商务会议礼仪培训课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,商务会议礼仪,商务会议礼仪,1,公司会议的工作安排,工作会议的会前工作,工作会议的会中工作,工作会的会后工作,公司会议的工作安排工作会议的会前工作,2,会务工作（会前）,1.确定会议主题与议题,2.确定会议名称,3.确定会议规模与规 格,4.明确会议组织机构,5.明确会议所需设备和工具,6.确定会议时间与会期,7.确定与会者名单,8.选择会议地点,9.安排会议议程和日程,10.制发会议通知,11.制作会议证件,12.准备会议文件材料,13.安排食住行,14.制定会议经费预算方案,15.布置会场,16.会场检查,会务工作（会前）1.确定会议主题与议题,3,会务工作（会中）,做好会议记录,组织签到,会议值班保卫工作,报到及接待工作,做好后勤保障工作,编写会议简报,做好会议保密工作,会议信息工作,会务工作（会中）做好会议记录组织签到会议值班保卫工作 报到,4,会务工作（会后）,撰写会议纪要,催办与反馈工 作,安排与会人员离会,会议总 结,会议文书的立卷归 档,会议的宣传报道,会务工作（会后）撰写会议纪要 催办与反馈工 作 安排与会,5,性质、议题、任务来确定与会人员。,来宾证,制定会议经费预算方案,如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将其放在客方成员住房的桌上。,洋葱、腐乳之类的食物，,干净整齐，不准留新潮、怪异的发型，,秘书组、文件组、,洋葱、腐乳之类的食物，,双方人员入座后谈判正式开始，这时非谈判人员应全部离开谈判室；,食宿标准等等，以方便,双方由主谈人介绍各自成员，互相握手、问候、致意。,双方人员入座后谈判正式开始，这时非谈判人员应全部离开谈判室；,当客方人员到达时，主方人员在大楼门口迎候，,2、确定会议名称,会议名称一般由“单位+内容+类型”,构成,应根据会议的议题或主题,来确定。,会前准备工作,1,、确定会议主题与议题,要有切实的依据；必须要结合本单位的,实际；要 有明确的目的。,性质、议题、任务来确定与会人员。2、确定会议名称,6,4、确定会议时间、会期,会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，,确定会期的长短应与会议内容紧密联系。,3、确定会议规模与规格,本着精简效能的原则,会议的规模有大型、中型、小型。,会议的规格有高档次、中档次和低档次。,4、确定会议时间、会期3、确定会议规模与规格,7,5、确定会议所需用品和设备,（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。,（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，,例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需,的特殊用品和设备。,5、确定会议所需用品和设备,8,6、建立会议组织机构,会务组、宣传组、,秘书组、文件组、,接待组、保卫组。,7、确定与会人员名单,出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的,性质、议题、任务来确定与会人员。,6、建立会议组织机构,9,9、安排会议议程与日程,会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，,对会议所要通过的文件、所要解决的问,题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。,8、确定会议地点,要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。,有时也考虑政治、经济、环境等因素。,9、安排会议议程与日程8、确定会议地点,10,10、制发会议通知,会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、,议题及要求等。,会议通知的种类有书信式和柬帖式。,会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。,会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。