信息部规章制度及工作流程

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,信息部规章制度及工作流程,部 门：信息部,负责人：刘志远,2021 年 1 月,方 案 目 录,一、信息部工作制度及职责,二、信息系统平安管理制度,三、组织机构,四、岗位设置,五、岗位职责及岗位描述,六、信息部日常工作流程,七、联盟客户信息系统开通流程,八、盘点流程,九、商品报损溢流程,十、2021年初发货审批流程,十一、WMS收货流程,十二、WMS发货流程,一、信息部工作制度及职责,信息管理人员主要负责监控公司信息系统及网络工作情况，及时处理信息系统及网络中所遇到的问题，重大问题和难以解决的问题要及时上报，并请有关部门给予指导和解决。部门具体职责如下：,1,、全面负责公司所有电脑及,UPS,电源、打印机等外围设备、电脑软件、相关耗材的使用、维护、保养、等管理工作，并严格遵守和督导操作人员遵守电脑设备管理的有关规定；,2,、维护好各系统软件，掌握好系统软件和测试软件的使用，负责注册用户、设置口令、授予权限，并适时加以修改，以便增强系统的保密程度。,3、在公司范围内积极普及和宣传计算机管理知识.,4、熟练掌握计算机及其外部设备的操作、使用和维护，对系统设备经常检测和维修，防微杜渐，保证网络和系统设备处于良好的工作状态。,5、严格按照正确的操作规程操作电脑，认真保护机器，防止人为的机损事故。,6、掌握一定计算机信息平安知识，能识别及去除常见的计算机病毒。,7、保存及整理好计算机管理的文档资料并注意做好保密工作。,8、在做好本职工作的前提下，认真负责配合好各部门的相关工作。,9,、根据公司业务的拓展，为网络的扩大做好相应的准备工作。,10,、为公司信息化建设提供有参考价值的设计规划或决策建议。,二、信息系统平安管理制度,1、供给链系统用户的权限及超级用户由信息部统一管理，任何人不得私自使用超级用户，不得擅自操作修改数据库。,2、各部门系统操作人员只允许使用自己的用户名和密码上机，严禁串用、盗用他人用户名与密码。,3、各部门如需要增加用户或用户名称密码丧失的，由本人写出书面申请，部门经理签字，经财务部门或授权人签字后交信息部，由信息部进行系统用户的建立及密码的变更。,4、未经信息部审批，任何部门或个人不得私自安装使用任何软硬件设施包括网络设备。,5、拥有计算机设备的部门，只允许做与本职工作有关的操作，不得私自进行非工作性操作。,6、任何人不准随意拷贝有关机密文件、窃取商业机密。如需要相关系统信息，应先写出 书面申请，经本部门经理批准。,7、所有使用计算机的部门或个人，必须定期杀毒每周至少两次。发现异常情况，立 即报信息部处理。,8、凡使用计算机的部门或个人，严禁随意改动软硬件系统设置。,9、各部门定期对计算机及其周边设备进行平安检查要求远离水源、火源、尘土，定期整理计算机磁盘，做好日常数据备份工作，防止意外事故发生。,10,、计算机设备及其周边设备严禁私自拆卸，如有特殊原因及需求，须向信息部提出申请，经主管领导批准后，由信息部技术人员进行操作。,三、,组织结构,信息部部长,信息部工程师,信息部信息管理员,信息部网络管理员,信息部副部长,序号,岗位名称,数量,备注,1,信息部部长,1,2,信息部工程师,1,3,信息部网络管理员,2,4,信息部信息管理员,1,合计,5,四、,岗位设置,五、,岗位职责及岗位描述,一信息部部长岗位,岗位描述：负责企业信息化的建设和应用,工作职责：,1,、负责信息设备的维修和使用、维护、管理；,2,、负责信息技术的开发与应用；,3,、负责信息应用技能的培训；,4,、负责信息数据的管理；,5,、负责部门之间协调工作。,6,、负责收集、整理部门需求，便于信息化推广。,7,、负责主持信息部门全面工作。,8,、负责系统新模块、新功能初步测试工作。,二、信息部工程师,岗位描述：系统研究、开发、完善及系统问题的解决,工作职责：,1、负责时空供给链系统底层核心逻辑研究,解决严重的系统问题。