电子文件及电子档案管理规范课件

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,.,*,建设电子文件与 电子档案管理规范,（CJJ/T 117-2007）,.,建设电子文件与 电子档案管理规范.,1,一、标准知识,.,一、标准知识.,2,1、“标准”的定义,标准是对一定范围内的重复性事物和概念所做的统一规定。它以科学、技术和实践经验的综合成果为基础，以获得最佳秩序、促进最佳社会效益为目的，经有关方面协商一致，由主管机构批准，以特定形式发布，作为共同遵守的准则和依据。,.,1、“标准”的定义标准是对一定范围内的重复性事物和概念,3,2、标准级别,国家标准,行业标准,地方标准,企业标准,.,2、标准级别 国家标准.,4,1)国家标准,强制性国家标准,的代号为“GB”。,GB 5XXXXXXXX,标准发布年号,标准顺序号,强制性标准代号,推荐性国家标准,的代号为“GB/T”,.,1)国家标准.,5,2),行业标准,强制性标准,城镇建设工程行业标准,CJJ XX XXXX,标准发布年号,标准顺序号,行业强制性标准代号,建筑工程行业标准,JGJ XX XXXX,.,2)行业标准.,6,推荐性标准行业标准代号后加“T”,城镇建设工程行业标准,CJJ/T XX XXXX,建筑工程行业标准,JGJ/T XX XXXX,档案,DA/T 12000,.,推荐性标准行业标准代号后加“T”.,7,3),地方标准,推荐性标准地方标准代号后加“T”,湖北省地方标准,湖北省建筑工程施工文件管理规范,DB42/T5032008,.,3)地方标准 推荐性标准地方标准代号后加,8,二、规范编制,.,二、规范编制.,9,1、时代背景,信息化建设,电子政务建设,建设系统信息化建设,2、编制过程,.,1、时代背景信息化建设2、编制过程.,10,三、规范内容,.,三、规范内容.,11,一 总则,1、制定规范的目的,2、适用范围,对象从事城乡规划、建设及其管理活,动的部门与机构,范围,建设系统业务管理电子文件和建,设工程电子文件,工作归档和管理,.,一 总则.,12,3、应执行的有关标准、规范,CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理 （GB/T 17678.1）,建设工程文件归档整理规范 （GB/T 50328-2001）,电子文件归档与管理规范 （GB/T 18894-2002）,城建档案著录规范（GB/T 50323-2001）,城建档案分类大纲,城建档案密级与保管期限表,.,3、应执行的有关标准、规范.,13,二 术语,1、电子文件类,建设电子文件,建设系统业务管理电子文件,建设工程电子文件,2、档案类,电子档案,建设电子档案,在线式归档,离线式归档,.,二 术语1、电子文件类.,14,3、电子文件品质类,真实性 完整性,有效性 元数据,4、其他,固化,迁移与转换,建设电子文件归档与管理系统,.,3、电子文件品质类.,15,“电子档案”就一般理解而言，是指作为“档案”而被档案部门接收和保存的电子文件，归档后就为电子档案。,具体来说就是：电子档案是指国家机关、社会组织和个人在社会活动中，通过使用现代化设备所形设备成的，有一定保存价值的，且能被相关设备所识别和信息再现的各种类型的电子代码序列。就目前而言，“电子档案”还未有权威文献的定义。,电子档案,.,“电子档案”就一般理解而言，是指作为“档案”而被档案部,16,电子档案的特殊属性,内容与载体的可分离性,对计算机系统的依赖性,快捷性、共享性、高密度性,不稳定性及不安全性,.,电子档案的特殊属性内容与载体的可分离性.,17,是“数字城建档案馆”建设的重要组成部分。,本系统针对建设工程电子文件多种来源，统一归档渠道，实现了对建设工程电子文件的前端控制和全程管理，实现建设工程电子档案的收集、管理和利用,为建成符合法律要求的建设工程电子文件真实性保障体系奠定基础。,依据建设工程电子文件生命周期与文件运动规律，遵循电子文件管理的原则，以建设工程电子文件元数据标准为基础，确保建设工程电子文件在各个管理阶段的真实性、完整性、准确性、有效性与安全性，实现建设工程电子文件与档案的一体化。,建设工程电子文件归档与管理系统,.,建设工程电子文件归档与管理系统.,18,特点：,完全依据城市建设档案著录规范(GB/T50323-2001)、建设工程文件归档整理规范(GB/T50328-2001)、建设电子文件与电子档案管理规范(CJJ/T117-2007)、建设安装施工技术资料统一用表等标准规范进行系统设计。,结合城建档案馆及建设施工等单位的实际业务需求，支持建设工程电子文件的全程管理，在电子文件的全生命期内，确保建设工程电子文件的真实性、完整性与长期可读性。