如何组织高效会议课件

,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,如何组织高效率会议,1,如何组织高效率会议1,权威统计：,在我国，一个单位的领导一年有80%的时间在开会（约40%参加上级部门的会议，40%参加本部门会议）；我国每天召开的会议约240万个；全国每年会议经费达35亿元！,2,权威统计：在我国，一个单位的领导一年有80%的时间在开会（约,会议的组成部分：,前段：会前准备工作,要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的讨论过程。,1、,会议召集人的会前工作清单,2、,与会者的会前准备工作,中段：议事过程,是会议的主体及核心部分，此部分在无特殊情况下应尽量按照事先的议程安排进行，以保证会议的高效率进行。,开会参考流程,末段：会后追踪,会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的工作，并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报。,会中分派工作一览表,GO,3,会议的组成部分：前段：会前准备工作中段：议事过程末段：会后追,会议召集人的会前准备工作清单：,开会目标,是否清楚；,决定与会者名单；,决定与会者的参与程度；,决定由谁来担任,会议主席,与,会议记录,者；,决定会议时间、会议长度、地点；,准备好会议所需辅助设备；,决定哪些与会者该做简报与何时做；,暂定的,会议议程,是否涵盖所要讨论的事项，并把议程事先发给与会者；,分发,开会通知,。,4,会议召集人的会前准备工作清单：开会目标是否清楚；4,与会者的会前准备工作：,基本的工作,就是对自己负责的议题有充分的了解，并有充分的资料提供给其他与会者；,会前了解自己在会议中发挥的作用，若在会前还不知道自己负责的议题或职责范围，应及时向组织者询问。,给与会者的几个建议,5,与会者的会前准备工作：基本的工作就是对自己负责的议题有充分的,给与会者的,几个,建议：,1、发言内容要有组织,2、适时发言,3、一次只讨论一个要点,4、口齿清晰、陈述有力,5、让证据说话,6、仔细倾听他人讨论,7、避免不当的肢体语言,6,给与会者的几个建议：1、发言内容要有组织6,会议目标：,会议中所,要解决什么问题,，以及对会议中讨论的议题所期望能达到的最好效果，既,问题在会议中期望被解决的程度,。,7,会议目标：会议中所要解决什么问题，以及对会议中讨论的议题所期,会议时间、长度及地点：,若非紧急会议，早上9点钟到十点半钟，下午2点半钟到3点半钟是最佳开会时间，此段时间是一天中精神状态最好、工作状态最佳的时段；,除非有必要，一般会议尽量不超过一小时；,会议地点一般不要选择在太过舒适或新奇的地方，否则很容易分散与会者的注意力。,8,会议时间、长度及地点：若非紧急会议，早上9点钟到十点半钟，下,会议主席（主持人）：,一个重视议事效率的主席对于应付会中的临时状况，应要有两把刷子，控制讨论方向不致离题，到刺激与会者进行批判性思考，都有赖于主席的经验与智慧，主席应时时打开其“第三只耳朵”。,会议主席的几大职责,9,会议主席（主持人）：一个重视议事效率的主,主席的几大职责：,1、营造和谐的气氛；,2、控制讨论方向，使会议照议程进行；,3、正确总结各段落或议题的讨论内容；,4、引导发言者解释令人困惑的发言；,5、尊重少数人的意见，避免会中意见一边倒的情况；,6、减少与议题无关的争辩与讨论；,10,主席的几大职责：1、营造和谐的气氛；5、尊重少数人的意见，避,会议记录的组织与整理：,标题、会议目标、主席名字、缺席及出席人名单应列在会议记录起头处；,使用简短的文字，明述与会者的讨论重点；,工作分派情形及完成日期记录无误；,11,会议记录的组织与整理：标题、会议目标、主席名字、缺席及出席人,会议记录的内容：,讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦的向与会者确认每个结论无误）；,有哪些证据支持此议案通过，及反对意见为何；,分派工作的详细情形，及完成日期。,12,会议记录的内容：讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦的向与,会议记录者的职责：,及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚；,适时做总结，协助讨论进行；,向各与会者确认各议案的排序是否无误。,13,会议记录者的职责：及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚,给会议记录的几点建议：,1、重要的会议应录音下来，从而使整理会议时有据可循；,2、除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地；,3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任；,4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅，易于了解，同时不失真；,5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度；,6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分；,7、将整理好的会议记录分发给各与会者。,14,给会议记录的几点建议：1、重要的会议应录音下来，从而使整理会,会议的议程设计：,好的议程设计有助于讨论上轨道，也就是在预定的时间内讨论各相关议案细节；,好的议程设计也可避免讨论离题，有系统地帮助与会者一步步达到目标；,会前应把会议议程表分发给各与会者，并且在议程表里明确各议题所预计使用的时间，供主席及与会者遵循；,议程表最好有固定格式的表格，以避免在设计议程时遗漏须考虑到的事项。