培训手册课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2019/9/5,精选PPT课件,#,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2019/9/5,精选PPT课件,#,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,二级,三级,四级,五级,精选PPT课件,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,二级,三级,四级,五级,*,2016,年行政部培训课件,2024年11月3日,授课部门,课程内容,行政部,行政管理手册,1,精选PPT课件,2016年行政部培训课件2023年9月29日授课部门行政部1,行政工作相关职责,内容细分,1,、日常事务（行政费用、快递、办公用品等）,2,、固定资产管理,3,、文件、档案管理,4,、安全保卫,5,、证照年检,6,、费用流程,7,、车辆管理,8,、会议、活动组织,2,精选PPT课件,行政工作相关职责内容细分1、日常事务（行政费用、快递、办公用,行政工作的重要性,公司行政管理当中，主要涉及的工作是管理类、协调类、支持类工作。,管理类包括：印章、资质文件、档案、公司的办公环境、资产等。,协调,类：各部门工作的衔接、能够做到信息沟通及时，保证工作效率进度。,支持类：总公司要求分公司提报的数据、报表等支持性的工作,公司的行政工作干什么,行政工作人员在企业中应属于初级管理职位，有责任心，有正义感，敢于管理监督并严格执行公司相关管理制度，积极配合各部门工作，认真贯彻执行总公司交代的各项任务。,你应该处于什么样的角色,1,、保证公司办公环境的安全、干净、整洁,2,、贯彻并执行公司各项规章制度，监督员工按流程、规矩办事,3,、管理印章、资质文件、档案文件，做到坚持原则、有据可查、分类明细。,4,、合理控制费用预算，并向总公司提供有价值的工作参考意见。,印章、文件、档案、资产的保管、登记、使用,各项费用的记录、统计工作，按时向总公司提交相关报表,分公司日常工作中发现的问题、情况，及时向总公司汇报,你的责任和义务,工作中的重点,3,精选PPT课件,行政工作的重要性公司行政管理当中，主要涉及的工作是管理类、协,公司的成立,办公家具及 用品标准,公司的注销,办公室环境及费用标准,公司的成立,公司设立之初由当地同事办理注册、登记等相关事宜，当地没有人员的可查询当地代办办理。,办公楼的选址依据业务相关的便利性和行业的共同性，尽量靠近市区,等交通便捷的地方,。,分公司办公室面积选择应在,100,以内，室内最好为开间，如有单独的隔断最好,。,租金费用标准在,5500,元,/,月左右为宜（包含物业、水电费），车位费,400,元,/,月（以内）,房屋签订的租赁合同以法务部模板为准。,合同中需重点约束关于租金发票及房屋交接情况事宜。,办公家具根据人员编制安排采购,：（费用标准以内）,办公桌椅（含推柜）：员工,1200,元,/,套；经理,1700,元,/,套,文件柜：,700,元,/,组,保险柜：,1000,元,/,个,绿植：,200,元,/,年,洽谈桌：,800,元,/,套,公司的撤销只通过总公司行政部下发通知，当地人员办理撤销手续，注销工商、税务、银行等相关事宜，将注销后的证明文件寄回总公司留存备案。,租赁的办公室在接到公司撤销通知后应及时告知房东，在房东验收前检查房屋情况并恢复租赁前状态，有问题要及时跟总公司行政部汇报，交接结束后要签署相应的确认文件，避免给公司造成经济损失,。,4,精选PPT课件,公司的成立办公家具及 用品标准公司的注销办公室环境及费用标准,资产标准,分公司办公家具的配置标准,员工工位：开放式直条桌，规格参考：,1400*700*1100,经理办公桌：,L,型主管桌，规格参考：,1800*800*750,推柜：三抽屉柜，规格参考：,396*540*650,椅子：标准员工椅，规格参考：非转椅,文件柜：铁皮扁三斗文件柜，规格参考：高,1850*,宽,900*,深,400,保险柜：重量在,51-100KG,，规格参考,:480*400*800,洽谈桌：规格参考：,80*80*45,（底座）,办公家具颜色主色调为枫木色，黑、灰白为配色。