,2、负责公司内部各个部门，信息相关的软件的开发和维护,以满足公司运营中出现的新业务。,3、负责时空供给链系统模块完善新单据、新查询等相关的开发。,4、负责信息部门信息专业技术的培训工作。,5、负责包括时空软件在内的所有软件相关的技术文档的编写和信息技术文档的标准。,6、负责战略联盟客户的安装及维护。,三、信息部副部长,岗位描述：保证信息的准确、及时、有效,工作职责：,1、负责时空系统用户权限分配及调整；,2、负责信息数据的正确、及时传递；,3、负责解决系统软件方面出现的问题。,4、负责战略联盟客户及公司内部的培训工作。,5、负责联盟客户信息系统的维护工作。需求分析、解决日常问题,5、负责监控系统运行情况和每日系统数据备份；,6、对系统平安性及时提出隐患及解决方案,7、负责战略联盟客户的安装及维护,8、负责系统新模块、新功能初步测试工作。,四、信息部网络管理员,岗位描述：设备的维护及调配,工作职责：,1,、负责日常办公网络的维护。,2,、负责设备调配。,3,、负责监控设备运行情况及软件的安装。,4,、负责信息设备的保管与维修维护。,5,、负责对系统进行定期杀毒。,6,、负责郏县两个连锁直营店的促销、盘点数据调试及维护。,7,、负责系统新模块、新功能初步测试工作。,8,、负责物流中药盘点工作数据调试及维护,9,、负责公司通讯通账号的日常维护。,五、信息部信息管理员,岗位描述：负责根底信息的建立及维护工作,工作职责:,1、负责根底信息的建立及发送；,2、负责根底信息的修改、完善；,3、负责原始资料的保存管理。,4、负责对机房进行管理。,5、负责物流公司盘点工作数据调试及维护,6、负责每周联盟客户 回访，收集问题和需求。,7、负责系统新模块、新功能初步测试工作。,8、负责部门人员工资的造法。,9、负责各部门激光打印机碳粉的安装。,六、信息部日常工作流程,1、每天在业务部门停止一切业务后，对数据进行备份，防止意外情况发生时数据丧失。,2、经常检查效劳器运行情况，做好外网防护工作，防止恶意程序，病毒的入侵，保护好公司的各种信息不被泄露。,3、与各个部门沟通交流，了解业务情况，制定工作流程，使软件能够更好的与公司的开展结合起来，使公司开展更加标准化。,4、针对各个部门在日常工作中的问题，帮助他们查找问题的原因所在，能够及时地去解决问题，保障公司的各种业务正常运行。,5、与软件公司沟通，把公司中存在的问题和软件公司交流，商讨解决方法。,6、部门人员每天下班前，把当天所发生的问题提出来一起讨论问题所发生的原因及解决方法，防止问题重复发生。增加知识经验，提高业务能力。,七、联盟客户信息系统开通流程,1、联盟客户申请安装时空系统时，需要首先签订?战略联盟补充协议?。,2、业务部门收集已签订协议并统计客户名单，备案后把相关信息提供给信息部。,3、信息部根据客户所处地理位置，合理安排时间和路线后，到现场安装实施。,4、信息部去现场前，首先和客户预约时间，咨询相关信息，并告知装系统所需的必要条件。,5、系统实施完成后，需要与客户签订?系统开通确认单?。,例如：,联盟客户系统开通确认单,公司名称,浚县医药公司,负责人,张黎明,地 址,浚县东环城路中段医药公司仓库,联系电话,13903925656,开,通,情,况,说,明,09,年,3,月,7,日至,09,年,3,月,11,日在浚县医药公司实施时空软件切换工作，共开通时空站点数,8,个，两个帐套，极通站点数,1,个，除河南圣光集团医药物流有限公司赠送四个站点外，已超出四个站点，超出站点费用另行协商。公司光纤上网，能够保证双方信息共享的运行，业务部门能够随时查看双方的相关信息，公司各项业务都能正常运转。,遗,留,问,题,无,客,户,意,见,无,客户确认签字：,_,日期：,_,年,_,月,_,日,6、对系统在用客户，每周做一次 回访，咨询使用情况，并收集需求和相关意见。