文书档案归档及整理规范--课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,文书档案归档,及整理规范,站质,管,办,2018,年,7,月,一、整理,原则,遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。,参照,归档文件整理规则,（,DA/T22-2015,）,二、归档文件的范围,会议文件材料,职能业务文件材料,机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会工作文件材料,行政、财务,、基建、住房工作文件材料,三、分类,年度,问题分类法,把文件材料先按年度分开，每个年度的文件材料再按问题分类，如：,党务类,2018,年 行政类,人事类,四,、保管期限,按文件的保管利用价值等因素来判断可分为：,永久,（通知、意见及批复；领导的重要讲话、会议纪要、会议总结、公报、文件汇编；机构设置、人事任免、表彰决定；年度财务报告、审计报告等。）,定期,30,年（重要的）,（规章制度、工作计划、工作总结、调研报告、大事记；会议相关文件材料；会计凭证、会计账簿、预、决算报告及执行情况等。）,四,、保管期限,定期,10,年（一般的）,（培训相关文件材料、宣传材料、杂志报道；月度、季度、半年度财务会计报告、银行对账单、纳税申报表等。）,五、文件分件,以“件”为单位进行整理，一般每份文件为一件。,正文、附件为一件；,文件正本与定稿（包括历次修改稿）为一件；,文件处理单（阅办单）放在最前面并统计页码；,转发,文与被转发文为一件；,原件与复印件为一件；,五、文件分件,简报、周报等材料一期为一件,；,会议记录,一次会议为一件，会议记录一年一本，一本为一件；,来文与复文（如请示与批复、报告与批示、函与复函等）独立成件，也可两者合为一件；,六、排列,（一）每“件”不同稿本的排列,正文在前、附件在后；,正本在前，定稿在后；,转发文在前，被转发文在后；,原件在前，复印件在后；,来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；,有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；,正文在前，发文稿纸、定稿在后。,六、排列,（二）“件”与“件”之间的排列,前提：同类别同年度相同的保管期限,成套性的文件集中排列；,同一,事由的一组文件材料，一般按照成文时间（或形成时间）的先后顺序进行排列；,信息、简报类的，可按其已有的期数编号进行排列。,七、拟写题名,三,要素：责任者、文件内容、文种,责任,者制,发,文件的组织或个人,发文机关或署名者,（,3,个以内，一一标明,且两个责任者间用顿号相隔；,3,个以上，标出主要,三,个，后边加,等,字）,文件内容对文件具体内容的概况,（一般文件的标题都会注明清楚）,文种指文件类型,如：,XX,的通知、讲话、方案、文件、材料等,七、拟写题名,注意要点：,第一，没有提名的文件应拟写题名；,第二，有题名但无实质内容的应重新填写；,第三，有选择地对文件题名进行适当更改和简化；,第四，会议记录应拟写提要式题名；,第五，凡未照抄原文标题的，应在,自,拟内容的前后加上“,”,以表明该题名是重拟或经过更改和简化。,七、拟写题名,例子：,XX,市人民政府、,XX,县人民政府关于防汛、抗洪救灾工作的通知,XX,单位二,O,一八年工作总结,张,三、李四、王五,等,领导同志在,XX,会议上的讲话,XX,单位第一届党员代表大会文件,八、编号,（一）编页号,文件材料中，凡是有图形和文字的页面都必须编写页号；,文件材料有连续页码时，则无需重复编写；,无,页码或无连续页码时，需要编流水页号；,空白,页不编号；,编写位置：正页面右上角，反页面左上角空白处；,请,用黑色铅笔编写；,八、编号,（二）编件号,按照件与件之间的排列顺序，将文件排列好后，逐件编写件号，以固定每一件在年度中的位置；,件号从“,0001,”开始，使用阿拉伯数字编流水件号；,编写位置：文件封面的左上角空白处；,请用黑色铅笔编写,九,、归档文件目录（式样）,序号,文号,责任者,题名,日期,页数,备注,文号,：文件的发文号，若没有，不用标识；,日期：文件材料的形成时间，如：,20180408,；日期不全的，且考证不出来的，用“,0,”填充，如：,20180000,；,页数：填写每件文件的总页数；,备注：填写需要说明的事项。,END,十、备考表,备考,表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查,日期,盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等,情况；,整理人：负责整理归档文件的人员签名或签,章；,整理日期：归档文件整理完成,日期；,检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。,检查日期：归档文件检查完毕的日期。,