高效能人士的时间管理课件

高效能人士的,时间管理,主讲人：何欣,一、时间管理的目标：,本 末 兼 顾,茫,盲,忙,许多的 在响，许多的事要备忘。许多的门与抽屉，,开了又关，关了又开，如此的慌张。,我来来往往，我匆匆忙忙，从一个方向到另一个方向。,忙忙忙，忙忙忙，忙是为了自己的理想，还是为了不让别人失望？,盲盲盲，盲盲盲，盲得已经没有主张，盲得已经失去方向。,忙忙忙，盲盲盲，忙得分不清欢喜和忧伤，忙得没有时间痛哭一场！,忙与盲,1.,我的生活中有多少事是前一个“忙”，多少是后一个“盲”？,2.,我来参加时间管理培训的目的是什么？,时间管理的终极目标：统合综效,身体健康,知识教育,精神追求,社交生活,家庭生活,事业生涯,经济条件,人生万花筒,健康,人生意义与价值,事业成就,家庭与社会交际,平衡生活,生活的平衡模型,何谓“成功”,确立适合自己的人生目标并为此行动,在实现目标的过程中，采取正确的方法并行之有效,成功,效 能,效 率,做正确的事,正确地做事,成功的最大障碍：效率杀手,短片：人的一生,生命之旅,0-20,20-40,40-60,60-80,1/4,1/4,1/4,1/4,国人平均寿命：男,72,女,76,黄金,白银,关于时间的理论,没能专心工作的,大部分（时间）,全部时间的,80%,专心工作,（的时间）,全部时间的,20%,全部业务的,20%,80%,的时间内完成的,工作量,=80%,一天的利用情况,一天的工作量,上午 8:20，王娟到达办公室。她很高兴自己可以到得这么早，这是完全有必要的，因为她的台面上积,压了很多文件。她开始过滤邮件。当她读过第一条后，发现这个问题必须要等到上司来才能处理。她把,它放在一边，开始读下一条。这条消息与她上司正在进行的一个项目有关，她得将有关的信息归档。所,以她下楼复印，复印件归档在该客户的文档中，原件放在上司的桌上。,当她继续阅读时，发现了一个有关海外留学的广告，这一直是她心中的梦想。她仔细的阅读，好象自己,已经在通往美国的飞机上。当她被嘈杂声打断时，发现已将近9点，同事都来上班了。,她把剩下的邮件推向桌角，拿起一份客户报告，她答应上司明天交给他，尽管估计要花两天的时间才可,以完成。当她打开文件时，李玲和张丽走过她桌旁，并邀她一起喝杯咖啡。王娟觉得5分钟没什么问题，,李玲和张丽激动地谈着昨天晚上看的电影。在不知不觉中，十五分钟过去了，王娟赶紧回到自己桌旁。,当她坐下来时，响了，是她的上司刘墙让她出席上午十点的会议，负责记录。这件事很重要，王娟,看了一下手表，没时间准备报告了，所以她将文件放在一边，发誓这是午餐后的第一件事。,下午并没有好多少。几个来访者，几个 ，几封信，一天就这样过去了。明天要交的报告没有进展。,她看了一下表，6：30了，如果今晚不能和丈夫一起吃晚饭，他会很失望的，因为今天是他们的结婚纪,念日，她决定不了是继续工作，还是回家。她不禁奇怪，李玲和张丽怎么有时间晚上去看电影。,王娟的问题是什么？,是什么浪费了她的时间？,你可以给王娟什么建议？,案例：办公室里的故事,抓住“效率杀手”,在下班回家的路上突然想起今天还有一项工作没有完成？,给对方打 ，放下 后突然意识到该说的事没说？,看到记在某张纸上的 却不知是谁的，然后把 打过去，听到对方自报姓名后？,认为计划总赶不上变化？,给对方递名片时，突然意识到仅剩的两张名片上还记着别人的联系信息？,你是否曾,记不清把信息记录在哪里了,?,别人说你的桌子太乱？,想做一件事，比如健身或谈恋爱、与家人聚在一起等，却一直都没开始或找不到时间做？,别人答应你一件事，过了期限后你才想起来？,忘记了某个约定后，只好以“编故事”来应对（谎称自己生了病或加班）？,你是否曾,抓住“效率杀手”,回答了几个“是”,0,个：太棒了！请多多分享你的经验。,1-3,个：你的时间管理很棒，但还有提高的余地。,4-7,个：日子过得还不错，但你满足吗？,8-10,个：恭喜你！你参加培训是来对了。,效率杀手,技术因素,环境因素,组织因素,自身因素,？,？,缺乏计划性,时间观念不强,追求完美,不愿委托或授权,管理制度不健全,沟通不畅,文山会海,突发事件多,应酬多,同事时间观念不强,缺乏科学的时间管理方法,和有效的时间管理工具,战胜效率杀手：时间管理的正确心态,目标明确，并且是写下来的,心中大概清楚目标，但无条理,很少有目标，甚至完全没有目标,碌碌无为,自己把握成功。,偶尔小成，或看运气,顶尖的,3,的人,10,的人,其余的人,1,、明确的目标,目标,梦想,资源,能力,目标：由梦想牵引,2,、说,“,NO”,你活得被动吗？,只回答是,只回答不,你喜欢别人顺手交给你的无聊任务,你要取悦所有人,你要承担很大的压力,你要做无意义的事情,你希望有更多时间吗？,你希望有自己的生活吗？,你希望别人尊重你吗？,你希望独立安排做事的先后顺序吗？,1,你希望有更多时间吗？,你希望有自己的生活吗？,你希望别人尊重你吗？,你希望独立安排做事的先后顺序吗？,只回答是,只回答不,你喜欢别人顺手交给你的无聊任务,你要取悦所有人,你要承担很大的压力,你要做无意义的事情,2,锯条效应：不会说不的人,优雅地说“不”,表示理解,表示感谢,提出建议,作出妥协,拒绝部分请求,退一步,1.,你的朋友要你陪他,/,她逛街，可你累极了，实在不想去，又不想让朋友失望。,情景模拟,2.,你的部门同事要出差了，部门领导不在，于是这位同事想把他手头的事交给你。你很忙，可你和他关系不错。,3.,你的一位大客户是位异性，他,/,她多次约你单独深夜去酒吧。