7会议沟通(英)

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,Part7,RunningMeetings,会,议,议,沟,沟,通,通,第,七,七,章,章,会,会,议,议,沟,沟,通,通,群,体,体,沟,沟,通,通,的,的,优,优,缺,缺,点,点,组,织,织,和,和,参,参,加,加,会,会,议,议,会,议,议,沟,沟,通,通,模,模,式,式,明,确,确,会,会,议,议,目,目,的,的,确,定,定,与,与,会,会,者,者,构,构,成,成,明,确,确,与,与,会,会,者,者,角,角,色,色,职,职,责,责,会,议,议,的,的,组,组,织,织,准,准,备,备,工,工,作,作,会,议,议,议,议,程,程,会,议,议,记,记,录,录,第,一,一,节,节,群,群,体,体,沟,沟,通,通,的,的,优,优,缺,缺,点,点,讨,论,论1,某,服,服,装,装,公,公,司,司,决,决,定,定,加,加,快,快,工,工,艺,艺,流,流,程,程,改,改,造,造,，,，,并,并,进,进,行,行,工,工,艺,艺,重,重,组,组,。,。,但,但,以,以,前,前,在,在,进,进,行,行,工,工,艺,艺,重,重,组,组,时,时,，,，,工,工,人,人,的,的,反,反,应,应,非,非,常,常,强,强,烈,烈,，,，,对,对,工,工,艺,艺,的,的,改,改,动,动,持,持,敌,敌,对,对,态,态,度,度,。,。,为,为,了,了,实,实,施,施,计,计,划,划,的,的,改,改,革,革,，,，,公,公,司,司,管,管,理,理,层,层,采,采,用,用,了,了,三,三,种,种,不,不,同,同,的,的,策,策,略,略,：,：,策,略,略,一,一,，,，,与,与,第,第,一,一,组,组,工,工,人,人,采,采,取,取,沟,沟,通,通,的,的,方,方,式,式,，,，,向,向,他,他,们,们,解,解,释,释,将,将,要,要,实,实,行,行,的,的,新,新,标,标,准,准,、,、,工,工,艺,艺,改,改,革,革,的,的,目,目,的,的,及,及,这,这,么,么,做,做,的,的,必,必,要,要,性,性,和,和,必,必,然,然,性,性,，,，,然,然,后,后,，,，,给,给,他,他,们,们,一,一,个,个,反,反,馈,馈,的,的,期,期,限,限,；,；,策,略,略,二,二,，,，,告,告,诉,诉,第,第,二,二,组,组,工,工,人,人,有,有,关,关,现,现,在,在,工,工,艺,艺,流,流,程,程,中,中,存,存,在,在,的,的,问,问,题,题,，,，,然,然,后,后,进,进,行,行,讨,讨,论,论,，,，,得,第,一,一,节,节,群,群,体,体,沟,沟,通,通,的,的,优,优,缺,缺,点,点,策,略,略,三,三,，,，,对,对,第,第,三,三,组,组,工,工,人,人,，,，,要,要,求,求,每,每,个,个,人,人,都,都,讨,讨,论,论,并,并,参,参,与,与,建,建,立,立,、,、,实,实,施,施,新,新,标,标,准,准,和,和,新,新,流,流,程,程,，,，,每,每,个,个,成,成,员,员,全,全,部,部,参,参,与,与,，,，,如,如,同,同,一,一,个,个,团,团,队,队,一,一,样,样,。,。,结,果,果,令,令,人,人,惊,惊,奇,奇,。,。,虽,虽,然,然,第,第,一,一,组,组,工,工,人,人,的,的,任,任,务,务,最,最,为,为,简,简,单,单,，,，,但,但,结,结,果,果,他,他,们,们,的,的,生,生,产,产,率,率,没,没,有,有,任,任,何,何,提,提,高,高,，,，,而,而,且,且,对,对,管,管,理,理,层,启示？,讨,论,论2,你,在,在,什,什,么,么,场,场,合,合,下,下,要,要,采,采,取,取,群,群,体,体,决,决,策,策,的,的,方,方,式,式,，,，,如,如,果,果,不,不,采,采,取,取,群,群,体,体,决,决,策,策,的,的,方,方,式,式,，,，,而,而,由,由,自,自,己,己,做,做,个,个,人,人,决,决,策,策,是,是,否,否,可,可,行,行,？,？