文控管理制度课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,文控管理制度,*,2015.10.10,1,文控管理制度 1,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,目录,管理文件编写规范,公司文件分类,商务写作技巧,通知公告文件编写规范,2,点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本目录管理文件,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,公司文件分类,1.,管理文件：,指为规范公司管理而发布的指导性文件，包括：管理制度、流程、规定、规范、办法、程序等。,2.,业务文件：,指营销业务部门针对业务开展编写的对外相关文件。,3.,合同文件：,指采购合同、销售合同、业务往来合同等。,4.,表格文件：,指公司内部流转或与外部沟通的表格文件，如请款单、报价单等。,5.,通知公告：,指公司发布的通知、通告、公告、请示、报告等。,3,点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本公司文件分类,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,正 文,封 面,修订记录,管理文件编写规范,管理文件结构,公司标识,公司名称,文件名称,文件编号,版本,编制人,/,部门,批准人,日期,修订日期,改前版本,修改内容,改后版本,修改人,批准人,目的,适用范围,权责划分,名词定义,具体内容,档案管理,附件,我在这，点我啊,4,点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本正 文,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,封面中，公司标识可根据文件需要适当缩小或放大，必须确保整体的美观；公司名称必须使用全称，字体为初号黑体加粗；文件名称字体为小初宋体加粗；编号、版本、编制、批准、日期等字体为小四宋体。,修订记录页中应详细记录每次修订的日期、版本、内容、修订人、批准人等，确保文件的修订连贯并可追溯。,文件编号参照管理文件编号规则编写，统一由综合管理部管理；,版本号格式为版次,/,修改，版次范围为,A-Z,，修改为,0-9,次，第一次编写的文件版本为,A/0,版，如小幅度修改的，版本号为,A/1,版，当版本号为,A/9,版，再作小幅度修改，版本号则为,B/0,版；如作大幅度修改的，版本号直接由,A/0,改为,B/0,版。,页码格式统一为“共页,第页”。,生效期：生效期为文件正式执行的日期，格式统一为“,/,/,”。,管理文件编写规范,管理文件封面规范,5,点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本封面中，公,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,管理文件编写规范,管理文件编码,保密等级,标示,传阅范围,非密级,N,公开,保密级,M,仅供公司,/,部门内部或该事件相关人员阅读,秘密级,MM,仅供经理及以上人员及该事件相关人员阅读,绝密级,JM,仅供总经理及该事件相关人员阅读,公司编码统一为：,SY,。,文件类别代码：,管理文件,:GL,；业务文件：,YW,；合同文件：,HT,；表格文件：,BG,。,部门代码为起草部门代码,总经办：,ZJB,；综合管理部：,ZGB,；营销部：,YXB,；,生产部：,SCB,；财务监控部：,CWB,；采购部：,CGB,。,文件流水号从,001,起连续往下延续编写。,文件保密等级：,6,点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本管理文件编写,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,管理文件编写规范,管理文件修订记录规范,日期,改前,版本,修改内容,改后,版本,修改人,批准人,201,*,-,*,-,*,A/0,增加通知等公文写作规范、文件归档管理等内容。,B/0,*,7,点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本管理文件编写,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,管理文件编写规范,管理文件三种常用格式,中西结合型,纯中式,纯西式,国家法律法规,章条体结构,章、节、条、款、项、目,适用于科技类文稿,层次一般不超过,3,层,纯西码,适用于人文类文稿,基本符合政府公文写作规范,汉码、西码结合,8,点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本管理文件编写,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,一、公文的含义,公用文书是指国家机关、社会团体、企业事业单位等，在办理公务活动中使用的各种文书材料。一般简称公文，有时也称文件。,二、公文的特点,权威性,：由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，公文是机关、团体、组织开展工作的依据。,规范性：,公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。,工具性：,公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。,三、公文类型,上行文、平行文、下行文,四、公文种类,2012,年,7,月,1,日起施行的,党政机关公文处理工作条例,公布的公文种类有：,决议、,决定、命令、,公报、,公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等,15,种。,通知公告文件编写规范,公文基础知识,9,点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本一、公文的含,点我,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,落 款,标 题,正 文（含附件）,结 束 语,文 首,文 尾,通知公告文件编写规范,通知公告文件结构,10,点我点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本落,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,通知公告文件编写规范,公文文首规范,文首左侧为公司的标识，右侧上方为,“,*公司,文件,”,（一号黑体加粗）字样，下方为文件编号（四号宋体），具体参照附件,2,：,通知、公告范本,。