,家居风格简约为主，办公区域内可设立企业文化和,员工文化墙，烘托办公室氛围。业务相关宣传材料,及摆件可放置洽谈桌等明显位置。,5,精选PPT课件,资产标准分公司办公家具的配置标准5精选PPT课件,每天上班前第一件事，打扫办公室内卫生、整理自己的工位。办公环境卫生由各分公司同事依照值班轮岗制原则在每日上班前完成。分公司总经理和综合岗人员应起到模范带头作用，保障办公环境的干净、整洁。,每日下班后由最后离开的同事检查办公室内的用水用电情况，做到离开后断水断电，保证办公室内的环境安全。,办公室的日常管理,台式机在工作时间结束后应处于关闭状态，业务人员使用的笔记本在工作时间结束后应关机锁在推柜内或随身携带，保证公司相关资产和信息的安全，避免泄露。,接听电话时应使用标准术语“您好，易汇资本,xx,分公司”，通话结束要表示“感谢您的来电”，并先等对方挂断后再结束通话。如遇到解决不了的问题时，记录并登记来电信息，之后由相关人员回电。,机票、酒店的预订严格按照人事部制定的差旅制度标准执行，由总公司行政部操作及把控，任何出差住宿的申请必须填写,差旅申请表,以邮件形式经过相关领导审批后由行政部办理后续事宜。,6,精选PPT课件,每天上班前第一件事，打扫办公室内卫生、整理自己的工位。办公环,印章保管登记,印章的管理在公司日常工作中尤为重要，印章的保管由综合岗人员负责，分公司总经理监督。,各分公司综合岗在取得各类印章后，要及时登记并更新,印章印鉴登记表,，保证印章的有效性和保管人员的信息对称。,印章在使用前需要提前进行登记，详细填写用章事由并由分公司经理签字确认。分公司经理不在的情况下，由综合岗根据登记事由通过电话与分公司经理确认。没有确认的用章申请，一律不得盖章。印章外出或外借需由综合岗人员随同，严禁除综合岗以外人员带章外出。,印章保管和监督人员需要签署,印章保管协议,，对于没有登记或批准的用章行为，公司将追求相关责任人的法律责任。,印章印鉴登记表（模板）,印章模板,保管人（签字）,公章使用情况备查,表（模板）,序号,日期,用印部门,用章事项,用印次数,经办人,部门审批,总经理审批,备注,1,2,3,7,精选PPT课件,印章保管登记印章的管理在公司日常工作中尤为重要，印章的保管由,公司内的档案包含：,公司资质类文件、业务相关文件、对外文件、对内文件、合同、协议等,公司资质类文件,营业执照、组织机构代码证、税务登记证、一般纳税人证明、开户许可证、信用机构代码证等,业务相关文件,办理公司业务相关的手续，材料等纸质和电子版文件,对外、对内文件,由公司对外或对内发布的信息、资讯及视频类文件,合同、协议,公司对外签署的业务类、合作类、服务类的合同及协议,档案管理,8,精选PPT课件,公司内的档案包含：公司资质类文件营业执照、组织机构代码证、税,档案管理,公司资质类文件的管理,公司资质类文件包括：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、信用机构代码证、一般纳税人证明等。,综合岗要认真负责保管好公司的相关资质文件，并确保无损坏、无丢失的情况发生。如涉及变更、增补相关资质文件的情况，需要提前报备总公司行政部知晓审批。,各分公司综合岗要在每年的,5,月份之前做好上一年度的年报工作，年报地址在当地工商局网站查询。,综合,岗人员应建立电子版资质文件报审台账，除工商年报外，涉及其他,类别的资质文件，需要按时间验照或报审的，应严格按照要求及时间,节点进行提报工作。完成后应将报审批准的通知或证明文件以邮件形式,发,回送公司行政部备案。,9,精选PPT课件,档案管理公司资质类文件的管理公司资质类文件包括：营业执照、组,档案管理,公司文件及档案应根据类目,、,类别的不同，使用不同规格的档案文件盒区分存放。,建立电子版,档案管理台账,，明确档案内容、存放地点和建档时间。