你是一位已婚人士，实在不想因此而破坏了家庭，可又担心因此丢掉一些生意的机会。,二、时间管理的原则：,要事第一,大石头和小细沙,这个游戏说明了什么？,先忙琐事，难成大事,要事第一，游刃有余,大石头和小细沙,假设现在是星期一的晚上，你要计划未来六天的日程，面前是这六天要做的事情,你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生,星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡,好友的Party将从13:00开始,你有好几个月没有回家，也没有写信或打,有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19点以前），估计要花1小时。,明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系,明晚有一场演唱会将从19:00到23:00,你在图书馆借的书明天到期,外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李,你要在星期五交计划书之前把它复印一份,明天下午14点到16点有一个会议,你欠某人200元钱-他明天也将参加那个会议,你明天早上从9点到11点要听一场讲座,请先完成下面这个小练习,每天上班时间为,8,点,-18,点（含往来交通时间，中午有,1,小时休息）,你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面,你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗,你想好好洗个澡,你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时,你身上只有5块钱，需要取钱,大家明天晚上聚餐18:00开始,你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录,这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2 小时,你收到一个好朋友的信1个月了，没有回信，也没有打 给他,星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业余时间,你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有,下个星期二，你要参加一次业务考试,优先矩阵,重要，非紧急,重要，紧急,重要程度,M1,M2,M3,M4,非重要，非紧急,非重要，紧急,紧急程度,高,低,高,低,事务四分类,重要程度,M1,M2,M3,M4,紧急程度,不速之客,某些突发事件,某些会议,/,电话,/,邮件,同事的某些要求,人生规划,建立人际关系,发掘新机会,健身、休闲,全面能力培养,业务压力,影响工作的病患,快到期的项目,危机事件,某些电话,/,邮件,浪费时间之事,过度的应酬,不良嗜好,老板来电、通知,1,、你觉得名片样式太老土了，想重新设计新的名片。,2,、你刚接到一份会议邀请函。看过议程后，你发现对它没兴趣，而且主,题跟工作也不相关。,3,、你刚收到一封税务局来信。信的内容是，税务局至今未收到你的,个人报税单，将开始计算滞纳金。,4,、你的另一半希望你能抽出时间，陪她（他）去一个你们最喜欢的地方。,重要,紧急,重要,紧急,重要,紧急,重要,紧急,重要还是紧急？,偏重各类事务的结果,重要程度,M1,M2,M3,M4,紧急程度,压力,筋疲力尽,危机处理,忙于收拾残局,有远见,平衡,纪律,自制,少有危机,全无责任感,工作不保,依赖他人或社会,机构维生,缺乏长远的目标,和规划,忙而无功,效能低下,计划管理,M1,M1,M2,M3,M4,重要 紧急,：,一定要减少,(,常规,),设定期限（,deadline),平时必须首先关注,M2,M2,迟早会变得紧急（救火队员）,M1,M2,M3,M4,重要 紧急,：,利用人际关系,委托授权,计划管理,M3,优雅的说“不”,M1,M2,M3,M4,重要 紧急,：,尽力去放弃,积习难改、有求必应,计划管理,M4,M1,M2,M3,M4,重要 紧急,：,需要最为重视,设定时间表,计划管理,M2,成功秘诀,要事第一,自检：事务四分类,重要程度,M1,M2,M3,M4,紧急程度,？,？,？,？,对我的时间进行梳理,重要，非紧急,重要，紧急,重要程度,M1,M2,M3,M4,非重要，非紧急,非重要，紧急,紧急程度,尽量避免扩大,M1,尽量减少,M3,事情,多投资时间在,M2,尽量避免,M4,事情,优先计划管理总览,生活和工作的优先顺序,把主要精力和时间花在,M2,从而减少那些,M1,把,M3,合理地委托或授权,杜绝,M4,侵占你宝贵的生命,事关重大者不可受制于细枝末节,-,哥德,理想的时间规划,重要，非紧急,重要，紧急,M1,M2,M3,M4,非重要，非紧急,非重要，紧急,20%-25%,65%-80%,15%,1%,我不能决定生命的长度，但我可以控制它的宽度,我不能左右天气，但我可以改变心情,我不能改变容貌，但我可以展现笑容,我不能控制他人，但我可以掌握自己,我不能预知明天，但我可以充分利用今天,我不能样样顺利，但我可以事事尽心,时间管理总览,本末兼顾,爬出陷阱,要事第一,以始为终,追求平衡,处理技巧,善用工具,明确计划,