秘书工作概述

書式設定,書式設定,第,2,第,3,第,4,第,5,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,秘 书 实 务,柴世民老师公共管理学院,联系方式：,13403549579,6289801,教学目的,了解秘书的来由、职业特色、类别和秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。,通过本章学习，你会对秘书有一个初步的了解，为学习后续内容，奠定一个良好的基础。,教学重点与难点,一、教学重点,1,、秘书的概念,2,、秘书的职业特点,3,、秘书工作的原则与作用,4,、技能训练,二、教学难点,1,、秘书的来由与定义,2,、秘书工作作用的技能,3,、案例分析,1.1.1,“,秘书,”,词义的演变,宫中秘藏之书：最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。,职务之称,:,秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。,社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。,1.1,秘书的定义、分类及层次,1.1.2,秘书的定义,所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。,1.1.3,秘书的职业特色,1.,直接性,一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么,;,二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的,;,三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。,2.,稳定性,秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。,3.,知识化,秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。,4.,年轻化,发达国家的秘书人员平均年龄为,26,岁左右，一般为,20,35,岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。,5.,女性化,近,20,年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了,90%,。,1.1.4,秘书的分类,按单位性质不同：机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。,按工作内容不同：行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。,按服务对象,不同：,公务秘书、私人秘书。,秘书职业资格证书封面,秘书职业资格证第二页,1.1.5,秘书的层次,1,、以职务划分，可分为秘书长、办公厅（室）主任、秘书处长、股长、科员、办事员,2,、依据秘书国家职业资格证书制度，秘书层次可分为五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书。,3,、秘书培训教材及教授内容：,（,1,）以,秘书国家职业标准,和,秘书国家职业资格培训教程,为依据。,（,2,）秘书职业考核的内容包括：职业道德、基础业务素质、案例分析、工作实务四方面。,（,3,）涉外秘书增加外语考试部分。,1.2.1,秘书部门的涵义,秘书部门又称秘书机构，有广义和狭义之分。,广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。（如下图）,狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。,1.2,秘书部门,秘书机构图,办公室（主任、副主任）,调研,科室,秘书科室,档案科室,信访科室,行政科室,督查科室,机要科室,1.2.2,秘书部门的地位,秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位。如图,：,1.2.3,秘书部门的 基本特征,从属性,秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门。,中介性,在党政机关、企事业单位内，领导层是决策机构，职能部门是执行机构。,综合性,秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面广。,1.3.1,秘书工作内容与形式,办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。,办会：包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。,办事：主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工作。,1.3,秘书工作,1.3.2,秘书工作的特点,从属性,是现代秘书工作最根本的属性和特点。,被动性,秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。,事务性,秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。,综合性,秘书机构是综合办事机构，秘书工作也就具有鲜明的综合性。,机要性,指秘书工作的机密性和重要性。,1.3.4,秘书工作的作用,枢纽作用,秘书部门的地位是承上启下，联系左右，沟通各方的枢纽。,参谋助手作用,秘书工作的参谋助手作用，贯穿在秘书人员辅助领导工作的整个过程中。,形象作用,秘书人员在工作中的一举一动、一言一行以及办事风格，都代表本单位的形象。,1.3.5,秘书工作的发展趋势,逐步形成以公务秘书为主导、社会秘书为主体的职业阶层,逐渐形成双向选择的社会化秘书性服务系统,逐渐走向秘书工作科学化的道路,1.4,港台及国外的秘书工作,1.4.1,香港秘书工作,1,、香港秘书分类,（,1,）高层次秘书，他们是上司的直接重要助手，其职责是全面辅佐上司。其中层次最高、职权最大的是公司秘书（也有称行政总管）和董事长秘书。从事这一工作需要,5,年以上工作经历，并通过英国特许秘书及行政人员公会组织的秘书特许状考试。,（,2,）一般事务性秘书。,香港秘书工作,2,、香港秘书具有的职业观念,（,1,）服从上司,（,2,）忠诚公司,（,3,）处理好人际关系,（,4,）以处理事为主务,1.2,台湾秘书工作,1.2.1,台湾秘书的必备条件,1,、传统标准,外形利落出色,学识涵养丰富,个性成熟稳重,2,、新增标准,有问题时，能自己找答案,有情绪时，能自行排解,1.2,台湾秘书工作,不断给自己找机会,随时站立在旁（主管随叫随到）,话不多但很中听,做事很有分寸,凡事能察言观色,能设身处地地考虑问题,能扮黑白脸,有公关能力,1.4.2,台湾秘书工作,1.2.2,台湾的秘书职衔,传统秘书职衔：,行政助理 助理秘书,秘书,资深秘书 执行秘书 主任秘书,外商对秘书职业的分类,打字员 接待员 速记员操作员,新世纪秘书的普遍头衔,行政助理协调员行政专员资讯 专员行政处长行政经理行政总监,1.4.3,英国秘书职责,1,、市政府秘书的职责：,上午九点开始，与上司对照各自的日程表,剪报,充好咖啡，送给上司及来宾饮用,速记上司口述指示,复信,接听电话,使用办公设备,接待来访,处理邮件,分发文件,1.4.3,英国秘书职责,2,、英国公司秘书职责,速记上司的口述指示,打字,接待来客,文件归档,记账,烧煮咖啡或者茶,拆阅文件,寄发邮件,记录来电,安排工作日程,1.4.3,国外秘书工作的发展趋势,由事务型转为智能型,秘书工作日益专业化,秘书人员的高学历、秘书工作的永业化,【,训练目标,】,通过训练，熟练地掌握有效发挥秘书工作作用的技能。,【,案例分析,1】,季市长与他的秘书,分析思考：,1,、通过案例分析，如何理解市长夫人对市长的评价：,“,老季不过是个比别人勤奋些的凡人。这位出了名的、勤奋的凡人后面，还有一个不出名的更勤奋的人,市长的秘书老许,”,1.5,技能训练,2,、从案例中可以看出徐秘书在幕后的辛勤工作，对领导人及市长起了哪些积极作用？,3,、若你担任市长秘书，要产生像徐秘书这样有效的辅助效果，你将做哪些方面的准备？,【,案例分析,2】,交印,分析思考：,1,、案例中老陈这个人物给你怎样的启示？,2,、老陈为何迟迟不交印盒的钥匙？,3,、小刘是一位合格的机要秘书吗,?,1.,你对秘书这一职业是怎么看的,?,2.,秘书工作的原则有哪些,?,3.,秘书工作有什么作用,?,4.,秘书工作的发展趋势是什么,?,问题讨论,祝学习进步！,