试谈跨部门的沟通与协调

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,跨,部,部,门,门,的,的,沟,沟,通,通,与,与,协,协,调,调,1,目,录,录,1,3,跨,部,部,门,门,的,的,沟,沟,通,通,与,与,协,协,调,调,沟,沟,通,通,方,方,式,式,沟,沟,通,通,的,的,一,一,般,般,含,含,义,义,跨,跨,部,部,门,门,沟,沟,通,通,与,与,协,协,调,调,的,的,含,含,义,义,跨,跨,部,部,门,门,沟,沟,通,通,与,与,协,协,调,调,的,的,改,改,善,善,跨部,门,门沟通,与,与协调,的,的,常见障,碍,碍,2,4,2,沟通的,一,一般含,义,义,大英,百,百科全,书,书认,为,为,沟,通,通就是,”,”用任,何,何方法,，,，彼此,交,交换信,息,息。即,指,指一个,人,人与另,一,一个人,之,之间用,视,视觉、,符,符号、,电,电话、,电,电报、,收,收音机,、,、电视,或,或其他,工,工具为,媒,媒介，,所,所从事,之,之交换,消,消息的,方,方法。,”,”,韦氏,大,大辞典,认为,，,，沟通,就,就是“,文,文字、,文,文句或,消,消息之,交,交通，,思,思想或,意,意见之,交,交换。,”,”,拉氏韦,尔,尔认为,，,，沟通,就,就是“,什,什么人,说,说什么,，,，由什,么,么路线,传,传至什,么,么人，,达,达到什,么,么结果,。,。”,“决策,学,学派”,管,管理学,家,家西蒙,认,认为，,沟,沟通“,可,可视为,任,任何一,种,种程序,，,，组织,中,中的一,成,成员，,将,将其所,决,决定意,见,见或前,提,提，传,送,送给其,他,他有关,成,成员。,”,”,中国学,者,者苏勇,，,，将沟,通,通定义,为,为“沟,通,通是信,息,息凭借,一,一定符,号,号载体,，,，在个,人,人或群,体,体间从,发,发送者,到,到接受,者,者进行,传,传递，,并,并获取,理,理解的,过,过程。,”,”他说,的,的沟通,实,实际上,是,是一般,沟,沟通。,美国学,者,者桑德,拉,拉.黑,贝,贝尔斯,，,，将沟,通,通进一,步,步定义,为,为“沟,通,通是人,们,们分享,信,信息、,思,思想和,情,情感的,任,任何过,程,程。这,种,种过程,不,不仅包,含,含口头,语,语言和,书,书面语,言,言，也,包,包含形,体,体语言,、,、个人,的,的习气,和,和方式,、,、物质,环,环境,即赋,予,予信息,含,含义的,任,任何东,西,西。”,3,沟通的,一,一般含,义,义归,纳,纳,综合以,上,上各种,理,理解和,定,定义，,可,可以将,沟,沟通一,般,般含义,归,归纳为,：,：,用任何,方,方法或,形,形式，,在,在两个,或,或两个,以,以上的,主,主体（,如,如人或,电,电脑）,传,传递、,交,交换或,分,分享任,何,何种类,的,的信息,的,的任何,过,过程,就,就叫做,沟,沟通。,如果传,递,递、交,换,换、分,享,享成功,，,，则沟,通,通成功,该沟,通,通是有,效,效沟通,。,。如果,传,传递、,交,交换分,享,享失败,，,，则沟,通,通失败,，,，该沟,通,通是无,效,效沟通,。,。沟通,存,存在着,正,正式形,式,式与非,正,正式形,式,式,也,存,存在着,不,不同的,沟,沟通层,次,次和内,容,容。沟,通,通的内,容,容和形,式,式和载,体,体、渠,道,道都是,多,多种多,样,样的。