资源描述
单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,Office办公软件应用,办公软件是应用软件中按功能划分出的一个分支，主要是为了帮助人们在平时的工作中快速方便地制作和处理文字、文件、数据、报表、幻灯片等。现在我们常用办公软件有微软Office、金山WPS Office，永中Office等。,前 言,第一局部 办公软件之WORD篇,第二局部 办公软件之EXCEL篇,第三局部 办公软件之POWERPOINT篇,目 录,1、新建文档,通过“开始菜单的“新建Office 文档命令来建立。,使用快捷键来建立：在Word中按Ctrl+N键，可以建立一个新的空白文档。,在Word中使用“文件菜单的“新建命令来建立。,在“我的电脑和“资源管理器中使用“新建命令来建立。,使用右键菜单来建立：在桌面上空白处单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“新建项，从弹出的子菜单中选择“Microsoft Word文档，给这个文档起好名字，这个文档就建立好了。,2、翻开文档,通过“开始菜单的“翻开Office文档命令来翻开。在Word里按“Ctrl+O键。,使用“文件菜单中的历史记录来翻开文档：翻开“文件菜单，在下面有一栏显示了我们最近翻开过的文档，单击其中的一条，就可以翻开相应的文档了。,Word篇,3、自动保存和恢复,翻开“工具菜单，单击“选项命令，翻开“选项对话框，单击“保存选项卡，这里有一个“自动保存时间间隔项，默认的时间是10分钟。,5、插入符号,翻开“插入菜单，单击“特殊字符命令，翻开“插入特殊符号对话框，在这个对话框中有六个选项卡，分别列出了六类不同的特殊符号；从列表中选择要插入的特殊字符，单击“确定按钮，选中的字符就插入到了文档中。,6、插入日期,翻开“插入菜单，选择“日期和时间命令，翻开“日期和时间对话框，使用默认的格式，在“语言下拉列表框中选择“中文，单击“确定按钮，在文档中就出现了Windows系统的中文日期。,7、插入数字,一般的数字当然不需要插入，但使用插入可以插入一些比较特殊的数字：翻开“插入菜单，单击“数字命令，翻开“数字对话框，从“数字类型列表中选择“甲，已，丙.项，然后在“数字输入框中输入“10，单击“确定按钮。,8、查找和替换,翻开“编辑菜单，单击“替换命令，就出现这样一个“替换对话框，在“查找内容文本框中输入要替换的内容。如果确定了文档中这个词肯定都要被替换掉，那就直接单击“全部替换按钮，完成后Word会告诉替换的结果。如果不是想替换什么，而只是想查找的话，可以使用“查找项。单击“查找选项卡，在“查找内容输入框中输入要查找的内容，单击“查找下一处按钮，就可以找到文档中下一处使用这个字的位置了。,在Word中对应着三个功能都有其各自的快捷键：查找是Ctrl+F；替换是Ctrl+H；定位是Ctrl+G。,9、段落间距,把光标定位在要设置的段落中，翻开“格式菜单，选择“段落命令，翻开“段落对话框，在“间距选择区中，单击“段后设置框中向上的箭头，把间距设置为“6磅，单击“确定按钮，这样这个段落和后面的段落之间的距离就拉开了，这里的段和段之间并不是用回车来分开的。,10、对齐方式,在Word里我们通常用的段落的对齐方式有四种，分别是两端对齐、居中、右对齐和分散对齐。这表示光标所在段落的对齐方式是两端对齐；我们单击这个“居中按钮，这是居中的效果；单击“右对齐按钮，这是右对齐的效果，再单击这个“分散对齐按钮，文字就这样来排列了。,11、段落行距,行距就是行和行之间的距离，选中全文，翻开“格式菜单，单击“段落命令，单击对话框中“行距下拉列表框中的下拉箭头，选择“1.5倍行距，单击“确定按钮，就可以改变整个文档的全部行距了。,12、段落的缩进,段落的缩进有首行缩进、左缩进、右缩进和悬挂缩进四种形式，标尺上有这几种缩进所对应的标记。