秘书办公室日常事务

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第三章 办公室日常事务管理,办公室日常事务管理的主要内容：,处理信函和文件,接打电话,日常接待,维护管理办公室环境,管理和发放办公用品,进行时间管理,值班工作,对零用现金进行管理,负责信息的上传下达和,保密工作,处理各种突发事件,第三章 办公室日常事务管理,第一节 办公室环境的维护和管理,第二节 办公程序管理与时间管理,第三节 办公用品的管理和发放,第四节 办公室电话工作,第五节 办公室接待工作,第六节 邮件信函的处理,第七节 值班工作,第一节 办公室环境的维护和管理,一、办公室环境的构成,1、办公室的环境分为：,软环境：工作氛围、人际关系、人员的素养,硬环境：空气、光线、声音、色彩、桌椅柜架、办公设备、耗材、饮水设备等,2、构成办公环境的要素：空气、光线、声音、空间、绿化,3、办公室的布局类型：开放式、封闭式,开放式办公室布局：始于德国，指按照工作职能、业务活动和技术分工来布局，有全开放和半开放之分。,封闭式办公室布局：传统式办公室，独立门窗,优缺点比较,开放式办公室,封闭式办公室,优点,降低成本、提高效率、易于沟通、便于监督指导、设备共享,单独办公、比较安全、可集中精力、易于内部沟通,不足,难于集中注意力、噪音大、难于保密,成本高、空间浪费大、不易于监督和指导,4、办公布局安排应考虑的主要因素,企业的规模和员工人数。,企业的机构设置和工作设计。,企业经营的性质和内容。,确保公司部门之间的联系，科学有效的设计工作流程。,案例,http:/ 同事们很容易沟通拉近距离,二、秘书对办公责任区的管理,1、秘书的办公责任区：个人办公责任区、公用区域、上司的办公区域,2、秘书对办公责任区的管理：清洁、整理、摆放有序、定期整理文件、清除安全隐患,第二节 办公程序与时间管理,一、办公程序管理,1、办公程序的内涵：,概念：办公管理程序是指为了实现工作目标，对工,作中有多个环节和步骤的活动或事务流程进,行科学有序的安排和管理，使其形成固定模,式和方法，以指导今后的工作。,要素：时间因素、空间因素、事项因素、资源因素,特征：择优性、稳定性、可操作性,2、办公程序管理的必要性,3、改进办公管理程序的方法：,办公事务的一般性流程：确定问题、提出,解决方案,办公流程的确定与改进：要以组织结构为,根据来确定流,程，要科学有序,4、工作承办周期制度的建立,二、时间管理概述,1、时间管理的必要性,2、时间管理理论,时间管理：对时间继续有效的计划和控制，,从而在优先的时间内创造最大的,效益。,3、有效管理时间的方法,明确目标和工作任务及职责、确定工作计划、利用管理工具（时间表、值班表、记录本、效率手册、墙上计划图表、布告板）,4、为上司安排活动时间表,月时间表、周时间表,5、做好上司和自己的工作日志,工作日志填写的信息内容：会议情况、约会,安排、活动以及个人安排,6、提高办事效率和节约时间的小技巧,养成良好的工作习惯、善用时间、改善工作条件,第三节 办公用品的管理和发放,一、办公用品的管理,1、识别办公用品和易耗品,2、办公用品的采购,二、办公用品的发放,1、健全发放制度,2、建立一个的发放登记制度，严格审批手续,3、认真清点，核实发放,4、制定有效的办公用品节约制度,5、严格办公设施的使用制度,第四节 办公室电话工作,一、使用电话的基本礼仪,1、态度要热情周到，礼貌友好,2、口齿清晰，声音愉快自然,3、语言简洁明了，得体准确，和谐有序,4、提高电话工作的效率，注意保留,5、简洁、完整、准确、快捷地处理电话留言,二、了解办公电话的主要功能和系统，更好地提高电话工作的效率,1、办公电话系统：键式或按钮式电话系统、专用小型交换机系统,2、电话机的功能,三、接听电话的技巧,1、接听电话必须及时,2、接听电话首先问候并通报,3、做好电话记录,4、正确处理电话的临时中断,5、学会处理不在的同事的电话,6、学会处理转接电话,7、适时结束电话,8、同时处理打进来的多个电话,9、接听打给上司的电话,四、拨打电话的技巧,1、尽量选择合适的时间打电话,2、打电话前的准备工作,3、准确拨号，耐心等待,4、及时自我通报,5、要求对方做好电话记录,6、替上司拨叫电话,7、拨错了号要道歉，绝不可一挂了之,8、如果通话临时中断或受到干扰，应主动回电话,9、运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话,第五节 办公室接待工作,一、接待工作概述,1、接待工作分类,按来访人数和规模分类：个人来访、团体来访,按接待的准备程度分类：有约来访、无约来访,2、接待中的准备工作：做好环境、物质、心理准备工作,3、接待的礼仪原则,二、接待工作的基本程序,1、日常接待工作的基本程序,迎候、查对预约登记、做好登记、通报来访、引导客人、介绍、做记录、送别,2、接待团体来访的基本程序,了解情况、制定接待方案、做好准备工作,第六节 邮件信函的处理,一、邮寄信函处理概述,邮件包括：邮政系统传递的邮件、电子信函,二、邮件寄发程序,核对、签发、装封与折叠、查对信息、分类、登记、选择适当的邮寄方式,三、邮件接受程序,1、签收,2、拆封,3、登记,4、分类,5、及时处理邮件,6、将与自己有关的工作记录下来,7、呈送邮件,四、上司外出时秘书处理邮件的方法,1、常见情形及处理,2、注意事项,第七节 值班工作,一、值班工作的主要内容,1、值班表的编制：时间和期限、姓名、地点、负责人/带班人、工作内容和要求、替班人的姓名和交接方法,2、值班工作的基本内容,二、值班工作的要求与管理,1、值班工作的基本要求,2、值班工作管理制度,复习思考题,1、如何计好上司的办公日志？,2、怎样才能做好办公用品的管理工作？,3、怎样才能做好办公用品的发放工作？,4、接听电话应注意哪些问题？,5、打出电话应注意哪些问题？,6、在信函接收程序中易出问题的环节有哪些？,7、在信函寄发程序中易出问题的环节有哪些？,8、值班工作的主要内容有哪些？,