档案检索工作1课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第八章,档案检索工作,学习要点,了解：什么是档案检索工作？。,掌握,：,1.,著录方式,2.,主要检索工具的编制方式。,专业术语,：检索语言、,检索符号、检索效率、,全引目录、文号索引,补充内容：四角号码排检法,档案的检索工作,第一节：,档案检索,工作,第二节：档案著录与标引,第三节：,常用检索工具,一、检索工作：,存贮：检索语言与符号,检索（查检）：工具,关系：,前提,存贮 检索,目的,检索工作评价：,档案检索效率,检全率,=,检出的有关档案,/,全部有关档案,100%,检准率,=,检出的有关档案,/,检出的全部档案,100%,漏检率与误检率：,漏检率,=,未检出的有关档案,/,全部有关档案,100%,误检率,=,检出的不相关档案,/,检出的全部档案,100%,第二节：档案著录与标引,档案著录的含义,档案著录规则,简介,档案的标引,一、档案著录标引的含义与作用,（一,),含义：,档案著录是指在编制档案目录时，对档案的,内容和形式特征,进行分析、选择和记录的过程。,内容特征：对档案主题的揭示，表现为档案的分类号、主题词或关键词、提要等记录项。,形式特征：档案的题名、责任者、形成时间、地点、档号、文种、载体等。,（二）作用：,具有登记、介绍、报道、交流和,检索,的作用,二档案著录规则简介,档案著录规则,（,DA/T181999,），,1999,年重新修订为国家行业标准，作为全国档案著录的规范性依据,档案著录规则,著录项目,著录用标识符,著录条目格式,著录用文字、著录信息源,著录项目细则,要求：文件（或案卷）详细级次与简要级次的具体著录,著录项目：,（,1,）,题名与责任说明项,：该项包括,正题名,、并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、,责任者,、附件,6,个单元。,（,2,）,稿本与文种项,：该项包括稿本、文种,2,个单元。,（,3,）,密级与保管期限项,：该项包括密级、保管期限,2,个单元。,（,4,）,时间项,：,时间,1,个单元,（,5,）,载体形态项,：该项包括载体类型、数量及单位、规格,3,个单元。,（,6,）,附注与提要项：,该项包括附注、提要,2,个单元。,（,7,）,排检与编号项：,该项包括,分类号、档案馆代号、档号,、电子文档号、,缩微号、主题词或关键词,6,个单元。,必要项目与选择项目：,正题名、责任者、时间、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词为必要著录项目，其余为选择著录项目,著录标识符：,标识符号是表示不同著录项目和著录含义的标志。,为识别各著录项目、单元（小项）及其内容，应添加各规定的标识符,（见教材,96,页）,标识符使用说明：,除“题名与责任说明项、排检与编号项”外，各项目连续著录时，其前均冠“一”。如遇回行，不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。,“,”,符占两格，在回行时不应拆开；“；”和“，”各占一格，前后均不再空格。,如某个项目缺少第一个单元,(,小项,),时，应将现位于首位的单元原规定的标识符改为“一”。,凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。,不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略。,著录标准格式：,分类号 档案馆代,档 号 电子文档号 缩微号,正题名,=,并列题名：副题名及说明题名文字：文件编,号,/,责任者,+,附件,稿本：文种,密级：保管期限,时间,载体类型：数量及单位：规格,附注,提要,主题词或关键词,第一段,第二段,第三段,第四段,齐头著录、各词间空一格,空两格，回行时与一、二段齐头,例：,GE575 411010,2-53-107-8 46-94,转发国务院批转国家教委关于改革高等学校毕业生分配制 度报告的通知的通知：京政发,198956,号,/,北京市人民政府,+,国务院通知,+,国家教委,报告,+,市计委、市高教局、市人,事局实施意见,副本：通知,内部：永久,.198907,02,8,页：,260mm184mm,教委报告不全，市计委,市高教局、市人事局实施意见全无,国家教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及进行改革的意见。国务院通知要求各地区各部门制定改革措施。北京市有关单位提出了实施意见,毕业生分配 高等院校 教育改革 制度,著录用文字、著录信息源,著录用文字必须规范化。,档案的著录信息来源于被著录的档案。,单份或一组文件著录时主要依据文头、文尾。一个或一组案卷著录时主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。被著录档案本身信息不足时，参考其它有关的档案资料。