企业档案管理讲座资料课件

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,欢迎海螺集团的领导 和同志们！,企 业 档 案 管 理,讲 座,主讲：查满林,欢迎海螺集团的领导 和同志们！,1,开篇案例,马钢应诉美国H型钢反倾销胜诉给档案工作的启示,结论：建立档案信息综合管理体系，强化企业档案工作，是现代企业发展的必然需求。,研究企业档案工作基于两个基本观点：,档案工作很重要-这是由企业档案的存在价值决定的，具有不可替代性。,档案工作很特殊-发展的不均衡性、产生效益的潜在性、发挥作用的滞后性决定了企业档案工作的专业性、服务性、基础性特点,开篇案例马钢应诉美国H型钢反倾销胜诉给档案工作的启示,2,提纲,一、企业档案与企业档案工作,二、企业档案工作组织建设与制度建设,三、企业档案工作基础设施建设,四、企业档案资源建设,五、企业档案信息化建设,六、企业档案工作发展值得注意的几个问题,结束语,提纲一、企业档案与企业档案工作,3,一、企业档案与档案工作,企业档案,企业档案工作,企业档案工作原则,统一领导、分级管理、维护档案的完整、准确、系统与安全。,企业档案工作内容,一、企业档案与档案工作,4,二、企业档案工作组织建设与制度建设,（一）档案工作领导,（二）档案机构设置,（三）档案人员配备,企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。,1）档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。,2）忠于档案人员职守：档案收、管、用；维护档案与安全,3）档案人员配置基本要求：,档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。,档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。,档案人员应定期接受档案业务培训。,二、企业档案工作组织建设与制度建设（一）档案工作领导,5,（四）,档案工作体系,企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。,（五）企业管理职责,建立健全档案工作规划、计划和规章制度,贯彻落实“三纳入”、四参加制度,企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。,（四）档案工作体系,6,（六）企业部门职责,企业各职能或承办部门及项目负责人，应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。,企业各职能或承办部门及项目文件形成者，应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。,专兼职档案人员，应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。,（六）企业部门职责,7,（七）档案部门职责,统筹规划企业档案工作，制定企业档案规章制度。,负责企业档案收、管、用。,监督、指导、检查企业所属单位的档案工作。,依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。,（七）档案部门职责,8,（八）企业档案工作制度建设,工作规章,明确归档责任,制定档案管理规范,制定档案工作责任追究制,制定档案管理应急预案,管理制度,业务规范,（八）企业档案工作制度建设,9,三、企业档案工作基础设施建设,1、档案库房、业务技术用房、阅览及陈列室要求,2、档案装具,3、保护设备（按照“八防”要求配置）,4、技术设备,三、企业档案工作基础设施建设1、档案库房、业务技术用房、阅览,10,四、企业档案资源建设,（一）企业档案资源建设的总体框架,（二）总体要求：,三纳入：,企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成,应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。,四参加：,企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。,四同步：,企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时作好项目文件归档交接。,四、企业档案资源建设（一）企业档案资源建设的总体框架,11,（三）归档制度,1、文件的形成、积累,2 、归档文件的主要来源：,本企业形成的文件；,本企业建设项目、外购设备等接收的文件；,所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；,本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；,本企业执行、办理的外来文件。,（三）归档制度1、文件的形成、积累,12,3、文件归档时间,1）经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。,2）科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。,3）产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。,4）会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。,5）电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。,6)磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。,7)更新、补充的文件；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件；企业资产与产权变动过程中形成的文件；其他活动中形成的文件等，应随时归档。,3、文件归档时间,13,4、文件归档要求,1)企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制,2)归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存,3)归档的文件应为原件,4）非纸质文件应与其文字说明一并归档。,5)归档的文件一般一式一份,6）两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议约定文件归档。,4、文件归档要求,14,（四）档案管理六个环节,档案收集工作,档案整理工作,档案保管工作,档案鉴定工作,档案统计工作,档案利用工作,（四）档案管理六个环节 档案收集工作,15,五、企业档案信息化建设,档案信息化基本要素：感知载体（硬件设施）、数据采集与处理、数据传输,总体目标：,借助于企业信息化建设的平台，研究开发档案管理系统，坚持技术与管理并重、档案信息化与企业信息化协调同步原则，不断促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平。要求企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的需求。,长期目标：,统一档案管理系统软件，加快建设档案数据库，建设数字档案馆，实现远程归档和远程利用。,五、企业档案信息化建设档案信息化基本要素：感知载体（硬件设施,16,电子文件的归档,电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。,企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。,归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。,电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。,加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。,文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。,电子文件的归档电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。,17,传统载体档案数字化,企业可根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。,传统载体档案数字化企业可根据档案保管和利用的实际需要，有选择,18,电子档案的保管,电子档案应参照纸质档案分类方案进行整理。,电子档案应存储到脱机载体上。,脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。,存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。,超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行,电子档案的保管电子档案应参照纸质档案分类方案进行整理。,19,档案网络化服务,目标：统一系统软件，建立数字档案馆，实现远程归档和远程利用；,统一系统软件,企业应建立馆（室）藏档案目录数据库，并逐步实现档案的全文检索。,对数字化档案和各信息系统归档的电子文件，档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。,涉密档案管理系统应与互联网物理断开，非涉密档案管理系统可与互联网络逻辑隔离。,档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。,档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。,各信息系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。,档案网络化服务,20,六、企业档案工作发展值得注意的几个问题,（一）企业战略与结构调整过程中的档案工作发展问题,（二）企业档案工作监督管理问题,（三）档案数字化建设问题,（四）企业信用档案建设问题,（五）工程项目档案管理创新问题,（六）企业基层档案业务建设问题,六、企业档案工作发展值得注意的几个问题（一）企业战略与结构调,21,如何搞好企业基层档案工作？,找准自我定位，创新服务理念,抓住关键要素，提高整体水平,特色档案资源建设、“三纳入”与“四参加”制度建设、四个同步、专业考核,坚持规范管理，实现科学发展,如何搞好企业基层档案工作？找准自我定位，创新服务理念,22,结束语,遵循规律：尊重历史，存史资政。,把握趋势：网络化、多元化、社会化,创新发展,走向未来,谢谢！,结束语遵循规律：尊重历史，存史资政。,23,