根据公司部门字号具体排序，分别为：,公司所有通知、公告编号统一由人力资源部管理，使用编号需到保管人处申领，并且电子版和档案版需抄送保管人备案。,所有文件序号,“,”,必须连续使用且不得重复使用，请示、报告不需要编号。,部门,文件编号,总经办,粤,*,字第,2015,号,营销部,粤,*,营字第,2015,号,生产部,粤,*,生字第,2015,号,采购部,粤,*,采字第,2015,号,财务部,粤,*,财字第,2015,号,综合管理部,粤,*,综字第,2015,号,我在这，点我啊,11,点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本通知公告文件,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,通知公告文件编写规范,公文正文规范,1.,页边距设置：左,2.5cm,，右,2.5cm,，上,2.5cm,，下,1.5cm,。,2.,字体：通知、公告等文件的标题为小二宋体加粗，正文字体统一为小四宋体。,3.,行间距：,1.5,倍，如有特殊情况，如整篇文字一页多一行，可适当调小行间距，以便于在一页内显示。,4.,层次序号：,第一层用“一”，后加“、”，而非“，”或“,.,”。,第二层用“（二）”，括号后不能再加“，”或“,.,”。,第三层用“,1.,”，输入“,.,”时，注意要切换成英文全角模式。,第四层用“”，后面不能再加“、”或“,.,”，输入“”是通过“插入符号,普通文本（带括号的字母数字）”中输入，不得用此种“（,1,）”。,若文中还需用到更小的层次，可以采用“”，后面不能加“、”或“,.,”。,注意：使用序号时，其位置不能颠倒，原则是：大写在前，小写在后；不带括号的在前，带括号的在后；汉码在前，西码在后。在使用过程中，可根据实际情况省略“（一）”或“”。,我在这，点我啊,12,点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本通知公告文件,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,通知公告文件编写规范,公文正文规范,1.,页边距设置：左,2.5cm,，右,2.5cm,，上,2.5cm,，下,1.5cm,。,2.,字体：通知、公告等文件的标题为小二宋体加粗，正文字体统一为小四宋体。,3.,行间距：,1.5,倍，如有特殊情况，如整篇文字一页多一行，可适当调小行间距，以便于在一页内显示。,4.,层次序号：,第一层用“一”，后加“、”，而非“，”或“,.,”。,第二层用“（二）”，括号后不能再加“，”或“,.,”。,第三层用“,1.,”，输入“,.,”时，注意要切换成英文全角模式。,第四层用“”，后面不能再加“、”或“,.,”，输入“”是通过“插入符号,普通文本（带括号的字母数字）”中输入，不得用此种“（,1,）”。,若文中还需用到更小的层次，可以采用“”，后面不能加“、”或“,.,”。,注意：使用序号时，其位置不能颠倒，原则是：大写在前，小写在后；不带括号的在前，带括号的在后；汉码在前，西码在后。在使用过程中，可根据实际情况省略“（一）”或“”。,我在这，点我啊,13,点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本通知公告文件,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,通知公告文件编写规范,公文写作规范,（三）文件的附件,文件有附件的，在正文结束时隔一行，空四格以“附件”字样标明，依次分行写明附件名称，名称加上书名号。如果有多个附件的，以“附件,1,”、“附件,2,”等加以区分，,并在附件的文件左上角用四号宋体标明“附件,1,”，“附件,2,”等字样。,（四）文件的附注,在正文内无法表述，但又必须说明的事项，以“附注”形式标注，并用括号括起附注的内容，其位置在落款日期下一行左侧空四格处。,（五）正文的落款、印章,如有附件，则请示人（报告人）、印章和成文日期等落款放在附件标识的下面。,落款位置在正文的右下方，如以总经办的名义发文的，落款为公司名，如以部门名义发文的，落款为公司及部门名称。落款的日期格式为汉码数字，如：“二一五年九月二十一日”，其中“”是通过插入,-,符号普通文本几何图形符（字符代码,25CB,）输入。,如需使用印章，印章应压在成文的年、月、日的落款上，防止空白印章。,14,点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本通知公告文件,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,通知公告文件编写规范,公文写作规范,常规性文件（管理文件、业务文件、合同文件、表格文件）无需文尾。通知、公告等文件的文尾包括主题词、抄报、抄送、拟稿、审核,/,审批等内容。,主题词：是指文件的关键词语，一般有,1-3,个，多个主题词之间空两格（一个汉字距离），不加标点符号。,抄报、抄送：“抄报”后填写呈送文件的上级单位名称，“抄送”处填写传递文件的同级单位名称。多个抄报（抄送）单位名称之间空两格（一个汉字距离）。,拟稿：“拟稿”后是拟稿人的姓名全称。,审核：一般指部门负责人对抄报或者抄送的文件进行核实、认同的确认。,审批：一般指部门负责人对文件进行审核的确认，若同一文件需要多级领导审批的，更高层级领导可在文件空白处签署意见。,字体：主题词、抄报、抄送、拟稿、审核或审批等字样的字体为四号黑体；填入内容的字体为四号宋体。,我在这，点我啊,15,点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本通知公告文件,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,通知公告文件编写规范,公文写作规范,（一）文件的发放,文件发起部门将批准后的文件通过公告栏、,QQ,群等方式发布相关文件，并将复印件发放至文件涉及的部门，各部门在接收文件后需在文件背面注明已签收及日期。,（二）文件的存档,1.,电子档文件保存格式为：编号,+,文件名。,如,:SY-GL-ZGB-001-N,文控管理规范,粤,*,综字第,2016,001,号关于春节放假的通知,2.,纸质文件的存档,各部门应指定一名文件保管者，负责本部门所有文件的存档、管理。,管理文件的责任部门在综合管理部，公司各部门发起的所有管理制度、流程、规定、规范、办法、程序等文件，都必须由综合管理部统一编号