电子档案管理--课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,PPT课件,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,PPT课件,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,PPT课件,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,PPT课件,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,PPT课件,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,PPT课件,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,PPT课件,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,PPT课件,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,PPT课件,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,PPT课件,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,PPT课件,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,PPT课件,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,PPT课件,*,电子文件管理与纸质档案数字化,1,PPT课件,电子文件管理与纸质档案数字化1PPT课件,电子档案目前遵循的原则是,存量数字化，增量电子化,对应的移交方式是,1、移交档案数字化的副本,2、文书类电子（档案）的移交,3、电子文件归档的几个技术,2,PPT课件,电子档案目前遵循的原则是2PPT课件,档案数字化副本移交,1,、档案数字化副本，是指将纸质档案、照片档案、声像档案等档案，采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本。,2,、移交单位按照规定向各级国家综合档案馆移交档案时，其档案数字化副本应随同档案实体一并移交。各级档案行政管理部门负责对档案数字化副本的移交、接收工作进行监督、指导和检查。,3,PPT课件,档案数字化副本移交 1、档案数字化副本，是指将纸质,档案数字化副本移交,3,、纸质档案数字化,（一）纸质档案的扫描色彩模式统一采用彩色模式，一般选择扫描分辨率,300dpi,，文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。扫描的文件采用,JPEG,或,TIFF,格式存储。,4,PPT课件,档案数字化副本移交3、纸质档案数字化4PPT课件,档案数字化副本移交,（二）扫描图像的命名，卷内文件与归档文件采用不同的命名方式。,1,、卷内文件,扫描图像放在以案卷级档号命名的文件夹下。扫描图像档号命名规则为案卷级档号后加,3,位卷内顺序号，中间以“,-”,连接。具体形式为：全宗号,-,目录号,-,案卷号,-,案卷顺序号。,举例：,011-001-0055-001,5,PPT课件,档案数字化副本移交（二）扫描图像的命名，卷内文件与归档文件采,档案数字化副本移交,2,、归档管理文件,扫描图像放在以文件级档号命名的文件夹下。扫描图像档号命名规则为文件级档号全宗号、归档年度、保管期限、机构（问题）、件号，中间以“,-”,连接。,举例：,011-2014-,永久,-001,6,PPT课件,档案数字化副本移交2、归档管理文件6PPT课件,档案数字化副本移交,3,、科技档案及专业档案的档号,案卷级档号命名规则：全宗号、分类号（专业代号）、案卷号、顺序号（或件号），中间以“,-”,连接。,简化整理以件为单位的档号规则：全宗号、分类号（专业代号）、归档年度、保管期限、问题（类别）、件号，中间以“,-”,连接。,7,PPT课件,档案数字化副本移交3、科技档案及专业档案的档号7PPT课件,档案数字化副本移交,4,、扫描后的原始图像应按照,纸质档案数字化技术规范,（,DA/T31-2005,）和,陕西省纸质文书档案数字化操作规范（试行）,（,2009,）的要求，做好图像优化处理、目录建库、数据挂接等工作。,8,PPT课件,档案数字化副本移交4、扫描后的原始图像应按照纸质档案数字化,档案数字化副本移交,5,、非纸质载体档案数字化,照片档案一律按彩色模式进行扫描，扫描后的照片以,JPEG,格式存储。,5,吋以上照片建议扫描分辨率,400dpi,，,5,吋以下照片建议扫描分辨率,600dpi,。照片档案扫描图像放在以照片档号命名的文件夹下，扫描图像档号命名规则为照片档号加,3,位件内顺序号，中间以“,-”,连接。,9,PPT课件,档案数字化副本移交5、非纸质载体档案数字化9PPT课件,档案数字化副本移交,视频档案存储采用,MPEG2,格式，,DVD,质量，采样方式帧数（帧,/,秒）设为,25,帧,/,秒、视频码率（,Mbps,）,5Mbps,及以上标准、分辨率设为,720*576,，音频设定音频采样率为,48KHZ,，音频码率为,384k,立体声，采样精度设为,16,。,10,PPT课件,档案数字化副本移交视频档案存储采用MPEG2格式，DVD质量,档案数字化副本移交,6,、档案数字化副本移交,（一）档案数字化副本的移交，应包括目录数据和与之相对应图像数据，且目录数据应与对应的图像数据档号一致。,（二）各单位移交的目录数据必须符合,文书档案电子目录数据库结构与交换格式,的规定，确保著录项目与著录内容的完整、准确与规范，可采用,XLS,、,DBF,文件格式移交。,11,PPT课件,档案数字化副本移交6、档案数字化副本移交11PPT课件,二、文书类电子档案的移交,1,、电子档案，是指我市各机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。