,除相应的档案文件外，档案文件盒内还应放入,档案借阅登记表,，详细登记借阅档案的信息情况，做到有据可查。,公司内所有档案文件由综合岗人员保管。借阅文件档案前应以邮件形式告知借阅事由，并抄送相关部门及领导批准。,档案借阅,记录（模板）,借阅日期,档案编号,档案名称,借阅人,借阅事由,经手人,归还人,归还日期,经手人,备注,2016.5.2,XZ-001,总公司营业执照（副本）,张三,抵押备案,2016.5.3,李四,档案管理台,账（模板）,序号,档案编号,项目编号,名称,存放地点,存放时期,备注,1,XZ-001,总公司营业执照（副本）,行政部,2013.12.1,10,精选PPT课件,档案管理公司文件及档案应根据类目、类别的不同，使用不同规格的,电子邮件管理,IT,部门会分发每个员工邮件账户及密码，公司邮箱只允许发送和接收与公司业务相关的邮件，严格禁止使用公司邮箱发送或接收与工作无关的内容。,内部邮件的发送如涉及某个部门或整个公司的，需要使用本部门唯一账号或密码登录发送。此邮箱账号和密码由部门指定人员操作和保管。,任何对内或对外的邮件内容，只认可公司后缀的邮箱,其余后缀的邮箱均不回复,公司邮件的功能与发送方式分为,1,、员工对员工,员工与员工之间的工作沟通。,2,、部门对部门,部门与部门之间的工作沟通，除发送相关人员外，抄送本部门与相关部门的直属领导和管理层领导,3,、公司对员工,公司对内部员工的重要通知，由行政部或法律合规部使用唯一账号并指定专人统一发送。,11,精选PPT课件,电子邮件管理IT部门会分发每个员工邮件账户及密码，公司邮箱只,车辆管理,公务车,驾驶员必须是经过行政部考核,通过并签订,内部驾驶协议,的,本公司员工，未经考核擅自驾驶公务车或发生事故的，公司将,追究其当事人责任,公务车的管理由各分公司综合岗负责。借用公务车必须严格登记填写,公务车使用登记表,使用,人要保持车内环境卫生，注意安全，避免事故,发生,车辆,归还后由下一个签车人检查车况，发现问题及时告知行政部，否则出现问题由当时签车人,负责,公务车的使用数据由综合岗人员每月汇总后提报总公司行政部,综合,岗,人员需每天检查公务车的外观，定期检查公务车的违章情况，发现问题及时追查责任人，如不如实汇报则由综合岗人员承担,公务车辆使用登记表（车辆,：京,P08W9,）（模板）,日期,申请部门,签车人,出车时间,返回时间,用车事由,是否需要加油,加油金额,2016.5.3,行政部,张三,16:00,16:30,海淀工商局办理证照变更事项,二格,200,起始公里数,到达公里数,审批人,备注（车况、加油时公里数）,4500,4550,良好,12,精选PPT课件,车辆管理公务车驾驶员必须是经过行政部考核通过并签订内部驾驶,办公用品,办,公用品采购,办,公用品管理,办,公用品领用及发放,通过邮件形式提报采购申请，分公司在京东商城采购，需要提交购物车截图及支出凭单，分公司总经理批准后执行,史泰博采购的直接按照史泰博流程执行。,办公用品收到后需要清点数量并登记入库,每月月底对办公用品数量进行盘点，确认账物一致。,办公用品,采购的费用要登记在,行政费用统计表,内,办公用品领用需要进行登记，综合岗人员要做好进销存记录。,新入职员工按照公司标准发放办公用品,办公用品配置标准,13,精选PPT课件,办公用品办公用品采购办公用品管理办公用品领用及发放通过邮件形,5,月份,本月购入,本月出库,月末库存,品名,单位,单,价,数量,金额,数量,数量,签字笔,根,2.5,20,50,4,16,品名,数量,部门,领用人,备注,签字笔,2,行政部,郑甲子,黑色,办公用品进销存台账（模板）,办公用品领用表（模板）,办公用品管理表格,14,精选PPT课件,5月份本月购入本月出库月末库存品名单位单价 数量 金额数量,固定资产采购,固定资产验收,固定资产台帐,细则说明,采购：固定资产采购申请单,验收：固定资产验收单,留,档：分公司、总公司行政,（,财务,联报销,冲账）,固定资产台,账随时更新，注意资产,编号。,盘点：每年,5,月份,抽,盘、,11,月份,彻盘。