半天学会高效管理时间()46877

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,半天学会,高效管理时间,完成课程以后，你将能：,明确时间管理的五个步骤,了解时间管理中，“价值”和“目标”的含义,确认和区分不同类型的任务,制订有效的日程表,第一阶段,我们将通过一个练习和一套自测题来了解什么是时间管理。,请先完成下面这个小练习，在后面我们将以它作为讲解实例。,练 习,假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：,1你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生,2星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡,3你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话,4有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面（19 点以前），估计要花1 小时。,5明晚8 点有个1 小时长的电视节目，与你的工作有密切关系,6明晚有一场演唱会,7你在图书馆借的书明天到期,8外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李,9你要在星期五交计划书之前把它复印一份,10明天下午2 点到4 点有一个会议,11你欠某人200 元钱-他明天也将参加那个会议,12你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座,13你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面,14你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗,15你想好好洗个澡,16你负责的项目小组将在明天下午6 点钟开会，预计1小时,17你身上只有5 块钱，需要取钱,18大家明天晚上聚餐,19你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录,20这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2 小时,21你收到一个朋友的信1 个月了，没有回信，也没有打电话给他,22星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业余时间,23你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有,24下个星期二，你要参加一次业务考试,第二阶段,前一个阶段，我们动笔写了一份为期一周的时间表，对时间管理有了亲身体会。现在，我们来学习有关的知识，以便能做得更好。,任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤：,1.明确你的价值观,2.确定你的目标,3.对你的目标按优先级排序,4.明确你的任务,5.对你的任务按优先级排序,1.明确你的价值观,上一节练习中的事件可以分为几个类别：,健康看牙医，洗澡，等等,家庭给家里打电话，等等,友谊买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等,爱情准备烛光晚餐，等等,工作简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等,金钱夜间兼职的面试，等等,兴趣看演唱会，等等,价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础，也是我们进行时间管理的基础。大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。,目标是我们的需求和愿望我们想得到什么、我们想要的结果是什么。它们应该直接源于我们的价值观。否则，我们所做的事将无法满足自己的需要。目标往往不能由单个行动达到，需要花费相当长的时间，并需要采取若干步骤。,2.确定你的目标,一旦明确了自己的价值观和目标，接下来制订日程表的过程就很简单了。,下面是一套时间管理能力的自测题，请为每一项选择最适合你的修饰语：是“总是”，还是“经常”，或是“很少”？,总是 经常 很少,1 我觉得我可以工作得更努力,2 我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时,3 我常常把事情留到最后一分钟才做,4 对我来说，开始一项工作很难,5 我对下一步要做什么不很确定,6 我要开始做某件事之前，要拖延很长时间,7 我不知道我做的是否足够多,8 我在不同的任务之间频繁地换来换去,9 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高,10 我在某些时间的工作效率比在其他时间的高,11 我工作起来没有规律，往往在某件事上花费很多时间后又置之不理,12 我不可能完成我想做的全部事情,13 我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情,14 到这门课程结束之前，我不敢肯定自己是否会坚持到底,15 我工作时没有任何计划,请把你的答案和练习纸上的解释互相对照，找出你时间管理上存在的问题。,第三阶段 任务的类型,请在脑海中想象一棵大树，树根是你的价值观，树干是你的目标，树的主枝是你的主要任务，树的细枝和叶子是你的次要任务。,你所做的一切应源于你的价值观，它是树根。,你的目标支撑着各种各样的任务，它们都是为实现你的目标服务的。,树的姿态和生长方向由它的主枝表现出来，同样，你通过主要任务来实现你的目标。,树叶为树的生长提供养份，你通过完成各种次要任务，保持你现有的生活。,目标,主要任务,次要任务,价值观,你可以按照下面的步骤画出你的树形图：,1树根。写上你认为最重要的价值。,2树干。写上你的人生目标。,3主枝。写上几个主要任务。,4树叶。写上次要任务。,紧急任务指：如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少甚至消失。,重要任务指：如果它成功地完成，你或别人将取得很大的收益。带来的收益越高，这项任务的重要程度越高。,紧急任务和重要任务有四种不同的组合：,重要,紧急,紧急不重要:,这些任务现在需要时间，但优先级比紧急且重要的任务要低。,紧急重要:,这些任务应具有最高的优先级，应该从现在就开始做。,不紧急不重要:,你真的需要做这些事情吗？,重要不紧急,:,它们的优先级不是最高的，但应该在你的时间表中占重要位置。,发展任务和维持任务与紧急任务和重要任务是两种不同的分类。,发展任务指：如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改善。例如，你搬进一套更好的住房。,维持任务指：完成这些任务可维持你现在的情况。例如，你每个月缴纳房租和水电费。,发展任务和维持任务有很大区别，发展任务具有如下特点：,通常由你的目标衍生出来,可以作为一项挑战,需要多加考虑,下面是第一阶段的例子，请先将它们按重要任务和紧急任务的四种组合分类，再按发展任务和维持任务分类，然后把它们按重要程度排序。,对比现在的排序和在你之前做的排序，两者有什么区别吗？