,根,据,据,你,你,自,自,己,己,的,的,工,工,作,作,体,体,会,会,，,，,请,请,谈,谈,谈,谈,群,群,体,体,沟,沟,通,通,的,的,优,优,缺,缺,点,点,。,。,群,体,体,沟,沟,通,通,的,的,优,优,点,点,和,和,缺,缺,点,点,NickyStanton:,优点,：,产生,更,更多的承,诺,诺,产生,更,更好的决,策,策,缺点,：,时间,和,和效率,群体,压,压力：从,众,众心理,专家,和,和领导压,力,力,推卸,责,责任：说,而,而不做,格罗夫：,会议是管,理,理工作得,以,以贯彻实,施,施的中介,手,手段,会议沟通,第二节,组,组织,和,和参加,会,会议,会议沟,通,通模式,明确会,议,议目的,确定与,会,会者构,成,成,明确与,会议的组织准备工作,会议议程,会议记录,Type of meeting,Negotiating,Informing,Solving problems,Makingdecisions,Collecting andexchanging ideas,一、会,议,议沟通,模,模式,谁发言?历,时,时多久?他(她),对,对谁讲,话,话?,与,与谁交,谈,谈?,其,其后会,有,有谁发,言,言?,有,有几人?图7.1 会,议,议交际,沟,沟通模,式,式实例,二,、明确,会,会议目,的,的,PurposesandObjectives,1.Doyouneeda meeting? Is there somebetter/cheaperway of achievingyour objectives?,2.What is thepurpose of themeeting?,Givinginstructions?,Bargaining overissues?,Givingadvice/counseling?,Making decisions?,Solving problems using othersknowledgeandskills?,3. What are your overallobjectives?,Whatdo you want toachieve?,Whatare the best/worst results?,Do you have a fallback position/contingency plans?,二,、明确会议,目,目的, 信息共,享,享, 动员激,励,励, 信息传,播,播, 问题解,决,决和决策制,定,定,三、确定与,会,会者构成,同质性和相,异,异性的平衡,竞争性和合,作,作性的平衡,任务导向和,过,过程导向的,平,平衡,四、明确与,会,会者角色职,责,责,自我检测,根据你所了,解,解的群体沟,通,通性质，你,认,认为作为会,议,议主席有哪,些,些责任?在,会,会议中，你,若,若作为与会,者,者，又有哪,些,些责任?你,怎,怎样能够受,益,益于会议和,其,其他小组成,员,员的讨论?,1.,会议主席角,色,色,情形一：,某公司的年,终,终市场销售,分,分析会议正,在,在进行，公,司,司总经理担,任,任会议的主,席,席。在会议,进,进行过程中,，,，公司负责,市,市场工作的,副,副总经理提,出,出，公司明,年,年的市场营,销,销重点应从,“,“以巩固国,内,内市场为主,”,”转向“以,开,开拓国际市,场,场为主”。,他,他希望他的,设,设想能在这,次,次会议上得,到,到大家的支,持,持和通过。,但,但在会议进,行,行过程中，,负,负责市场营,销,销的部门经,理,理、副经理,对,对这个设想,提,提出了反对,意,意见，他们,认,认为国内的,市,市场潜力还,很,很大，而企,业,业的资金实,力,力不够，如,让,让其全面开,花,花，还不如,采,采用“各个,击,击破”的方,略,略，先在国,内,内市场取得,绝,绝对优势地,位,位。结果双,方,方争论得不,可,可开交。,如果你是会,议,议主席，面,临,临与会代表,这,这种相争不,下,下的局面，,你,你准备如何,解,解决?如果,最,最终需要你,就,就这次分析,会,会议作总结,，,，你又如何,对,对“市场营,销,销的重点”,问,问题作总结?,会议主席角,色,色,情形二：某,高,高校科学馆,会,会议厅内正,在,在召开“中,国,国二十一世,纪,纪的管理教,学,学发展趋向,”,”的研讨会,。