资源描述
,时间管理,名人名言,盛年不重来，一日难再晨，,及时当勉励，岁月不待人。,陶渊明,凡是在事业上有所成就的人，,无一不是利用时间的能手。,华罗庚,放弃时间的人，时间也会放弃他。,莎士比亚,你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。,富兰克林,时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。,彼得,杜拉克,名人名言,小实验,道具：,铁桶一只，大石头一块，碎石若干，,细沙一堆，水一罐。,方法：,把以上物品装进铁桶。,提问：,如果请你做这个实验，你将会按怎,样的顺序把以上物品装进铁桶？,什么是时间管理,概念,由于时间所具备的基本特性，所以时间管,理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而,进行的,“,自管理者的管理,”,。所探索的是如何减,少时间浪费，以便有效地完成既定目标。,结论,通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。,一、时间管理的基本概念,案例分析,有效时间管理的五个步骤,明确你的价值观,确定你的目标,对你的目标按优先级别排序,明确你的任务,对任务按优先等级排序,时间管理的步骤,价值观,金钱,权利,自我实现,价值观,健康,看牙医、洗澡等,家庭,给家里打电话等,社交,买礼物、回信、参加聚会、拜访朋友等,生活,准备烛光晚餐等,工作,准备简报等,学习,听一场讲座等,价值观、目标与任务,优先级综合分析,四象限坐标图,重要度,紧迫性,A,重要而且紧迫,紧迫但不重要,D,不重要不紧迫,重要但不紧迫,分清的轻重缓急,请运用四象限方法排列你的工作：,紧急,不,紧急,重,要,A,（,碎石型的事务）,危机,急迫的问题,有期限压力的计划,B,（,石块型的事务）,发掘新机会,规划,改进产能,建立伙伴关系,防患于未然,不,重,要,C,（,细沙型的事务）,不速之客的接待,某些信件、文件、电话的处理,某些会议的出席,某些必要而不重要的会议、活动,D,（,水型的事务）,一些可做可不做的杂事,一些不必要的应酬,有趣的活动,七、分清工作的轻重缓急,四个象限的,4D,原则,1,、我们的问题在哪里,时间的浪费,电话干扰，陪同煲粥,会而不议，议而不决,不速之客，礼节陪聊,回复信件，斟字酌句,外部客观的低效率，如：,A,、,公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）,B,、,餐饮服务,C,、,社会化程度,三、时间管理,1,、我们的问题在哪里,时间的浪费,某项调查数据结果,（天）,三、时间管理,睡 眠,8.05,小时,用 餐,1.31,小时,琐 事,0.55,小时,工 作,7.34,小时,交 际,0.39,小时,休 息,0.45,小时,娱 乐,0.31,小时,上下班交通,0.73,小时,读书报杂志,0.42,小时,处理家务事,0.26,小时,兴趣的工作,0.37,小时,音乐或电视,2.51,小时,与朋友聊天,1.11,小时,1,、我们的问题在哪里,时间陷井,情不自禁,事必躬亲,过分客套,例行公事,犹豫不决,漫不经心,碌碌无为,三、时间管理,国外学者对某跨国公司总部人员,的,跟踪调查显示：,管理人员平均每,8,分钟被打扰一次；,业务系统的管理人员平均每周花在,会议上的时间不少于,10,小时；,行政管理人员每周会议,20,小时。,心理学家指出：,恢复思路平均时间为分钟,日本学者关于时间浪费的调查,“,人们一般每,8,分钟会收到,1,次打扰，每小时大约,7,次，,即每天,50,60,次。平均每次打扰大约是,5,分钟，总共每天,大约,4,小时，也就是,50%,。其中约,3,小时的打扰是没有意义,或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至,少需要,3,分钟，每天就是,2.5,小时。,”,根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的,时间损失约为,5.5,小时，按,8,小时工作制算，这占了工作时,间的,68.7%,。,三、时间管理,时间管理的原则,时间进度表制定原则,实际花费的时间总比预计的长,突发性事件应付原则,为突发事件预留处理时间,日常性事务维护原则,做好数据库清理与更新等基础工作,时间被占用说不原则,过度热心肠者的良药,三、时间管理,3,、走出观念上的误区,“,缺我不可,”,的潜理念,事必躬亲的诸葛亮,导致操劳过度的高管人员,推迟决策会提高决策质量,借口,“,需要更多的事实,”,只要授权就可节约时间,相关人员能力不足,无效授权或授权失控,三、时间管理,走出观念上的误区,高效率就是高效益,快就一定好吗？,方向错误和方法不当,鉴别问题比进一步解决问题容易,想明白了再行动,找到管理捷径是节约时间的因素,管理上有捷径可走吗？