高效会议管理

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2014-2-28,#,高,效,效,会,会,议,议,管,管,理,理,佳兆业,集,集团佛,山,山地产,公,公司,行政及,人,人力资,源,源部,2014,年,2,月,学习目,录,录,一、会议的重要性：会议对公司及管理者的意义,二、会议前的准备：会前沟通与安排,三、会议中的注意事项：三个会议法则、四种干扰行为管理,四、会议后的跟踪：会后执行,某公司,管,管理层,普,普遍觉,得,得，公,司,司的会,议,议太多,，,，集团,召,召集的,会,会议，,分,分公司,召,召集的,会,会议，,加,加上部,门,门召集,的,的会议,，,，一周,下,下来，,感,感觉都,在,在开会,。,。且大,多,多数会,议,议的时,间,间较长,，,，临近,散,散会时,已,已感觉,疲,疲惫，,讨,讨论过,程,程中容,易,易偏离,议,议题，,对,对相关,的,的决议,事,事项督,办,办不力,会议貌,似,似占用,了,了时间,，,，又未,能,能有效,地,地解决,问,问题。,思考：如何做到高,效,效的会,议,议管理,？,？,案例,会议中,存,存在的,常,常见问,题,题,很多会,议,议未事,先,先准备,材,材料；,已,已准备,材,材料的,会,会议，,有,有多数,人,人会前,未,未阅读,；,；,一些参,会,会者不,知,知会议,议,议题、,目,目标、,不,不知应,否,否参加,会,会议；,多数会,议,议不能,准,准时召,开,开，准,时,时结束,；,；,会议决,定,定、明,确,确的工,作,作计划,不,不明确,责,责任人,、,、完成,时,时间、,完,完成标,准,准；,有不少,人,人开会,不,不做记,录,录；,有不少,人,人在开,大,大会时,开,开小会,，,，对他,人,人的发,言,言置之,不,不理或,无,无理打,断,断；,有不少,人,人人到,心,心不到,，,，或忙,于,于接,/,打电话,，,，或忙,于,于自己,的,的其他,工,工作，,或,或闭目,养,养神，,或,或做局,外,外人，,一,一言不,发,发。,会议气,氛,氛差，,虽,虽然是,管,管理人,员,员，但,争,争吵、,推,推卸、,指,指责频,频,频发生,，,，反而,对,对会议,议,议题不,感,感兴趣,。,。,对会议,中,中涉及,的,的问题,、,、责任,等,等，不,能,能正确,对,对待。,会议中,涉,涉及的,工,工作往,往,往分配,给,给未参,加,加会议,的,的人，,或,或无人,跟,跟进、,反,反馈。,有些会,议,议的决,议,议是在,会,会议结,束,束前的,很,很短一,段,段时间,内,内做出,的,的。（,因,因急于,结,结束、,休,休息，,故,故草草,了,了结）,有些会,议,议毫无,效,效果，,议,议而不,决,决，决,而,而不行,，,，行而,不,不通。,不少与,会,会者，,离,离场时,不,不能保,持,持会议,室,室整洁,。,。,会议中,存,存在常,见,见问题,一、会,议,议管理,的,的重要,性,性,对于公,司,司来说,，,，高效,的,的会议,可,可以,提高决,策,策效率,降低运,作,作成本,改善组,织,织气氛,对于管,理,理者来,说,说，高,效,效的会,议,议可以,增加团,队,队凝聚,力,力,增强团,队,队执行,力,力,提高决,策,策效率,会议成,功,功的要,素,素,高效会,议,议,一个中,心,心,两个基,本,本点,三个会,议,议法则,四种干,扰,扰,行为管,理,理,五个会,议,议步骤,Successfulfactors,会议目,标,标,会议准,备,备,会后跟,踪,踪,明确与,会,会人员,集中与,会,会人员,注,注意力,鼓励与,会,会人员,滔滔不,绝,绝,沉默者,交头接,耳,耳,跑题,有效开,场,场,澄清信,息,息,头脑风,暴,暴,做出决,策,策,总结跟,进,进,二、会,议,议前的,准,准备,会议目,的,的,会议计,划,划表,选择适,合,合的与,会,会者,选择会,议,议时间,和,和地