会议的组织和管理

单击以编辑,母版标题样式,单击以编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,会议的组织和管理,主讲人：周玲秀,2000年8月,会议的组织和管理 目录,一、会前准备,二、会务实施,三、会后总结和决算,四、中小型会议的会务管理,目录,会议的组织和管理 会前准备-目录,会前准备,策划案的内容,Team,小组,会场勘察,起草协议,会务分工,制定会议费预算,会议的组织和管理 会前准备-策划案的内容,会务工作是围绕会议的内容、形式进行的,目的、主题、时间、参会人员（类型、人,数）、地点、会议日程、议程、人员分工、,各项工作负责人、各项活动的推进时间等,策划案的内容,会议的组织和管理 会前准备-策划案的内容,案例：99年代理会及,联欢会策划实施案,会议的组织和管理 会前准备-策划案的内容,会务工作要保证策划案,的顺利实现,会议的组织和管理 会前准备-成立,TEAM,组,组织落实，成立,TEAM,组,会议的组织和管理 会前准备-会场勘察,会场勘察,会场院勘察俗称“踩点”,是会前必须要做,的基础性工作,会议的组织和管理 会前准备-会场勘察,原则,勘察原则：,会务工作为会议内容服务,以策划案为依据，方便操,作、节约资金，保证会议,顺利进行,注意 事项,会议的组织和管理 会前准备-会场勘察,会场方面,宾馆的软硬件,注意 事项,会议的组织和管理 会前准备-会场勘察,餐饮方面,租车问题,价格问题,起草协议的内容和注意事项,会议的组织和管理 会前准备-起草协议,协议是会务组与,宾馆合作的基础和标,准，要细致、全面、,对等、漏洞。,会议的组织和管理 会前准备-起草协议,1、,会议日期,2、,住房标准及费用,3、,场地安排及费用,内容涉及,会议的组织和管理 会前准备-起草协议,4、,餐饮及费用,5、,甲方对乙方的规定,6、,乙方对甲方的规定,7、,结算等,内容涉及,会前准备-起草协议,会议的组织和管理,案例：2000与成都银河,王朝酒店的协议,会议的组织和管理 会前准备-会务组的分工,会务组的分工,会议的组织和管理 会前准备-会务组的分工,案例：99代理会人员分,工职责,会议的组织和管理 会前准备-会务组的分工,案例：2000年代理会,邀请信,内容：,1、前言,2、会议日程,3、注意事项,4、入住宾馆地点及电话,5、回执,会议的组织和管理 会前准备-会务组的分工,工作认真负责、细心、耐心,沟通协调能力强,任劳任怨能连续作战,服从分配协作意识好,原则性强,应变能力强,对会务人员的要求,会议的组织和管理 会前准备-制定会议预算,会议费预算的制定,必须注意的问题,年初有预算；,全面、精细、节约；,距开会日期前两周，做出预,算送审批；,会议的组织和管理 会前准备-制定会议预算,会议费预算的制定,必须注意的问题,距开会日期前一周，务必汇出 所需款项；,提前行文，写明规则。,会议的组织和管理 会前准备-制定会议预算,案例：99年代理会预算表,99年代理会费用申,请文件,会议的组织和管理 案例,案例：西安活动费用使用,审批、报销规定,关于参加西安活,动的人员通知,会议的组织和管理 会务的实施,会务的,实施,会务组：出发时,间及工作内容,签到注意事项,会议期间的工作,会议结束的工作,会议的组织和管理 会务的实施-出发时间,会务组的工作,提前两天出发,熟悉环境检查工作,熟悉各自接口人,购物及准备工作,开预备会,注意 事项,会议的组织和管理 会务的实施-签到,关键点：住房钥匙,签到台,住房分配,其它,会议的组织和管理 会务的实施-签到,案例：,签到程序界面演示,会议的组织和管理 会务的实施-开会期间,开会期间的工作,与餐厅的联系,与会场的联系,与服务台的联系,与客房部的联系,处理突发事件,会议的组织和管理 会务的实施-会议结束,会议结束的工作,1,退房；整理物品；,结帐；回收问卷。,会议的组织和管理 会务的实施-会议结束,案例：意见反馈样式,会议的组织和管理 会后总结和决算,总结经验教训，表彰先进,会后的总结和决算,案例,：,汇款、99年总结、公,务人员考核标准,会议的组织和管理 会后总结和决算,统计分析参会情况,会后的总结和决算,案例,：,2000年代理会分析,会议的组织和管理 会后总结和决算,会议费的报销、决算和,分摊,会后的总结和决算,案例,：,99决算,会议的组织和管理 中小型会议的会务实施,中小型会议的会务实施,会务工作程序,会议准备检查表,会议主持人自我,检查表,会议的组织和管理 其它,其 它,会务指南,会场安排一览表,各会场布置要求一览表,会议的组织和管理 谢谢大家,谢谢大家,