第2章 数据库和表00170

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第,2,章 数据库和表,本章介绍数据库的创建及数据库中最基本的对象“,表,”的,4,种创建方式，用户应重点掌握使用,设计器,创建表的方法。本章还涉及到修改数据库、表间关系的内容。,主要内容,创建数据库,建立表,维护表,操作表,一、创建数据库,数据库的设计原则,概念单一化“一事一地”的原则,避免在表之间出现重复字段,表中的字段必须是原始数据和基本数据元素,用外部关键字保证有关联的表之间的联系,数据库设计过程,分析建立数据库的目的,为什么要建数据库？,该数据库能完成什么任务？,需要哪些数据？如何保存？,确定数据库中的表,先在纸上设计，分类原则：,每个表只包含一个主题的信息,表中不包含重复信息,确定表中的字段,每个字段包含的内容应该与表的主题相关,字段要包含相关主题所需的全部信息,不要包含需要推导或计算的数据,以最小的逻辑部分作为字段来保存,命名符合,Access,命名规则：,1,64,个字符,不能包含句号（,.,）、感叹号（,!,）、方括号（,）和不能打印的字符，且第一个字符不能为空格。,确定主关键字,每个表必须有一个字段能惟一标识每条记录,Access,不允许在主关键字字段中存入重复值和空值,确定表之间的关系,确定了表之间的关系，才能将不同的表中相关数据联系起来。,创建数据库,第一步：建立用户文件夹,方便以后的管理,第二步：建立数据库,两种方法,1.,创建 空数据库,方法一：启动,Access,时，从“,启动对话框,”选择“,空,Access,数据库,”,方法二：使用“,新建,”命令创建，选择“,常用,”标签的“,数据库,”,“,文件,”菜单,“,新建,”命令或工具栏上的“,新建,”按钮,输入文件名,选择保存位置,例,1,2.,使用“向导”创建数据库,方法一：启动,Access,时，从“,启动对话框,”选择“,Access,数据库向导、数据页和项目,”,在“,新建,”对话框选择“,数据库,”选项，选择合适的模板。按照提示一步步操作。,方法二：使用“,新建,”命令创建，出现“,新建,”对话框，接下来的操作同方法一。,输入文件名,选择保存位置,例,2,数据库的简单操作,1.,打开数据库,启动,Access,时打开：“,启动对话框,”中的“,打开已有文件,”选项，选择要打开的文件,使用“,打开,”命令打开：“,文件,”菜单中的“,打开,”命令,2.,关闭数据库,通过右上角的“,关闭,”按钮或通过左上角的,控制菜单图标,二、建立表,步骤,：,建立表结构,输入表内容,Access,数据类型,文本,：文字和数字的组合，适合字数少且需要排序或索引的字符。,默认大小,50,个字符，最大,255,个字符。,根据实际大小保存。,备注,：也是文本和数字的组合，适合字数多的字段。,允许,64000,个字符,不能参与排序或索引,数字,可用于算术运算的数字数据，可以指定数字类型，有：,字节,：,0255,，无小数，,1,字节,整数,：,3276832767,，无小数，,2,字节,长整数,：,2,31,2,31,-1,，无小数，,4,字节,单精度,：,3.410,38,3.410,38,，,7,位小数，,4,字节,双精度,(,默认,),：,1.7910,308,1.7910,308,，,15,位小数，,8,字节,日期,/,时间,用于存储日期、时间或其组合，需要,8,个字节的空间。,货币,特殊的数字数据类型，双精度；,输入数据不必输入货币符号和千位分隔符，并添加两位小数。,自动编号,在表中每添加一条记录，,Access,会自动插入唯一的顺序号；,编号和记录永久连接，使用过的序号不会再使用。,是,/,否,只包含两种不同取值的字段，可以选择显示的格式，有：,是,/,否,，,真,/,假,和,开,/,关,。,OLE,对象,可以,链接,或,嵌入,OLE,对象,链接：对象存放在最初的文件中,嵌入：将对象存放在数据库中,OLE,对象：使用,OLE,协议程序创建的对象，如,Word,文档、,Excel,电子表格、图像、声音等。