,1你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生,2星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡,3你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话,4有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试,5明晚8 点有个电视节目，与你的工作有密切关系,6明晚有一场演唱会,7你在图书馆借的书明天到期,8外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李,9你要在星期五交计划书之前把它复印一份,10明天下午2 点到4 点有一个会议,14你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗,11你欠某人200 元钱-他明天也将参加那个会议,12你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座,13你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面,15你想好好洗个澡,16你负责的项目小组将在明天下午6 点钟开会，预计1小时,17你身上只有5 块钱，需要取钱,18大家明天晚上聚餐,19你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录,20这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好,21你收到一个朋友的信1 个月了，没有回信，也没有打电话给他,22星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业余时间,23你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有,24三个星期后，你要参加一次业务考试,相信你在了解任务的分类以后，对划分任务的重要程度会更得心应手。,第四阶段,几个好的习惯，帮助你提高时间管理的效率。,1,积极,意味着采取主动，而不是坐等别人先行动、然后消极地回应。,2,通盘考虑,从你想达到的目标反推出要做的事情。,3,按顺序做事,对任务进行分类，舍弃不需要的任务，然后把剩下的任务排序，以便优先处理紧急和重要的任务。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。,做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。,4,提前准备,保持主动的要诀是事先计划。例如每月制订一份计划表，在上面标出重要的日期和繁忙的时间，据此来安排其他的事情。,首先，你把一天的时间分为几大块，如上班的时间、吃饭的时间、睡觉的时间。然后再具体划分每一块时间。,写日程表时，要现实一点。,灵活地执行日程表。,每隔一段时间评估一次日程表。,观察自己使用时间的习惯,一定要找出并记住以下几点：,1你通常用哪些方式浪费时间,2你在什么情况下效率最高,3你效率最佳的时间是什么时候,要完成某个目标，我们往往反复地计划、实施、修订，形成这样的循环圈：,下面是一份用于每日计划的表格，每天在固定的时段（如睡觉前）填写，第二天用这份表格提示自己。运用“计划的循环”，坚持一个星期，提高管理时间的能力。,今天要做的事,日期：_,必须做的事情,1,2,应该做的事情,1,2,能够做的事情,1,2,第五阶段,在这一节中，我们将进行具体的时间管理规划，为自己（而不是练习题中的人物）制订一份完整的时间表。正如前一节所说的，不同的人适合不同的时间管理类型，因此，本节按由粗到细的顺序介绍时间管理的程序，你可以选择适合自己的细化程度。,明确阶段目标后，进一步将其细化，对未来的一年进行规划。进行规划并不意味着把未来的365 天的日程安排得满满当当，而是明确以下问题的答案：,!我希望在这一年过去以后得到什么？,!除此以外，这一年中还有哪些事情需要我花费时间？,!我必须做哪些事情？,!这些事情必须在什么时候完成？,!这一年中有哪几个关键的任务？,!我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？,!预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？（如搬家、生小孩。）,!今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？我准备怎样充分利用这段时间？,!今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？你准备怎样应对？,对这些问题心中有数以后，你就能自如地安排这一年的时间。下一步，我们就该为这一年写时间规划了。写的时候，请注意下面几点：,1.首先安排固定项目,2.根据你的生物钟安排时间,3把较大的任务分割成易于控制的小块,4.充分利用零碎时间,5.为每件事情设定明确的起止时间,6留出充分的休息和娱乐时间,7留出机动时间，不要把所有的时间都填满,订完计划后，按下面的标准逐条检查，修改计划：,1事情是按重要程度和紧急程度依次进行的吗？先处理重要的和紧急的事情，发展型任务优于维持型任务。是否有根本不需要做的事情列入了时间表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得尽善尽美。,2每天应有用于自省和修订计划的固定时间。如果遗漏了这一部分，请在时间表中补上。,3对于有截止期的任务，是否有足够的时间在时限内完成？,没有处理过的事情往往比你想像中要花费更多时间，为它们留下充裕的时间。,4把用于生活不同方面的时间分别加总，各部分之间应保持平衡。很多时候，在时间表的各个单项中看不出来的问题，会在合计数字中显示出来。如果某部分明显超过或低于合理的比例，请进行调整。,下面总结了二十个节省时间的方法，请根据你的需要选用它们：,1.对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。,2.从优先级最高的事物着手。,3.和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。,4.把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。,5.为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用。,6.找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。,7.当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。,8.学会委派别人做事。,9.归纳相似的事情，把它们放在一起处理。,10.减少例行事务：它们不值得花费过多时间。缩短低价值的事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。,11.避免完美主义。记住80/20 定律。,12.避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。,13.不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件。,14.设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过3分钟。,15.聚精会神地做手头的事情。,16.处理重要事情时