,。会议进行,期,期间，就,MBA,教育的发展,方,方向问题，,不,不同的与会,者,者提出了不,同,同的看法，,有,有的认为,MBA,教学应该以,“,“案例教学,”,”为主；有,的,的则认为应,以,以理论修养,的,的培养为主,；,；也有的主,张,张像美国哈,佛,佛商学院那,样,样采用大量,的,的案例教学,，,，甚至可以,取,取消传统的,教,教师讲解的,形,形式；,这,这些不同观,点,点在讨论过,程,程中，争论,得,得比较激烈,，,，眼看讨论,时,时间将近尾,声,声，但与会,代,代表为了充,分,分表达自己,如果现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同主张分立的局面，你如何应付这种局面?你又如何就研讨的问题作总结?,会议主席,的,的职责,会议控制,决定讨,论,论主题；,明确讨,论,论范围；,确保人,们,们围绕主,题,题依次发,言,言；,尽可能,做,做到公正,，,，尽全力,避,避免与会,者,者的争论,；,；,确保其,他,他成员了,解,解会议进,展,展情况。,会议引导,识别主,题,题/问题,；,；,交换和,开,开发建议,；,；,评价不,同,同方案；,选择行,动,动计划（5,W1H）,。,。,会议主席,的,的职责,促进讨论,讨论，提,问,问,处理不同,意,意见,对争论,双,双方或各,方,方的观点,加,加以澄清,；,；,分析造,成,成分歧的,因,因素；,研究争,论,论双方或,各,各方的观,点,点，了解,协,协调的可,能,能性；,将争论,的,的问题作,为,为会议的,主,主题之一,，,，展开全,面,面的讨论,，,，以便把,会,会议引向,深,深入；,若分歧,难,难以弥合,，,，那就暂,时,时放下，,按,按会议议,程,程进入下,一,一项。,作出决定,常用的介,绍,绍方法：,自我介绍,互相介绍,主席介绍,名片介绍,会议中可,应,应用的技,巧,巧,：,造成“我,群,群感”；,对所有与,会,会者参加,会,会议的目,的,的进行深,入,入、细致,的,的研究，,并,并对不同,的,的目的加,以,以分组和,归,归类；,处理好会,议,议的显在,目,目标与潜,在,在目标的,关,关系，并,在,在会议中,尽,尽快实现,近,近期目标,和,和较易达,到,到的目标,；,；,利用与会,者,者的经验,、,、专长；,对与会者,的,的错误采,取,取宽容态,度,度。,得分为27分或27以下，,您,您的会议,主,主持得很,好,好,得分在36以上，,可,可能预示,您,您在主席,角,角色方面,存,存在某些,问,问题,2.,与会者的,角,角色,决定是否,需,需要出席,会,会议,准备,准时与会,就某些疑,点,点或模糊,问,问题征询,清,清晰解释,给出信息,时,时，力求,精,精确切题,倾听,支持他人,确保公平,参,参与,反对要有,根,根据,以能提高,团,团队绩效,的,的方式行,事,事,表,7.3,会议参与,自,自我评估,问,问题单,得分为,30,或,30,以下，您,的,的参与状,态,态良好,得分在,40,以上，可,能,能预示您,对,对于会议,及,及您在其,中,中的角色,有,有某些问,题,题,五、会议,的,的组织准,备,备工作,CHECKLIST: Preparation,1. Makeaction plans:,Whatare,you,r sub-objectives?,Do theymoveyouforwardtoachieving your overall objectives?,Whatattitude shouldyouadopt in the meeting? How should you approach it?,2. Prepare the structureofthemeeting:,Whatshouldbe the content?,Whatforms of process shouldyouuse?,Howbesttousetime?,Howcanyousettheagenda mosteffectively?,五、会议,的,的组织准,备,备工作,CHECKLIST: Preparation,3. How