程序文件编写培训

,*,(上海)*有限公司,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二层,第三层,第四层,第五层,*,程序書編寫,09,ISO推動工作小組,2007-07-21,程序書編寫的基本要求,程序書編寫的文字要求,程序書內容的框架,如何繪制程序文件流程圖,讨论：訂單處理程序,本次內容：,程序書編寫的要求基礎要求,系统性,应对质量体系文件结构进行策划，要求覆盖ISO9001全部相关要素的要求和规定，具体等明天手册定下来，才能确定有哪些需编程序,符合性,应符合ISO9000标准条款的要求；,应符合本公司流程的实际情况。应以满足实际需要为度，而不是越多越严就越好，要适度。,通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解，所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到；,协调性,文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方，从整体上结构针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。,应认真处理好各种过程的接口，避免不协调或职责不清。,程序書編寫要求文字部分,职责分明，语气肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语）；,结构清晰、文字简明、文风一致。；,遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；,程序文件的編制框架,-目的：,说明为什么开展该项活动。,-范围：,说明活动涉及的（产品、项目、过程、活动）范围。,-职责：,说明活动的管理和执行、验证人员的职责。,-定义：,说明文件中使用的专有之名词、缩写。,-作业内容：,流程步骤的详细文字说明。,-流程图：,使用统一的符号，以图解方式说明流程。,-相关文件：,列出支持本程序的第二、第三层文件。,-相关表单：,列出支持本程序的第四层文件（表单）。,程序文件編制技巧,先繪制流程圖。首先確保流程正確。,確定過程的涉及部門及職責。,結合ISO要求和實際工作，確定流程圖應涉及的內容。,例如：合約評審時就涉及到對産品有關過程的確定，合同或訂單處理程序，評審程序（內容，權限，結果處理），合同或訂單的變更等內容。,根據流程圖及程序內容編寫文件。,學會繪制流程圖注意事項,使用部門稱謂應統一,如文管中心、業務部、生管課、品保課不要出現許多程序書或流程圖上有文件中心、營業部、銷售部、品檢課等。,在程序書或流程圖中所引用的文件名稱或記錄、表單的名稱亦應正確統一。,如有的程序書上引用的是EB操作指導書，有的程序書上引用的是EB操作標准書等。,學會繪制流程圖圖形形狀,所引用表單,結案、歸檔,審查、檢查,動作處理,No,Yes,學會繪制流程圖示例,舉例：訂單處理程序流程圖,此流程图的错误在哪里?,此流程图的错误在哪里?,示例：订单处理作业程序,目的：,及时并正确处理订单。,范围：,始自客户对Pioneer下单；终于客户订单移转生产管理。,职责：,无,定义：,无,目的：,识别并确定客户的要求，规范合同或订单评审程序，确保公司和客户双方之利益。,范围：,适用于本公司所有产品销售合同或订单的评审及处理。,职责：,业务部组织对合同的评审；相关单位配合合同或订单的执行；,定义：,新订单：新材料、新产品或新规格的订单。,此段内容的错误在哪里?,示例：訂單處理作業程序,作业内容：,客户对,Pioneer,下单后(口头或书面)，如果为新产品，则为特殊订单。特殊订单负责之业务专员应填写“接单检查表(产品规格)”(表单:300-99-01)，送请各相关单位会签，确认生产技术可行，如果生产技术有问题，则由业务专员召开会议，行销、制造及品管等人员依需要参加。,特殊订单技术已经确认后或一般订单（旧料号），负责之业务助理应确认（1）产品规格(并凭此转换成,Pioneer,内部之料号)及（2）单价、（3）交期、（4）数量、（5）送货地址、（6）付款条件、（7）交易条件、（8）货运方式等八项。,如果该订单为新产品或新客户，业务助理应由各相关单位处搜集资料，将系统上之基本资料(客户基本资料“依客户调查问卷”（表单：300-99-02）录入、料品基本资料)建立完成。,业务助理负责将订单资料输入系统(未核准订单)，查核单价、信用额度，产销协调(交期)，并打印出“销售订单”(表单:300-99-03)一式四联(未核准)。,合约、订单内容的确定,业务助理受理客户的订单及合约时，应与客户明确：(1)产品规格；(2)单价；(3)交期；(4)数量；(5)送货地址；(6)付款条件；(7)交易条件；(8)货运及包装方式；,对于口头的订单业务助理应以书面形式发到客户处，让客户签字认可。,合同、订单的审查,对于，业务部须会同相关生管、工程、品保、资材等部门共同评审，以确保公司有能力满足顾客要求。,对于，业务部对相关的价格、信用额度等评审，由生管部评审订单交期，以确定是否可以达到顾客的要求。,合约审查若不通过，则由业务通知客户。若审查,OK，,则由业务助理进行系统订单的列印，并经负责人核准，分发销售订单。同时告知客户公司已 受理，生管则依核准订单排单生产。,此段内容的错误在哪里?,示例：訂單處理作業程序,如果客户有书面之订购资料且与“销售订单”(未核准)之资料完全一致：业务助理将“销售订单”(未核准)并客户之书面订购资料依核决权限送业务主管签核完毕，即完成订单书面核准作业。,如果客户没有书面之订购资料或有书面之订购资料但是与“销售订单”(未核准)之资料不完全一致：业务助理将“销售订单”(未核准)送签核完毕，再传真给客户签认后并传回,Pioneer，,才算完成订单书面核准作业。,订单核决权限如“核决权限一览表”（600-99-09），每年年底修订一次。,合约订单的更改、废止、取消。,合约订单的更改,客户要求更改：业务依客户更改要求组织相关部门评审客户要求。若达不成，则不同意更改。若可以更改，则以修改销售订单的方式告知相关单位。,公司要求对订单更改：由于自身原因导致交期达不成，或数量达不成时。生管应通知业务，业务与客户确认，若客户同意更改则依修改销售订单的方式会相关单位，不同意则？。,合约的取消：,同合约的更改。,资料归档,新客户、新规格新材料时，业务助理负责对相关资料的归档。,示例：訂單處理作業程序,客户订单之外部原始凭证：客户之书面订购资料或客户签认之“销售订单”，业务助理依客户别妥善保存。,完成订单书面核准作业后，业务助理请业务主管进行系统之订单核准作业，并将已签核之“销售订单”一式四联给生管签收后分发各单位(第一联业务助理留存；第二联给生管；第三联给包装；第四联给品管)。,如果是5.3项之状况，业务助理应传真已签核之“销售订单”(第一联)通知客户,Pioneer,已经接受该订单。,时间控制：自客户对,Pioneer,下单至,Pioneer,回复客户订单消息(5.5项或5.9项)一般订单最多3个工作天，急单一个工作天。,下周工作安排：,手册试行稿确定；,二三级文件的确定；(需要与管代和总经理共同讨论),小组成员每人写一份简单的程序书。(写小程序书，有流程图，文字部分最好是两三页。周六单独辅导。),谢谢大家！,ISO推動工作小組,2007-07-21,请离开会,议室时把,桌椅摆放,整齐,!,