时间管理与工作统筹技巧教材

*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,1,*,*,*,*,*,时间管理与工作统筹技巧,讲师：杨 斌,2024年11月1日,“,明日歌,”,明日复明,日,日，明日,何,何其多。,我生待明,日,日，万事,成,成蹉跎！,世人若被,明,明日累，,春去秋来,老,老将至。,朝看水东,流,流，暮看,日,日西坠，,百年明日,能,能几何？,请君听我,明,明日歌！,“,今日歌,”,今日复今,日,日，今日,何,何其速！,朝朝复暮,暮,暮，连命,都,都不顾！,世人若被,今,今日累，,终身劳累,何,何其苦。,早出又晚,归,归，忙碌,何,何所图？,百年今日,怎,怎生度，,人生真谛,谁,谁能悟！,一、“水,桶,桶效应”,的,的启迪,二、时间,与,与“习惯,”,”的关系,三、优先,管,管理,四、西瓜,与,与芝麻,五、时间,管,管理的角,度,度,目 录,一个用不,同,同长短木,板,板拼成的,水,水桶，其,存,存水量取,决,决于最短,的,的那块木,板,板！,问题：,哪一块是,我,我们走向,成,成功的“,短,短板”？,关键词：,必须设法,找,找到那块,短,短板！,必须充分,利,利用那块,短,短板！,一、“水,桶,桶效应”,的,的启迪,时间的特,性,性,不可逆性,时 间,特 性,不可再生,无法积蓄,无法替代,毫无弹性,5,4,3,2,1,结论：,“,时间,”,是最珍贵,的,的资源,短板,！,无意识、,不,不经思考,的,的行为方,式,式；,是精神或,性,性格的一,种,种固定趋,向,向；,我们会受,制,制于各种,各,各样的习,惯,惯。,关键词：,你的潜意,识,识会构成,无,无数个习,惯,惯。,什么是习,惯,惯,二、时间,与,与“习惯,”,”的关系,习惯的养,成,成,不断重复,又,又重复，,最,最后不再,需,需要考虑,；,；,不断重复,，,，成为机,械,械的行为,改也难！,例,例如,：,：,准时、勤,奋,奋、进取,、,、守信、,学,学习；,例,例如：,暴躁、凶,残,残、酗酒,、,、盗窃、,吸,吸毒。,例,例如：,拖延、随,意,意、犹豫,、,、多变、,无,无所谓。,习惯的判,断,断,什么是好,习,习惯，什,么,么是坏习,惯,惯？,问题：,好习惯、,坏,坏习惯、,一,一般的习,惯,惯，哪一,种,种危害性,最,最大？,思考：,大象为什,么,么不逃跑,？,？,习惯与“,舒,舒适区”,的,的关系,不舒适的,舒适的,不舒适的,每个人都,有,有自己的,舒,舒适区；,因为舒服,所,所以就不,愿,愿离开；,舒适区是,由,由习惯所,构,构成的。,走出你的,舒,舒适区,危机管理,：,：,“,谁动了我,的,的奶酪,”,；,要想舒适,，,，首先必,须,须先不舒,适,适。,关键词：,不舒适的,具,具体行为,：,：变革与,创,创新！,您的工作,中,中，有哪,些,些需要改,善,善的习惯,？,？,并说出理,由,由？,案例分享,第一节,透过现象,看,看本质,很多管理,者,者的三个,字,字特征,人治特征,下,下的权力,情,情结,时间管,理,理失序,做事缺乏,计,计划性,做事分不,清,清主次,不善于说,“,“不”,无法恰当,处,处理外部,的,的打扰,三、优先,管,管理,“,茫,”,“,忙,”,“,盲,”,看一看我,们,们的周围,1,、每,8,分钟受到,1,次打扰；,每,每小时约,7,次，即每,天,天,5060,次；,2,、平均每,次,次打扰,5,分钟，每,天,天约,4,小时，即,占,占用,50%,的时间；,3,、其中，,约,约,3,小时的打,扰,扰是没有,意,意义或者,极,极少有价,值,值的；,4,、打扰后,，,，重拾原,来,来的思路,至,至少需要,3,分钟，约,2.5,小时。,结果：每天因打,扰,扰而损失,的,的时间约,为,为,5.5,小时，按,8,小时工作,制,制算，占,用,用了工作,时,时间的,68.7%,。