widearetheoutcomesacceptableto you?,If narrow, you wantto keepthediscussion closed;,If wide,youcanopen upthediscussion.,4. How committedtothedecisions doyouwant the participants to feel?,If highcommitment is needed, involve the participants in the decision-making process;,Themorecontrolyouexert,thelesscommitted the participantswillbe.,五、会议,的,的组织准,备,备工作,1. 确,定,定会议主,题,题和目标2. 制订,会,会议活动,计,计划3. 制,订,订会议议,程,程4. 发,放,放会议举,办,办通知5. 会,场,场布置安,排,排,会,场,场,的,的,选,选,定,定,会,场,场,内,内,设,设,备,备,的,的,准,准,备,备,会,场,场,的,的,布,布,置,置,六,、,、,会,会,议,议,议,议,程,程,“议程,”,”一词,来,来源于,拉,拉丁文,，,，意为,“,“必须,做,做的事,”,”，一,般,般也就,把,把会议,议,议程定,义,义为“,在,在会议,上,上要考,虑,虑的事,务,务”,会议时,间,间(开,始,始时间,、,、结束,时,时间),和,和地点,会议目,的,的,会议议,题,题的顺,序,序,表7.4,会议议,程,程实例,M,计算机,公,公司,一号项,目,目检查,会,会议,日期：2001年12月4,日,日，星,期,期五,时,时间,：,：下午2：303：45,地,地点：,B,大厦第,二,二会议,室,室,会,会议目,的,的：研,究,究一号,项,项目进,展,展情况,议程,1公,司,司第四,季,季度销,售,售情况,；,；2,上,上次会,议,议记录,；,；3,上次,会,会议记,录,录中提,出,出的问,题,题；4,关,关于,CPU,进展报,告,告；5,关于,Case,设计进,展,展报告,；,；6,关,于,于软件,进,进展报,告,告；7下,次,次会议,日,日期、,时,时间、,地,地点。,附件,1软,件,件进展,报,报告，,第,第7号,；,；2,Case,设计进,展,展报告,，,，第2,号,号；3,关,关于软,件,件问题,的,的短文,。,。,七、会,议,议记录,表7.5 会,议,议记录,形,形式实,例,例,M,计算机,公,公司,一号项,目,目第6,次,次检查,会,会议纪,录,录,时间、,地,地点：,会,会议于2001年12月4,日,日(星,期,期五),在,在,B,大厦第,二,二会议,室,室举行,，,，下午2：30开始,。,。,出席情,况,况：出,席,席会议,者,者包括,：,：钟楚,义,义，周,亦,亦梅，,周,周敏，,唐,唐婉，,庄,庄子期(主席)，无,故,故缺席,者,者有：,李,李杰，,张,张明，,吴,吴倩发,来,来了请,假,假条。,上次会,议,议记录,：,：与会,者,者都同,意,意，认,为,为这是,上,上次会,议,议的准,确,确记录,。,。,上次会,议,议记录,中,中提出,的,的问题,：,：周亦,梅,梅报告,说,说，有,关,关客户,仍,仍在度,假,假，所,以,以她没,能,能邀请,到,到他们,来,来参加,会,会议。,同,同意的,行,行动：,目,目亦梅,在,在有关,客,客户度6归来,后,后邀他,们,们参加,会,会议。,完,完成的,时,时限：,下,下次会,议,议前。,进展报,告,告实例,：,：周敏,报,报告说,，,，软件,发,发展已,在,在目标,之,之列，,可,可望在,三,三月底,前,前完成,第,第二版,。,。然而,，,，仍存,在,在吴倩,对,对制图,程,程序可,行,行性不,予,予协作,的,的问题,。,。,同意,的,的行动,：,：周敏,与,与吴倩,会,会谈，,由,由唐婉,解,解决问,题,题。,完,成,成的时,限,限：2001,年,年12,月,月21,日,日,下次,会,会议,的,的时,间,间，,地,地点,：,：下,次,次会,议,议：2001,年,年12月25,日,日，,星,星期,五,五，,下,下午2：30,在,在,B,大厦,第,第二,会,会议,室,室举,行,行。