,著录项目细则：,教材,98,页,三,.,著录级别：,详细级次,简要级次：只著录正题名、责任者、时间、分类号、档号、缩微号、档案馆代号、主题词或关键词等必要著录项目,详细级次著录格式：,分类号 档案馆代,档 号 电子文档号 缩微号,正题名,=,并列题名：副题名及说明题名文字：文件编,号,/,责任者,+,附件,稿本：文种,密级：保管期限,时间,载体类型：数量及单位：规格,附注,提要,主题词或关键词,简要级次格式：,分类号 档案馆代号,档号 缩微号,正题名,/,责任者,.,时间,主题词,练习,1,文件名称,：关于印发,档案馆开放档案暂行办法,的通知,文件内容,：,“,经请示国务院，现将,档案馆开放档案暂行办法,发给你们，请按照本地区、本单位实际情况积极贯彻执行。,”,有关数据：,分类号：,A-236,档号：,2-1-3-3,文号：国档发（,1986,）,2,号；作者：国家档案局保管期限：长期 公开发行文本：正本,发文日期：,1986,年,2,月,7,日附件：,档案馆开放档案暂行办法,规格：,16,开，,3,页,关健词：档案馆；档案局；开放档案；办法,练习,2,浙江,省劳动厅文件 浙劳培,1994215,号关于印发,浙江,省职业技能鉴定实施办法,的通知,各市、地、县劳动局,(,劳动人事局,),、省级有关部门：,浙江,省职业技能鉴定实施办法,已经劳动部批准，现印发给你们，请按照执行。附：,浙江,省职业技能鉴定实施办法,一九九四年十一月十四日,分类号为,GF96618;,档号为,6116;,档案馆室号为,00066;,缩微号为,16/6;,需长期保存,共,5,页 主题词：职业技能；鉴定办法,GF966-18 00066,6-1-1-6 16-6,关于印发,浙,江省职业技能鉴定实施办法,的通知：浙劳培,1994215,号,/,浙,江省劳动厅,+,浙,江省职业技能鉴定实施办法,.,正本：通知,.,公开：长期,.19941114.5,页：,16,开,劳动、人事部门执行,浙,江省职业技能鉴定实施办法,职业技能 鉴定办法,注意地方：,GF966-18 00066,6-1-1-6 16-6,关于印发,浙,江省职业技能鉴定实施办法,的通知：浙劳培,1994215,号,/,浙,江省劳动厅,+,浙,江省职业技能鉴定实施办法,.,正本：通知,.,公开：长期,.19941114,.,5,页：,16,开,劳动、人事部门执行,浙,江省职业技能鉴定实施办法,职业技能 鉴定办法,简要级次：,GF966-18,6-1-1-6 16-6,关于印发,浙,江省职业技能鉴定实施办 法,的通知,/,浙,江省劳动厅,.19941114,职业技能 鉴定办法,著录项目,通过著录,条目（款目）,通过组织,目录,题名,责任者,密级,文本,时间,一个条目（款目）,著录项目、条目与目录关系：,条目集合,有序化排列,第三节：常用检索工具,全引目录,全宗目录,分类目录,主题目录,专题目录,文号索引,人名索引,地名索引,全宗指南,专题指南,全引目录,格式,：,又名案卷文件目录,卷内文件目录汇集,是案卷目录与卷内文件目录汇编,书本式检索工具,分类目录,GF966-18,00066,6-1-1-6 16-6,关于印发,浙,江省职业技能鉴定实施办法,的通知：浙劳培,1994215,号,/,浙,江省劳动厅,+,浙,江省职业,技能鉴定实施办法,.,正本：通知,.,公开：长期,.19941114.5,页：,16,开,劳动、人事部门执行,浙,江省职业技能鉴定实施办法,职业技能 鉴定办法,编制卡片式分类目录的基本方法：,填制卡片：,排列：,设置导卡：,编制分类目录说明：,主题目录：,将档案的主题按,一定,顺序排列的一种目录,依据：,中国档案主题词表,排列：标识项首字字顺,职业技能,鉴定办法,关于印发,浙,江省职业技能鉴定实施办法,的通知：浙劳培,1994215,号,/,浙,江省劳动厅,+,浙,江省职业,技能鉴定实施办法,.,正本：通知,.,公开：长期,.19941114.5,页：,16,开,劳动、人事部门执行,浙,江省职业技能鉴定实,施办法,专题目录：,格式：,揭示馆藏中有关某一事件、某一内容档案的检索工具,编制方法：选题、选材、填卡片、排列,文号索引：,参见：,揭示文号与档号之间关系,文号 档号,适用于档案室、地县级档案馆,同一年度、同一发文机关编成表格,格式：号码对应式；位置对应式,两种格式比较？,检索,人名索引、地名索引：,人名（地名）,+,档号,排列：？,全宗指南：,专题指南：,专题指南与专题目录,结构：,补充：检索工具排列方式,笔画：,拼音：,部首：,号码：,四角号码,1.,口诀“横一垂二三点捺，叉四插五方框六，七角八八九是小，点下有横变零头”,2.,笔型,3.,用汉字四角笔形号码组成一个四位号码用来排序，取角顺序为左上角、右上角、左下角、右下角；,4,角形尽量取复笔，如“厂”取,7120,，不取,1020,；,5,角形有两单笔或一单笔的，不论高低，一律取最左或最右的笔形；,6,一笔笔形，前面用过，后角作“,0”,；,7,一笔笔形，如有转折，分角取号，如“几”取,7721,；,8,下角笔形偏在一边的，按实际位置取号，缺角作“,0”,；,9,凡外围是“口门,(,門,),鬥”,3,类汉字，两下角取里面的笔形。,简介：档案计算机检索系统的建立,硬件：主机、工作终端,软件：操作系统,人员准备：操作人员、标引人员、维护人员,资金：,工作流程设计（管理）,复习题：,名词：档案著录、档案标引、全引目录、档案检索工具,简答题：,1.,档案检索工具的类型有哪些？,2.,分类目录的编制方法。,3.,档案馆（室）建立检索工具体系基本要求。,