这几个标记分别代表了段落不同局部的位置：首行缩进就是一段文字的第一行的开始位置空两格，首行缩进标记控制的是段落的第一行开始的位置；标尺中左缩进和悬挂缩进两个标记是不能分开的，但是拖动不同的标记会有不同的效果；拖动左缩进标记，可以看到首行缩进标记也在跟着移动，也就是说悬挂缩进标记只影响段落中除第一行以外的其它行左边的开始位置，而左缩进标记那么是影响到整个段落的。如果要把整个段的左边往右挪的话，直接拖这个左缩进标记就行了，而且这样可以保持段落的首行缩进或悬挂缩进的量不变。右缩进标记表示的是段落右边的位置，拖动这个标记，段落右边的位置发生了变化。需要比较精确定位的地方可以按住Alt键后再拖动标记，这样就可以平滑地拖动了。,自动识别输入：当输入1，顿号，然后输入工程，回车，下一行就出现了一个“2、，如果认为输入的是编号，就会调用编号功能，设置起编号来很方便。不想要这个编号，按一下Backspace键，编号就消失了。,13、自动编号,14、工程符号,选中段落，单击“格式工具栏上的“工程符号按钮，就给它们加上了工程符号。,改变工程符号的样子：翻开“格式菜单，单击“工程符号和编号命令，翻开“工程符号和编号对话框，现在是“工程符号选项卡，选择一个喜欢的工程符号，然后单击“确定按钮，就可以给选定的段落设置一个自选的工程符号了。,15、编号设置,翻开“格式菜单，单击“工程符号和编号命令，翻开“工程符号和编号对话框，现在这里默认的就是“编号选项卡了，有很多的编号可以选择。,16、使用格式刷,选中这些文字，单击“格式刷按钮，鼠标就变成了一个小刷子的形状，用这把刷子“刷过的文字的格式就变得和选中的文字一样了。另外还可使用组合键：Ctrl+Shift+C、Ctrl+Shift+V。,17、竖排文字,单击“常用工具栏上这个“更改文字方向按钮，整篇文档的文字就变成了竖排的了。,在文档的任意位置单击右键，单击快捷菜单中的“文字方向命令，可以翻开“文字方向对话框，选择任一中格式。翻开“格式菜单，单击“文字方向命令，翻开的对话框同使用右键快捷菜单翻开的是相同的。,18、带圈字符,翻开“格式菜单，单击“中文版式项，单击“带圈字符命令，或者单击“特殊格式工具栏上的“带圈字符按钮，翻开“带圈字符对话框，在“字符输入框中输入“注，然后单击“确定按钮，文档中就插入了一个带圈的“注字；如果要去掉这个圈可以选中这个“注字，然后翻开“带圈字符对话框，在“样式中选择“无，单击“确定按钮，圈就没有了。,19、插入表格,翻开“表格菜单，单击“插入选项，单击“表格命令，翻开“插入表格对话框，设置要插入表格的列、行,单击“确定按钮。插入表格还可以使用“表格和边框工具栏中的“插入表格按钮，单击这个“插入表格按钮拖动光标就可以插入表格了。,20、绘制表格,插入一个35的表格，单击“常用工具栏上的“表格和边框按钮，鼠标的形状好似是一支笔，在这个单元格的左上角按下左键，拖动鼠标到单元格的右下角，松开左键，就在单元格中加上了一条斜线。还用这支笔可以在表格中添加横线和竖线来拆分单元格。,绘制斜线表头：翻开“表格菜单，单击“绘制斜线表头命令，翻开“绘制斜线表头对话框，在左边的“表头样式列表框中选择“样式二，右边“字体大小使用五号，在这里的行标题输入“科目，数据标题输入“成绩，列标题输入“姓名，单击“确定按钮，就可以在表格中插入一个适宜的表头了。,21、排序和数字计算,表格的排序：,选中需要排序的一列，单击“表格和边框工具栏山的“降序或者“升序按钮即可。,表格的求和：,把光标定位到需要求和的“列的下面的单元格中，单击“自动求和按钮。假设要求“行的和，先把光标定位到需要求和的“行的右面的单元格中，单击“自动求和按钮，然后选中这个数字，把它复制到下面的单元格中，选中这一列，按一下F9键，其余行的和就都出来了。,刚刚单击“自动求和按钮是在单元格中插入了一个求和公式，然后把求和公式复制到其它的单元格中。按F9那么是更新域，因为这些是公式域，我们把域更新一下就可以看到正确的结果了。