行政文秘卡通版

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,行政文秘,办公成本,控制,会议管理,自身建设,员工保护,辅助高管,公文管理,通讯管理,行政部门工作内容,基于以上标准，行政工作具有,以下六大特点：,一、综合性强,二、政策性强,三、时间性强,四、工作内容繁杂,五、联系广泛,六、被动性和突破性强,行政部门范围与特点,一、行政文秘工作职能与素质要求,(1)职业概述,：,专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务，为领 导决策及其实施服务的人员,适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织中,等级：初、中、高级,职业环境：办公室,职业能力倾向：具备较强的书面与口头语言表达能力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力等。,(2)应处理好的几个关系：,工作的被动性与主动性的关系,工作的经常性与突击性的关系,工作的平凡性与重要性的关系,工作的原则性与灵活性的关系,(3)行政文秘工作职责,接待工作日常、专门、团组,收发信息电话、电传、传真、邮件、电子邮件,文书写作使用电脑写各类文件及制作文件,时间管理自己、上司,会议组织会前、会中、会后,信息管理存、管、取,旅行安排吃、住、行,对外公关联络（外事）、参与活动,商务活动营销、市场、税务、法律,指派工作上司安排,爱本职爱岗敬业，归属服从，从点滴作 起,要谦虚刻苦学习，虚心求教，钻研业务,多动脑主动思考，机智敏锐，有商业意识,守纪律遵纪守法，恪守信用，严保秘密,(4)职业道德：,(5)工作作风：,热情真心诚意，笑脸迎送，谦和友善,扎实做事不飘，跟进落实，检查确认,细致准确不粗，认真不草，稳重不浮,敏捷干练守时，讲究效率，商如战场,(6)行政文秘的业务素质,行政文秘的知识、智力和能力是相互联系、相互制约、相得益彰的整体,知识是基础；,智力是知识的结晶；,能力是知识和智力的最终体现和归宿。,行政文秘人员需具备的能力,（一）办事能力,设备操作能力,文书写作能力,阅读概括能力,编辑校对能力,统计分析能力,（一）沟通能力,交际能力,口头表达能力,协调能力,组织能力,(7)行政文秘的权限原则,一不能代表上司作决策，否则就是越权,二不能代表上司发号施令，否则会遭同事反感,三不能代上司放松对自己的约束，否则会让上司讨厌,(8) 个性要求,专业,机智,谨慎,服从,自制,自信,热情,执着,(9)品质要求,礼貌 不居高临下,诚实 不弄虚作假,参谋 不越权行事,谦虚 不傲上凌下,公正 不见风使舵,敬重 不阿谀奉承,慎言 不论是道非,本分 不炫耀示人,21世纪的企业秘书全美秘书学会,像,心理学家一样善于观察和理解他人,像政治家一样有灵敏的头脑,像外交官一样有潇洒的风度,有处理各种棘手问题的丰富经验,有良好的写作能力和文字功夫,熟练运用各种办公自动化设备,熟识商务往来的法律、金融和税务知识,迅速对文件、信息归类、整理和查询,二、公文处理方法和程序,三大环节：,1、发文处理：,拟稿-审核-签发-登记-缮印-用印-分发,2、收文处理：,签收-登记-分办-拟办-批办-承办-催办-督办-办复,3、公文管理：,制定立卷类目表-归卷-调用-立卷-归档-销毁,公文行文规则,l,行文关系要和隶属关系一致,l,行文方式要根据工作需要灵活掌握,l,行文名义和内容要与发文机关的职权范围,相对应,l,行文线路要尽量缩短,l,处理好主送与抄送的关系,l,如有必要，可以联合行文,通用公文的格式,1、排版自左至右,2、单位国家法定计量单位,3、字体发文单位初号宋体标题2、3号宋体,4、用纸A4、B5,5、文头套红，占首页三分之一,中国公文种类12类13种,1命令,发布重要行政法规，采取强制 性 行政措施,2决定,对重要事项或重大行动的安排,3议案,各级政府向同级人民代表大会或 常委会提请审议事项,4指示,对下级布置工作，阐明工作活动 的指导原则,5批复,答复下级请示事项,6通告、公告,一定范围内公布应遵守 或周知的事；向国内外宣 布重要,或法定的事,7通知,批转下级、转发上级和无隶机关的公文；发布规章、任免，传 达周知事项,8通报,表彰先进，批评错误，传达得要 精神或情况,9报告,向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问,10请示,向上级请求指示批准,11函,无隶属关系商洽工作，询问答复，向主管部门请求批准,12会议纪要,记载和传达会议情况和议 定事项,三、工作语言“规范”沟通,行政职务,技术职称,行业称呼,时尚称呼,标准称呼,无称呼,替代性称呼,不适当地方性称呼,称兄道弟,不适当的简称,禁忌称呼,工作场合,标准,与,禁忌,称呼,工作语言“文明”沟通,接待三声,来有迎声,问有答声,去有送声, 文明语言“三”要素,热情三到,眼到（眼看眼）,口到（讲普通话，因人而异）,意到（有表情）,文明十字（五句）,问候语：“您好”,请求语：“请”,感谢语：“谢谢”,道歉语：“对不起”（危机公关语）,道别语：“再见”,四、行政文秘着装的四大原则,符合身份,避短扬长,遵守惯例,区分场合,行政文秘着装六大禁忌,过分杂乱,“歪戴帽子斜穿衣”,过分鲜艳,“拒绝艳丽”,过分暴露,“女士不穿无袖装”,过分透视,“拒绝薄衬衫”,过分短小,“,静止或动态时，内衣与外衣的协调”,过分紧身,“使瘦者憔悴，胖者更胖”,问题：你知道行政人员着装有哪些禁忌吗？,行政文秘着装的场合及要求,公务场合：,庄重保守,办公室、行政会面、谈判、庆典、公关活动,制服、（深蓝色）西装套装、（深色）西装套裙,社交场合：,时尚个性,宴会、舞会、音乐会、聚会、拜会,时装、礼服、民族服装（中山装、唐装）,禁穿：制服、套装,问题：你知道哪些属于行政场合吗？,行政文秘的形象要求,与环境、身份、体形相协调,简洁大方， 拒华丽或性感,避免装扮清纯或学生味,三大基本原则,行政文秘的场合着装,原则：时间T（time）、地点P（place）、场合O（occasion）,行政装,：,严肃行政场合：正式深色职业套裙、制式皮鞋、盘发,上班装： 具时尚感的职业套装，盘发或束发,社交场合,：,鸡尾酒会、行政酒会装：,普通开领三分袖连衣裙，裙长从及膝至长裙不等,小型时尚晚会、音乐会：,无袖或无领连衣裙，不过分强调露背或露肩，裙长同上,大型时尚晚会、宴会：,大开领、充分露肩，无袖，裙长坠地,行政文秘着裙装 五不准,黑色皮鞋不能穿,正式行政场合不光腿,袜子不能出现残破,鞋袜必须配套,避免出现三截腿（恶性分割）,问题：女士着裙装，哪五不准呢？,行政文秘首饰佩戴四大原则,符合身份，以少为佳原则,同质同色原则,搭配原则,习俗原则,问题：戴两件或两种以上首饰时，如何体现教养与服饰品位？,行政文秘化妆注意事项,保持自然,“妆成有却无”、慎选粉底液,扬长避短,发扬优点、掩盖缺点,化妆避人,拒绝当众表演,问题：女性化妆最需要注意的是什么？,谢谢！,