电子文件归档与管理

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,电子文件归档与管理,一、电子文件与电子档案概述,二、电子文件管理,三、电子文件归档,四、归档电子文件的保管,五、电子文件的利用,?归档文件整理规那么?DA/T 222000,?电子文件归档与管理标准?GB/T 188942002,一、电子文件与电子档案概述,一电子文件与电子档案的含义,电子文件 Electronic Records是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。这一定义按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子文件作了界定，它形成于数字设备如计算机、数字化加工设备；并有相关环境如操作系统、数据库支持；以数码形式数字、图形、音频、视频存储在外存储器上；阅读及处理需设备；借助网络传输。,与电子文件相关的几个定义：,归档电子文件,：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。,背景信息,：指描述生成电子文件的只能活动、电子文件的作用，办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。,元数据,：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。,电子档案：,是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。,含义：,一是电子档案是已归档的电子文件，已归档要求：具有保存价值，已进行整理。,二是电子档案具有保存价值，具有保存价值：主要是本单位自身的文件，具体指：反映本单位主要职能或业务工作、反映本单位历史面貌、反映本单位的主要财务与产权关系。,三是电子档案要按一定方法整理，不是杂乱无章的，而且要求集中统一管理。,四是电子档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据，否那么就不能使用，这就类似过去的甲骨文，十年前的 DBASE等设计的管理软件。,二电子文件的特点,1依赖设备设备化。,电子文件的形成、传输、存储、利用都必须依赖于相应的设备。纸质文件可以直接阅读，电子文件不能直接阅读。离开计算机的操作系统及应用软件，我们就无法对电子文件进行读写和管理，这就决定了电子文件与其相应计算机系统软硬件及其相关设备的依赖性。这给电子文件保管带来许多问题，促使我们在电子文件形成时要考虑将来计算机及其设备的兼容性、设备发生故障时的应急处理措施、电子文件加密后的解密、技术设备更新时电子文件数据格式的转换等问题。,2数字化。,电子文件的信息形态是数字化的。电子文件通过计算机显示或打印机打印到纸上使我们看到的由文字、图形等是电子文件的一种输出形式。,3网络化。,电子文件借助网络，能实现信息共享，但不平安。电子文件依赖于计算机及其网络系统，它可以 不受时空限制，如果不采取保密措施，那么能在网络的任何终端上读取网络某一存储设备上的电子文件；而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给假设干个网络终端。,三电子文件的主要类型,一是文本文件：是指用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。,常用格式：TXT、RTF、DOC、WPS、HTML、XML、UOF、ODF、OOXML,二是图像文件：指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。,常用格式：JPEG、TIFF、BMP、GIF、RAW、PNG、DXF、PCX,三是版式文件：是一种排版后仅供阅读、不可编辑、不可修改的文件格式。,常用格式：CEB、PDF等,四是音频文件。指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。,常用格式：MP3、WAV、RealAudio等,五是视频文件。指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种形态画面，如数字影视片、动画片等。,常用格式：AVI、MPEG、MOV、RM等,二、电子文件管理,1、电子文件管理原那么,1 真实性原那么,确保电子文件生成、传输、存储各环节的真实性。,主要措施是：,从电子文件形成开始实施全过程管理，不间断地对有关处理操作进行校验、处理、管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合标准。,捕获或记录电子文件在形成、处理、归档过程中，各类责任者、操作者及凭证信息等，并与电子文件一起归档，以证明电子文件的真实性。,应采取可靠的平安防护技术措施，保证电子文件的真实性。,2 完整性原那么,须保证所产生的应归档的电子文件全部归档。,须保证每一份电子文件内容信息的完整性，如电子文件存在链接内容信息时，其链接内容信息须一并归档。,须保证电子文件著录、背景和原数据等管理控制信息归档保存。,3有效性原那么,应建立相应的管理制度和采取技术措施，保证电子文件的有效性。保证归档保管的电子文件长期有效、可读。保证存储归档电子文件的载体长期有效、可读。,归档电子文件须同时归档电子文件的背景信息和元数据信息。,为保证归档保存的电子文件长期有效、可读，归档保存的电子文件应存储为通用的文件格式。,档案工作者要及时掌握电子文件格式、存储管理技术的开展动态，应用可靠、平安的技术，确保电子文件长期有效。,4全程管理和前端控制原那么,5最优化原那么,6务实与注重效益原那么,7标准化原那么，收集、整理、归档和保管利用均要符合国家各项标准标准。,2、电子文件元数据,1元数据的定义：,指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。,电子文件元数据是专门设计用于满足电子文件真实性、可靠性、稳定性、可理解性与可利用性的数据。至关重要,元数据是数据的数据,至今为止，国家还没有正式发布电子文件元数据标准。,在国内比较有研究的是深圳市档案局和安徽省档案局。,深圳市档案局的?电子文件元数据标准?征求意见稿,安徽省档案局的?电子文件管理细那么?征求意见稿,两者曾作为国家档案局拟发布的电子文件元数据标准的候选版本。目前，国家档案局?