点,准备会,议,议资料,制定会,议,议议程,会前沟,通,通,会场准,备,备,1,2,3,4,5,6,1,、会议,目,目的,会议目,的,的,会议结,束,束时达,成,成的结果,解决问,题,题,制,制定计,划,划,做,做出,决,决策,会议目,的,的应该,符,符合以,下,下标准,具体明,确,确,SMART,结果导,向,向,2,、准备,会,会议资,料,料,会前资,料,料准备,和,和发放,会中资,料,料的准,备,备,3,、会前,沟,沟通,内容,确认与,会,会人员,是,是否能,够,够到会,（,（尤其,是,是确认,关,关键人,物,物的到,场,场）,让与会,者,者事先,了,了解会,议,议资料,了解关,键,键人物,对,对问题,的,的看法,明确与,会,会者的,期,期望值,提醒与,会,会者应,做,做的准,备,备,方式,书面沟,通,通（会,议,议通知,）,）,电话沟,通,通,当面沟,通,通,案例,会议前,不,不沟通,，,，导致,拖,拖延会,议,议时间,公司经,营,营例会,上,上，,A,部门提,出,出需要,B,部门协,助,助一起,完,完成展,示,示区园,林,林的布,置,置。,B,部门表,示,示不知,道,道此事,，,，请,A,部门提,出,出具体,需,需求及,展,展示标,准,准，便,于,于开展,工,工作。,会议议,程,程必须,待,待此项,事,事务确,认,认了后,才,才能进,行,行，于,是,是，会,议,议不得,不,不腾出,时,时间给,这,这,2,个部门,做,做工作,沟,沟通。,点评：,会议原,则,则之一,：,：需协,调,调的事,项,项应在,会,会前提,前,前让相,关,关部门,、,、人员,知,知悉。,甚,甚至可,以,以在会,前,前沟通,决,决定。,只,只有涉,及,及多个,部,部门的,协,协调事,项,项，或,无,无法达,成,成一致,结,结果的,事,事项，,才,才需要,在,在会上,沟,沟通、,讨,讨论决,定,定。,4,、选择,合,合适的,与,与会者,分配会,议,议的角,色,色,确定参,会,会人员,有权做,决,决策的,人,人,了解信,息,息的人,其他利,益,益干系,者,者：执,行,行人，,关,关心会,议,议结果,的,的人,5,、安排,会,会议角,色,色,行为描,述,述：,在会议,中,中作简,短,短的记,录,录，突,出,出标示,在,在下次,会,会议前,应,应完成,的,的行动,；,；,修改纪,要,要（必,要,要时）,以,以总结,已,已采取,的,的行动,、,、负责,跟,跟进的,人,人、推,迟,迟至下,次,次会议,的,的事项,等,等等；,在会后,及,及时发,布,布会议,纪,纪要。,记录人,：,：,确保如,实,实、完,整,整的记,录,录会议,讨,讨论的,问,问题、,结,结论；,发布审,核,核后的,会,会议纪,要,要给相,关,关与会,者,者；,跟踪会,议,议纪要,的,的落实,。,。,行为描,述,述：,按照议,程,程要求,为,为会议,计,计时；,如果讨,论,论有正,当,当理由,超,超过安,排,排时间,，,，请与,团,团队协,商,商以获,得,得更多,时,时间；,引导团,队,队缩减,或,或延期,项,项目以,获,获得更,多,多讨论,时,时间；,在会议,结,结束前,确,确定下,次,次会议,的,的时间,；,；,及时提,醒,醒分阶,段,段参与,的,的人员,及,及时到,会,会。,计时人,：,：,负责会,议,议的时,间,间记录,；,；,控制参,与,与成员,的,的发言,时,时间，,确,确保会,议,议正常,按,按时进,行,行,。