时间管理的综合概述

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,19 十一月 2024,时间管理的综合概述,世界上永远无法挽回的三件事,说出去的话,流逝了的时间,忽略掉的机遇,朱自清：匆匆,We all have the same time.时间面前人人平等,1,440 minutes in a 24 hour day,10,080 minutes in a 7 day week,525,600 minutes in a year,假设一个人寿命为72岁,你 的 时 间 值 多 少？,Four Generations of Time Management时间管理的发展,1 Notes&Checklists,便条及核对单,2.Calendars&Appointment books,日历及记事本,3.Important&Urgent,重要及紧急的,4.Manage ourselves,管理自己,Notes&Checklists 便条及核对单,备忘录型,顺其自然，不追求什么时间做什么事,随身携带，随身检查,未完成的任务顺延,Calendars&Appointment books 日历及记事本,规划与准备,规定什么时间做什么事,讲究效率，责任,Important&Urgent 重要及紧急的,以效率为中心,制定短，中，长期目标，确立价值观,编制优先顺序,利用计划，组织在最短的时间里做最多的事,Manage ourselves 管理自己,最重要的事先做,多方面平衡,改变思想而非行为,Managing Time管理时间,SELF ORGANISATION自我管理,PLANNING,&PRIORITISING,计划及分清轻重缓急,MANAGING,COMMUNICATIONS,沟通管理,How to Balance怎样平衡？,Different Requirements不同的要求,TIME,个 人 目 标 金 字 塔,人生终极目标,长期目标,短期目标,每日目标,中期目标,10,年以上,5至10年,1至5年,每天,2至5个目标,设立你的目标,目标要符合自己的价值观。,了解你目前的状况。,设定具体的目标。,Specific:具 体 的,Measurable:可 检 测 的,Achievable:可 达 到 的,Realistic:现 实 的,Time-bound:有 时 间 限 制 的,你 追 求，你 有 所 得，,你 寻 找，你 会 发 现，,你 敲 门，门 为 你 开。,A task is,一项任务是,IMPORTANT,if doing it has a high benefit and value for achieving the goals of your job.,重要,-如果做它能为达到工作目标增加很大的好处及价值,URGENT,if failure to complete it now,or as soon as possible,will cancel or reduce the benefit of doing it,at all.,紧急,-如果现在完不成，或不能尽快完成，将完全抵消或减少做这件事的好处,Ask yourself,问你自己,What are the most,important,things I must do today?,我今天必做的,重要,的事是什么？,Which one matters most.,right now,?,哪件事,现在,最重要？,紧 急,不紧急,重 要,不重要,重 要,紧 急,重 要,不紧急,不重要,不紧急,不重要,紧 急,轻 重 缓 急 矩 阵,I,M,P,O,R,T,A,N,C,E,URGENCY,A,B1,B2,C,举 例 说 明,紧 急,不紧急,重 要,不重要,干扰、电话,某些信件、报告,某些会议,迫在眉睫的事,符合别人期望的事,做计划，长远规划,人际关系的建立,准备工作,预防措施,提升自己的能力,抓住新机会,忙碌琐碎的事,广告函件，邮件,某些电话,闲聊天,紧急状况,迫切的问题,限期完成的工作,计划好的会议,每一个象限的结果？,紧 急,不紧急,重 要,不重要,短期行为重点,可能出现危机,看不到长远目标,觉得是牺牲者，失控,人际关系淡漠或崩溃,远景，长远规划,生活工作平衡,自律,控制性强,很少出现危机,完全无责任心,失去工作,事事依赖别人,事事需要指示,压力,自我爆炸,危机,救火,Time Categories 时间分类,Category A,High importance/High urgency=,给它许多时间,立即就做！,Category B1,High urgency/Low importance=,现在就做,给少量的时间,紧 急,重 要,紧急状况,迫切的问题,限期完成的工作,计划好的会议,紧 急,不重要,干扰、电话,某些信件、报告,某些会议,迫在眉睫的事,符合别人期望的事,Time Categories,Category B2,High importance/Low urgency=,给它很多时间,计划好你将何时做,Category C,Low importance/Low urgency=,控制花在这些任务上的时间,当所有重要且紧急的事做完后再做,不重要,忙碌琐碎的事,广告函件,某些电话,闲聊天,不紧急,重要,不紧急,做计划，长远规划,人际关系的建立,准备工作,预防措施,提升自己的能力,抓住新机会,Plan Your Work,Work Your Plan计划你的工作，工作你的计划,Without planning,you will never have time for anything!,Time Planning System,时间计划系统,Plan to give large blocks of time to important tasks 给重要的工作留大块儿的时间,Deal with urgent tasks straight away,直截了当处理紧急事务,Control the amount of time you spend on unimportant tasks,even if they are urgent,控制花在不重要的事务上的时间，即使它们很紧急,80/20,原 则,80%的价值来自20%的因子;,其余20%的价值来自80%的因子。