《秘书实务》第二章-文档管理

单击此处编辑 第 节,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,*,第二章 文档管理,第,二,二,章,章,文,文,档,档,管,管,理,理,秘,书,书,实,实,务,务,第,一,一,节,节,文,文,档,档,管,管,理,理,概,概,述,述,一,、,、,文,文,书,书,与,与,档,档,案,案,的,的,基,基,本,本,知,知,识,识,（,一,）,）,文,文,书,书,工,工,作,作,的,的,基,基,本,本,术,术,语,语,1.,文,书,书,、,、,公,公,文,文,、,、,文,文,件,件,文,书,书,泛,泛,指,指,社,社,会,会,组,组,织,织,及,及,个,个,人,人,在,在,社,社,会,会,活,活,动,动,中,中,为,为,记,记,录,录,情,情,况,况,、,、,表,表,达,达,思,思,想,想,、,、,传,传,达,达,意,意,图,图,、,、,记,记,载,载,活,活,动,动,而,而,形,形,成,成,的,的,一,一,切,切,文,文,字,字,材,材,料,料,。,。,公,文,文,是,是,国,国,家,家,机,机,关,关,或,或,合,合,法,法,组,组,织,织,在,在,公,公,务,务,活,活,动,动,中,中,形,成,成,，,，,按,按,照,照,规,规,定,定,程,程,序,序,来,来,制,制,发,发,和,和,办,办,理,理,，,，,具,具,有,有,法,法,定,定,效,效,力,力,和,和,规,规,范,范,体,体,式,式,的,的,文,文,书,书,。,。,文,件,件,(,狭,义,义,),是,指,指,组,组,织,织,在,在,履,履,行,行,其,其,法,法,定,定,职,职,责,责,或,或,处,处,理,理,事,事,务,务,中,中,形,形,成,成,的,的,各,各,种,种,公,公,文,文,以,以,及,及,有,有,名,名,称,称,或,或,标,标,题,题,的,的,内,内,部,部,文,文,书,书,。,。,一,、,、,文,文,书,书,与,与,档,档,案,案,的,的,基,基,本,本,知,知,识,识,（,一）文书工,作,作的基本术,语,语,2.,文种、稿本,文种是按性,质,质和用途确,定,定的文件种,类,类,的,名称。,公文文种可,分,分为通用文,种,种和专用文,种,种两大类。,稿本包括文,稿,稿和文本。,文稿,草稿,、定稿。,文本,正本、副本,、,、试行本、,修,修订本、各,种,种文字文本,等,等。,第一节,文,文档管理概,述,述,一、文书与,档,档案的基本,知,知识,（,一）文书工,作,作的基本术,语,语,3.,公文体式,公文的整体,结,结构形式,文体、结构,、,、格式,文体,应用性文体,。,。,结构,公文的组织,构,构造。,格式,指公文各组,成,成部分及各,种,种标记在一,定,定规格纸张,上,上的规定位,置,置。如下图,：,：,第一节,文,文档管理概,述,述,第一节,文,文档管理概,述,述,一、文书与,档,档案的基本,知,知识,（二）档案,工,工作的基本,术,术语,1.,档案、全宗,、,、案卷、件,档案,过去和现在,的,的国家机构,、,、社会组织,以,以及个人从,事,事政治、军,事,事、经济、,科,科学、技术,、,、文化、宗,教,教等活动直,接,接形成的对,国,国家和社会,有,有保存价值,的,的各种文字,、,、图表、声,像,像等不同形,式,式的历史记,录,录。,档案三要素,：,：原始记录,、,、物质形态,、,、查考使用,价,价值,第一节,文,文档管理概,述,述,全宗,一个国家机,构,构、社会组,织,织或个人形,成,成的具有有,机,机联系的档,案,案整体。,案卷,由互有联系,的,的若干文件,组,组合成的档,案,案保管单位,。,。,件,归档文件的,整,整理单位。,一、文书与,档,档案的基本,知,知识,（二）档案,工,工作的基本,术,术语,2.,档案室、档,案,案馆,档案室是国家机构,、,、企事业单,位,位或其他社,会,会组织内部,设,设置的集中,管,管理本单位,档,档案的专门,机,机构。