行政人员的时间管理

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,*,*,Do not copy,行政人,员,员的时,间,间管理,管震,高级行,业,业顾问,Donotcopy,欢迎来,到,到行政,人,人员学,堂,堂,听完这,三,三个小,时,时的培,训,训，你,就,就能,知道什,么,么是时,间,间管理,知道时,间,间管理,都,都能帮,自,自己什,么,么忙,知道从,哪,哪些地,方,方入手,管,管理时,间,间,孔子,“,逝者如,斯,斯夫，,不,不舍昼,夜,夜。”,沙士比,亚,亚,“,时间的无,声,声的脚步,，,，是不会,因,因为我们,有,有许多事,情,情,要处理而,稍,稍停片刻,。,。”,Do not copy,什么是时,间,间管理,Do not copy,你的时间,是,是这样的,吗,吗？,7:00-7:30,起床刷牙,洗,洗脸化妆,换,换衣服拿,上,上包包锁,门,门上班,7:30-8:20,坐车上班,ing,8:30-9:30,看,Email,、看新闻,、,、回,Email,顺便吃早,饭,饭,9:30-10:30,市场部门,会,会议，装,专,专心一小,时,时,10:30-11:00,部门会议,记,记录稿，,后,后悔刚才,没,没仔细听,11:00-12:00,处理部门,事,事务，中,间,间被要求,帮,帮忙的张,三,三李四王,二,二打断,5,次,12:00-12:30,午饭,12:30-13:30,午休时间,把,把电话挂,起,起来,zzzZZZ,13:30-14:30,还在半梦,半,半醒，只,好,好处理,Email,，没有,Email,也自己创,造,造几封出,来,来，实在,不,不行上,MSN,14:30-15:30,销售部门,会,会议，跟,市,市场部的,会,会议一样,无,无聊,15:30-16:00,部门会议,记,记录稿，,他,他们说的,自,自己不记,我,我又不懂,，,，干嘛要,我,我写,16:00-16:30,准备下午,茶,茶，当然,还,还有吃,16:30-17:30,处理部门,事,事务，中,间,间被电话,骚,骚扰,5,次，打电,话,话骚扰别,人,人,5,次,17:30-18:00,以,10%,的效率工,作,作,18:00-19:00,终于下班,了,了，被人,群,群簇拥着,一,一小时回,家,家,19:00-20:30,做饭，吃,饭,饭准备看,电,电视,20:30,老板打电,话,话问明天,的,的材料准,备,备得怎么,样,样了，一,语,语惊醒梦,中,中人,20:45-23:00,赶材料，,中,中间骂老,板,板,10,次，赌咒,发,发誓下回,一,一定上班,的,的时候记,得,得写,Do not copy,讨论,想一想，,究,究竟自己,来,来学习时,间,间管理的,原,原动力是,什,什么？,自己希望,能,能够实现,怎,怎样的时,间,间管理？,写,写下来！,在最期望,实,实现的三,条,条结果下,划,划线,对自己时,间,间管理的,期,期望示例,：,：,1.,能按时完,成,成老板交,给,给的所有,工,工作,2.,每天晚上,都,都有时间,看,看电视,3.,每个星期,都,都有起码,一,一个下午,的,的时间去,健,健身,4.,每天都有,2,个小时时,间,间学习新,的,的知识,Do not copy,那我们就,需,需要,时间管理,时间管理,就,就是自我管理,时间管理,就,就是一种,能,能让自己,从,从时间的,迷,迷茫中挣,脱,脱出来，,甚,甚至反过,来,来驾驭时,间,间的方法,自我管理,即,即是改变习惯,以令自己,更,更富绩效,更富效能,时间管理,是,是管理可管理的,时,时间,Do not copy,时间管理,的,的典范,Do not copy,时间管理,真,真的能帮,助,助我们吗,？,？,能！,Do not copy,时间管理,能,能帮助我,们,们做什么,？,？