严谨高效之会议管理

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,严谨高效会议管理,1,课程目标,理解,研究,学习,了解,掌握召开高效会议的能力,学会提高会议效率和质量的技巧,学习会议效率不高的原因及对策,了解会议的目的、种类和体系,2024/11/16,2,会议需要管理吗？,会议管理还需要技巧吗？,2024/11/16,3,整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界,会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题,因此，会议既需要管理，,更不能缺少技巧！,2024/11/16,4,课程内容,当今会议面面观,1,会议效率不高的原因及解决方案,2,成功会议的策略,3,会议规范的种类,4,2024/11/16,5,第一讲 当今会议面面观,2024/11/16,6,会议的意义,会议显示一个组织或一个部门的存在,会议是一个集思广益的渠道,会议是一种群体沟通的方式,1,2,3,2024/11/16,7,集思广益图,2024/11/16,8,会议的目的,开展有效的沟通,传达资讯,年终总结大会,监督员工、协调矛盾,工作例会,达成协议与解决问题,工作矛盾化解会议,决策、资源共享,开发创意,激励士气,动员大会,巩固经理人地位,领导上任召开会议,2024/11/16,9,会议的种类,按人数分类,按开会方式分类,按开会目的分类,1.,团队会议,2.,一对一会议,1.,面对面会议,2.,电话会议,3.,视频会议,1.,固定的部门会议,2.,临时处理突发事件的会议,3.,宣布人事安排、讲解政策的 会议,4.,当众表扬或批评别人的会议,5.,集思广益的会议,2024/11/16,10,会议的频率,建议频率：,至少每月一次,固定的,部门会议,注意事项：不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动,2024/11/16,11,建议频率：,至少每年一次,全体会议,注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会给公司造成沉重的负担,2024/11/16,12,建议频率：,随 时,处理突发,事件的会议,注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地,2024/11/16,13,建议频率：,按需要,一对一,会议,注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过,1,小时,2024/11/16,14,会议成本的计算,2024/11/16,15,第二讲 会议效率不高的原因,项 次,原因,具体表现,（,1,）,时间,会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘无心开会,（,2,）,地点,会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行,（,3,）,开会对象的选择,必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者,（,4,）,主持人的技能,会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图,（,5,）,参会者的技能,参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败,（,6,）,会议的准备工作,开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效,（,7,）,开会的原因、目的和结果,开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败,2024/11/16,16,会,议,效率不高的原因,预防性管理措施,时间,会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在繁忙时段,地点,地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行,开会对象的选择,事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类,主持人的技能,选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职,参会者的技能,参会者一定要具有倾听能力,会议的准备工作,一定要提前做好具体的准备工作,开会的原因、目的和结果,在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者,2024/11/16,17,第三讲 成功会议的策略,策略,1,谁参加,非要参加的那种人，就非讲话不可,1,不需要参加的人，听着就可以了,2,2024/11/16,18,会议改善图,主席,导言人,观察者,必须,随意,2024/11/16,19,策略,2,谁主持,第一种人是主席，可定位为副总,1,第二种人是导言人，可定位为经理,2,3,第三种人是观察员，可定位为总经理,2024/11/16,20,策略,3,谁控制,主席是控制秩序的,导言人是控制时间的,总经理是控制全场的,2024/11/16,21,策略,4,谁先发言,“由下而上”和“由外而内”可以鼓励意见,2024/11/16,22,策略,5,谁负责和谁跟踪,这两件事散会前如果没有答案，就是“召集人”的事,2024/11/16,23,策略,6,谁在浪费时间,资料应在开会前发给并阅读，,一进到会场就是直接讨论或表决,2024/11/16,24,策略,7,：谁结论,没有更好的方法，就用“主持人”的方法,（导言人,主席,观察员）,2024/11/16,25,高效会议的八大特征,1.,只有必要时才召集,2.,好好筹划过,3.,拟订和分发了议程表,4.,遵守时间,5.,一切按部就班,6.,请了最有经验的和有才能的人出席,7.,作出了评论和归纳,8.,记录了所有决定、建议和分配了每项工作负责人,建议在正式召开会议之前，将高效会议的八大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议,2024/11/16,26,第四讲 会议规范种类,1,时间安排,方面的规范,2,固定的会议,流程规范,3,会议本身要,遵守的规则,2024/11/16,27,时间安排方面的规范,AM89,、,PM23,点不宜发言,AM910,点适合,1vs1,会谈,AM1012,PM35,点适合集思广益,2024/11/16,28,固定的会议规范流程,主要包括一个中心、两个基本点,2024/11/16,29,会议本身要遵守的规则（一）,1.,参会者要将工作安排交给会议主席,2.,超过,1,小时的会议要有书面的通知,3.,所有参会者都要有准备发言的心态,4.,会议要能准时开始、准时结束,5.,负责人对决议能否达成负主要责任,2024/11/16,30,会议本身要遵守的规则（二）,6.,在会上要维护别人的尊严,7.,要有人提出不同的意见,8.,会后要能拿到书面的记录,9.,参会者要履行反馈职责,10.,要请第三方监控会议质量,2024/11/16,31,无需开会的五个如果,2024/11/16,32,必需开会的五个如果,2024/11/16,33,5W,1H,准备工作,核对单,主持人的,准备工作,是否要开会,准备工作,的作用,开会前的准备工作,2024/11/16,34,会议准备工作核对单,1,、了解会议的目的,3,、确定会议的形式,5,、决定会议的时间,7,、决定会议的地点,9,、确定出席人数,11,、是否准备会议名签,13,、是否安排与会者住宿,15,、确定视听教材,17,、准备会场周边位置图,19,、确定自己人的相关资料,2,、是否一定要开会,4,、安排会议的议程,6,、确定会议的主持人,8,、研究会场如何布置,10,、安排出席者座位,12,、是否安排交通工具,14,、是否发出了会议通知,16,、确定辅助教材,18,、是否要求与会者准备资料,20,、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知,2024/11/16,35,会场的布置需要特别注意：,57,人，半岛型,10,人，,U,字型,全体人员，阶梯教室型,2024/11/16,36,Thank You!,37,