,5,、安排,会,会议角,色,色,行为描,述,述：,确保每,个,个人有,机,机会参,与,与会议,使会议,的,的主题,与,与议程,一,一致,寻找解,决,决问题,的,的方法,提出较,好,好的问,题,题以澄,清,清不明,确,确或误,解,解的信,息,息,倾听并,关,关注发,言,言者,努力缓,和,和紧张,或,或压抑,的,的局面,与会人,：,：,带来信,息,息、专,业,业知识,和,和创意,帮助解,决,决问题,完成分,配,配给他,们,们的所,有,有任务,5,、安排,会,会议角,色,色,行为描,述,述：,通过阅,读,读上次,会,会议纪,要,要和跟,进,进会后,行,行动进,展,展来计,划,划会议,议,议程，,特,特别是,要,要按期,完,完成的,行,行动项,目,目,在开会,前,前征求,其,其他团,队,队成员,对,对议程,项,项目的,想,想法,组织会,议,议，让,所,所有成,员,员参与,确定议,程,程，集,体,体讨论,意,意见或,针,针对活,动,动的要,点,点进行,头,头脑风,暴,暴,安排特,别,别嘉宾,参,参与和,安,安排新,成,成员加,入,入会议,团,团体,确定何,时,时要在,挂,挂图上,记,记录意,见,见或信,息,息,召集人,：,：,负责确,定,定会议,目,目的并,向,向与会,者,者阐明,按照议,程,程进行,引,引导,控制与,会,会者行,为,为,会议总,结,结,5,、安排,会,会议角,色,色,案例,会议中,容,容易偏,离,离主题,，,，拖延,会,会议时,间,间,公司召,开,开关于,如,如何降,低,低行政,、,、营销,费,费用的,专,专题会,议,议。会,议,议上，,主,主持人,请,请大家,提,提出解,决,决方法,，,，与会,者,者你一,言,言我一,语,语，提,出,出许多,建,建议。,建,建议涉,及,及方方,面,面面，,由,由此工,程,程部由,降,降低费,用,用议题,跑,跑向了,如,如何提,高,高工程,质,质量从,而,而在集,团,团巡检,中,中排好,名,名次；,营,营销部,开,开始讨,论,论本月,的,的销售,方,方案的,具,具体安,排,排和落,实,实；设,计,计人员,提,提出多,组,组织费,用,用不高,的,的如爬,山,山类的,活,活动，,但,但后面,又,又开始,讨,讨论起,爬,爬什么,山,山,这些议,题,题与会,议,议主题,有,有一定,的,的相关,性,性，但,针,针对性,不,不强，,且,且并非,短,短短的,会,会议上,就,就能讨,论,论出结,果,果。,结果最,终,终原定,2,小时的,会,会议，,4,小时才,开,开完。,点评：,明,明确相,对,对集中,的,的会议,主,主题，,且,且控制,好,好讨论,范,范围，,是,是保证,会,会议高,效,效的有,效,效手段,之,之一。,6,、选择,会,会议时,间,间,会议时,间,间考虑,因,因素,：,领导优,先,先：优,先,先考虑,上,上级领,导,导的时,间,间,主持人,优,优先：,确,确保主,持,持人自,己,己的时,间,间,兼顾其,他,他：选,择,择方便,与,与会者,出,出席的,时,时间，,以,以及与,会,会者所,喜,喜爱的,时,时间，,尤,尤其是,关,关键人,物,物方便,的,的时间,会议时,间,间的长,度,度：,一个议案不,超,超过,2,小时为限,议案多，则,会,会议时间将,相,相应延长,时间超过一,个,个半小时，,则,则中途应腾,出,出若干,时间做休息,之,之用,6,、选择会议,时,时间,业界参考,时间,会议特点,8AM-9AM,发言的欲望没有被唤醒，不宜让与会者对提议有太多回应或进行业务分析,9AM-10AM,适合一对一会谈，也是进行业务会谈的最佳时机,10AM-12AM,1PM-3PM,适合集思广益,3PM-5PM,最好不安排会议,7,、制定会议,议,议程,有效议程必,须,须要满足下,列,列条件,按照议案的,轻,轻重缓急编,排,排处理的先,后,后次序,按议题的逻,辑,辑编排,每一个议案,应,应预估所需,的,的处理时间,并,并明白地标,示,示出来,每一议程项,责,责任到人,1,、五个会议,步,步骤,有效开场,澄清信息,头脑风暴,做出决策,总结跟进,会前签到,/,准备,营造会议气,氛,氛,设立会议纪,律,律,陈述会议目,的,的,回顾会议议,程,程,复述背景,总结,征询其他资,料,料,及议题,征询意见及,发,发,掘可行方案,分配会议角,色,色,发挥他人意,见,见,总结,征询及选择,最,最,可取的方,案,案,决定行动,由,由谁执,行及何时,完,完成,归纳共识,遗留问题,分工计划,感谢参与,三、会议,中,