{行政管理制度}行政制度培训课件

,单击此处编辑母版标题样式,1,#,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,行政管理制度,行政制度培训,行政管理制度行政制度培训,目 录,工作环境管理规定,1,公文管理规定,2,档案管理规定,3,合同管理规定,4,印章管理规定,5,目 录工作环境管理规定1公文管理规定2档案管理规定3合同管,会议管理规定,6,固定资产管理规定,7,低值易耗品管理规定,8,采购管理规定,9,目 录,会议管理规定6固定资产管理规定7低值易耗品管理规定8采购管理,1,、工作环境管理规定,1.1,办公管理要求,1,、员工办公区域桌面及座位周围地面整洁、无垃圾。,2,、办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正。,3,、员工每天下班前，应对办公室进行一次全面检查，主要检查内容为：桌面资料物品摆放、座椅摆放、卫生状况、电器状态、电源状态、门窗状态，确保环境卫生整洁，保证电器、电源、门窗安全无隐患。,4,、对舍弃的文件、资料，应遵照安全、保密的原则进行销毁。,5,、办公室墙面禁止张贴文件或图表，保证墙面清洁。,6,、全体员工须自觉维护公共区域的环境卫生，严禁堆放杂物，严禁随意丢弃垃圾、废品、碎屑等，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣。,7,、员工在工作时间内，不得吃零食、玩游戏、聊天，杜绝在办公区域内大声喧哗、嬉戏打闹。,8,、各项目办公环境要求以上述规定为基准，根据实际情况，做好物品分区摆放，罗列整齐，保持地面干净卫生无杂物。,1、工作环境管理规定1.1 办公管理要求,1,、工作环境管理规定,1.2,吸烟规定,1,、公司提倡禁烟，任何人不得在办公场所内吸烟，以确保消防安全。,2,、遇有客人来访，接待人员应注意提醒客人公司的吸烟规定。必要吸烟时，应将客人带到吸烟处或非办公场所。,3,、各项目需指定吸烟场所，严格禁止在服务区内吸烟，违者罚款,50,元,/,次。,1、工作环境管理规定1.2 吸烟规定,1,、工作环境管理规定,1.3,仪容仪表,1,、头发,男性：不准留怪发式，不准留过耳长发，不准烫发，不准染发（黑色头发除外）。,女性：长发必须盘起，不得披肩，头饰不许过大、过多；短发梳理整齐。,2,、面部,男性：不准蓄留胡须，保持脸部清洁。,女性：素颜或淡妆（不得太过浓艳）。,3,、指甲：不准留长指甲，剪到不能再剪为标准，不得涂有色指甲油。,4,、饰物：除婚戒、手表外，不准佩带任何其它饰物。,5,、鞋、袜：统一黑色或深色。,6,、服装：上岗必须按规定佩戴工牌、着工装，保持衣着整洁，确保无破损、无污渍。,7,、注重个人卫生，身上无异味，工牌端正，上衣扣子扣好、不挽袖，不挽裤腿，不穿拖鞋上班。,1、工作环境管理规定1.3 仪容仪表,1,、工作环境管理规定,1.4,行为规范标准,1,、严格遵守公司规章制度，上、下班不准迟到、早退，听从上级指挥，服从工作安排，严格按标准完成各项任务。,2,、清洁工具实行“谁使用、谁负责”原则，保洁员应妥善保管清洁工具，做到无丢失、无损毁、不送人。,3,、工作中注意礼仪礼貌，面带微笑。,4,、中间穿行、请人让路时，要说“对不起”、“谢谢”等礼貌用语。,5,、工作中双手不准插兜，不准抱肩，不准双手叉腰。,6,、上班时间不允许吃零食、喝酒，不允许在公共区域吸烟，不允许接打。,7,、工作当中不允许倚靠任何设施设备。,8,、工作当中不允许聚众聊天，不允许擅自离岗，不允许捡废品。,1、工作环境管理规定1.4 行为规范标准,1,、工作环境管理规定,9,、早、晚例会要求站队，立正、双手虎口交叉放于背后腰际。,10,、工作中遇到业主（客户）经过时，应立即停止工作、站立，给业主（客户）让出通道，并点头问候。,11,、业主（客户）问路时，要求保洁员立即放下手中工具、掌心向上，告知具体位置。,12,、与业主交谈时，呈站立姿势，保持,1,米左右距离，谈话时不得涉及对方不愿谈及的内容和隐私。