电子邮件礼仪及邮件管理课件

联盟管理部,-,福建,-,周艺泉,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,联盟管理部,-,福建,-,周艺泉,*,*,联盟管理部,-,福建,-,周艺泉,*,*,联盟管理部,-,福建,-,周艺泉,*,*,联盟管理部,-,福建,-,周艺泉,*,*,联盟管理部,-,福建,-,周艺泉,*,*,联盟管理部,-,福建,-,周艺泉,*,*,联盟管理部,-,福建,-,周艺泉,*,*,联盟管理部,-,福建,-,周艺泉,*,*,联盟管理部,-,福建,-,周艺泉,*,*,联盟管理部,-,福建,-,周艺泉,*,*,联盟管理部,-,福建,-,周艺泉,*,*,联盟管理部,-,福建,-,周艺泉,*,*,-,让我们高效的沟通,电子邮件礼仪及邮件管理,如果你,是,是初用,邮,邮箱新人。,回复？,全,全部回,复,复？,抄送？,密,密送？,请问有,哪,哪位同,事,事知道,被,被称为,中,中国,“,史上最,牛,牛女秘,书,书,”,的是谁,？,？,答：原,美,美国易,安,安信公,司,司,(,简称,EMC),职员瑞,贝,贝卡,(,秘书的,英,英文名,),EMC,公司是,全,全球最,大,大的网,络,络信息,存,存储商,，,，总部,在,在美国,。,。,职场故,事,事：女,秘,秘书,PK,老板事,件,件,职场故,事,事：女,秘,秘书,PK,老板事,件,件,职场故,事,事：女,秘,秘书,PK,老板事,件,件,职场故,事,事：女,秘,秘书,PK,老板事,件,件,本来，,这,这封咄,咄,咄逼人,的,的回信,已,已经够,令,令人吃,惊,惊了，,但,但是瑞,贝,贝卡选,择,择了更,加,加过火,的,的做法,。,。她回,信,信的对,象,象选择,了,了“,EMC(,北京,),、,EMC(,成都,),、,EMC(,广州,),、,EMC(,上海,)”,。这样,一,一来，,EMC,中国公,司,司的所,有,有人都,收,收到了,这,这封邮,件,件。,瑞贝卡,这,这种做,法,法看上,去,去十分,过,过瘾，,其,其实相,当,当不职,业,业。她,今,今后找,工,工作会,很,很难。,一,一封邮,件,件抄送,那,那么多,人,人，这,种,种方式,必,必然造,成,成不和,睦,睦。难,道,道没有,其,其他方,式,式 可,以,以沟通,吗,吗？这,种,种方式,对,对当事,人,人没有,任,任何好,处,处，职,场,场中也,无,无人会,接,接受。,召集公,司,司舞蹈,队,队开会,要,要抄送给谁？,邮件主,题,题,？这些,标,标题恰,当,当吗,1,、无主,题,题,2,、*,关,关于您*年*,月,月*日,提,提出的*问,题,题的回,复,复,3,、王先,生,生收,4,、关于*和*等,相,相关问,题,题的回,复,复,5,、,RE,？这些标题恰,当,当吗,不要使用,“,万金油,”,邮件主题,主题的含义要,具,具体且有意义,以下的主题不,够,够具体，不方,便,便收件人理解,1,、一定不要空,白,白标题，这是,最,最失礼的,2,、标题要简短,，,，不宜冗长，,不,不要,才能显示完你,的,的标题,3,、标题要能真,反,反映文章的内,容,容和重要性，,切,切忌使用含义,不,不清的标题,4,、一封信尽可,能,能只针对一个,主,主题，不在一,封,封信内谈多件,事,事情，以便,于,于日后整理,5,、可适当用使,用,用大写字母或,特,特殊字符,(,如,“,*,!,”,等,),来突出标题，,引,引起收件人注,意,意，但应适度,，,，特别是不要,随,随便就用,“,紧急,”,之类的字眼。,6,、回复对方邮,件,件时，可以根,据,据回复内容需,要,要更改标题,7,、标题千万不,要,要出现错别字,-,简明、扼要,某某,？