,案例,14,城市,合,合作,银,银行,问题:,1,你,你如,何,何评,价,价曹,闽,闽给,钱,钱岭,的,的指,示,示和4月25,日,日的,信,信件?,2,从,从银,行,行向,受,受众,发,发出,的,的信,息,息看,，,，是,否,否在,内,内容,的,的逻,辑,辑、,证,证据,和,和争,论,论方,面,面存,在,在缺,点,点?,3银行,决,决定正式,召,召开一次,特,特别会议,、,、曹闽准,备,备在会议,上,上讲话。,如,如你是钱,岭,岭，负责,这,这次会议,的,的议程安,排,排，请确,定,定本次会,议,议的目的,、,、参加对,象,象，并设,计,计会议议,程,程。,专题：,事例1：,“,“泰诺”,是,是美国约,翰,翰逊联营,公,公司生产,的,的治疗头,痛,痛的止痛,胶,胶囊商标,，,，这是一,种,种家庭用,药,药，在美,国,国年销售,额,额达到4.5亿美,元,元，占公,司,司总利润,的,的15%,。,。1982年9月29日至30日，,有,有消息报,道,道芝加哥,地,地区因有,人,人服用泰,诺,诺止痛胶,囊,囊而死于,氰,氰中毒。,开,开始报道,是,是死亡3,人,人，后增,至,至7人，,随,随着新闻,媒,媒体的传,播,播，传说,在,在美国各,地,地有25,人,人因氰中,毒,毒死亡或,致,致病，后,来,来这一数,据,据增加到2000,人,人（实际,死,死亡人数7人），,这,这些消息,引,引起了1,亿,亿服用泰,诺,诺的消费,者,者的极大,恐,恐慌，民,意,意测验表,明,明94%,的,的人表示,今,今后不再,服,服用此药,。,。约翰逊,公,公司面临,一,一场生死,存,存亡的巨,大,大危机。,实,实际上，,对,对回收的800万,粒,粒胶囊所,做,做的化验,，,，只发现,芝,芝加哥地,区,区的一批,胶,胶囊中有75粒受,氰,氰化物的,污,污染，而,且,且是人为,破,破坏。面,临,临这一严,峻,峻局势，,你,你认为应,如,如何处理,？,？,危,机,机,沟,沟,通,通,专,题,题,：,：,成,立,立,由,由,董,董,事,事,长,长,为,为,首,首,，,，,负,负,责,责,公,公,关,关,的,的,副,副,总,总,等,等7,人,人,委,委,员,员,会,会,，,，,危,危,机,机,之,之,初,初,每,每,天,天,开,开,两,两,次,次,会,会,，,，,对,对,事,事,件,件,讨,讨,论,论,、,、,决,决,策,策,；,；,决,定,定,在,在,全,全,国,国,范,范,围,围,内,内,立,立,即,即,收,收,回,回,全,全,部,部,价,价,值,值,近,近1,亿,亿,的,的,泰,泰,诺,诺,止,止,痛,痛,胶,胶,囊,囊,（,（5,天,天,内,内,完,完,成,成,）,）,；,；,花,花,费,费50,万,万,美,美,元,元,通,通,知,知,医,医,生,生,、,、,医,医,院,院,和,和,经,经,销,销,商,商,停,停,止,止,使,使,用,用,；,；,（,（,这,这,一,一,决,决,策,策,受,受,到,到,舆,舆,论,论,广,广,泛,泛,赞,赞,扬,扬,）,）,与,新,新,闻,闻,媒,媒,介,介,密,密,切,切,合,合,作,作,，,，,以,以,坦,坦,诚,诚,态,态,度,度,对,对,待,待,新,新,闻,闻,界,界,，,，,无,无,论,论,好,好,坏,坏,，,，,迅,迅,速,速,传,传,播,播,真,真,实,实,消,消,息,息,；,；,敞,开,开,公,公,司,司,大,大,门,门,积,积,极,极,配,配,合,合,公,公,众,众,和,和,医,医,药,药,管,管,理,理,部,部,门,门,的,的,调,调,查,查,，,，5,天,天,内,内,对,对,全,全,面,面,收,收,回,回,的,的,胶,胶,囊,囊,进,进,行,行,抽,抽,检,检,，,，,向,向,公,公,众,众,公,公,布,布,结,结,果,果,；,；,重,新,新,设,设,计,计,重,重,返,返,设,设,计,计,计,计,划,划,，,，,举,举,行,行,大,大,规,规,模,模,的,的,卫,卫,星,星,转,转,播,播,的,的,记,记,者,者,招,招,待,待,会,会,，,，,感,感,谢,谢,新,新,闻,闻,界,界,的,的,公,公,正,正,对,对,待,待,；,；,推,推,出,出,防,防,止,止,污,污,染,染,的,的,止,止,痛,痛,胶,胶,囊,囊,重,重,新,新,包,包,装,装,，,，,现,现,场,场,播,播,放,放,生,生,产,产,流,流,程,程,；,；,一,年,年,时,时,间,间,内,内,恢,恢,复,复,其,其,领,领,先,先,地,地,位,位,，,，,取,取,得,得,公,公,众,众,信,信,任,任,。