,13,、不得接受业主赠送的礼物，应婉言谢绝任何形式的招待。,14,、遇业主心情不佳、言语过激时，应以诚相待、耐心解释，不得与业主发生冲突。,1、工作环境管理规定 9、早、晚例会要求站队，,1,、工作环境管理规定,1.5,礼貌用语,1,、与人交谈先说“您好，先生,/,女士”。,2,、早上、中午、下午问好时说“早上好”、“中午好”、“下午好”。,3,、要求对方时应先说“请”。,4,、结束问话时说“谢谢”。,5,、失误时一定说“对不起”。,6,、给对方添麻烦时说“对不起”。,7,、与本公司领导或甲方公司领导在每天第一次见面时说“,XXX,经理,/XXX,主管，您好”。,8,、遇到本公司领导或甲方公司领导身边有客人时，不要打招呼，停留原地等领导过去后，再干自己的工作。,1、工作环境管理规定1.5 礼貌用语,1,、工作环境管理规定,1.6,安全管理,1,、各部门经理、各项目负责人为本部门、本项目第一责任人，综合部为总部及各项目的监管部门。,2,、下班时要做到关灯、关电、关水、关窗，防火防盗。,3,、下班时，最后离开的员工应负责办公室、办公区域大门的闭锁。,1、工作环境管理规定1.6 安全管理,2,、,3,、,4,、,5,、,2、3、4、5、,6,、会议管理规定,6.1,会议时间与参会人员,会议类别,召开时间,会议主持,参会人员,总经理办公会,不定期,总经理,公司决策层,项目主管例会,每月,1,次,副总经理,公司中高层,季度工作总结会,每季度首月,分管行政高层,公司中高层,半年度工作总结会,每年,7,月上旬,分管行政高层,公司中高层,年度工作总结会,每年元月的上旬,分管行政高层,公司中高层,专题会,不定期,不定期,相关人员,项目周例会,每周一,项目主管,相关人员,沟通协调、座谈会,不定期,组织人,相关人员,现场办公会,不定期,组织人,相关人员,6、会议管理规定6.1 会议时间与参会人员会议类别召开时,6,、会议管理规定,6.2,会议组织要求,1,、会议组织部门于每周五将下周会务安排提报综合部，必要时，会议组织者还应视情况以方式对参会者进行确认。,2,、需总经理参加的会议，由会议组织部门在会议安排计划提前,2,天内与总经理确认会议议题、会议时间等，并将会议通知报总经理一份，以便总经理安排参会事宜。,3,、综合部负责统筹安排会议室，将各部门会务计划汇总后统一下发会务安排。原则上，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则，重要的和提前安排的会议可优先使用会议室。,6、会议管理规定6.2 会议组织要求,6,、会议管理规定,4,、会议组织者应做好会前协调和准备工作，包括：会议时间和地点的确定、会议材料的收集和准备、会议通知、会场准备、会议签到等，在会议开始前应向公司高层通报与会人员参会情况。,5,、会议主持者会前应构思好会议议程，强调会议纪律，引导会议过程，把握会议时间，防止会议跑题，提高会议质量和效率。,6,、上级部门安排会议需要物业相关人员参加时，由综合部事先与相关人员做好沟通，以免缺席。,7,、为便于工作安排和时间利用，除全天召开的会议外，其它会议尽量安排在下午进行。,6、会议管理规定 4、会议组织者应做好会前协调,6,、会议管理规定,6.3,会议纪律,1,、各与会人员应按规定时间准时与会，因事不能参加应向会议主持人请假，如有需要，由其分管高层委托他人（部门主管级以上人员）代为参加会议传达会议精神，但相关责任仍由委托者承担。,2,、与会人员应按规定时间准时与会，不迟到，不早退，参加会议的人员到达会议室后要按照规定在,会议签到表,上签字。,3,、为加强会议纪律，会议无故迟到或无故缺席者按照,员工奖惩制度,处理，由会议主持部门通知综合部执行处罚。,4,、与会人员应着公司统一要求工装（如月例会、中高层及梯队人员培训等大型会议男士需打领带）提前,5,分钟进入会场，带好笔、本及其它与会议相关的各种资料。,6、会议管理规定6.3 会议纪律,6,、会议管理规定,5,、与会人员在领导讲话、相关人员汇报或发言时注意坐姿端正，不得侧卧瞌睡、随意走动、交头接耳、私下谈论，应作好会议记录。