,.,特点：完全依据城市建设档案著录规范(GB/T50323,19,一体化地实现建设工程电子文件的孕育、形成、收集、积累、整理、归档、利用与档案移交的全部功能。,完全遵循城建档案工程竣工档案验收整理指南，整理、立卷、归档；实现实体档案与电子文件同步归档。,支持建设、施工、监理等单位之间技术资料的数据交换功能。,支持数字签名、电子签章功能。,支持建设工程电子文件的封装移交功能。,.,一体化地实现建设工程电子文件的孕育、形成、收集、积累、整理、,20,.,.,21,.,.,22,.,.,23,.,.,24,.,.,25,三,基本规定,1,、对整体工作的要求,建立电子档案管理制度,2,、各有关单位的职责,电子文件形成单位档案部门,工程建设单位,勘察、设计、施工、监理及测量等单位,城建档案管理机构,.,三 基本规定1、对整体工作的要求.,26,3,、,电子文件纸质文件或缩微品,4,、建立建设电子文件归档与管理系统,5,、保证真实性、完整性、有效性和安,全性的措施规定,6,、前端控制，全过程管理与监控,7,、及时提出建设电子文件归档的技术,性指导意见,.,3、电子文件纸质文件或缩微品.,27,四 代码标识、格式与载体,1、,稿本代码,稿本,代码,草稿性电子文件,M,非正式电子文件,U,正式电子文件,F,.,四 代码标识、格式与载体1、稿本代码稿本 代码草稿性电,28,2、类别代码,文件类别,代码,文本文件（Text）,T,图像文件（Image）,I,图形文件（Graphics）,G,影像文件（Video）,V,声音文件（Audio）,A,程序文件（Program）,P,数据文件（Data）,D,.,2、类别代码文件类别代码文本文件（Text）T图像文件（Im,29,四 代码标识、格式与载体,3、各类电子文件的通用格式,文件类别,通用格式,文本文件,XML、DOC、TXT、RTF,表格文件,XLS、ET,图像文件,JPEG、TIFF,图形文件,DWG,影像文件,MPEG、AVI,声音文件,WAV、MP3,.,四 代码标识、格式与载体3、各类电子文件的通用格式文件类别,30,4、载体,一次写光盘,磁带,可擦写光盘,硬磁盘等,.,4、载体一次写光盘磁带可擦写光盘硬磁盘等.,31,五 收集与积累,1、收集积累范围,城市建设档案管理规定（90号部令）,建设工程文件归档整理规范（GB/T 50328-2001）,2、,收集积累要求,1）形成单位,2）稿本,3）记录过程:,项目(案卷),、,文件,、,更改记录,4）软件,5）内容完整,.,五 收集与积累1、收集积累范围 1）形成单位2）稿本3）记,32,3、收集积累程序,1）,程序,登记,初步鉴定,著录,存储,2）工具,建设电子文件归档与管理系统,.,3、收集积累程序 1）程序登记2）工具.,33,3）电子文件的命名,（1）工程项目文件夹,（2）案卷文件夹,：序号+案卷名称,001南京大学邵逸夫馆工程立项文件,002南京大学邵逸夫馆招投标文件,南京大学,003南京大学邵逸夫馆开工审批及财,邵逸夫馆,务文件,004南京大学邵逸夫馆工程监理文件,005,.,3）电子文件的命名（1）工程项目文件夹,34,（3）文件命名,：,序号+文件名,001云锦美地建设工程规划许可证申请表,002南京市规划许局建设项目审批书,003云锦美地建筑物配建停车设施设计意见,004关于同意云锦美地（101-110幢）施工设计的消防审核意见,005关于结合新建云锦美地小区修建防空地下室的批复,.,（3）文件命名：序号+文件名001云锦美地建设工程规,35,六 整理、鉴定与归档,1、整理,谁做,什么时间,原则,方法与依据,2、鉴定,全过程,内容,鉴定者,依据,.,六 整理、鉴定与归档 1、整理2、鉴定.,36,3、归档,时间,要求,方式,4、检验,单位形成单位、接收单位,检查内容,5、汇总,.,3、归档 时间4、检验,37,七 验收与移交,1、建设系统业务管理电子档案的移交,1）移交时间定期,2）移交方式在线、离线,2、建设工程电子档案的验收与移交,1）验收,2）,双套关键,3）停、缓建,4）改、扩建,.,七 验收与移交1、建设系统业务管理电子档案的移交.,38,3、移交手续,1）再检查,2）,移交、接收登记表,3）两份,.,3、移交手续.,39,八 建设电子档案管理,1、脱机保管,1）基本要求,2）数量,3）保管条件,2、有效存储,1）设备,2）抽样机读检验,3）转存时必须进行,登记,.,八 建设电子档案管理 1、脱机保管.,40,3、迁移,1）数据校验,2）,迁移登记,3）原件保留3年,4、利用,5、鉴定销毁,6、统计,.,3、迁移.,41,谢谢!,Thank you!,.,谢谢!Thank you!.,42,