,10、制发会议通知,11,11、制作会议证件,代表证,出席证,会议正式证件 列席证,来宾证,会议证件 旁听证,工作证,会议工作证件 记者证,出入证,会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。,有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。,11、制作会议证件,12,12、准备会议文件资料,主要有议程表和日程表、,会场座位分区表和主席台及会场座次表、,主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、,开幕词和闭幕词、其他会议材料等。,12、准备会议文件资料,13,主方谈判的接待准备,（1）主座谈判的接待准备,主座谈判，作为东道主一方出面安排各项谈判事宜时，一定要在迎送、款待、场地布置、座次安排等各方面精心周密准备，尽量做到主随客便，主应客求，以获得客方的理解、信赖和尊重。,成立接待小组,成员由后勤保障(食宿方面)、交通、通讯、医疗等各环节的负责人员组成，涉外谈判还应备有翻译。,主方谈判的接待准备（1）主座谈判的接待准备,14,（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。,双方人员入座后谈判正式开始，这时非谈判人员应全部离开谈判室；,会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。,了解客方基本情况，收集有关信息,接待组、保卫组。,会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。,主方人员待客方人员落座后再坐下。,更应照顾到翻译的方便。,小规模谈判还可在会客室，,成员由后勤保障(食宿方面)、交通、通讯、医疗等各环节的负责人员组成，涉外谈判还应备有翻译。,除谈判的日程外，自行安排食宿、,12、准备会议文件资料,如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将其放在客方成员住房的桌上。,会议名称一般由“单位+内容+类型”,了解客方基本情况，收集有关信息,可向客方索要谈判代表团成员的名单，了解其性别、职务、级别及一行人数，以作食宿安排的依据。,掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式，以安排迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。,（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、,15,拟订接待方案,根据客方的意图、情况和主方的实际，拟订出接待,计划和日程安排表。,日程安排还要注意时间上紧凑.,日程安排表拟出后，可传真给客方征询意见，,待客方无异议确定以后，即可打印。,拟订接待方案,16,如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将其放在客方成员住房的桌上。,主座谈判时，东道主可根据实际情况举行接风、送行、庆祝签约的宴会或招待会，客方谈判代表在谈判期间的费用通常都是由其自理的。,商务会议礼仪培训课件,17,迎接的客人较多的时候，主方迎接人员可以按身份职位的高低顺序列队迎接，双方人员互相握手致意，问候寒暄。,如果主方主要领导陪同乘车，应该请客方主要领导坐在其右侧。最好客人从右侧门上车，主人从左侧门上车，避免从客人座前穿过。,商务会议礼仪培训课件,18,（,3）谈判室的布置与座次安排,小规模谈判还可在会客室，,有条件的话最好安排二三,个房间，一间作为主要谈,判室外，另一间作为双方,进行内部协商的密谈室，,再配一个休息室。,谈判室布置以高雅、宁静、和谐为宜，环境安静，没有外人和电话干扰，光线充足，室温适宜，装饰陈设简洁、实用、美观。,（3）谈判室的布置与座次安排谈判室布置以高雅、宁静、和谐为宜,19,（4）客座谈判的礼仪,“入乡随俗、客随主便”，,对一些非原则性问题采,取宽容的态度，以保证,谈判的顺利进行。,明确告诉主方自己代表,团的来意目的、成员人,数、成员组成、抵离的,具体时间、航班车次、,食宿标准等等，以方便,主方的接待安排。,可与主方协商提出自己的参观访问、游览观光等活动要求，但应尊重主方安排。