,意大利经济学家兼社会学家维弗列度.柏瑞图,此原则决定事情的重要程度,80/20,举 例 说 明,80%的结果来自投入的20%的时间,80%的价值集中在20%的项目上,80%的销售额是源自20%的顾客,80%的工作失误来自20%的管理不当,80%的看报时间都花在20%的版面,80%的病假来自20%的员工,如 何 处 理 高 价 值 活 动,让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。,坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。,设定最后期限，合理安排事情的进展。,将大项目分解，逐步完成。,高效运用自己的黄金时段,奖励自己，始终保持积极进取的态度。,如 何 处 理 低 价 值 的 活 动,授权或分派出这些活动，节约自己的时间。,降低自己的标准，不要追求完美。,学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。,将它们汇总，集中时间处理。,做正确的事比正确的做事更重要,!,Plan 80%of your Time,?,80%,-60%,-20%,20%,你可以很轻松，如果-,Setting priorities,设立轻重缓急,Cutting unnecessary work,削减不必要的工作,Delegating,授权,Tools to Manage Your Time,管理时间的工具,A Good Calendar,一个好的日历,Master List,主要核对单,Daily Planning,每天的计划,A Good Calendar:日历,What is a good calendar?什么是“好的”日历？,What are the differences between paper calendar and computer one?,“纸”日历和“电脑”日历的区别？,Master List,主要核对单,所有你要做的事情清单,长期和短期都列出来,勾画出轻重缓急,大任务列出分步或留出足够空间,You will not forget!,你将不会忘记！,Daily Planning,每天的计划,At the end of each day 每天结束前做,Select from your master list and combine your appointment 从你的主要核对单中选出,mark the priority 标出轻重缓急,Dont over schedule 不要超出计划,Time Savers/Time Wasters节约时间/浪费时间,节约时间,Time Saver:Keep a tidy work area 保持桌面整洁,Time Saver:Cluster like project 按项目分类,Time Saver:Keep essentials at hand 把主要的任务放手边,Time Waster,浪费时间,Time Savers/Time Wasters,Timewasters:Butterflying-too many tasks at the same time,“蝴蝶”-同时处理很多事情,Timesavers:Do ONE thing at a time,sure all the materials with you.,每次只做一件事，保证所有资料都在手边,Time Savers/Time Wasters,Time Waster:Failure to Anticipate/Waiting until the last time,没预见到/一直等到最后一刻,Time Saver:Establish a plan&Prioritize your work properly,定好计划并合理确定轻重缓急,Time Savers/Time Wasters,Time Waster:Over committing yourself-always saying yes 对别人承诺过多“YES”,Time Saver:Learn to say“No”or negotiate,学着说“NO”或讨价还价,Time Savers/Time Wasters,Time Waster:Always involving,others in your problems&decisions,总是让别人参与你的问题和决策,Time Saver:Try to solve your own problems&work independently,试图自己解决问题并独立工作,Time Savers/Time wasters,Time Waster:Frequently interrupting colleagues 经常干扰别人,Time Saver:make an appointment 定好约会,Time Savers/Time Wasters,Time Waster:Getting sidetracked,偏离重点，转移目标,Time Saver:Stick with the job at hand.Or,note down what the next step of your project will be and just keep coming back to it.,只做手边的工作，或记录下你的下一步做什么，然后回头再做,Most hated interruptions最令人痛恨的干扰,Procrastination 拖延,Drop-in Visitors 不速之客,Telephone 电话,Procrastinate 拖延,I am procrastinat