企业文书档案的整理

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,Click to edit Master title style,企业文书档案的整理,佘 峰,一、概述,1、治理类文件材料：指企业在经营治理、生产治理、行政治理、党群工作中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。,2、整理方法：按卷整理和按件整理两种方法。,3、按件整理的标准依据：归档文件整理规章(中华人民共和国行业标准 DA/T 22-2023 国家档案局2023年12月6日批准，2023年1月1日实施),国家档案局关于企业执行科学技术档案案卷构成,一般要求和归档文件整理规章的意见,经科字2023第2号,科学技术档案案卷构成一般要求(GB/T118222023)和归档文件整理规章(DA/T222023)自2023年公布以来得到广泛运用。这两个标准都是档案整理的依据，属推举性标准。企业应结合各自档案工作的实际执行。科学技术档案案卷构成一般要求是国家标准，侧重科技档案的整理。归档文件整理规章是行业标准，侧重文书档案的整理。由于这两个标准在档案整理要求上有所不同，在一个企业如何执行，需要统生疏。为保持档案整理的标准统一和排列有序，依据企业档案治理的实践，对企业执行上述两个标准提出以下意见：,一、档案治理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的企业，可参照执行归档文件整理规章，否则暂缓执行此标准。,二、企业在执行科学技术档案案卷构成一般要求和归档文件整理规章时，原则上不打破原有的分类框架。,三、依据工业企业档案分类试行规章进展实体分类的企业，党群工作、行政治理工作、经营治理工作和生产技术治理工作四类的文件材料可参照执行归档文件整理规章的规定，按“件”进展整理；年归档量较少的企业，可将上述四类合并为一类整理，暂称为治理类。产品、科研、根本建设、设备仪器四类的文件材料仍执行科学技术档案案卷构成一般要求的规定，按“卷”整理。,没有按工业企业档案分类试行规章进展实体分类的企业，其治理性的文书档案可参照执行归档文件整理规章，科技档案可执行科学技术档案案卷构成一般要求。,四、同时执行这两个标准的企业，有些内容可统一。,1.卷盒规格统一为310mm220mm(长宽)，厚度可依据实际需要在10、20、30、40、50、60mm中选择使用。,2.备考表统一承受科学技术档案案卷构成一般要求的要求，按“件”整理的可将备考表中的“立卷人”改为“整理人”。,3.归档文件整理规章的归档文件名目与科学技术档案案卷构成一般要求卷内名目用途不同，应分别按各标准的要求使用。名目规格可选用A4型297mm210mm和16开型(260mml85mm)两种形式。,4.企业档案全宗号的使用统一按科学技术档案案卷构成一般要求的要求执行。,五、事业单位可参照上述意见执行。,国家档案局经科司 二00三年三月十三日,4、件：归档文件的整理单位。,1、文件正文与定稿为一件。,2、正文和附件为一件。,3、原件与复印件为一件。如 和复印件。,4、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。,5、转发与被转发件为一件。,6、正文与文件处理单、拟办单、领导签批单等为一件。,7、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。,8、一次会议或活动形成的文件，为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起作为一件来处理。假设文件太多可集中排列，作多件来处理。,9、干部职工调动通知书、党员关系介绍信、存根，以一人为一件或几人为一件。,10、文件的中文与外文为一件，文件的汉文本与少数民族文本为一件。,5、治理类文件材料的整理：将收集齐全完整的归档文件进展鉴定，以件为单位进展装订、划分保管期限、分类、排列、编号、编目、装盒、上架排列，使之有序化的过程。,6、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。,7、质量要求：,1文件材料应齐全完整。已破损的文件应予修整；字迹模糊或易退变的文件应予复制。,2整理过程中所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案爱护要求。,二、操作步骤,一文件材料的收集,1、本单位工作中形成的文件材料,2、上级主管部门或企业集团下发的文件材料,3、企业之间相互抄送的文件材料,4、下属企业上报的文件材料,参见：企业档案工作标准附录A：企业文件归档根本范围及保管期限参考表,二文件材料的鉴定,主要是对收集的文件材料进展“资格审定”，确定其是否属于归档的范围，剔除没有保存价值的文件材料。,企业文件材料归档范围：,一反映本企业在研发、生产、效劳、经营、治理等各项活动和根本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会进展和历史争论具有利用价值的文件材料；,二本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；,三本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；,四有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。,以下文件材料可不归档：,一有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；,二本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议争论、未经领导批阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部相互抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；,三非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；,四所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、状况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；,五其他不需归档的文件材料。