,（一）文,书,书的含义,文书是国,家,家机关、,团,团体、企,事,事业单位,和,和个人在,社,社会实践,活,活动中，,为,为了一定,的,的目的而,形,形成的具,有,有一定格,式,式，用以,处,处理各种,事,事务，沟,通,通各种关,系,系而形成,的,的所有文,字,字材料的,总,总称。,从文书的,含,含义中可,使,使学生了,解,解以下四,点,点：,1.,文书是一,种,种书面材,料,料,2.,文书具有,一,一定的格,式,式,3.,文书具有,实,实用性,4文书,的,的主体主,要,要是党和,国,国家机关,、,、团体、,企,企事业单,位,位和个人,。,。,文书的含,义,义，用示,意,意图表示,为,为：,文书,行为主体,一定格式,文字材料,档案是机,关,关组织和,个,个人在社,会,会活动中,直,直接形成,的,的，作为,原,原始记录,保,保存起来,的,的对日后,工,工作有一,定,定查考利,用,用价值的,文,文字、图,表,表、照片,、,、声像及,其,其他各种,方,方式和载,体,体的记录,材,材料。,（二）档,案,案的含义,从档案的,含,含义中，,可,可使学生,了,了解以下,四,四点：,1档案,是,是机关、,组,组织和个,人,人在社会,活,活动中直,接,接形成的,2档案,是,是保存起,来,来的有查,考,考利用价,值,值的记录,材,材料,3档案,信,信息的记,录,录方式和,载,载体是多,种,种多样的,4,档案是,人,人们的社,会,会活动的,原,原始记录,档案的含,义,义，用示,意,意图表示,为,为：,档 案,机关组织,、,、个人,查考、利,用,用、价值,记录材料,表现形式,：,：文字、,图,图表、声,像,像、照片,二、文书,与,与档案的,相,相互关系,联系,区别,1功用相同,2物质载体相同,3内容和格式相同,4二者互为条件,1性质不同,2形式不同,3效用不同,（一）文,书,书与档案,的,的联系,1二者,的,的功用相,同,同。文书,是,是现实活,动,动的记录,，,，用于处,理,理各种事,务,务，沟通,各,各种关系,；,；档案是,保,保存起来,的,的历史活,动,动记录，,用,用于日后,工,工作的查,考,考和利用,。,。,2二者,的,的物质载,体,体相同。,历,历史上文,书,书与档案,的,的主要载,体,体是龟甲,、,、兽骨、,羊,羊皮、竹,木,木、绢帛,、,、纸张等,，,，现代发,展,展到胶片,、,、磁带、,磁,磁盘、光,盘,盘等，由,于,于二者载,体,体相同，,记,记录在载,体,体上的方,法,法也相同,。,。如印刷,、,、晒制、,摄,摄影、录,音,音、录像,等,等。,3二者,的,的内容和,格,格式相同,。,。档案直,接,接来源于,文,文书，档,案,案是由文,书,书转化而,来,来的，人,们,们常说，,“,“今天”,的,的档案就,是,是“昨天,”,”的文书,，,，“今天,”,”的文书,可,可能就是,“,“明天”,的,的档案，,这,这句话概,括,括了档案,与,与文书之,间,间的密切,关,关系，因,此,此说，两,者,者的内容,与,与格式完,全,全相同。,4,二者互,为,为条件。,文,文书与档,案,案是密不,可,可分的有,机,机整体。,文,文书是档,案,案的前身,，,，档案是,文,文书的延,续,续。没有,文,文书也就,没,没有档案,。,。在某些,情,情况下，,文,文书也要,通,通过查考,档,档案后才,能,能形成和,制,制发，档,案,案为文书,的,的形成提,供,供了依据,和,和参考。,（二）文,书,书与档案,的,的区别,1二者,的,的性质不,同,同。