第二单元时间管理正规版资料

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,乱了头绪的经理人,The unorganized manager,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,乱了头绪的经理人,The unorganized manager,第二单元时间(shjin)管理,第一页，共47页。,第二单元 时间(shjin)管理,第五章 提高效率,第六章 规划(guhu)时间,第七章 克服障碍,第二页，共47页。,第五章 提高效率,5.1 活动跟踪表（了解自己的工作习惯）,5.2 工作方式的影响,改进工作方式的几种方法,5.3 寻求(xnqi)平衡,掌握保持各种平衡关系的方法,第三页，共47页。,活动跟踪表（参见案例(n l)无效的工作P61）,活动,时间,有效,/,无效,侧重点（任务,/,团队,/,个人）,优先级别（,A,，,B,，,C,或,D,）,找出细节问题，分析(fnx)时间利用效率。,第四页，共47页。,案例(n l),小王与小李的工作效率差异(chy)在哪里？,第五页，共47页。,在工作(gngzu)实践中，这样的情况很普遍：有的员工工作(gngzu)十分投入，十分认真，但是工作(gngzu)效率不高,1998年时，我们南京金和已经成为南京规模较大的一家IT企业。当时有十几个业务人员，业务人员的素质相差不大，但业绩差异(chy)十分巨大。其中最明显的两个人，员工小王与员工小李，他们一个月的绩效有5倍之差。但在对全部员工的调查问卷中，大家一致认为小李比小王更吃苦，更认真。于是我对两个人作了一周5个工作日的跟踪。当时我们南京公司规定是上午8：30上班，下午17：30下班，中午休息1小时。一周跟踪下来的情况如下：小王平均是8：21到公司，小李是8：05到公司。,第六页，共47页。,小王一天的工作(gngzu)情况,到公司后花5分钟时间做卫生工作，然后开始 联系新客户。平均到9：40分 联系结束，这期间平均打 为21个，找到对方负责人的 为15个。,9：4011：00，处理前一天老客户的成交单据，同时预约下午的老客户拜访。,上午11：0011：40以及下午13：3014：30，平均又有大约18个开拓新客户的 ，找到单位负责人的 为12个。,14：3017：00，外出(wi ch)进行客户的约定拜访，平均走访4家客户，成功拜访（指能见到分管业务的负责人）平均为家。,17：0017：30，回公司处理一些杂务，下班离开公司的平均时间是17：43分。,第七页，共47页。,小李(xio l)一天的工作情况,到公司后平均花15分钟时间做卫生工作（其中还会帮其他(qt)同事做一些事）。,8：20开始处理前一天老客户的业务事务，平均处理1小时，到9：20结束。,9：2011：50，联系开拓新客户的工作。其间，平均打34个 ，成功找到单位负责人的 为9个。,13：2017：10，走访老客户，平均走访5家，平均成功访问为家。,17：1018：30，回公司处理一些杂务，平均下班时间为18：35分。,第八页，共47页。,专业知识综合测试比较(bjio),对小王、小李的专业(zhuny)业务掌握进行了综合测试，小李得91分，小王得84分。对小王、小李的沟通技巧进行了面试，5个评委，小李得81分，小王得89分。,第九页，共47页。,小李(xio l)效率低的原因分析,我对小李 访问成功率低的原因进行了分析，发现小李 开拓新客户的时间，正好是多数客户的负责人外出办事的时间，而小王打 时间多数客户的负责人还在公司。小李走访客户没有事先预约，所以成功率低，多数客户的负责人不在，仅有的一点成功率也多是在下午17：00左右的最后(zuhu)一两个拜访中出现的，而小王的走访多是事先预约的。我认为以上两点是小王、小李业绩差异的主要问题。!,第十页，共47页。,结果(ji gu)运用,根据这一结论，我让小李先调整工作时间的分配，采用小王的工作时间分配形式。调整后，经过一周的磨合，到第二周，发现(fxin)小李的成功率有了大幅度的上升，工作量反而有了一些下降。开拓新客户的数量为每天36个，成功数上升到22个，客户走访量仍是5家，成功率上升到4家。两个月后，小李的业绩已经达到小王的90%。,第十一页，共47页。,讨论(toln),通过这个案例你能获得什么(shn me)启示？,第十二页，共47页。,改进(gijn)工作方式的几种方法,解决时间观念差的方法,防止压力(yl)过度的方法,克服拖延的方法,避免虎头蛇尾的方法,提高灵活性的方法,克服过于忙碌的方法,第十三页，共47页。,测试一下你的时间效率如何？,1、解决时间观念差的方法,2、防止压力(yl)过度的方法,亚健康、职业病,每天锻炼半小时以上,不要事必躬亲,3、克服拖延的方法,不要想，拿到事情后，按照轻重缓急，抓紧一件件做。,第十四页，共47页。,4、避免(bmin)虎头蛇尾的方法,5、提高灵活性的方法,止于至善,6、克服过于忙碌的方法,懂得合理授权,举例：,第十五页，共47页。,谁背上了猴子？（Willam Oncken Jr.和 Donald L.Wass）,其中有这样的经典描述：,“任何时候当我帮助你解决这样或那样的问题时，你的问题都不应成为我的问题。你的问题一旦成为我的问题，那你就不再有问题了。我不会帮助一个没有问题的人。”,“这次面谈结束后，问题应该由你带出去-正如由你带进来一样。你可以在任何约定的时间向我求助，然后我们可以共同决定下一步谁应采取什么行动。”