,2,、各级档案移交单位应切实履行电子档案移交的职责；各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督指导；各级国家综合档案馆应切实履行电子档案接收的职责。,3,、各级档案移交单位应当自电子档案形成之日起,5,年内向同级国家综合档案馆移交。对有特殊要求的电子档案，可以适当提前或延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定。,12,PPT课件,二、文书类电子档案的移交1、电子档案，是指我市各机关、团体、,4,、电子档案移交的基本要求：,（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于,XML,的格式组织档案数据，数据结构应符合,文书类电子文件数据存储结构要求,，元数据应符合,文书类电子文件元数据方案,；,（二）电子档案的格式应符合国家标准要求。应当采用,OFD,、,CEB/X,或其它国家允许的版式格式，目前允许使用,PDF,或者,PDF/A,格式；,（三）长期保存的电子档案应有相关的纸质、缩微制品等载体，并应当在元数据项中著录相关信息；,（四）采用技术手段加密的电子文件应当解密后移交，压缩的电子文件应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；,（五）移交单位应当将移交的电子档案制成副本，并在本单位至少保存,5,年；,（六）电子档案移交单位应当配备具有电子档案数据整理、数据与载体检验、格式转换、数据封装、数据移交等功能的系统。,13,PPT课件,4、电子档案移交的基本要求：13PPT课件,电子档案的移交流程：数据整理、数据与载体检验、格式转换、数据封装、数据移交并办理移交手续。,5,、电子档案的数据整理：移交单位对需移交的数据进行整理，生成符合,文书类电子文件数据存储结构要求,的要求的数据存储结构。,6,、电子档案的数据检验：移交前移交单位要依据,文书类电子文件元数据方案,检查元数据，必选项不得缺失；依据,天津市文书类电子文件数据存储结构要求,检查数据存储结构和应归档移交的内容（包括各种稿本文件、办文单等），其中文件定稿或版式文件等不缺失；需长期保存的电子档案还需与对应的纸质档案目录和原文进行对应检查，确保一致；应全部对即将移交的电子档案进行可读性检查；应进行计算机病毒检测。,7,、电子档案的格式要求：移交电子档案中版式文件格式应使用国家标准,OFD,、,CEB/X,格式或其它国家允许的版式格式，目前允许使用,PDF,格式，应将原格式转换成上述版式格式，转换后原格式保留。,8,、电子档案的数据封装：应对移交的电子档案数据进行封装，形成封装包并生成数字摘要信息。封装规范符合,文书类电子文件封装要求,。,14,PPT课件,电子档案的移交流程：数据整理、数据与载体检验、格式转换、数据,文书类电子档案的移交,9,、电子档案的数据移交：电子文件的移交可采用离线或在线的方式进行。在线移交电子档案应通过全市电子政务内网或电子政务专网移交。离线移交的载体介质一般为光盘、硬盘或磁带，推荐使用一次性写光盘；移交载体内电子档案的存储结构要符合,文书类电子文件数据存储结构要求,的相关规定。,15,PPT课件,文书类电子档案的移交9、电子档案的数据移交：电子文件的移交可,文书类电子档案的移交,离线和在线两种,离线方式是指通过介质将数据移交到档案管理系统中，采用此方式进行电子公文归档，需要电子公文在文件处理系统中进行一定时间的存留，在规定的时间内集中向系统进行移交。,作为一种过渡，随着网络环境的健全，这种方式会随之减少。,16,PPT课件,文书类电子档案的移交离线和在线两种16PPT课件,对电子文件的要求：,（一）电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责电子公文归档工作，明确部门和人员职责，制定归档工作流程。单位档案部门应参与和指导电子公文形成、办理、收集和归档各工作环节。,（二）基于电子公文管理系统形成、办理的电子公文，元数据要求和用法执行,文书类电子文件元数据方案（试行）,的有关规定；电子公文归档的数据组织结构执行,文书类电子文件数据存储结构要求（试行）,的有关规定。,17,PPT课件,对电子文件的要求：（一）电子公文形成单位应指定有关部门或专人,文书类电子档案的移交,非电子公文管理系统形成的电子公文，要使用档案管理系统进行归档管理，元数据补充完整，形成规范的电子目录，电子目录字段至少包含档号（含组织机构代码、全宗号、保管期限、年度、机构,/,问题、盒号、件号）、题名、责任者、文号、页数、日期、保管期限、密级等信息；电子公文保证与纸质文件内容一致，进行版式转换，纸质档案进行数字化处理后，对照目录进行挂接；向综合档案馆移交时数据库结构参照,文书档案电子目录数据库结构与交换格式,执行。,18,PPT课件,文书类电子档案的移交非电子公文管理系统形成的电子公文，要使用,（三）各类电子公文的归档范围和保管期限按国家关于纸质文件归档的有关规定执行。电子公文的归档内容包括：,3.1,符合规范的电子公文版式文件（如,PDF,、书生公司的,SEP,），原格式电子公文定稿（签发文）、附件、法律法规和规划及工作报告等重要文件的历次修改稿、文件在办理过程中的留痕信息及文件处理单均需转换成版式文件。,3.2,系统形成的原格式电子公文原件（,word,、,wps,等形成的），包括电子公文定稿（签发文）、附件、重要文件的历次修改稿及文件在办理过程中的留痕信息。,3.3,文件处理单及领导审阅签署的重要意见。,3.4,基于系统管理的电子公文元数据。,3.5,基于系统管理的电子签名、电子印章等。,以上内容的保管期限应当一致。特殊格式的电子公文，应当将相应的查看软件一并归档。,19,PPT课件,（三）各类电子公文的归档范围和保管期限按国家关于纸质文件归档,文书类电子档案的移交,（四）,电子公文归档格式要求,电子公文在形成、收集过程中可采用通用格式，在归档或归档前要转换为版式文件，版式文件格式应与国家允许的格式一致，目前可采用,PDF,或,PDF/A,格式。,以文本、位图文件形成的电子公文，通用格式可采用,RTF,、,WPS,、,DOC,、,JPEG,、,J