,超链接,保存超级链接。,超连接地址：通向对象、文档、,Web,页或其他目标的路径。,可以通过“,插入,”菜单中的“,超级链接,”命令。,查阅向导,可以在列表中选择所列内容作为填入字段的内容：,从已有的表或查询中查阅数据列表,存储一组不可更改的固定值的列表,建立表结构（,3,种方法）,方法一：使用“数据表”视图,单击“,表,”对象,单击“,新建,”按钮,“,新建表,”对话框中选择“,数据表视图,”,（或：双击“,通过输入数据创建表,”打开）,双击“字段,1”,等，更改字段名。,保存,这种方法只说明了字段名，没有说明字段的数据类型,和属性值，还需要进一步的修改。,例,3,方法二：使用“设计”视图,单击“,表,”对象,单击“,新建,”按钮,“,新建表”对话框中选择“,设计视图,”,（或：双击“,使用设计创建表,”打开）,输入字段名并设置响应的数据类型,根据需要，设置字段的属性,设置一个主关键字,保存,这是最常用、也是最重要的方法,例,4,方法三、使用“表向导”,单击“,表,”对象,单击“,新建,”按钮,“,新建表,”对话框中选择“,表向导,”,（或：双击“,使用向导创建表,”打开）,根据提示逐步操作,选择表，选择字段,输入表的名称，设置主键,设置关系,修改表的设计或输入数据,最快速的方法，但一般情况下，还需要在,设计视图中修改表的结构,例,5,向表中输入数据,方法一：使用“数据表”视图直接输入数据,打开“,数据表,”视图，逐条输入记录,方法二：获取外部数据,导入已存在的表格，包括：,Access,、,Excel,、,Louts,、,DBASE,或,FoxPro,等程序创建的表。,“,文件,”菜单，“,获取外部数据,”命令，选择“,导入,”,例,6,字段属性的设置,设置字段的属性是为了减少输入错误,方便输入操作。,1.,控制“字段大小”,文本：取值范围,0,255,，默认,50,，可以在取值范围内输入一个整数。,数字：单击属性框右侧向下的箭头，从下拉列表选择一种类型。,如果文本字段已经有数据，减小字段大小会,丢失数据；如果数字字段包含小数，而将,字段大小设置为整数，则会丢失小数。,例,7-1,2.,选择所需“格式”,不同的数据类型，其格式选择有所不同。,文本、备注和超链接,数字、货币和自动编号,日期,/,时间,是,/,否,OLE,对象,例,7-2,3.,设置“默认值”,当一个字段的数据内容相同或含有相同的部分，就可以设置一个默认值。,文本：不需加引号,可以使用表达式来定义默认值,设置的默认值必须与字段的数据类型匹配,例,7-3,4.,定义“有效性”规则,该属性可以防止非法数据输入到表中。,文本：可以设置输入的字符个数不超过某个值,数字：只接受一定范围内的数据,日期,/,时间：可以将数值限制在一定的月份或年份内,参见表,3-2,当输入的值与,有效性规则,发生冲突，系统,会拒绝接受此数值；当系统发现输入错误，,会显示提示信息，可以通过更改,有效性文本,来修改提示信息。,例,7-4,5.,使用“输入掩码”,该属性可以使输入的格式保持一致，并能检查输入错误,Access,为“文本”和“日期,/,时间”提供输入掩码向导,使用一串代码作为预留区来制作一个输入掩码，可以使用的代码见表,3-1,6.,其他字段属性,小数位数、标题、必填字段、索引,例,8,5.,建立表之间的关系,1.,表间关系的概念,不同的表中有相同的字段名，通过这些字段，可以建立起两个表之间的关系。,实际应用中，表间的关系都定义为一对多的关系，将一端表称为主表，将多端表称为相关表。,一对一的关系的两个表可以合并为一个表；多对多的关系可以拆成多个一对多的关系。,2.,参照完整性,在输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵守的规则。