这样的邮件,恰,恰当吗,1,、直呼收信人,全,全名,2,、“前一封邮,件,件有遗漏，请,以,以此次发送邮,件,件为准”,3,、邮件中文字,拼,拼写错误,1,、,Email,正文要简明扼,要,要，行文通畅,；,；,2,、要用论述的,语,语气；,3,、,Email,正,文,文,多,多,用,用（,一,一,、,、,（,（,一,一,）,）,、,、,1,、,（,（,1,）,、,、,A,、,a,）之,类,类,的,的,列,列,表,表,；,；,4,、,一,一,次,次,邮,邮,件,件,交,交,待,待,完,完,整,整,信,信,息,息,；,；,5,、,尽,尽,可,可,能,能,避,避,免,免,拼,拼,写,写,错,错,误,误,和,和,错,错,别,别,字,字,，,，,注,注,意,意,使,使,用,用,拼,拼,写,写,检,检,查,查,这,这,是,是,对,对,别,别,人,人,的,的,尊,尊,重,重,，,，,也,也,是,是,自,自,己,己,态,态,度,度,的,的,体,体,现,现,；,；,6,、,合,合,理,理,提,提,示,示,重,重,要,要,信,信,息,息,；,；,7,、,合,合,理,理,利,利,用,用,图,图,片,片,，,，,表,表,格,格,等,等,形,形,式,式,来,来,辅,辅,助,助,阐,阐,述,述,；,；,8,、,不,不,要,要,动,动,不,不,动,动,使,使,用,用,:),之,类,类,的,的,笑,笑,脸,脸,字,字,符,符,，,，,在,在,商,商,务,务,信,信,件,件,中,中,会,会,显,显,得,得,轻,轻,佻,佻,。,。,BTW,Bytheway,随,便,便,说,说,一,一,下,下,CU,Seeyou,再,见,见,FE,Forexample,举,例,例,FYI,Foryourinformation,供,参,参,考,考,IC,Isee,我,明,明,白,白,IMO,Inmyopinion,依,我,我,所,所,见,见,NRN,Noreplynecessary,不,必,必,回,回,信,信,PEM,Privacyenhancedmail,保,密,密,邮,邮,件,件,RSVP,Replyifyouplease,请,答,答,复,复,TIA,Thanksinadvance,十,分,分,感,感,谢,谢,TY,Thankyou,谢,谢,谢,VG,verygood,很,好,好,邮,件,件,缩,缩,略,略,语,语,：,：,？,这,这,样,样,处,处,理,理,客,客,户,户,邮,邮,件,件,恰,当,当,吗,吗,1,、,现,现,在,在,忙,忙,，,，,抽,抽,时,时,间,间,集,集,中,中,回,回,复,复,2,、,工,工,作,作,中,中,交,交,流,流,的,的,问,问,题,题,比,比,较,较,复,复,杂,杂,，,，,等,等,等,等,再,再,说,说,3,、,出,出,差,差,或,或,休,休,假,假,中,中,，,，,不,不,能,能,回,回,复,复,邮,邮,件,件,4,、,同,同,一,一,问,问,题,题,，,，,反,反,复,复,回,回,复,复,邮,邮,件,件,？,这,这,样,样,处,处,理,理,邮,邮,件,件,恰,当,当,吗,吗,回,复,复,邮,邮,件,件,是,是,我,我,们,们,与,与,别,别,人,人,沟通交流的重要,方,方式，,及时准确是要实,现,现的目标。,1,、及时回复邮件,(1),收到他人的重要,电,电子邮件后，,应即刻回复对方,，,，因为这是对他,人,人的尊重；,(2),理想的回复时间,是,是,2,小时内，特别是,对,对一些紧急重,要的邮件；,(3),对每一份邮件都,进,进行立即处理是,很,很占用时间的，,对,对,于一些优先级低,的,的邮件可集中在,一,一特定时间处理,，,，,但一般不要超过,24,小时；,(4),如果事情复杂，,你,你无法及时确切,回,回复，那至少应,该,该,及时的回复说：,“,收到，我正在处,理,理，一旦有结果,就会及时回复，,等,等等,”,；,记住：,及时作出回应，,哪,哪怕只是确认一,下,下收到。,如果你正在出差,或,或休假，应设定,自,自动回复功能。,当回件答复问题,的,的时候，最好把,相,相关的问题抄到,回件中，然后附,上,上答案。不要太,简,简单，那样太生,硬,硬,了，应该进行必,要,要的阐述，让对,方,方一次性理解，,避,避,免再反复交流，,浪,浪费资源。