,档案馆是集中管理,特,特定范围档,案,案的专门机,构,构。,第一节,文,文档管理概,述,述,一、文书与,档,档案的基本,知,知识,（二）档案,工,工作的基本,术,术语,3.,档案的种类,机关档案室,的,的档案通常,划,划分为以下,门,门类：,文书档案,、,科学技术档,案,案、,专业档案,、,声像档案,第一节,文,文档管理概,述,述,二、文档管,理,理工作的内,容,容,文书工作,核心内容是,公,公文办理,。,档案工作,“,秘书实务,”,中的档案工,作,作特指组织,内,内部档案室,的,的档案管理,工,工作。,第一,节,节,文,文,档,档管,理,理概,述,述,三、,文,文档,管,管理,的,的基,本,本要,求,求,(,一,),文书,工,工作,的,的基,本,本要,求,求,及时,、,、准,确,确、,安,安全,第一,节,节,文,文,档,档管,理,理概,述,述,三、,文,文档,管,管理,的,的基,本,本要,求,求,(,二,),档案,工,工作,的,的基,本,本要,求,求,1.,统一,领,领导,，,，分,级,级管,理,理,2.,维护,档,档案,的,的完,整,整与,安,安全,3.,便于,社,社会,各,各方,面,面利,用,用,第一,节,节,文,文,档,档管,理,理概,述,述,一、,发,发文,办,办理,程,程序,草拟,、,、审,核,核、,签,签发,、,、复,核,核、,缮,缮印,、,、用,印,印、,登,登记,、,、分,发,发等,。,。,第二,节,节,文,文,书,书办,理,理与,管,管理,二、,收,收文,办,办理,程,程序,签收,、,、登,记,记、,审,审核,、,、拟,办,办、,批,批办,、,、承,办,办、,催,催办,等,等。,第二,节,节,文,文,书,书办,理,理与,管,管理,第二,节,节,文,文,书,书办,理,理与,管,管理,三,、文,书,书的,保,保管,（一,）,）保,管,管工,具,具,存放,工,工具,、,装订,工,工具,（二,）,）分,类,类,分类,整,整理,、,、分,类,类存,放,放,第二,节,节,文,文,书,书办,理,理与,管,管理,四、,文,文书,立,立卷,、,、归,档,档、,销,销毁,和,和存,查,查,（一,）,）文,书,书立,卷,卷,（二,）,）文,件,件归,档,档,（三,）,）文,件,件的,销,销毁,和,和存,查,查,第二,节,节,文,文,书,书办,理,理与,管,管理,一、,机,机关,档,档案,工,工作,的,的基,本,本任,务,务,(,一,),对本,机,机关,文,文书,归,归档,工,工作,进,进行,指,指导,和,和监,督,督。,(,二,),负责,管,管理,本,本机,关,关的,全,全部,档,档案,。,。,(,三,),制定,制,制度,，,，对,所,所属,地,地区,或,或下,级,级单,位,位的,档,档案,工,工作,指,指导,、,、监,督,督和,检,检查,。,。,(,四,),确保,档,档案,和,和档,案,案机,密,密的,安,安全,。,。,第三,节,节,机,机,关,关档,案,案管,理,理,二、,机,机关,档,档案,管,管理,工,工作,程,程序,收集,、,、整,理,理、,鉴,鉴定,、,、保,管,管、,统,统计,、,、利,用,用、,移,移交,第三,节,节,机,机,关,关档,案,案管,理,理,二、,机,机关,档,档案,管,管理,工,工作,程,程序,（一,）,）档,案,案的,收,收集,档案,的,的收,集,集是,机,机关,档,档案,工,工作,的,的起,点,点，,和,和文,书,书立,卷,卷工,作,作是,互,互相,衔,衔接,。,。,第三,节,节,机,机,关,关档,案,案管,理,理,二、,机,机关,档,档案,管,管理,工,工作,程,程序,（二,）,）档,案,案的,整,整理,整理,工,工作,主,主要,内,内容,是,是档,案,案分,类,类、,编,编制,案,案卷,目,目录,、,、填,写,写档,号,号。