,固定资产管理,物品名称,型号,数量,单价,总,额,申购部门及用途,员工椅,标准,1,240,240,行政部因人员增加，申请采购办公椅一把,总金额,240,部门意见：,人力资源与行政部意见：,副总裁意见：,董事长审批意见：,固定资产采购申请单,15,精选PPT课件,固定资产采购固定资产验收固定资产台帐细则说明采购：固定资产采,固定资产管理,固定资产台,账（模板）,日期,事件,资产类别,资产编码,资产名称,资产型号,资产原值,数量,单位,保管人,备注,经办人,部门,2015.12.30,调入,办公家具,主管桌,1600*800*500,4536.00,1,张,一楼东侧总经理室,北分销售,资产名称,资产编号,型,号,数,量,原,值,购置时间,转移原因,以下由调出部门填写,以下由调入部门填写,转出部门,转入部门,管 理 人,管 理 人,资产编号,资产编号,存放地点,存放地点,部门,负责人,部门,负责人,行政部意见：,副总裁审批意见：,原保管人,签,名,接收人,签,名,备注,公司之间进行资产调拔，须经副总裁审批；公司内部进行资产调拔，行政部审批即可。,资产调拨单（模板）,名,称,中文,原值,英文,规格型号,现值,厂,牌,已提折旧,购置时间,残值,附属设施,报废报损,原,因,申请部门,负责人意见,行政部,意见,财务部,意见,请财务部门填写表格中涉及资产现值、已提折旧、残值等相关数据。,副总裁,审批意见,资产报废,报损（模板）,16,精选PPT课件,固定资产管理固定资产台账（模板）日期事件资产类别资产编码资产,快递收发,总公司前台或分公司综合岗人员负责快递的收发工作,每日快递收件后，前台或综合岗人员应第一时间通知收件人取件或将快件及时送达收件人手中,公司寄出的快件要将寄件用途，快递单号等信息详细记录在,快递登记表,上,每日下班前，前台或综合岗人员需将当日寄出快递信息登录在电子台账上保存备案，方便查询信息及月底与快递公司对账使用,快递公司的选择根据快件内容的重要性而定,公司业务及对外相关票据、资质类文件原件、身份证明文件等涉及保密及隐私的物品可选择顺丰速运,合同类、复印件类、公司内部互传类文件，不涉及保密及隐私的物品可选择中通、圆通等公司,17,精选PPT课件,快递收发总公司前台或分公司综合岗人员负责快递的收发工作快递公,快递收发,快递登记表（模板,）,快递日期,客户名称,快递内容,寄件人,寄件部门,数量,快递单号,备注,快递登记电子台账表格,同,快递登记表,快递登记的重要性：可做到有据可查，如发生快件丢失的情况，及时告知行政部，行政部会根据台账信息进行查询和跟踪。如未登记备案的，后果自负。,18,精选PPT课件,快递收发快递登记表（模板）快递日期客户名称快递内容寄件人寄件,费用申请及报销流程,邮件形式报送,填写内联报告,附支出,单及相关附件,分公司经理审批,区域经理审批,副总裁审批,董事长审批,审批后财务以最终邮件回复为准付款,发票抵借款或随票报销,细则说明,常规类费用无需内联报告，非常规类费用需内联报告,权限说明,区域总经理,：,5000.00,副总裁：,10000.00,以内,董事长：,10000.00,以上,细则说明,根据权限标准，批复后的邮件,，由会计人员递交财务,总监,签字确认后付款,。,发票要求,原则上必须是增值税专用发票，如无法开据，事先需说明。,19,精选PPT课件,费用申请及报销流程邮件形式报送分公司经理审批审批后财务以最终,1,、,会议、活动的,申请,2,、活动过程的把控和活动效果,3,、,费用报销,会议、活动组织,公司内部及外部活动,分公司区域活动、会议、,团建活动,20,精选PPT课件,1、会议、活动的申请会议、活动组织公司内部及外部活动20精选,提问时间,21,精选PPT课件,提问时间21精选PPT课件,此课件下载可自行编辑修改，此课件供参考！,部分内容来源于网络，如有侵权请与我联系删除！感谢你的观看！,此课件下载可自行编辑修改，此课件供参考！,此课件下载可自行编辑修改，此课件供参考！,部分内容来源于网络，如有侵权请与我联系删除！感谢你的观看！,此课件下载可自行编辑修改，此课件供参考！,