,4,沟通的,特,特征,沟通是信息的传递,沟通是一种过程,沟通会受到“噪音”干扰,沟通可以运用语言或非语言的方式传递,沟通是一种能力,5,1,信息,编码,传输渠,道,道,解码,行动,沟通过,程,程模型,信息发,送,送人,信息接,收,收人,信息接,收,收人,反馈,信息发,送,送人,反馈,2,3,4,5,事实,设想,理念,思想,感受,词句,动作,表情,眼神,语音语,调,调,口头语,言,言,非口头,的,的,面对面,特定场,合,合,书面,指引物,看、听,感觉,思考,标记,忽略,保留,延迟,行动,个,人,认,知,表,达,方,式,渠,道,和,媒,介,理,解,方,式,个,人,认,知,“噪音,”,”,“噪音,”,”,“噪音,”,”,“噪音,”,”,6,跨部门,沟,沟通与,协,协调的,定,定义,所谓跨,部,部门沟,通,通，是,指,指在特,定,定的组,织,织、集,体,体内部,的,的各个,部,部门（,子,子组织,、,、子集,体,体）发,生,生的沟,通,通。,所谓跨,部,部门沟,通,通，应,该,该是指,为,为了达,到,到部门,之,之间的,信,信息互,相,相传递,的,的目的,或,或目标,而,而进行,的,的所有,沟,沟通行,为,为和过,程,程。,所谓跨,部,部门沟,通,通，也,是,是指用,沟,沟通交,流,流的方,式,式来完,成,成部门,职,职能的,一,一些活,动,动。,所谓跨,部,部门沟,通,通，包,括,括了代,表,表各自,部,部门的,管,管理者,与,与被管,理,理者之,间,间、管,理,理者与,管,管理者,之,之间、,被,被管理,者,者与被,管,管理者,之,之间，,以,以及所,有,有其他,对,对部门,具,具有影,响,响力的,人,人之间,，,，旨在,完,完成部,门,门目的,或,或目标,而,而进行,的,的各种,形,形式、,内,内容、,层,层次的,，,，对部,门,门而言,有,有意义,的,的信息,发,发送、,接,接收和,反,反馈的,交,交流全,过,过程。,跨部,门,门的,协,协调,，,，则,是,是指,调,调整,和,和改,善,善跨,部,部门,沟,沟通,过,过程,中,中所,有,有的,个,个人,、,、群,体,体以,及,及各,环,环节,、,、各,要,要素,之,之间,的,的关,系,系,使,使各,有,有关,部,部门,都,都能,融,融洽,关,关系,、,、默,契,契配,合,合、,共,共同,发,发展,进,进步,以,实,实现,组,组织,或,或集,体,体目,标,标的,所,所有,行,行为,及,及其,过,过程,。,。,7,跨部,门,门沟,通,通与,协,协调,沟通,协调,没有,良,良好,的,的沟,通,通，,就不,存,存在,协,协调,；,；,不协,调,调，,再好,的,的沟,通,通也,是,是白,费,费。,8,跨部,门,门沟,通,通与,协,协调,的,的常,见,见障,碍,碍,事实,设想,理念,、,、思,想,想,感受,其他,没有,共,共同,认,认知,，,，对,于,于结,果,果的,预,预期,不,不同,不主,动,动，,被,被动,等,等待,信,信息,相互,排,排挤,的,的工,作,作要,求,求,部门,内,内部,的,的沟,通,通不,良,良,9,跨部,门,门沟,通,通与,协,协调,的,的改,善,善部门,层,层面,事实,设想,理念,、,、思,想,想,感受,协调,运用,对,对方,的,的思,考,考逻,辑,辑,尊重,他,他人,的,的主,导,导权,不厌,其,其烦,，,，坚,持,持主,动,动沟,通,通,放宽,员,员工,的,的视,野,野,先理,顺,顺部,门,门内,沟,沟通,寻求,高,高层,的,的支,持,持,选择,适,适当,的,的沟,通,通方,式,式,10,改善,跨,跨部,门,门沟,通,通与,协,协调,公司,管,管治,层,层面,事实,设想,理念,、,、思,想,想,感受,协调,倡导,沟,沟通,文,文化,有效,整,整合,部,部门,目,目标,轮换,岗,岗位,提供,技,技能,培,培训,调整,组,组织,架,架构,11,具体,的,的沟,通,通方,式,式,书面,形,形式,：,：邮,件,件、,会,会议,纪,纪要,、,、备,忘,忘录,、,、信,件,件、,文,文件,口头,形,形式,：,：电,话,话、,电,电话,会,会议,、,、捎,口,口信,、,、面,谈,谈,正式,沟,沟通,：,：会,议,议、,讨,讨论,、,、会,谈,谈、,研,研讨,会,会、,非正,式,式沟,通,通：,人,人际,交,交往,、,、业,余,余活,动,动,面对,面,面,非面,对,对面,12,开会,“研,究,究结,果,果显,示,示，,开,开会,是,是一,种,种权,威,威和,满,满足,感,感的,体,体现,，,，是,一,一种,瘾,瘾，,不,不开,会,会就,难,难过,。