,突然发现,世,世界其实,还,还是很美,好,好的,突然发现,生,生活其实,是,是很快乐,的,的,突然发现,自,自己在过,去,去的一周,里,里做了好,几,几件惊天,地,地泣鬼神,的,的大事，,非,非常有满,足,足感，并,对,对即将到,来,来的一周,充,充满期待,突然发现,自,自己总是,能,能跟上节,奏,奏，不再,会,会因为担,心,心老板的,批,批评而惴,惴,惴不安了,突然发现,自,自己有的,是,是时间去,逛,逛街、健,身,身、看电,影,影,突然发现,周,周围的人,对,对你好感,倍,倍增,不过又突,然,然发现事,情,情还是做,不,不完的,Do not copy,从哪里入,手,手让自己,成,成为时间,管,管理精英,？,？,分析,找到突破,口,口,抓住重点,从强迫到,自,自然,使用工具,Do not copy,分析之一,：,：如果时,间,间就是生,命,命，以下,因,因素就是,正,正在谋杀,我,我的,干扰,事情很多,，,，东一下,西,西一下做,起,起来很辛,苦,苦,等待,来者不拒,沟通不良,授权不足,组织制,度,度的障碍,满桌的文,件,件,反正时间,还,还早,工作情绪,与,与情境,完美主义,煲粥,对方计划,的,的变更,Do not copy,分析之二,：,：哪些因,素,素是可控,的,的,干扰,事情很多,，,，东一下,西,西一下做,起,起来很辛,苦,苦,等待,来者不拒,沟通不良,满桌的文,件,件,反正时间,还,还早,工作情绪,与,与情境,完美主义,煲粥,请指出这,些,些因素中,，,，哪些是,我,我们曾经,意,意识到但,没,没有去解,决,决的问题,？,？,请指出这,些,些因素中,，,，哪些是,我,我们曾经,意,意识到但,没,没有能力,解,解决的问,题,题？,Do not copy,分析之三,：,：我们应,该,该先解决,有,有能力解,决,决只是没,有,有解决的,问,问题还是,先,先解决没,有,有能力解,决,决的问题,？,？,等待,来者不拒,满桌的文,件,件,反正时间,还,还早,完美主义,煲粥,但是对于,“,“事情很,多,多，东一,下,下西一下,做,做起来很,辛,辛苦”这,一,一条我们,却,却不得不,面,面对,这就是你,的,的突破口,！,！,Do not copy,分析之四,：,：如果我,们,们一天有10件事,要,要办，那,么,么大概的,分,分布情况,是,是怎样的,？,？,重要,不重要,紧急,不紧急,3,3,2,2,I,II,III,IV,Do not copy,抓住重点,之,之零：计,划,划,3,？,3,？,2,？,2,？,重要,不重要,紧急,不紧急,I,II,III,IV,Do not copy,抓住重点,之,之零：计,划,划,2,2,1,5,重要,不重要,紧急,不紧急,I,II,III,IV,Do not copy,抓住重点,之,之一：等,待,待,现在是10点45,分,分，11,点,点有个会,议,议，这十,五,五分钟我,做,做点什么,？,？,上班坐公,车,车需要1,个,个小时，,这,这一个小,时,时我除了,提,提高警惕,防,防小偷和,揩,揩油的外,能,能做点什,么,么吗？,去银行办,事,事，叫号,之,之后要排,半,半小时队,我,我除了心,急,急火燎地,看,看着那个,该,该死的号,码,码牌外还,能,能做点什,么,么吗？,Do not copy,抓住重点,之,之二：来,者,者不拒,有拒绝的,理,理由，不,必,必每次都,要,要有理由,。,。,拒绝太慢,反,反而会造,成,成抱怨太,多,多。