,实施参照完整性后，当主表中没有相关记录，就不能将记录添加到相关表中，也不能在相关表中存在匹配记录时删除主表中的记录，更不能在相关表中有相关记录时，更改主表中的主关键字。,3.,建立表间的关系,关闭所有表,单击,“,关系,”,按钮，打开关系窗口，单击,“,显示表,”,按钮，打开显示表对话框。,添加所需的表，关闭显示表窗口。,利用鼠标拖动的方法，将不同的表中相同的字段联系起来。,例,9,4.,编辑关系,实施参照完整性,级联更新相关字段,级联删除相关记录,5.,删除关系,：,单击要删除的关系的连线，按,Delete,键；,6.,修改关系,：,双击要更改关系的连线；,7.,清除关系窗口,：,工具栏上的,“,清除版面,”,按钮。,三、维护表,1.,打开和关闭表,打开：,表对象,双击要打开的表，可以在“数据表视图”和“设计视图”间切换。,关闭：通过“文件”菜单中的“关闭”命令或“关闭窗口”按钮。,如果对表的结构和布局进行修改，,关闭时会提示是否保存。,2.,修改表的结构,添加字段：,添加的新字段不会影响现有数据，但利用该表建立的查询、窗体或报表中，不会自动加入新字段，需手工添加。,修改字段,：字段名称可以和“数据表”视图中列标题不一致。,删除字段,：如果删除的字段含有数据，会出现提示框；删除字段时，将从整个,Access,中删除对该字段的使用。,重新设置关键字,：先删除原主关键字，再定义新主关键字,例,10,3.,编辑表的内容,定位记录：,选择记录,：,添加记录,：,删除记录,：删除操作是不可恢复的操作,修改数据,：,复制数据,：,例,11,4.,调整表的外观,改变字段次序：,鼠标拖动。移动“数据表”视图中的字段，不会改变表“设计”视图中字段的排列顺序。,调整字段显示宽度和高度：,鼠标的上下拖动,“格式”菜单中的“行高”和“列宽”,隐藏列和显示列：,将某些列暂时隐藏起来，需要时再显示出来。“格式”菜单中的“隐藏列”命令和“取消隐藏列”命令。,冻结列：,在“数据表”视图中，冻结某字段列或几个字段列，当水平滚动窗口，这些字段始终保持可见。“格式”菜单中的“冻结列”命令。,设置数据表格式：,“格式”菜单中的“数据表”命令,改变字体显示：,“格式”菜单中的“字体”命令,例,12,四、操作表,1.,查找数据,查找指定内容：,“编辑”菜单中的“查找”命令。可以使用下列通配符：*、,?,、,、,!,、,-,、,#,。,如：,ba*,，,b?ll,，,baell,，,b!aell,，,ba-oll,，,2#2,查找空值或空字符串：,空值用,Null,表示，空字符串用双引号括起来，中间没有空格,。,2.,替换数据,可以修改多处相同的内容,替换指定的内容：,“编辑”菜单中的“替换”命令,更改默认设置,：“工具”菜单中的“选项”命令，“编辑,/,查找”选项：,快速搜索：全字匹配搜索当前字段。,常规搜索：搜索所有字段，只需符合字段的任一部分即可。,与字段起始处匹配的搜索：搜索当前字段并且与字段起始字符匹配。,例,13,3.,排序记录,排序规则：,英文字母：,大小写相同,中文：,将拼音字母以英文字母顺序排列,数字：,按数字大小；如果是文本类型，则按字符顺序排列,日期和时间：,按日期顺序,升序排列时，空值排在第一条,备注、超链接和,OLE,对象类型不能排序,按一个字段排序,：,选择某个列，单击“升序”或“降序”按钮,按多个字段排序,：,方法一,使用“数据表”视图：同时选中多个字段，单击排序按钮。,Access,按照从左到右的顺序进行排序，这些字段必须相邻且都得按同一种次序排序。,方法二,使用“高级筛选,/,排序”窗口：可以对不相邻的字段按照不同的次序排序。“记录”菜单的“筛选”命令中的“高级筛选,/,排序”命令。,例,14,4.,筛选记录,从众多的数据中挑选一部分满足某种条件的数据进行处理。,按选定内容筛选,：最简单的筛选方法，选中某段内容，点击“按选定内容筛选”按钮。,按窗体筛选,：快速，可以同时对两个以上字段值进行筛选。点击“按窗体筛选”按钮，整个表变成一条记录，每个字段是一个下拉列表，从下拉列表选取一个