,22、表格的图文绕排,我们经常会希望文字能环绕在表格的周围，在表格中单击右键，选择快捷菜单中的“表格属性命令，翻开“表格属性对话框，在当前的“表格选项卡中有一个“文字环绕选择区，选择“环绕，单击“确定按钮，回到编辑状态，拖动表格到文字的中间，文字就在表格的周围形成了环绕。,23、标题行重复,选中第一行表格，翻开“表格菜单，单击“标题行重复命令。,24、表格和文字的互相转换,使用Word可以把文字转换成表格：选中这些文字，翻开“表格菜单，单击“转换项，单击“文字转换成表格命令(如图16)，在这里的“文字分隔位置选择“制表符，单击“确定按钮，文字就转换成了表格(如图17)。,同样可以把表格转换成文字：把光标定位在表格中，翻开“表格菜单中的“转换子菜单，单击“表格转换成文字命令，翻开“表格转换成文字对话框，在这里的“文字分隔符栏选择“制表符，单击“确定按钮，就把这个表格转换成了文字。,25、插入图片,翻开“插入菜单，单击“图片选项，单击“来自文件命令，选择要插入的图片，单击“插入按钮，图片就插入到文档中了。选中这个图片，界面中还会出现一个“图片工具栏。,插入图片 单击“图片工具栏上的“插入图片按钮，可以翻开“插入图片对话框。单击“图片工具栏上的“插入图片按钮，可以翻开“插入图片对话框。,单击“绘图工具栏上的“插入剪贴画按钮，可以翻开“插入剪贴画对话框。,26、图片的大小和位置,插入的图片周围有一些黑色的小正方形，这些是尺寸句柄，把鼠标放到上面，鼠标就变成了双箭头的形状，按下左键拖动鼠标，就可以改变图片的大小。,裁剪：单击“图片工具栏上的“裁剪按钮，在图片的尺寸句柄上按下左键，等鼠标变成了移动光标的形状拖动鼠标，虚线框所到的地方就是图片的裁剪位置了，不过这样拖动虚线一次移动的距离大了一些，按住Alt键再拖，就可以平滑地改变虚线的位置了，松开左键，就把虚线框以外的局部“裁掉了。,27、图片的版式,单击“图片工具栏上的“文字环绕按钮，从弹出的菜单中选择“四周型环绕，文字就在图片的周围排列了。,把鼠标移动到图片上，鼠标变成了一个移动光标的形状，按下左键进行拖动，文档中就出现了一个虚线框表示图片拖动到的位置，同样按住Alt键可以平滑地进行拖动。,把图片放置在文字的上面和下面：单击“图片工具栏上的“文字环绕按钮，单击弹出的菜单中的“浮于文字上方命令，图片就位于文字上方了，从同样的菜单中选择“衬于文字下方命令，图片就到文字的下方了。,刚刚插入的图形都是矩形的，文字也就环绕着这个矩形排列。如果插入的图形是其他形状，让文字随图形的轮廓来排列会有更好的效果。选中图片，单击“图片工具栏上的“文字环绕按钮，单击“编辑环绕顶点命令，在图片的周围出现了红色的虚线边框和四个句柄，现在这个虚线边框就是图片的文字环绕的依据；把鼠标移动到句柄上，鼠标变成了这样的形状，按下左键拖动，可以改变句柄和框线的位置；在框线上按下左键并拖动，可以看到在鼠标所在的地方会添加一个句柄，这样调整边框到适当的位置。,单击“图片工具栏上的“文字环绕按钮，单击“编辑环绕顶点命令，退出编辑顶点状态就可以了。,28、插入EXCEL表,在Word中可以直接翻开Excel建立的工作表，也可以在Word中直接插入一个新的Excel工作表。,在Word中插入新的Excel工作表：单击“常用工具栏上的“插入Microsoft Excel工作表按钮，同选择表格一样选择插入工作表的数目，插入Excel工作表后界面中的菜单栏和工具栏就变成了标准的Excel菜单和工具栏，可以像在Excel中一样进行数据的处理。,翻开“插入菜单，单击“对象命令，选择对象列表中的“Microsoft Excel工作表项，单击“确定按钮，也可以在Word文档中插入一个Excel工作表。,插入一个已经存在的Excel的表格：翻开“插入菜单，单击“对象命令，单击“从文件创立选项卡，单击“浏览按钮，从文件列表中选择要插入的文件，单击“插入按钮，单击“确定按钮，文件就作为一个对象插入到Word中来了。,29、插入目录,在Word中可以对一个编辑和排版完成的稿件自动生成目录。,把光标
展开阅读全文