,三装订,归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。,装订方法：,1、粘贴法。2-3页的文件承受此种方法，要求左、上侧对齐。,2、使用不锈钢装订。4-10页的文件的可承受此种方法，要求左、上侧对齐。,3、线装法。10页以上的文件可承受此种方法，承受“三孔一线”选择粗细适中的棉线进展装订，要求左、下侧对齐。,4、特殊状况，如装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，撤除有损其原貌，因此也可以不撤除。,四划分保管期限,企业文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。,五分类,1、,年度分类法,2、问题分类法,3、保管期限分类法,1、保管期限年度问题分类法,适用于文件材料较多的大中型企业,永久：,2023年经营治理类、生产治理类、行政治理类、党群治理类,2023年经营治理类、生产治理类、行政治理类、党群治理类,30年：,2023年经营治理类、生产治理类、行政治理类、党群治理类,2023年经营治理类、生产治理类、行政治理类、党群治理类,10年：,2023年经营治理类、生产治理类、行政治理类、党群治理类,2023年经营治理类、生产治理类、行政治理类、党群治理类,2、保管期限年度(按问题排列),适用于文件材料较少的企业,永久：,2023年按经营治理、生产治理、行政治理、党群治理挨次排列,2023年按经营治理、生产治理、行政治理、党群治理挨次排列,30年：,2023年按经营治理、生产治理、行政治理、党群治理挨次排列,2023年按经营治理、生产治理、行政治理、党群治理挨次排列,10年：,2023年按经营治理、生产治理、行政治理、党群治理挨次排列,2023年按经营治理、生产治理、行政治理、党群治理挨次排列,六排列,归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。,七编号,归档章,八编目,件号,责任者,文号,题名,日期,页数,备注,1,日照市,*,公司,日,*,发,20111,号,*,公司,2010,年工作总结及,2011,年工作计划,20110120,20,九装盒,装盒就是将编好归档文件名目的归档文件，依据件号的挨次装入档案盒。其根本要求是：在同一年度、同一保管期限、同一大类条件下，装满盒为止。不同年度不同保管期限的档案不能装在一个盒内。,归档文件装盒后，即可填写档案盒封面、盒脊及备考表等工程。,十上架排列,归档文件装盒并完成档案盒封面及盒脊的填写后，即可将整理好的档案排列上架保管。档案上架排列方法应与分类方案全都，排列的挨次从上到下，从左到右。,档案的排列方式,文书档案,永久,文书档案,30年,文书档案,10年,全宗卷的内容和整理方法,一、全宗、全宗卷的概念,全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。,全宗卷是由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的特地案卷，是治理全宗档案的重要工具。,二、全宗卷的作用,全宗卷是在治理档案过程中产生的档案，它记载了档案工作的根本状况，反映了立档单位和全宗的历史演化，是人们生疏档案，做好档案治理工作的一种有效治理工具。,三、全宗卷的主要内容,一全宗介绍类,二档案收集类,三档案整理类,四档案鉴定类,五档案保管类,六档案统计类,七档案利用类,八新技术应用类,九综合全宗卷,1、全宗介绍类：全宗指南、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。,2、档案收集类：档案接收和征集工作的方法、标准，档案资料交接文据及相关名目，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。,3、档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。,4、档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的名目清册等。,5、档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损状况调查与修复抢救、重点档案爱护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。,6、档案统计类：档案根底统计台账，档案工作根本状况统计报表，档案工作统计分析材料等。,7、档案利用类：档案利用制度，检索工具编制状况，档案开放与掌握状况，档案编研与出版状况，档案展览与公布状况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。,8、新技术应用类：应用现代技术治理档案的状况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作状况，电子档案文件创立和应用环境硬件和软件及数据格式说明等。,9、综合全宗卷：治理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作标准和治理制度，涉及多个全宗的文件材料。,四、全宗卷的整理方法,第一步：装订：文件材料以件为单位进展装订。,其次步：分类,第三步：排序：同一类目下，文件材料按时间挨次排列。,第四步：编号：在文件材料首页上方空白处进展编号。编号由全宗号类号件号三局部组成。例：QY112，青岛市政工程集团，全宗介绍类，第2件,第五步：编制文件材料名目,第六步：装盒,五、全宗指南全宗介绍的编写,一全宗指南的概念,全宗指南是向利用者介绍和报道档案全宗构成者立档单位及其所形成档案状况的工具书。,二编制原则,编制全宗指南应客观、准确、真实、语言简练、文字表达清晰。,三全宗指南的格式,封面格式如下：,全 宗 指 南,-年,全宗号：*,立档单位：,编写时间：年月,全宗指南的根本构造,一、全宗指南名称,二、全宗来源简况,一全宗构成