办公自动化基础知识介绍

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,#,单击此处编辑母版文本样式,第二级,#,办公自动化基础,1,办公自,动,动化介,绍,绍,现代办,公,公所处,理,理的信,息,息类型,多,多种多,样,样，有数值、,文,文字、,图,图片、,图,图像、,声,声音和,视,视频剪,辑,辑等，因,此,此，办,公,公自动,化,化软件,通,通常由,一,一系列,应,应用软,件,件构成,，,，包括,文,文字处,理,理、电,子,子表格,、,、演示,软,软件等,。,。,2,办公自,动,动化过,程,程中最,常,常见的文字处,理,理、电,子,子表格,处,处理、,演,演示文,稿,稿制作三个应,用,用软件,：,：,文字处,理,理软件Word 2003,电子表,格,格处理,软,软件Excel2003,演示文,稿,稿制作,软,软件PowerPoint 2003,3,Word2003文字处,理,理,如何进,行,行文字,处,处理，,需,需要什,么,么工具,，,，如何,启,启动和,退,退出该,程,程序呢,？,？,如何利,用,用word 2003对文档,进,进行管,理,理呢？,如何对,文,文档进,行,行编辑,？,？,如何对,文,文档进,行,行排版,呢,呢？,如何进,行,行图文,混,混排呢,？,？,如何插,入,入并制,作,作表格,呢,呢？,如何高,效,效进行,排,排版？,如何进,行,行打印,？,？,学习任务,4,启动Word 2003,常规启,动,动单击“开始”|“程序”|“MicrosoftWord”,快捷启,动,动双击桌,面,面上的Word快捷方,式,式图标,通过已,有,有文档,进,进入Word 2003,5,退出Word 2003,单击标,题,题栏右,侧,侧的“关闭”按钮。,单击标,题,题栏左,侧,侧的“W”图标，,在,在随之,打,打开的,快,快捷菜,单,单中，,单,单击关,闭,闭。,双击标,题,题栏左,侧,侧的“W”图标。,单击“文件”菜单中,的,的“退出”命令。,按组合,键,键Alt,+,+F4。,6,标题栏,菜单栏,工具栏,标尺,状态栏,编辑区,本节结束，请点击 返回,Word 2003窗口介,绍,绍,7,文档管,理,理,包括：,如何创,建,建一个,新,新文档,？,？,如何在,已,已有文,档,档中输,入,入内容,？,？,如何保,存,存文档,？,？,如何将,已,已有的,文,文档打,开,开？,如何利用,word 2003,对文档进行管理呢？,8,文档管,理,理创建新,文,文档,创建新,文,文档常,有,有以下,三,三种方,法,法：,单击“文件”菜单的“新建”命令。,按组合,键,键CtrlN。,单击“常用工,具,具栏”上的“新建”按钮。,新建文档默认的文件名是“文档,1”,。,9,利用“模板”创建新,文,文档,例如：利用“现代型,信,信函”模板生,成,成一封,信,信,10,输入与,编,编辑正,文,文,光标表,示,示录入,内,内容时,的,的插入,位,位置。,键盘定,位,位,利用键,盘,盘方向,键,键,End、Home、Ctrl+End、Ctrl+Home,鼠标定,位,位,在欲插,入,入内容,处,处单击,鼠,鼠标左,键,键。,当前输入和编辑的位置：插入点,11,输入正,文,文途径,利用键,盘,盘,利用“,软,软键盘,”,”,插入菜,单,单,视图|页眉、,页,页脚,编辑|替换、,剪,剪切、,复,复制,12,输入案,例,例分析,点点日,记,记,今天是2012年11月5日星期,一,一，室,内,内气温57,之间。,晚上，我正,在,在看，突然铃声响,起,起，原,来,来是我,的,的同学Mary,她问我,书,书中第的数学,题,题，求,“,“12,+,+24+3,6+48,+,+100,200=?,”,”有什么,简,简便方,法,法？我,告,告诉了,她,她，她,很,很高兴,，,，对我,说,说：“Thankyou！Mybest friend！”,后来，,她,她要我,去,去图书,馆,馆为她,借,借阅巴,金,金的家、春、秋，并告,诉,诉我，她的Email地址是Mary21cn,.,.com，要我,借,借到后,写,写给她。,13,在输入,过,过程中,的,的状态,：,：改写,、,、插入,，,，insert,“Enter”产生段,落,落标记,：,：,“shift+Enter”产生强,制,制换行,标,标记：,“CtrlEnter”强制换,页,页。,Backspace键删除“插入点”前面的,字,字符,Delete键来删,除,除“插入点”后面的,字,字符,14,当对新文档第一次保存时，将会打开“另存为”对话框。,保存文,档,档(1),文件|保存,文件|S,Ctrl+S,F2,文件|另存为,15,保存的,特,特殊设,置,置,自动保,存,存功能,菜单“工具|保存选,项,项”,安全性,16,打开已,有,有文档,“常用工,具,具栏”,中,中打开,按,按钮,文件|打开,文件|0,“CtrlO”,“CtrlF12”。