,“在偶尔(u r)需要我采取行动的情况下，我们俩要共同决定，我不会单独采取任何行动。”,第十六页，共47页。,原潍坊市教育局局长李希贵对喜欢敲他办公室门的下属有如下应对策略：当下属一进办公室门时，你必须保持警觉地注视着他身上的那只“猴子”。以下是简单对白(dubi)：,下属：“局长您看这个问题应当怎样解决？”,李希贵：“你说呢？”,下属：“还没想好。”,李希贵：“回去想好了再来。”,第二天，下属怀揣着解决方案又来敲局长办公室的门。,下属：“局长您看这个方案行不行？”,李希贵：“还有没有更好的方案？”,下属：“还没想好。”,李希贵：“回去想好了再来。”,如此反复，使最知情的下属找到了解决问题的最好办法，那只“猴子”始终在下属的背上跳来跳去，局长根本没有碰那只“猴子”。久而久之，下属懂得了怎么做事，怎样把事情办得最好，局长办公室的门是不用经常去敲啦，反而“清闲”的局长会敲下属的门，问：“事情办得怎样？”，这叫监督！,第十七页，共47页。,“最成功的人是那些(nxi)不断努力减少自己工作量的人”（英国领导力培训专家：布赖恩克莱格、保罗伯奇）。,第十八页，共47页。,保持各种平衡关系(gun x)的方法,思考与行动之间先有思考,工作效率和工作效果之间效果更重要,行动与保持行动能力之间培训与充电,过小压力和过度压力之间适度(shd),工作与生活之间调整,任务、团队和个人之间的平衡三环领导力模型,第十九页，共47页。,三环领导力模型(mxng),完成任务,发展个人,建设团队,三方面(fngmin)的内容参见表5-6 P74,第二十页，共47页。,第六章 规划(guhu)时间,6.1 做好计划,掌握制订工作计划需要考虑(kol)的两个方面,6.2 检查你的目标,6.3 时间管理矩阵,确定任务优先级,第二十一页，共47页。,录象（1）乱了头绪(tux)的经理人-毁灭,请观察(gunch)：理查德的问题（24分钟录像）,第二十二页，共47页。,小组讨论,1、你觉得在改进时间管理方面，里查德最应该优先改善的 是什么(shn me)？,2、你会向他提出哪些建议以改进他的时间管理呢？,第二十三页，共47页。,录象（2）乱了头绪(tux)的经理人-重生（自我管理）,请观察：您认为在自我管理方面应注意哪些(nxi)要点？,录像播放时间14分钟,第二十四页，共47页。,列出工作(gngzu)任务单,主动性任务(rn wu),帮你实现工作目标,应对性任务(rn wu),不太重要却不可缺少,第二十五页，共47页。,任务的决定(judng)标准,1、完成哪些任务可使我更接近自己的主要目标？,2、我能否(nn fu)在完成单个任务的同时解决许多其他问题？,3、完成哪些任务有助于我为实现组织、部门、工作小组的,整体目标做出最大贡献？,4、完成哪些任务能使我获得（短期或长期的）最大实惠，,得到上司的表扬和其他人的认可？,5、哪些任务一旦完不成，会产生负面作用：如生气、责备、,干扰等等？,第二十六页，共47页。,重要性=影响(yngxing)深远,紧急性=需要立刻处理,第二十七页，共47页。,时间(shjin)优先,A,B,C,D,紧急(jnj),不紧急(jnj),重要,不重要,第二十八页，共47页。,重要(zhngyo),不重要(zhngyo),紧急(jnj),不紧急,B,A,C,D,危机,急迫的问题,已到期的项目,会议,不预期的打扰,某些电话,/,会议,你喜欢做的事情,受欢迎的活动,准备事项,/,预防措施,关系建立,/,计划,日常维护、改善,发掘新机会,繁琐的工作,某些电话,/,信件,浪费时间之事,有趣的活动,20-25%,65-80%,15%,1%,第二十九页，共47页。,优秀的领导者：将通过预先的安排来减轻危机的程度，也就将A变为B。,按照管理学上的“二八定律”，大家80%的精力，用于完成20%的重要(zhngyo)工作，另外80%的工作仅靠20%的精力去做完。,第三十页，共47页。,哪件事情(sh qing)先做？,一、邀总经理共进午餐(1-1.5hrs),二、拟订下一年度媒体广告预算(2-3days),三、处理积压过多的公文(1-1.5hrs),四、与物流经理讨论工作衔接问题（4hrs),五、处理急待回复的若干信件(1hrs),六、浏览桌上堆积如山的专业杂志(0.5hr),七、为下个月的业务会议准备口头报告(2hrs),八、据传某产品最近一批货的质量有问题 (1hr),九、回复 主管官员来电，讨论此事(0.5hr),十、参加下午2点召开的主管会议，但议题(yt)不明(1hr),第三十一页，共47页。,确定处理工作(gngzu)任务的先后顺序,工作的重要程度（重要的工作需要安排足够的时间处理）,工作的紧急程度（紧急的工作需要马上(mshng)着手处理）,根据(gnj)：,第三十二页，共47页。,倒完后，他又问学生：“现在你们(n men)再告诉我，这个瓶子是满的吗？”“没有满。,第七章 克服障碍,到公司后花5分钟时间做卫生工作，然后开始 联系新客户。,2、你会向他提出哪些建议以改进他的时间管理呢？,要做事项(shxing)清单,两个月后，小李的业绩已经达到小王的90%。,录象（1）乱了头绪(tux)的经理人-毁灭,工作的重要程度（重要的工作需要安排足够的时间处理）,”大家很有信心地回答说。,结果(ji gu)运用,”“真的吗？”教授笑着又问。,第四十三页，共47页。,别看它是一条黑母牛，牛奶一样是白的!,授权(shuqun)时,第三十八页，共47页。,“在偶尔(u r)需要我采取行动的情况下，我们俩要共同决定，我不会单独采取任何行动。,如何对付