,日本学者,关,关于时间,浪,浪费的调,查,查,某项调查,数,数据结果,（,（天）,睡 眠,8.05,小时,用 餐,1.31,小时,琐 事,0.55,小时,工,作,作,7.34,小时,交,际,际,0.39,小时,休,息,息,0.45,小时,娱,乐,乐,0.31,小时,上下班,交,交通,0.73,小时,读书报,杂,杂志,0.42,小时,处理家,务,务事,0.26,小时,兴趣的,工,工作,0.37,小时,音乐或,电,电视,2.51,小时,与朋友,聊,聊天,1.11,小时,工作优,先,先级综,合,合分析,重要度,紧迫性,A,重要而,且,且紧迫,紧迫但,不,不重要,D,不重要,不,不紧迫,重要但,不,不紧迫,四象限,坐,坐标图,一象限,文,文化,这是你,和,和你的,团,团队，,一,一定要,做,做的事,情,情。,问题：,真的有,那,那么多,紧,紧急和,重,重要的,事,事情吗,？,？,事实：,投资二,象,象限，,一,一象限,工,工作会,大,大幅减,少,少！,二象限,文,文化,紧急与,重,重要的,事,事情很,少,少会同,时,时出现,。,。,结果：,我们往,往,往忽视,，,，不紧,急,急但很,重,重要的,事,事。,事实：,问题表,象,象与实,质,质，不,在,在同一,时,时空出,现,现！,我们投,资,资第二,象,象限的,回,回报是,最,最高的,！,！,三象限,文,文化,如果总,是,是忙而,无,无效，,太,太不值,得,得；,很多企,业,业的“,西,西部牛,仔,仔”现,象,象。,结果：,我绝对,是,是最最,不,不能缺,少,少的人,；,；,很多人,开,开会前,5,分钟最,忙,忙乱。,事实：,“忙乱,”,”成为,很,很多企,业,业的文,化,化！,四象限,文,文化,犹豫、,多,多疑、,拖,拖延、,发,发呆；,“,明日歌,”,对于我,们,们的启,迪,迪。,结果：,我们往,往,往在白,白,白浪费,时,时光！,事实：,有益的,活,活动并,非,非第四,象,象限！,这是一,个,个不必,进,进入的,象,象限！,请运用,四,四象限,方,方法排,列,列你的,工,工作：,紧急,不紧急,重,要,A,（碎石型的事务）,危机,急迫的问题,有期限压力的计划,B,（石块型的事务）,发掘新机会,规划,改进产能,建立伙伴关系,防患于未然,不,重,要,C,（细沙型的事务）,不速之客的接待,某些信件、文件、电话的处理,某些会议的出席,某些必要而不重要的会议、活动,D,（水型的事务）,一些可做可不做的杂事,一些不必要的应酬,有趣的活动,如何投,资,资二象,限,限,时间本,身,身并无,多,多余，,无,无法增,加,加。,有效的,方,方法：,坚决的,从,从第三,象,象限腾,出,出时间,；,；,第三象,限,限的欺,骗,骗性是,最,最大的,。,。,关键词,：,：,找回浪,费,费在第,三,三象限,的,的时间,！,！,如何走,出,出三象,限,限,问题：,你真的,无,无法把,你,你的时,间,间投资,第,第二象,限,限？,建议：,改变你,的,的习惯,，,，增强,持,持续行,动,动的能,力,力；,学会决,不,不受急,迫,迫性事,件,件的影,响,响和左,右,右。,关键词,：,：,急迫性,与,与重要,性,性正邪,两,两立，,互,互为消,长,长！,如何进入第二,象,象限,问题：,你的生命中最,重,重要的是什么,？,？,你的人生意义,和,和目的是什么,？,？,你的为人处事,的,的原则是什么,？,？,你人生的基础,：,：信念是什么,？,？,关键词：,我们必须认真,和,和深深的思考,！,！,否则，你只能,是,是一个：混球,！,！,改变传统的时,间,间观念,误区：,在最短的时间,内,内做最多的事,。,。,正确的方法：,依照重要性程,度,度，来安排顺,序,序；,不轻易因紧急,情,情况，改变计,划,划；,认清紧急性与,重,重要性的区别,；,；,要遵循你心中,的,的目标和方向,。,。,你对时间的控,制,制,以下时间哪个,最,最难控制？