会务管理工作指南流程图

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2010-4-13,#,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2010-4-13,#,会务管理工作,根据网上文字材料整理制作,2010,年,4,月,13,日,会议工作的基本任务,组织工作,文书工作,生活管理工作,安全保卫,工作,组织工作,协助领导确定会议议题；,根据议题安排议程、日程；,发会议通知，负责会议报到；,对与会人员进行编组；,布置会场，安排座次；,印发会议证件,(,出席证、列席证、工作证等,),；,负责会议签到；,会中组织和协调；,会场其他组织和管理；,会外的联络和协调,(,负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织,),。,会议的结束收尾工作。,文书工作,会议文书的起草,会议文书编写,会议文书印发及管理,生活管理工作,与会人员的食宿管理,会议的财务管理,会议的交通保障,会议的文化活动,与会人员的医疗保健,安全保卫工作,会议的保密工作,会议的警卫工作,会场内外的安全保卫工作,会务工作流程图,会前,会中,会后,会前,确定会议主题与议题,确定会议名称,确定会议规模与规格,明确会议组织机构,明确会议所需设备和工具,确定会议时间与会期,确定与会者名单,选择会议地点,安排会议议程和日程,制发会议通知,安排食住行,准备会议文件材料,制作会议证件,制定会议经费预算方案,布置会场,会场检查,会中,报到及接待工作,组织签到,做好会议记录,会议信息工作,编写会议简报或快报,做好会议值班保卫工作,做好会议保密工作,做好后勤保障工作,会后,安排与会人员离会,撰写会议纪要,会议的宣传报道,会议总结,确定会议筹备方案,会议筹备方案就是会议计划。它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日程及经费预算等项目。,确定会议主题和议题,会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。,确定主题的主要方法：,一是,要有切实的依据；,二是,必须要结合本单位的实际；,三是,要有明确的目的。,议题是对会议主题的细化。,确定会议名称,会议名称要拟得妥当，名实相符。,会名不宜太长，但也不能乱简化。,会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。,有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。,会议名称要用确切、规范的文字表达。,有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“天地公司1998年全体员32,总结大会”。,确定会议规模与规格,确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。,同时本着精简效能的原则。,会议的,规模,有大型、中型、小型。,会议的规格有高档次、中档次和低档次。,明确会议组织机构,确定会议的时间和日期,会议时间有三种含义,：,一是指会议召开的时间；,二是指整个会议所需要的时间、天数；,三是指每次会议的时间限度。,确定会议时间应考虑,首先是需要,如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。,一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。,有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。,其次是可能,最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。,再次是适宜,先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。,有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。,还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量避免在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。,此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。,最后是会议时间限度,据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。,（会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。）,安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午,9,：,00,1l：00，下午2：304：30，人们办事的效率较高。,确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。,确定与会人员范围及人数,会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。,秘书部门平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人数的基本资料。,在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。,会议地点问题,会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。,应根据不同的会议类型来选地点,如：,国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。,专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。,小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。,应考虑交通便利,会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。,会场的大小应与会议规模相符,一般来说，每人平均应有23平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。,场地要有良好的设备配置,桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。,场地应不受外界干扰,应尽量避开闹市区。,同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。,会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。,应考虑有无停车场所和安全设施问题,场地租借的费用必须合理,确定会议议程与会议日程,会议议程与会议日程的区别,：,会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。,拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。,会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。,会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，包括会议全程的各项活动，它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表的制定 要明确具体，准确无误。,确定会议议程与会议日程,安排会议议程和日程要注意的问题,：,要把握会议目的，即了解会议召开的原因。,先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。,例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。,如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。上午8：001l：30，下午3：005：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。,确定会议议程与会议日程,大中型会议的议程一般安排如下,：,开幕式，上司和来宾致辞；,上司做报告；,分组讨论；,大会发言；,参观或其他活动；,会议总结，宣读决议；,闭幕式。,制定会议经费预算方案,会议成本估算,会议经费的主要内容,审核时要逐项细审,会议成本估算,估算方法一,会议成本,=2ABT+会议实际费用,A：全部员工小时平均工资的,3倍,乘以,2：会议引起管理工作停顿造成的损失,B：与会者人数,T：开会小时数,会议实际费用：包括交通费、场地设施租用费、食宿费、补助费、文具、文件印刷费、会议服务费（茶点）,估算方法二,会议成本,=与会者小时平均工资X会议时间成本+会议实际费用,会议时间成本：与会者会议准备时间、旅行时间，会议秘书、会议服务人员工作时间及开会时间的总和。,会议实际费用：同上,会议经费的主要内容,（一）,文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等开支。,邮电通讯费用：如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。,会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。,会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。,会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。,会议经费的主要内容,（二）,会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。,会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一部分，则预算中可不列此项。,会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。,会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。,其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。,审核时要逐项细审,要让起草人员将部分费用的细目表一并承上。如计算设备租用费时，应了解：都租用了哪些设备?设备租用的行情是怎样的?不同型号、功能的费用差距有多大?主审秘书对这些都需了然于胸。,对经费的把关，不可太松，否则会造成浪费；也不可太紧，否则会影响到会议质量。,印发会议通知,发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。,通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。,重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。,发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对被邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。,确定会议住宿和餐饮安排,确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作,确定会议所需用品和设备,必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。,特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。,检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。,检查好灯光、扩音设备。检查黑板、白板，确保已擦干净；准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。,如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小适当，清楚易认。在每人座位前摆放纸笔。,多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。,如果有选举、表决、表彰的议程，还需准