,。,危,机,机,沟,沟,通,通,计,划,划,：,“,公,公,众,众,和,和,顾,顾,客,客,的,的,利,利,益,益,第,第,一,一,”,”,在,危,危,机,机,面,面,前,前,没,没,有,有,存,存,在,在,任,任,何,何,侥,侥,幸,幸,心,心,理,理,；,；,领,导,导,人,人,参,参,与,与,和,和,强,强,烈,烈,的,的,公,公,关,关,意,意,识,识,；,；,平,时,时,与,与,社,社,会,会,各,各,界,界,建,建,立,立,良,良,好,好,的,的,关,关,系,系,。,。,启,示,示,：,善,于,于,从,从,危,危,机,机,中,中,寻,寻,找,找,机,机,会,会,；,；,为,公,公,众,众,和,和,顾,顾,客,客,着,着,想,想,是,是,所,所,有,有,对,对,策,策,的,的,出,出,发,发,点,点,。,。,事,例,例2,：,：1989,年,年3,月,月24,日,日,美,美,国,国,埃,埃,克,克,森,森,公,公,司,司,的,的,一,一,艘,艘,巨,巨,型,型,油,油,轮,轮,在,在,阿,阿,拉,拉,斯,斯,加,加,州,州,美,美,、,、,加,加,交,交,界,界,的,的,威,威,廉,廉,王,王,子,子,湾,湾,附,附,近,近,触,触,礁,礁,，,，,原,原,油,油,大,大,量,量,泄,泄,出,出,达,达800,多,多,万,万,加,加,仑,仑,，,，,在,在,海,海,面,面,上,上,形,形,成,成,宽,宽1,公,公,里,里,，,，,长,长,达,达8,公,公,里,里,的,的,漂,漂,油,油,带,带,。,。,到,到3,月,月28,日,日,原,原,油,油,泄,泄,漏,漏,量,量,达,达,到,到1000,多,多,万,万,加,加,仑,仑,，,，,造,造,成,成,美,美,国,国,历,历,史,史,上,上,最,最,大,大,的,的,一,一,起,起,原,原,油,油,泄,泄,漏,漏,事,事,件,件,。,。,评,价,价,：,反,反,应,应,迟,迟,钝,钝,；,；,企,企,图,图,逃,逃,脱,脱,自,自,己,己,的,的,责,责,任,任,；,；,事,事,先,先,毫,毫,无,无,准,准,备,备,，,，,既,既,无,无,计,计,划,划,、,、,也,也,无,无,行,行,动,动,；,；,对,对,地,地,方,方,当,当,局,局,傲,傲,慢,慢,无,无,礼,礼,；,；,自,自,以,以,为,为,控,控,制,制,了,了,事,事,态,态,的,的,发,发,展,展,；,；,不,不,接,接,受,受,任,任,何,何,解,解,决,决,意,意,见,见,；,；,存,存,在,在,侥,侥,幸,幸,心,心,理,理,；,；,信,信,息,息,系,系,统,统,失,失,控,控,；,；,忽,忽,视,视,了,了,赢,赢,得,得,公,公,众,众,的,的,同,同,情,情,和,和,支,支,持,持,；,；,错,错,误,误,地,地,估,估,计,计,事,事,故,故,规,规,模,模,；,；,丝,丝,毫,毫,没,没,有,有,自,自,责,责,感,感,。,。,（,（,公,公,关,关,学,学,者,者,卡,卡,斯,斯,泽,泽,威,威,斯,斯,基,基,）,）,结果,：公司损失,（,（清理费、,赔,赔偿、罚款,等,等）几亿美,元,元；国际大,公,公司抵制与,其,其做生意；,形,形象大损。,危机沟通,中美史克危,机,机公关：康,泰,泰克,PPA,2000,年11月，,国,国家下发通,知,知：禁止,PPA!,康泰克被醒,目,目地绑上媒,体,体的第一审,判,判台，在很,多,多媒体上都,可,可以看到,PPA,等于康泰克,或,或者二者相,提,提并论的现,象,象。,中美史克的,企,企业形象和,其,其他产品面,临,临市场危机,，,，怎么办？,演讲完毕，,谢,谢谢观看！,