,三、时间管理,三、时间管理,时间管理的八大法宝,树立时间价值观,理念变革,结构流程优化,组织前提,工作环境,“,”,准备工作,工作的计划性,目标管理,分清工作轻重缓急,优先级,并行串行的兼顾性,统筹学,工作任务转移,授权与借力,学会说,“,不,”,拒绝的学问,时间管理,SMART,原则,让目标达到,SMART,标准,四象限原则,关注重要且紧迫的第二象限,韵律原则,保持自己的韵律并与他人协调,流程优化精简原则,分析流程，减少多余环节,三、时间管理,案例,：时间管理,韵律原则,“,韵律原则,”,包括两个方面的内容：,一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如,e-mail,），,要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；,二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。,三、时间管理,1,、提高你的时间管理技能,做个时间管理的高手,学会从事务型工作中解脱出来,有效地计划与安排自己的时间,找到节约时间的措施,学会积零成整,实行交叉,“,轮作,”,提高,“,复种,”,指数,整批使用时间,应付意外事件,分身有术,四、时间管理的基本策略,2,、应该记住的,20,条实用方法,准备之一：长期准备（,4,）,购买工具书,/,增加知识储备,/,提高能力,训练你的快速阅读能力,把常用的文件,/,文具放好,养成存放思想档案和作记录的习惯,四、时间管理的基本策略,凡事预则立，不预则废。,2,、应该记住的,20,条实用方法,准备之二：临时准备（,5,）,明天的工作前晚进行优先级排序,将相关的工作列在一起,把工作计划放到随时可见的地方,每天早晨比规定时间起早十分钟,做好正式工作前的准备工作,四、时间管理的基本策略,2,、应该记住的,20,条实用方法,要培养的好习惯（,7,）,利用各种装备如电话,/,信件等节省时间,把最困难的事放在效率最高的时候,利用零碎时间处理例行性事务,午餐或下班前开会效率最高,/,避免上午开会,休息片刻,/,伸个懒腰,/,冲杯咖啡,/,茶,/,其他饮料,报刊放在晚上看,每晚沉思片刻,/,回顾与总结,四、时间管理的基本策略,2,、应该记住的,20,条实用方法,与外部产生联系时的应变能力（,4,）,站着接待一向健谈的来访者,从不主动闲聊,/,尽量回避来闲聊者,管理电话：主动拨号,/,与被动接听,如遇琐事缠身能快速摆脱,3,、经理人员的时间管理,抓大放小,/,充分授权,4,、秘书人员的时间管理,认清自己的角色和职责,四、时间管理的基本策略,、,树立时间价值观,首先解决思想认识问题,人的行动是受思想支配的,思想方法决定行为模式,牢固树立时间的价值观,时间就是效益,时间就是金钱,时间就是生命,五、基础工作与有备无患,牢记鲁迅先生的话：,时间是组成生命,的材料，浪费别人的,时间，其实是无异于,谋财害命的。,工作环境,“,”,不同层次员工的准备工作,金领高管的准备工作,、整体工作目标、阶段性工作规划,、下级状况备忘录、用好秘书这个帮手,白领阶层的办公室,“,”,、工作计划表、常用文件及工具书,、柜子及办公室桌清理、相关人员通讯录,蓝领员工的作业现场管理,五、基础工作与有备无患,日常价值法控制时间,工作中的现象,我们每天都要面对各式各样的人和事，这些,人和事都需要你耗费时间来处理。,你将如何应对？,是坚持一贯的做法，还是依据本能的反应？,通常的表现,有明确标准的，快速决断,没明确标准的，依据直觉感受,五、基础工作与有备无患,浪费时间的大敌,工作目标不明确,你为什么工作,你要达到什么目的,工作没有计划性,工作千头万绪,眉毛胡子一把抓,被动工作和生活,跟着感觉走,工作目标及其计划性,2,、时间管理第一法则,目标管理与工作的计划性,工作方法三段论,六、工作目标及其计划性,目标,方法,行动,计划,计划是从目标到方法的桥梁,3,、明确工作目标,怎样制定工作计划,年度计划,季度计划,月度计划,周计划,每天工作任务,工作计划表要素：,序号,任务内容,拟完成时间,相关责任人,检查监督人,备注,六、工作目标及其计划性,目标体系的,SMART,原则,S,-Specific,具体，不能笼统；,M,-Measurable,可度量，,A,-Attainable,可实现，指付出努力的情况下,可以实现，避免过高或过低的目标。,R,-Realistic,现实性，指目标是实实在在的。,T,-Time bound,时限，完成目标的期限。,工作目标及其计划性,“,80,、,20”,法则,运用,先做最重要的事情,你知道圆的面积占正方形面积的多少吗？,你知道去掉圆的面积正方形面积还剩下多少吗？,结论：,做重要的少数事情,分清工作的轻重缓急,工作任务转移,学会,授权与,借力,依据企业管理的组织原则,遵照公司岗位职责和权限,合理分权为授权的前提,非指挥权限关系的借力,依靠个人非职务影响力,注意事项,授权有度，控权有方,借力要适当，注重实效,时间管理的统筹技巧,学会说,“,不,”,拒绝的学问,灵活运用日常价值法,快速反应，马上决断,注意国人的,“,讲面子,”,婉言谢绝，而非强力拒绝,动之以情，晓之以理,提供良好的建议,时间管理技巧的具体应用,时间的特性决定了人永远无法直接管理时间,根本手段是通过合理利用时间提高工作效率，,相对节约时间和完成更多的任务,时间管理的八大法宝（理念、原则、方法）,20,条应该掌握的具体实用方法（四类）,简单实用方法和养成良好的习惯,课程总结,
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