文书,是,是具有现,行,行效用的,信,信息，在,处,处理公务,方,方面具有,针,针对性、,指,指导性和,执,执行性；,档,档案是机,关,关组织和,个,个人在社,会,会活动中,积,积累、保,存,存起来的,信,信息，具,有,有原始记,录,录性。在,日,日后工作,查,查考、科,研,研方面具,有,有凭据性,、,、参考性,和,和借鉴性,，,，并向全,社,社会提供,利,利用，发,挥,挥着实际,效,效益。,2,二者的,形,形式不同,。,。文书是,在,在处理现,行,行事务中,不,不断产生,的,的，档案,是,是为了今,后,后应用，,将,将处理现,行,行事务的,有,有关材料,按,按一定的,规,规律组成,和,和保存起,来,来。文书,是,是一份一,份,份的，其,表,表现形式,为,为单份的,、,、零散的,；,；档案是,将,将一份一,份,份的文书,按,按一定方,式,式组合起,来,来的，是,多,多份的，,整,整体的。,3二者,的,的效用不,同,同。文书,是,是进行公,务,务活动，,处,处理现实,事,事务的重,要,要工具，,通,通用文书,是,是具有法,定,定的权威,和,和行政约,束,束力。因,之,之，文书,具,具有现实,效,效用；档,案,案，作为,真,真实的历,史,史记录，,具,具有凭证,和,和参考价,值,值，可以,提,提供利用,，,，发挥其,历,历史效用,。,。,第二节,文,文书工,作,作与档案,管,管理,教学重,点,点与难点,1,文书工作,与,与档案管,理,理的含义,2,文书工,作,作与档案,管,管理的联,系,系和区别,一、文书,工,工作与档,案,案管理的,含,含义,(一)文书工作,的,的含义,文书工作,是,是指文书,工,工作人员,运,运用科学,的,的原则、,程,程序和方,法,法完成文,书,书的收发,、,、文书的,撰,撰写、文,书,书的制发,、,、文书的,处,处理和文,书,书的管理,等,等一系列,工,工作。文,书,书工作在,机,机关工作,活,活动中是,一,一项最主,要,要、最大,量,量的日常,工,工作，它,通,通过文书,的,的制发、,处,处理与管,理,理等一系,列,列相互衔,接,接的程序,和,和环节，,构,构成机关,信,信息运转,与,与处理的,流,流程。,文书工作,含,含义用示,意,意图表示,为,为：,文书工作,文书工作人员,科学的原则、程序、方法,文书的制作、处理、管理,（二）档,案,案管理的,含,含义,档案管理,也,也称档案,工,工作，它,是,是指用科,学,学的原则,、,、方法和,组,组织制度,管,管理档案,，,，为党和,国,国家提供,各,各种服务,的,的工作。,它,它的工作,内,内容主要,有,有档案的,收,收集、整,理,理、鉴定,、,、保管、,统,统计、提,供,供、利用,等,等工作，,这,这就是通,常,常所说的,档,档案工作,的,的六环节,。,。,档案管理,的,的含义用,示,示意图表,示,示为,档案管理,档案管理人员,科学的原则、方法、组织制度,管理档案、提供服务,二、,文书工作,与,与档案管,理,理的相互,关,关系,联系,区别,1工作对象相同,2工作环节相同,3二者互为条件,1工作任务不同,2工作内容不同,3服务对象不同,(一)文,书,书工作与,档,档案管理,的,的联系,1,二者的,工,工作对象,相,相同。文,书,书工作与,档,档案管理,工,工作的对,象,象都是文,字,字材料（,档,档案工作,还,还有其他,材,材料）。,文,文书工作,是,是形成和,处,处理文字,材,材料，是,对,对文字材,料,料的前期,处,处理，并,实,实现其现,行,行效用；,档,档案工作,是,是有规律,的,的保存了,文,文字材料,，,，是对文,字,字材料进,行,行了后期,处,处理，并,实,实现其备,考,考利用价,值,值。档案,是,是由文书,转,转化而来,的,的。