,6,、会议期间，与会人员应将通讯工具调至静音状态或委托下属代为联络，如有特殊原因接听、要中途离开会场时，离开会议室后再接听。,7,、发言时主题要突出，观点要明了，用词要准确，讨论时应畅所欲言，积极发表自己的意见和见解。,8,、与会人员应遵守保密规定，会议尚未定论或决议尚未公布前，不得泄露会议内容。,6.4,会议结果处理,1,、会议组织者应指定专人做好会议记录，编制会议纪要（会议通知和会议纪要签发权限见,公文管理规定,）。,2,、对纪要中的决议事项，责任部门（人员）应积极贯彻落实。会议组织者（或指定专人）应做好决议执行情况的跟踪和督办。,6、会议管理规定 5、与会人员在领导讲话、相关,7,、固定资产管理规定,7.1,术语,固定资产：,是指为制造商品、劳务或经营管理而持有的，单位价值,2000,元以上（含），且使用年限在一年以上的劳动资料，不同时具备上述两个条件的为低值易耗品。结合公司实际情况，单位价值,500,元以上（含），且使用年限在一年以上的劳动资料，皆按固定资产管理。,7.2,管理职责,1,、固定资产实行,“谁使用，谁负责”,的原则。公司各部门、各项目负责人为本部门、本项目所使用固定资产的第一管理责任者。,2,、公司财务部负责掌握固定资产的增、减变化，做好固定资产的投入产出分析，对各部门固定资产的增加、转移、报废等及时进行会计处理。,3,、综合部是公司的固定资产的归口管理部门，负责办理固定资产的采购、登记、检查、盘点、报废等手续。,7、固定资产管理规定7.1 术语,7,、固定资产管理规定,7.3,新增固定资产的管理,1,、各部门、各项目因业务需要新购固定资产，由应先提报,采购申请单,，由品质经理、总经理审批后，移交综合部实施采购。,2,、,新增的固定资产入账时应具备的手续：,采购申请单,（品质部经理,签署意见、综合部经理审核确认、财务部经理审核确认，总经理审批签字）,送货单、发票,及,其他支出单据,（供应商出具）,入库单,（固定资产采购部门提供，采购负责人和资产负责人、品质部经理签字方为有效）,【,注,】,入库单,应填写：名称、型号、规格、价格、数量等，各项均以书面称呼入账，有俗称的还应注明俗称,7、固定资产管理规定7.3 新增固定资产的管理采购申请,7,、固定资产管理规定,3,、固定资产入账价值以实物原值加上运输安装费用为入账单金额，如遇调拨或赠送，应以原账面原价或评估价作为入库金额，并做好登记。,4,、验收时应严查,产品合格证书,、,维修单,（保修单）、,说明书,等资料，应注意验收,送货单,、发票与申购单上的规格、型号、名称是否与实物一致，如有不符应查明原因并汇报，不得擅自办理相关入库手续。,5,、采购人员（供应商）到财务室办理结算手续，按以下程序办理。,会计审核单据（,采购申请单,、,入库单,、,送货单,、发票）并盖章。,总经理签字。,【,注,】,出纳审核单据和签章不齐全不予结账。,6,、部门使用前应由综合部建立,固定资产标签,，内容包括：名称、型号、规格、购入日期、价格、责任人等。,7,、各项目主管负责建立本项目,固定资产管理台帐,，并负责本项目,固定资产标签,的张贴（标签张贴于固定资产的侧面或不影响其正常使用功能的部位）与管理。,7、固定资产管理规定 3、固定资产入账价值以实,7,、固定资产管理规定,7.4,固定资产的使用和保养,1,、,公司各部门、各项目在使用固定资产时，应按照,使用说明书,的要求进行，新购置固定资产的合格证、使用说明书、各种出厂证明、技术资料等由公司综合部负责保管。,2,、综合部要做好固定资产使用、维护和管理的指导、检查，防范不良使用情况。,3,、对人为毁损固定资产的行为，按,员工奖罚制度,处理。,7.5,固定资产的调拨,由综合部负责办理相关手续，先填报,资产调拨审批单,，,经调出部门、调入部门负责人签署意见，调拨完成后，综合部负责及时办理帐卡调整手续。,7、固定资产管理规定7.4 固定资产的使用和保养,7,、固定资产管理规定,7.6,固定资产的维修流程,人为原因导致