,会议议程表范例,15,会议的议程设计：好的议程设计有助于讨论上轨道，也就是在预定的,开会通知：,开会通知应包括,请他开会的理由、该准备哪些材料,及,会议召集人所期望的会议目标。,注：通知时除口头通知外最好附上书面通知，毕竟白纸黑字比口头邀请来的正式。,（会议通知范例）,16,开会通知：开会通知应包括请他开会的理由、该准备哪些材料及会议,会议参考流程：,导言：,主席开场白,讨论过程：,理清问题所在并整理出头绪，找到相应对策并达成共识,。,1、找出并分析问题的原因：分别是（1）,（2）,（3）,（主席确认以上原因各与会者都无异议，再进行下一步骤）。,2、商讨并列出可能的对策：分别是（1）,（2）,（3）,（主席确认以上原因都已详细讨论，再进行下一步骤）。,3、比较第二步所列对策，对其进行评估，看何者最符合原议事目标，并达成决议、确定对策（1）,（2）,（3）,结论：,1、请会议记录者重述已达成的决议；,2、询问与会者有无异议；,3、确认工作分配完成并已记录妥当。,17,会议参考流程：导言：17,主席的开场白：,1、陈述问题、会议目标（通过此次会议期望解决到何种程度）;,2、提供与讨论内容相关的资讯，并强调其中不可忽视的内容；,3、将问题分类并确定本次会议的侧重点及讨论顺序。一定要注意,不要让非重点及不相干的内容占用太多时间,；,4、声明会议记录者的工作内容；,5、询问与会者有无修改议程的需要。,18,主席的开场白：1、陈述问题、会议目标（通过此次会议期望解决到,会议几大问题：,1、,不守时,2、,离题、闲聊,3、,无结论,4、,缺乏议程设计或会议目标的会议,5、低效率的会议主持人,6、与会者心不在焉,7、与会者未准备开会资料,8、过多或无组织的开会资料,9、,会议无记录,19,会议几大问题：1、不守时19,TBC,之一贯问题:,会议未准时开始：,1、主席未准备就绪，导致开会延后，主席的信任度将大打折扣；,2、与会者未准时，若此人不是攸关会议决议的人的话最好不等。否则，一贯准时的人也会认为：,“,既然每次都不能准时开会，那我就没有必要准时到会了。,”,未按照预定的时间进行讨论：,1、防止话多且内容空泛、无重点的与会者占用太多时间；,2、若因为一些重要议题不得不延长其讨论时间，则应选择考虑修改会议议程时间安排表。,20,TBC之一贯问题:会议未准时开始：20,离题、闲聊：,在讨论过程中很容易离题。,原因：通常是因为议程设计不够紧凑，导致无法按计划讨论，或临时有更吸引与会者的话题。,对策：1、每个议案讨论告一段落时，即做归纳整理，以确保讨论能照预期的进度进行。,21,离题、闲聊：在讨论过程中很容易离题。21,无结论：,原因：,“缺乏讨论整合的能力”,，即在话题转换时没有人可以将已讨论的事项做有系统的归纳。,对策：,主席应时时注意将与会者提出的新意见与讨论过的建议相整合，在必要时可以打断发言，把各种意见中彼此相符合或相冲突的部分做比较。,22,无结论：原因：“缺乏讨论整合的能力”，即在话题转换时没有人可,缺乏课程设计或开会目标：,好的议程设计是高效率会议的开始。,离题、无结论等问题在缺乏议程设计或目标不明的会议里非常容易发生，因此好的议程规划确有其必要性。,23,缺乏课程设计或开会目标：好的议程设计是高效率会议的开始。23,会议无记录：,好的会议记录者在会中所能发挥的作用仅次于主席，他能够对会议进程的把握起到相当的作用；,若无会议记录则会议中的重要意见或决议就有可能被遗漏；,同时在会议中已被讨论过并已达成决议的事项有可能被重复讨论。,24,会议无记录：好的会议记录者在会中所能发挥的作用仅次于主席，他,TBC,会议分类：,联络型会议,汇报型会议,达成决议或解决问题型会议,问答式会议,教育、演讲型会议,25,TBC会议分类：联络型会议25,联络型会议：,部长联络会,科长联络会,科内联络会,班长联络会,班前班后会,汇报型会议：,部科长会,月度总结会,品质管理委员会,评审型会议：,质量管理体系评审会,DR,认证会,教育型会议：,TPM,指导会,TPM,专题教育,全员教育,专题型教育,TBC,会议明细：,达成决议或解决问题型会议：,欠点讨论会,QC,小组研讨会,新产品开发研讨会,26,联络型会议：部长联络会汇报型会议：部科长会评审型会议：质量管,联络型会议的会前准备工作：,会议组织者：,1、会议时间、地点、会议预计长度的确定；,2、与会者名单的确定；,3、会议议程表的作成；,4、开会通知。,与会者：,1、所属部门重要问题及须联络事项的整理；,2、确认会议时间、地点、议程安排及会中注意事项。,27,联络型会议的会前准备工作：会议组织者：27,联络型会议的议程安排：,主席（主持人）开场白,1、确定联络的主要事项（设备、品质、交货期等），并提供相关的讯息或资料；,2、会议目标的确定（即对所联络事项通过此会议所期望解决的程度）；,3、对与会者及会议记录者提出注意事项。,联络讨论过程,1、确认上一次会议所分配工作的完成情况；,2、按照议程表的安排各与会者陈述本部门重要问题及联络事项；,3、由主席或会议记录者总结提取须讨论、解决的问题；,4、适时总结归纳会中讨论情况。,总结,1、由主席或会议记录者对会中所达成决议进行重述；,2、询问与会者对决议有无异议；,3、分配工作，并限定完成日期。,28,联络型会议的议程安排：主席（主持人）开场白28,结束语,会议是管理者进行有效管理的一个重要工具。,切记：会议成败的关键并不在于开会的那几十分钟，而在于,会前准备,及,会后的落实！,29,结束语会议是管理者进行有效管理的一个重要工具。29,预祝各位：,成功组织高效率会议！,30,预祝各位：30,