,2,二者的主,要,要工作环节,相,相同。文书,的,的整理与归,档,档是文书工,作,作的最后一,个,个环节，但,同,同时又是档,案,案工作的第,一,一个环节,收集。归,档,档和收集是,文,文书工作与,档,档案工作的,临,临界线和交,叉,叉点。它们,从,从不同的角,度,度履行了同,一,一道手续。,归,归档文书的,整,整理工作是,档,档案工作的,基,基础工作，,因,因此，必须,符,符合档案管,理,理的要求，,它,它既是文书,工,工作的任务,，,，也是档案,工,工作的任务,。,。,3,二者互为,条,条件。文书,工,工作是档案,管,管理的前处,理,理阶段，是,档,档案管理的,基,基础，档案,管,管理是文书,工,工作的延续,和,和深入，是,文,文书工作的,归,归结。没有,文,文书工作，,就,就没有档案,管,管理工作。,在,在某些情况,下,下，文书工,作,作又需利用,档,档案材料，,否,否则，将不,能,能更好地开,展,展文书工作,。,。,(二)文书,工,工作与档案,管,管理的区别,1,二者的工,作,作任务不同,。,。文书工作,的,的主要任务,是,是高质量地,形,形成文书，,及,及时准确地,处,处理往来文,书,书，有条理,地,地、安全地,运,运转文书，,完,完整妥善地,保,保管文书，,正,正确地发挥,文,文书的作用,；,；沟通对内,外,外的联系，,有,有效地推进,机,机关工作，,为,为机关领导,工,工作服务。,档,档案管理的,主,主要任务是,坚,坚持集中、,统,统一和科学,地,地管理档案,，,，大力开发,档,档案信息资,源,源，逐步实,现,现档案管理,的,的现代化，,更,更好地提供,档,档案利用，,为,为社会主义,现,现代化建设,服,服务。,2二者的,工,工作内容不,同,同。文书工,作,作的内容主,要,要是文书的,形,形成，文书,的,的处理及文,书,书的整理与,归,归档；档案,管,管理的内容,主,主要是收集,、,、整理、鉴,定,定、保管、,统,统计和提供,利,利用等。,3,二者的服,务,务对象不同,。,。文书工作,主,主要是为机,关,关领导工作,服,服务；档案,管,管理是为全,社,社会提供服,务,务，档案提,供,供利用的对,象,象越广泛，,其,其价值效用,也,也就越大。,第三节 文,书,书工作和档,案,案管理的组,织,织结构,教学重点,与,与难点,档案工作组,织,织机构,一、文书工,作,作机构,（一）对较,大,大的机关来,说,说，由于他,们,们的文书处,理,理工作任务,比,比较繁重，,则,则设立专门,的,的文书部门,，,，如“文书,处,处”、“文,书,书科”等，,归,归机关办公,室,室领导。同,时,时可采取分,散,散的形式，,一,一些文书处,理,理工作由各,业,业务部门办,理,理，到年终,将,将整理好的,文,文件送回文,书,书部门进行,归,归档。,（二）对较,小,小的机关或,基,基层单位来,说,说，由于职,能,能范围较小,，,，内部机构,单,单纯，文书,处,处理工作任,务,务比较少，,就,就没有必要,设,设置专门的,文,文书工作部,门,门，可采取,集,集中的形式,，,，一般是在,办,办公室设立,一,一两个专职,或,或兼职的文,书,书工作人员,。,。这样既可,以,以节省人力,、,、物力，又,便,便于简化手,续,续，提高效,率,率。,二、档案工,作,作机构,（一）档案,室,室,档案室是各,种,种机关、团,体,体、企事业,单,单位等统一,保,保存和管理,本,本机关档案,的,的内部组织,机,机构。它属,于,于管理研究,和,和咨询性质,的,的专业机构,，,，同时也是,具,具有机要性,质,质的部门。,（二）档案,馆,馆,档案馆是党,和,和国家永久,保,保管档案材