,第三,节,节,机,机,关,关档,案,案管,理,理,二、,机,机关,档,档案,管,管理,工,工作,程,程序,（三,）,）档,案,案的,鉴,鉴定,1.,判定,档,档案,的,的价,值,值和,保,保管,期,期限,2.,档案,的,的销,毁,毁,第三,节,节,机,机,关,关档,案,案管,理,理,二、,机,机关,档,档案,管,管理,工,工作,程,程序,（四,）,）档,案,案的,保,保管,档案,的,的保,管,管就,是,是运,用,用适,当,当的,设,设备,和,和手,段,段保,存,存和,保,保护,档,档案,以维,护,护档,案,案的,完,完整,和,和安,全,全,延长,档,档案,的,的使,用,用寿,命,命。,第三,节,节,机,机,关,关档,案,案管,理,理,二、,机,机关,档,档案,管,管理,工,工作,程,程序,（五,）,）档,案,案的,移,移交,把保,存,存期,满,满的,档,档案,连同,案,案卷,目,目录,和,和有,关,关检,索,索工,具,具、,参,参考,资,资料,一,一并,向,向有,关,关档,案,案馆,移,移交,。,。,第,三,三,节,节,机,机,关,关,档,档,案,案,管,管,理,理,二,、,、,机,机,关,关,档,档,案,案,管,管,理,理,工,工,作,作,程,程,序,序,（,六,六,）,）,档,档,案,案,的,的,统,统,计,计,第,三,三,节,节,机,机,关,关,档,档,案,案,管,管,理,理,档,案,案,数,数,目,目,与,与,现,现,状,状,统,统,计,计,档,案,案,变,变,化,化,的,的,统,统,计,计,档,案,案,利,利,用,用,的,的,统,统,计,计,三,、,、,档,档,案,案,的,的,检,检,索,索,与,与,利,利,用,用,（,一,一,）,）,档,档,案,案,的,的,检,检,索,索,档,案,案,检,检,索,索,工,工,具,具,有,有,：,：,目,目,录,录,、,、,索,索,引,引,、,、,指,指,南,南,。,。,第,三,三,节,节,机,机,关,关,档,档,案,案,管,管,理,理,三,、,、,档,档,案,案,的,的,检,检,索,索,与,与,利,利,用,用,（,二,二,）,）,档,档,案,案,的,的,利,利,用,用,档,案,案,的,的,利,利,用,用,是,是,档,档,案,案,工,工,作,作,的,的,最,最,终,终,目,目,的,的,。,。,机,关,关,档,档,案,案,室,室,提,提,供,供,服,服,务,务,的,的,方,方,式,式,有,有,：,：,档,档,案,案,查,查,阅,阅,、,、,暂,暂,时,时,外,外,借,借,、,、,档,档,案,案,证,证,明,明,、,、,档,档,案,案,复,复,制,制,等,等,。,。,第,三,三,节,节,机,机,关,关,档,档,案,案,管,管,理,理,一,、,、,电,电,子,子,文,文,件,件,及,及,归,归,档,档,电,电,子,子,文,文,件,件,（,一,一,）,）,电,电,子,子,文,文,件,件,在,数,数,字,字,设,设,备,备,及,及,环,环,境,境,中,中,生,生,成,成,，,，,以,以,数,数,码,码,形,形,式,式,存,存,储,储,于,于,磁,磁,带,带,、,、,磁,磁,盘,盘,、,、,光,光,盘,盘,等,等,载,载,体,体,，,，,依,依,赖,赖,计,计,算,算,机,机,等,等,数,数,字,字,设,设,备,备,阅,阅,读,读,、,、,处,处,理,理,，,，,并,并,可,可,在,在,通,通,信,信,网,网,络,络,上,上,传,传,送,送,的,的,文,文,件,件,。,。,（,二）归,档,档电子,文,文件,归档电,子,子文件,指,指具有,参,参考和,利,利用价,值,值并作,为,为档案,保,保存的,电,电子文,件,件，包,括,括电子,文,文件内,容,容、背,景,景信息,、,、元数,据,据。,第四节,电,电,子,子文档,处,处理,二、电,子,子文档,的,的处理,程,程序和,方,方法,（一）,电,电子文,件,件的收,集,集与积,累,累,收集,存储,登记,第四节,电,电,子,子文档,处,处理,二、电,子,子文档,的,的处理,程,程序和,方,方法,（二）,电,电子文,件,件的鉴,定,定,1