请,排,排序：,（）工,作,作的时间；,（）业,余,余的时间；（,酒,酒、赌、玩、,侃,侃）,（）上,司,司的时间；,（）下,属,属的时间；,（）客,户,户的时间；,（）女,友,友的时间；,（）家,庭,庭的时间；,（）哥,们,们的时间。,时间是怎样流,失,失的,问题：,时间总是被干,扰,扰、控制、割,裂,裂、破坏。,所以：,你往往总是感,觉,觉时间实在太,不,不够用了！,困惑：,你的时间到底,到,到那里去了？,第二节,关于时间的事,实,实,事实的一方面,：,：,有些事情我们,认,认为能够左右,和,和管理，但其,实,实我们不能！,（没问题！）,事实的另一面,：,：,有些事情我们,认,认为不能左右,和,和管理，但其,实,实我们能！,（啊呀,不行,),关键词：,学习分辨和处,理,理这些事情！,有效的建议,建议一：,专心去照顾你,的,的猴子；,建议二：,让别人照顾他,的,的猴子；,建议三：,把猴子交给能,干,干的人。,建议四：,团队分工合作,养,养猴群！,你的时间哪去,了,了,被你的上司抢,走,走了！,被你的同事分,走,走了！,被你的下属偷,走,走了！,被你的朋友拿,走,走了！,被它自己给溜,走,走了！,来自上司的干,扰,扰,来自上司的干,扰,扰，往往最难,控,控制。,有效的方法：,让上司清楚知,道,道你的工作目,标,标；,主动约见你的,上,上司以减少干,扰,扰。,关键词：,管理好你的上,司,司！,发扬,“,香蕉文化,”,！,来自同事的干,扰,扰,来自同事的干,扰,扰，往往最难,推,推却。,有效的方法：,如果有人找你,，,，站起来接待,他,他；,公司设立人人,安,安静一小时制,度,度；,红色信号：请,勿,勿打扰！,绿色信号：可,以,以进来。,关键词：,必须学会拒绝,的,的艺术！,来自下属的干,扰,扰,来自下属的干,扰,扰，往往容易,忽,忽视。,有效的方法：,安排固定时间,，,，供属下工作,汇,汇报；,保留固定时间,，,，供属下提出,问,问题；,安排其他时间,，,，处理非紧急,事,事件。,关键词：,用,“,大黄点,”,将可能的干扰,化,化解！,来自自己的干,扰,扰,来自自己的干,扰,扰，往往最难,察,察觉。,例如：,没有目的的游,荡,荡、与属下闲,聊,聊；,各种不良的习,惯,惯，想改也困,难,难。,有效的方法：,学习管理和控,制,制自己。,关键词：,己所不欲，勿,施,施他人！,四、西瓜与芝,麻,麻,找到你生命中,的,的,“,西瓜,”,我们生命中总,是,是会遇到西瓜,和,和芝麻；,我们想得到西,瓜,瓜，却总是在,拣,拣芝麻；,结果我们错误,的,的用数量代替,了,了质量。,关键词：,拣芝麻没有大,价,价值，拣西瓜,却,却有！,确认你的“西,瓜,瓜”,时间,成,成,果,果,时间,成,成果,20%,80%,80%,20%,确定有效目标,前提：,工作不能没有,目,目标设定；,目标没有计划,就,就是空想。,所以：,计划必须要考,虑,虑期望值；,计划必须考虑,资,资源配置；,目标必须设定,最,最后期限。,工作确定的顺,序,序,回答以下问题,：,：,要做什么事情,？,？,为什么要去做,？,？,用什么标准做,？,？,什么时间开始,？,？,那些人参加做,？,？,怎样分配时间,？,？,关键词：,合理调整时间,及,及资源分配的,顺,顺序。,效率和效益的,分,分别,问题：,99,张,1,元和,1,张百元钞票，,你,你先拿哪张？,分别：,追求效率,把事情做对；,追求效益,做对的事情。,关键词：,抓西瓜和拣芝,麻,麻截然不同！,战略正确，战,术,术才有意义！,低回报工作,拣,“,芝麻,”,问题：,拣芝麻可以将,你,你的时间消耗,殆,殆尽；,不必关注芝麻,，,，不要被芝麻,诱,诱惑。,方法：,将芝麻分类，,集,集中时间处理,他,他们；,坚决停止你习,惯,惯性的拣芝麻,行,行动。,关键词：,做慢而对的事,，,，比做快而错,的,的事好！,如何避免拣“,芝,芝麻”,可能的感觉：,我工作很努力,，,，然而没有成,就,就感！,可能的原因,:,不良习惯偷走,了,了你宝贵的时,间,间；,解决的方法：,持续时间记录,，,，提供精确资,料,料；,记录每天或,3