,（4）客座谈判的礼仪可与主方协商提出自己的参观访问、游览,20,谈判期间，对主方安排的各项活动要准时参加，,通常应在约定时间的5分钟之前到达约定地点。,到主方公司做公务拜访或有私人访问要先预约。,对主方的接待，在适当的时间以适当的方式表示,感谢。,客座谈判有时也可视双方的情况，,除谈判的日程外，自行安排食宿、,交通、访问、游览等活动。,谈判期间，对主方安排的各项活动要准时参加，,21,2.出席商务谈判的仪表仪态要求,（1）整洁的仪容,仪容是指一个人的身体不着装的部位，主要是头发、面部和手部。,商界人士仪容的要求是干净整齐，端庄大方。,2.出席商务谈判的仪表仪态要求（1）整洁的仪容,22,男性,头发：发型简单大方，长短适当，,干净整齐，不准留新潮、怪异的发型，,不准蓬头乱发，亦不准染发，最好也不要烫发。,手：谈判时，握手问候、交换名片和递送文件等都会将手展示于人，因此，及时修剪指甲，保持手的干净整齐也是必要的。,男性,23,面部：保持干净清爽，,养成每天上班前必剃,须的习惯，不准留胡子，,也不能留大鬓角。,谈判前，不要进食大蒜、葱、韭菜、,洋葱、腐乳之类的食物，,保持牙齿清洁，没有食品残留物，也没有异味。,面部：保持干净清爽，谈判前，不要进食大蒜、葱、韭菜、,24,如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将其放在客方成员住房的桌上。,见，要求准确把握对方的意图。,口齿清晰，言词有礼，要多用敬语,在谈判进行 中，双方要关闭所有的通讯工具(或调到静音)，人员也不要随便进出。,出入证,会议正式证件 列席证,谈判中，主方应提供茶水、咖啡等饮料，服务人员添茶续水要小心动作，可在休会或某一方密谈时进行。,了解客方基本情况，收集有关信息,见，要求准确把握对方的意图。,可适当使用清新的淡香水，但香气不可过于浓烈。,主座谈判时，东道主可根据实际情况举行接风、送行、庆祝签约的宴会或招待会，客方谈判代表在谈判期间的费用通常都是由其自理的。,配深色袜子和黑色皮鞋。,出席商务谈判的女性，切忌穿得太紧、太透、太花、太露、太短的休闲装或牛仔装、运动装，也不要佩戴太多的首饰，否则既显得没有教养，也显得没有品味。,双方由主谈人介绍各自成员，互相握手、问候、致意。,女性,出席商务谈判的女性，应选择端庄大方的发型，过于时髦、怪异的发型，染发和不加以固定的长发，都不适合出现在这种场合，选用的发卡、发箍以朴实素雅为佳。,脸部应化淡雅的日妆，保持妆容的和谐清爽，一般不宜文眉、文眼线，唇膏和眼影也不要过于浓艳，要与服饰协调。可适当使用清新的淡香水，但香气不可过于浓烈。,如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程安排表可在客方,25,女性手部除保持干净整齐外，可适当使用指甲油,美饰一下指甲，不宜涂抹彩色 指甲油。,女性手部除保持干净整齐外，可适当使用指甲油,26,（2）规范的服饰,男性：,应穿深色(蓝、黑、灰、棕)的三件套或两件套西装，,白色(或与西装同色系)衬衣、打素色或条纹领带，,配深色袜子和黑色皮鞋。,除结婚戒指外，一般不戴其他首饰，最好能戴上一只有品味的手表，既能掌握时间，又是最好的装饰品。,在商务谈判场合，男性不应穿着茄克衫、牛仔裤、T恤衫、,旅游鞋、凉鞋等休闲服装出席。,（2）规范的服饰,27,女性：,端庄、典雅的套裙是商界女性出席谈判场合的最佳选择。以体现着装者的稳重、端庄，配上肉色的长筒或连裤丝袜和黑色的高(中)跟鞋。与服饰配搭，适当点缀一两件首饰或胸针(花)、丝巾等。,出席商务谈判的女性，切忌穿得太紧、太透、太花、太露、太短的休闲装或牛仔装、运动装，也不要佩戴太多的首饰，否则既显得没有教养，也显得没有品味。,女性：,28,（3）文明得体的言谈举止,说话,商务谈判人员要求说话表达准确，,口齿清晰，言词有礼，要多用敬语,和谦语，尽量采用委婉的表达方式。,商务谈判时，还要善于倾听对方的意,见，要求准确把握对方的意图。,举止,出席谈判人员的举止要自然大方，优雅得体：,说话速度不宜太快，,涉外谈判时，,更应照顾到翻译的方便。,说话的态度要友好、,和善，面带微笑，,以有助于促使问题的解,（3）文明得体的言谈举止说话速度不宜太快，,29,谈判过程中的礼仪,商务谈判过程中，自始至终都,贯穿一定的礼仪规范:,主方准时迎候。主方人员应先于客方到达谈判地点，,当客方人员到达时，主方人员在大楼门口迎候，,亦可指定专人在大楼门口接引客人，主方人员只在谈