,。”,七点,建,建议,：,：,谁参,加,加,谁主,持,持,谁控,制,制,谁先,发,发言,谁负,责,责和,谁,谁跟,踪,踪,谁在,浪,浪费,时,时间,谁总,结,结,13,电子,邮,邮件,邮件,是,是公,司,司内,部,部沟,通,通的,途,途径,之,之一,，,，也,是,是比,较,较正,式,式的,途,途径,。,。,优点,：正,式,式；,有,有凭,据,据；,让,让很,多,多人,同,同时,知,知道,一,一件,事,事,缺点,：太正式,；,；容易产,生,生误解；,效,效率低,因此在使,用,用邮件进,行,行沟通时,充,充分考虑,到,到这些优,缺,缺点，提,倡,倡使用电,话,话和面对,面,面沟通，,这,这样可以,提,提高效率,。,。在一定,要,要使用邮,件,件时，如,需,需要正式,的,的方式通,知,知（责任,部,部门认定,）,）。,需要注意,措,措词,：,慎用敏感,字,字眼，主,观,观判断的,字,字眼，如,“,“不负责,任,任”、“,工,工作不到,位,位”等；,慎用客气,字,字眼，特,别,别是部门,内,内部，如,“,“贵部”,、,、“烦请,”,”、“台,鉴,鉴”等词,汇,汇；,注意格式,，,，保证对,方,方可以一,目,目了然，,对,对重点内,容,容用粗体,、,、不同颜,色,色标示，,但,但是注意,不,不要用太,多,多颜色，,变,变成“染,坊,坊”。,换位思考,，,，,你希望别,人,人通过什,么,么方式和,你,你沟通，,那,那你最好,也,也用这种,方,方式；你,认,认为别人,给,给你的邮,件,件是最舒,服,服的，你,也,也应该怎,么,么写。,14,电子邮件,在大多数,情,情况下，,电,电子邮件,礼,礼仪都只,是,是基本礼,仪,仪常识的,运,运用，多,花,花点心思,，,，养成好,习,习惯，就,能,能通过电,子,子邮件达,到,到预期的,沟,沟通效果,。,。,不用滥用,邮,邮件。,内部的沟,通,通,很多,都,都是一个,电,电话就说,完,完了,就,不,不必来回,发,发邮件.,顶,顶多是在,电,电话商讨,完,完后,发,一,一个邮件,公,公布给有,关,关的同事,或,或上司知,道,道就可以,了,了。,慎用“全,部,部回复”,和,和发送给,“,“群组”,。,。,有些不该,或,或不用给,其,其他人看,的,的邮件,如,如果不加,区,区分,简,单,单地“全,部,部回复”,或,或发送给,“,“群组”,就会造,成,成信息泄,漏,漏或涂增,收,收件人工,作,作量.所,以,以发送邮,件,件之前,一,一定要检,查,查清楚收,件,件人名单,一定要,考,考虑清楚,发,发送给哪,些,些人员。,区分“收,件,件人”和,“,“抄送”,。,。,当一个邮,件,件需要同,时,时发送给,多,多人的时,候,候，可以,想,想象成是,你,你在一个,会,会议上发,言,言,而收,件,件人就是,你,你发言的,对,对象.你,可,可能对所,有,有人发言,这时,你,你的邮件,的,的接收者,就,就都该放,在,在“收件,人,人”;你,对,对某些人,或,或某个人,发,发言,那,么,么你的邮,件,件的收件,人,人就是那,些,些人了,而,而其他的,人,人你都该,把,把他们放,在,在“抄送,”,”的栏目,内,内。,要有简明,的,的主题，,精,精确地表,达,达邮件内,容,容的重点,。,。,我们每天,都,都接收大,量,量的邮件,要一一,打,打开这些,邮,邮件进行,阅,阅读不是,一,一件易事,邮件的,主,主题就成,为,为区分阅,读,读先后次,序,序或是否,打,打开阅读,的,的重要依,据,据.所以,在写邮,件,件的时候,撰写一,个,个明确主,题,题