,7、针对联盟客户提出的问题和新需求，经部门商讨后，对客户做出明确答复。,联盟客户回访记录,访问联系人,访问公司,2009-3-24,2009-4-1,2009-4-8,董经理,13503733580,辉县市医药有限责任公司,一切正常,其它正常，想用赠品，让过去指导,告诉极通用户名及密码并指导他们查库存信息，现可以查！上次问题通过网络解决。,张黎明,13903925656,浚县医药公司,开票、采购正常，但他们想使用财务让提供技术服务,运行正常，有问题他们和程学生联系。,再联系，现不在电脑前,常国群,13939388478,南乐县濮康医药公司,感觉很方便，但有时候比较慢。,战锋过去了，现没问题,再联系，现不在电脑前,邹小平,13781904788,同心药业,未正式注册，暂没有正式使用。,没有用，人员操作不熟练，让过去培训。,过来人参加培训，,崔可胜,13503737707,封丘县医药公司,暂没有。,暂没有，因两个系统不方便，看能不能用一个服务器,过两天公司过去人，,胡勇,13603973678,固始县同济堂医药有限公司,刚过去装的，,告诉他们极通用户名及密码并指导他们查库存信息，现可以查！,朱保安,13503961718,遂平县医药公司,原来用的是时空，有问题时他再联系，现有,3,个问题：,1,及通没有用户名和密码，,2,中、西药库想分开，,3,可销数量与账面数量，也就是调拨时可销数量没有那么多，还能开出。,告诉他们极通用户名及密码并指导他们用极通查库存信息，现可以查！上次问题已解决。,焦建生,13903999993,许昌长生药业有限公司,没有用,打电话就是不接。,王林斗,15136666888,南阳市天新医药有限公司,时空运行正常，操作不熟练。,正在操作练习，下一步通过远程按极通。,销售部与客户签订,?战略联盟补充协议?,联盟客户信息系统开通流图,联盟客户,销售额、信誉度,符合要求,信息部,信息局部析客户情况,派人现场实施,完成,填写确认单,是,否,根据客户所处地理位置,待定,否,省区经理,总经理,八、盘点流程,1、信息部以货架号为单位，从系统中打印出相关商品信息及数量，作为盘点表。,2、盘点表打印两份，一份显示账面数量，另一份不显示账面。,盘点表具体内容如以下图：,3、显示账面数的盘点表财务持有；仓库盘点表不显示账面数，仓库以货架为单位统计商品实际数量。,4、实盘数直接和财务持有账面数比照，数量存有差异的，立即核实并查明原因。,5、货架责任到人，短缺商品由货架负责人承担，但仓库负责人负连带责任。,6、对特殊情况需要修改账面库存的，必须经过财务部和信息部核实后，由财务负责人、公司总经理签字确认前方可修改。,仓库盘点流程图,信息部准备盘点表,财务、信息部到仓库盘点,仓库部门配合,财务审核,信息部修改库存,无库存数盘点表,带库存数盘点表,信息部,盘完,是,核对,差异数,有问题,无问题,信息部做差异数,相关领导签字后,部门负责人审核、签字,保管提交单品报损（溢）详单,财务审批后签字,联系供应商争是否能退、换货，将无法退换货的统计后的单据由部门负责人签字后转质管部,对实物进行检查或抽查，并出具抽样记录或报告书。需要销毁的在质管部监督下销毁。,总经理审批后签字,信息、财务做账务处理,采购部,仓库部门,质管部,财务部,总经理,九、商品报损溢流程图,信息修改流程图,公司员工,根据需要申请,库存修改,开通权限,信贷额、信贷,i,期限,新增员工资料,其 他,否,信息员修改完后签字确认,部门负责人,财务负责人,总经理,涉及库存、信贷额,信贷期限,是,部门负责人,信息部,信息业务申请表,姓名,部门,申请业务,库存修改,新增员工资料 ,开通权限,信贷额维护,新增账号,其 他,修,改,原,因,及,明,细,总经理：财务负责人：部门负责人：信息经理：,操作员：修改日期：,提出申请，注明客户名称和发货具体情况,开票员接受客户报货方案,根据客户以往发货情况审批2021新的信贷资信,核实该客户账务是否清零，并出示该客户2021年初