,3,、回复不得少于,10,个字,对方给你发来一,大,大段邮件，你确,只,只回复,“,是的,”,、,“,对,”,、,“,谢谢,”,、,“,已知道,”,等字眼，这是非,常,常不礼貌的。,3,、签名字体规格,2,、进行针对性回,复,复,4,、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼,如果收发双方就,同,同一问题的交流,回,回复超过,3,次，这只能说明,交,交流不畅，说不,清,清楚。此时应采,用,用电话沟通等其,他,他方式进行交流,后,后再做判断。,对于较为复杂的,问,问题，多个收件,人,人频繁回复，发,表,表看法，把邮件,越,越,RE,越高，这将导致,邮,邮件过于冗长笨,拙,拙而不可阅读。,4,、不要就同一问,题,题多次回复讨论,，,，不要盖高楼,5,、要区分单个回,复,复和全部回复,(1),如果只需要单独,一,一个人知道的事,，,，单独回复给他,一,一个人就行了；,(2),如果你对发件人,提,提出的要求作出,结,结论响应，应该,“,全部回复,”,，让大家都知道,；,；不要让对方帮,你,你完成这件事情,；,；,(3),如果你对发件人,提,提出的问题不清,楚,楚，或有不同的,意,意见，应该与发,件,件人单独沟通，,不,不要当着所有人,的,的面，不停的,RE,来,RE,去，与发件人讨,论,论。你们讨论好,了,了再告诉大家。,不,不要向上司频繁,发,发送没有确定结,果,果的邮件。,点击,“,回复全部,”,前，请三思而后,行,行！,为避免无谓的回,复,复，浪费资源，,可,可在文,中指定部分收件,人,人给出回复，或,在,在文末添,上以下语句：,“,全部办妥,”,、,“,无需行动,”,、,“,仅供参考，无需,回,回复,”,。,6.,主动控制邮件的,来,来往,邮件主题,称呼与问候,正文,附件,结尾签名,正确使用发送、抄送与密送,回复技巧,你的邮箱是这个,样,样子的吗？,初始状态,若干日月年后。,。,。,(1836),邮件文件夹分类,1,、单击,“,其他,4,个文件夹,”,下拉框,-,以,163,邮箱为例,2,、单击下拉框中,的,的,“,新建文件夹,”,3,、对话框中输入,文,文件夹名称,九 鼎,技巧：收件箱手,动,动清空,太好了，没有邮,件,件需要处理,你清空的不是收,件,件箱，是你身上,的,的猴子,你清空的不是收,件,件箱，是解放你,的,的大脑,将看过的邮件存,档,档到对应的文件,夹,夹,将需要继续跟踪,的,的邮件存档到,“,需要处理,”,文件夹,通讯录的管理,-,添加联系人,1,、单击,“,通讯录,”,2,、单击,“,新建联系人,”,3,、填写相关资料,，,，单击,“,保存,”,通讯簿的管理,-,联系人分组,九 鼎,1,、单击,“,通讯录,”,2,、单击,“,新建联,系,系组,”,3,、填写,相,相关资,料,料，单,击,击,“,保存,”,设置姓,名,名,-,自己的,姓,姓名,3,、填写,姓,姓名,2,、选中,“,邮箱设,置,置,”,，单击,“,个人资,料,料,”,1,、单击,“,设置,”,设置姓,名,名,-,发信人,的,的姓名,1,、单击,“,设置,”,2,、选中,“,邮箱设,置,置,”,，单击,“,常规设,置,置,”,3,、选中,“,优先显,示,示通讯,录,录中对,应,应的姓,名,名,”,电子邮,件,件礼仪,的,的一个,重,重要方,面,面就是,节,节省他,人,人时间,，,，,只把有,价,价值的,信,信息提,供,供给需,要,要的人,。,你作为,发,发信人,写,写每封,Email,的时候,，,，要想,到,到收信,人,人会怎,样,样看这,封,封,Email,，,时刻站,在,在对方,立,立场考,虑,虑，将,心,心比心,。同时,勿,勿对别,人,人回答,过,过度期,望,望，当,然,然更不,应,应对别,人,人的回,答,答不屑,一,一顾。,3,、签名,字,字体规,格,格,1,、请各,位,位将公,司,司经理,层,层领导,和,和与自,己,己有工,作,作联系,的,的同事,邮,邮箱