电子文件元数据标准?2021年发布了征求意见稿，尚未正式公布。,2元数据在电子文件管理中的作用,A、元数据对电子文件进行了全面的描述；,B、用于电子文件真实性保障；,C、用于电子文件完整性保障；,D、用于电子文件有效性保障；,E、用于电子文件归档与数据共享；,F、用于电子文件检索利用；,3元数据标准和类型,元数据标准以国家档案局公布后?电子文件元数据标准?为准。,类型：,记录型元数据,管控型元数据,环境型元数据,三、电子文件归档,1、电子文件归档原那么,根据?中华人民共和国档案法?第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有的规定，各单位形成的应当归档的电子文件，须由档案部门统一管理。,根据?电子公文归档管理暂行方法?电子文件参考 国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。,电子文件归档实行“双轨制归档管理原那么。,1电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或其他载体形式的文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。,2具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，须制成纸质文件或缩微品等与电子文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。,只有电子签章的电子文件，发文单位在归档时须在纸质文件上加盖具有法律效力的非电子签章。,2、电子文件收集的范围,1按载体形式分的归档范围,A磁带 B磁盘 C光盘 D、优盘,2按文件内容分的归档范围电子文件归档的变化,A、本单位的发文。主要指本单位有文号的正式发文磁盘、光盘等，本单位形成的无文号的材料磁盘、光盘等，本单位用电子计算机辅助设计、辅助制造的各种电子文件材料。,B、本单位的收文。主要指通过网络传输、面交或邮寄收到的各种磁盘、光盘、磁带等电子文件材料。,C、本单位设计的各种应用软件。,D、本单位购置或接收的各种系统软件、应用软件。,3、电子文件收集的时间与方法,电子文件一般应在电子文件形成或任务完成后及时收集。对于跨年度完成的任务和工程，要分阶段收集。,电子文件的收集，有的用计算机网络系统进行；有的采取脱机的载体传递；还可建立电子文件的收集数据库，或在电子文件数据库中对在收集范围内的电子文件进行标识。无论采用哪种方式收集，收集的电子文件应集中保管，不得由个人分散保存。由于电子文件收集是个系统工程，因此，应在档案管理部门指导下，先制定收集方案，然后按步骤进行，以便有条不紊地开展收集工作。,4、,电子文件归档流程,搜集审核 统一格式 命名,分类 查杀病毒 存储,编制档号 登记,1收集审核需要归档的电子文件,对是否归档 进行审核。,对完整性、准确性 进行审核。,对相关环境 进行审核,2 统一电子文件的格式。,各种类型电子文件推荐格式：,数据类型,推荐格式,现阶段允许格式,文字型电子文件,RTF、XML、TXT,DOC、WPS,图像型电子文件,TIFF、JPEG,BMP、PDF,音频型电子文件,WAV、MP3,WMV、RAM/RM、MIDI,视频型电子文件,MPEG、AVI,QuickTime、Real Video,3电子文件命名,以OA等系统产生的可以遵照系统自定义命名；,用手工产生的以方便查找为原那么，可用“文号+题名方式命名。,如：韶府【2002】75号文，?颁发的通知?，电子文件可命名为“SF2002075颁发?韶关市人事代理暂行方法?的通知,4分类,电子文件用计算机检索很方便，因此，在整理时分类的级次可采用三级分类，也可采用两级分类，分类方案一般为年度保管期限机构问题或保管期限年度机构问题，分类方案中强调按保管期限集中，这样便于日后的鉴定工作。,5病毒查杀,6存储,电子文件材料是信息，一般存储在光盘、磁盘等载体上。,归档份数一般为三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。,7编制档号,8电子文件的登记,电子文件应以盘、件为单位分别登记，格式及工程见?电子文件归档与管理标准?GB/T 18894 2002附录A的表A.1、A.2。登记可采取程序设定与手工录入相结合的方法，成批设定、预置、个别录入在同一个系统中运用。,登记表格式,A.1电子文件登记表,标识符,题名,责任者,文件形成,时间,文件,编号,稿本代码,电子文件类别代码,保管,期限,登记,时间,A.2归档电子文件登记表,档号,题名,责任者,文件形成,时间,文件,编号,稿本代码,电子文件类别代码,保管,期限,登记,时间,四、归档电子文件的保管,1、保管要求归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合以下条件：1归档载体应作防写处理。防止擦、划、触摸记录涂层。2单片载体应装盒，竖立存放，且防止挤压。3存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。4环境温度选定范围：1720；相对湿度选定范围：35%45%。,2、载体有效性保障,1定期检查。检查文件的可读性、处理设备及软件的更新情况。对磁性载体每2年，光盘每4年检查一次。,2对磁性载体文件每4年复制转存一次。,3、归档份数一般为三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。,4鉴定,电子文件检验后合格率达 100%前方能移交和接收。交接双方应对检验合格的电子文件填写?归档电子文件移交、接收检验登记表?见?电子文件归档与管理标准?GB/T 18894 2002附录A的表A.3。,A.3归档电子文件交换文据,移交单位名称,接收单位名称,电子文件,所属年度,归档电子,文件类别代码,归档电子,文件格式,移交总件数,档号范围,真实性检测,完整性检测,有效性检测,无病毒检测,移交单位说明,接收单位意见,交接时间,移交单位签章,接收单位签章,5归档电子文件的鉴定销毁,A、归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。,B、属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底去除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。,C、已经存储过涉密电子文件