,害怕冒犯,某,某人,想,想好借口,，,，当然越,实,实话越好,Do not copy,抓住重点,之,之三：满,桌,桌的文件,归类，以,自,自己熟悉,的,的方式归,类,类,定位，以,自,自己熟悉,的,的方式定,位,位,配件放在,一,一个盒子,里,里面，在,家,家里也一,样,样,无意义的,文,文件看一,遍,遍都嫌多,，,，既然已,经,经看了，,扔,扔了吧,定期淘汰,Do not copy,抓住重点,四,四：反正,时,时间还早,这件事令,人,人感到为,难,难,但,是,是它非做,不,不可,因,因此我将,立,立即做完,它,它,以,便,便尽早忘,掉,掉它.,养成速战,速,速决的习,惯,惯,将事情切,成,成好几块,小,小块任务,快速,地,地完成每,一,一块的任,务,务,完成最关,键,键的部份,让事,情,情看起来,像,像做完80%,一,一般,Do not copy,抓住重点,五,五：完美,主,主义,Windows操,作,作系,统,统耗,时,时五,年,年，,花,花费,数,数十,亿,亿美,元,元，,占,占领PC90%以,上,上的,份,份额,，,，但,几,几乎,每,每月,都,都在,发,发布,补,补丁,独立,宣,宣言,也,也有,错,错别,字,字,从完,成,成度99%提,高,高到99.9%需,要,要花,费,费十,倍,倍的,精,精力,这就,是,是为,什,什么,古,古人,用,用“,百,百尺,竿,竿头,更,更进,一,一步,”,”来,形,形容,取,取得,成,成就,的,的不,容,容易,Donotcopy,抓住,重,重点,六,六：,电,电话,粥,粥,如果,是,是为,了,了娱,乐,乐和,消,消遣,，,，那,就,就煲,吧,吧,如果,是,是为,了,了联,络,络感,情,情，,那,那继,续,续,如果,是,是为,了,了讨,论,论晚,上,上吃,什,什么,在,在哪,里,里吃,哪,哪个,小,小摊,上,上的,烤,烤肉,便,便宜,一,一毛,钱,钱说,到,到自,己,己都,想,想不,出,出说,什,什么,了,了还,恋,恋恋,不,不舍,的,的话,，,，请,面,面壁,去,去吧,Donotcopy,使用,工,工具,之,之一,：,：熟,练,练,请注,意,意以,下,下数,字,字：,当你,能,能把,运,运用,Excel,、,Word,、,PowerPoint,和,Outlook,这些,常,常用,的,的办,公,公软,件,件的,熟,熟练,程,程度,提,提高,10%,，你,每,每天,为,为自,己,己挣,得,得的,时,时间,大,大概,是,是,0.5,小时,，,，一,个,个月,就,就挣,了,了,15,个小,时,时，,一,一年,挣,挣,180,个小,时,时，,用,用这,些,些时,间,间你,可,可以,看,看,120,场电,影,影，,可,可以,看,看,240,集电,视,视剧,，,，可,以,以去,丽,丽江,古,古城,泡,泡,7,天，,如,如果,折,折合,成,成工,作,作时,间,间的,话,话是,22.5,天，,恭,恭喜,你,你，,年,年底,双,双薪,到,到手,了,了！,Donotcopy,使用,工,工具,之,之二,：,：辅,助,助,闹钟,Outlook,手机,白纸,Donotcopy,从强,迫,迫到,自,自然,一,一：,我,我知,道,道没,有,有计,划,划不,好,好，,但,但是,没时,间,间做,计,计划,工作,差,差不,多,多都,是,是那,一,一摊,了,了，,计,计划,有,有什,么,么用,？,？,好吧,，,，就,算,算我,做,做了,计,计划,，,，计,划,划也,常,常常,被,被打,断,断,计划,限,限制,了,了我,的,的自,由,由,所以,，,，还,是,是到,时,时候,再,再说,吧,吧,Donotcopy,从强,迫,迫到,自,自然,二,二：,计,计划,只,只做,重,重要,的,的和,见,见缝,插,插针,的,的,重要,的,的或,者,者跟,别,别人,协,协作,的,的事,情,情是,一,一定,得,得做,的,的，,所,所以,尽,尽可,能,能早,地,地记,在,在Outlook,里,里what,？,？没,有,有时,间,间限,制,制？,那,那就,给,给自,己,己设,一,一个,当别,人,人预,约,约时,开,开始,习,习惯,说,说：,您,您稍,等,等一,下,下，,我,我查,一,一下,我,我的,日,日历,不重,要,要的,单,单独,放,放在,一,一块,，,，等,待,待、,空,空闲,的,的时,候,候当,课,课外,读,读物,I,II,III,IV,Donotcopy,从强,迫,迫到,自,自然,三,三：,尽,尽量,不,不迟,到,到