,本节结束，请点击 返回,17,文档的,编,编辑,选定文,本,本,“,先选定”，“后操作”,直接“,拖,拖拽”,文本中,双,双击（,词,词）,文本中,三,三击（,段,段）,单击首,，,，Shift+单击尾,（,（连续,）,）,Ctrl“拖拽,”,”（不,连,连续）,选定区,：,：单击,、,、双击,、,、三击,全选（Ctrl+A,),),18,文档移,动,动和复,制,制,拖拽到,目,目标,编辑|剪切：,（,（目标,）,）粘贴,“CtrlX”:,“,“CtrlV”,Ctrl拖拽,到,到目标,编辑|复制：,（,（目标,）,）粘贴,“CtrlC”:,“,“CtrlV”,19,撤销和,恢,恢复,:工具栏,编辑|撤销,“CtrlZ”,:工具栏,编辑|恢复,“CtrlY”,20,查找与,替,替换,编辑|查找,“CtrlF”,编辑|替换,“CtrlH”,21,查找高,级,级功能,22,文档的,排,排版,字体格,式,式,字体：,汉字字,号,号,阿拉伯,数,数字字,号,号,字符间,距,距：,缩放、,间,间距、,位,位置,23,字体特,殊,殊格式,中文版,式,式：,拼音指,南,南、带,圈,圈字符,边框和,底,底纹：,“文字,”,”边框,、,、底纹,语言：,中文繁,简,简转换,24,段落格,式,式,对齐方,式,式,缩进,间距,25,段落其,它,它格式,项目符,号,号和编,号,号,边框和,底,底纹,分栏,首字下,沉,沉,26,27,制表位,格式复,制,制（格,式,式刷）,单击,双击（,取,取消）,28,页面设,置,置,A3,的大小是多少呢？,29,页眉或,页,页脚,“视图|页眉和,页,页脚”，弹出“页眉/页脚”工具栏,页码,“插入|页码”,30,脚注和,尾,尾注,“插入|引用|脚注和,尾,尾注”,超链接,“插入|超链接”,31,图形处,理,理,插入图,片,片,“插入|图片,PrintScreen,Alt,+,+PrintScreen,图片格,式,式化,32,33,文字环,绕,绕效果,34,绘图工,具,具栏,简单图,形,形,复杂图,形,形,35,图形处,理,理,缩放和,旋,旋转,添加文,字,字,组合,叠放次,序,序,设置自,选,选图形,格,格式。,文本框,艺术字,公式,36,表格制,作,作,Word中的表,格,格有3种类型,：,：规则,表,表格、,不,不规则,表,表格、,文,文本转,换,换成的,表,表格。,37,要设置,表,表格中,文,文字的,对,对齐方,式,式,绘制斜,线,线表头,增加或,删,删除行,、,、列和,单,单元格,公式：Left、Above、单元,格,格1：单元,格,格2、,单,单元,格,格1， 单,元,元格2,38,“排序”,拆分单,元,元格,合并单,元,元格,本节结束，请点击 返回,39,高效排,版,版,样式：是系统,或,或用户,并,并保存,的,的一系,列,列排版,格,格式。,创建目,录,录,打印预,览,览,打印,40,电子表,格,格处理,基,基础,41,数据处,理,理,科学分,析,析计算,图形、,图,图表功,能,能,数据组,织,织。,42,窗,口,口,43,编辑栏,工作区,工作簿：,用来存储并处理工作数据的 文件，其扩展名为,.xls,工作表：,单击工作表标签可 以实现工作 表间的切换。,单元格：,行和列的交叉部分称为单元格， 是存放数据的最小单元。,44,数 据,输,输,入,入,单击,单元格,内,内容的,输,输入,汉字,文字分,段,段,西文字,符,符,日期,分数,公式,数字作,为,为文字,输,输入前,要,要加单,引,引号,按Alt,+,+Enter组合键,直接输,入,入,日期输,入,入可用“/”分隔符,分数的,输,输入应,先,先输入“0”和空格,先输入“=”,45,数 据,填,填,充,充,填充柄,46,运算符,是对工,作,作表中,的,的数据,进,进行分,析,析与计,算,算的等,式,式。它,以,以“=”开始，,后,后面跟,表,表达式,。,。,算术运,算,算符+（加）,、,、-（减）,、,、*(乘）、/（除）,、,、%(百分比,）,）、(乘方）,关系运,算,算符=、=、,文本运,算,算符（&),引用运,算,算符，,：,：空格,47,关系运,算,算符=、=、,48,文本运,算,算符（&),引用运,算,算符，,：,：空格,A3,B2,D4,B2:E5,A1:E5C3,:,:D6,49,2、在展,开,开的函,数,数列表,中,中进行,选,选择,1、在需,要,要使用,函,函数的,单,单元格,中,中输入,“,“”,号,号,利用“公式”计算数,据,据,50,函数功,能,能说明,3、选择,或,或输入,函,函数参,数,数,51,相对引,用,用,单元格,地,地址随,着,着位置,的,的不同,而,而变化,，,，例如,：,：A1。,绝对引,用,用指公式,复,复制或,填,填入到,新,新位置,时,时，单,元,元格地,址,址保持,不,不变,例如：$A$1。,混合引,用,用,指在一,个,个单元,格,格地址,中,中，既,有,有相对,引,引用又,有,有绝对,引,引用,例如：$A1,A$1。,52,选,定,定,3、单击,列,列标可,用,用于选,择,择某列,2、单击,行,行标可,用,用于选,择,择某行,1、单击,某,某单元,格,格并激,活,活它，,即,即可用,于,于选择,单,单个单,元,元格,53,1,选择所要删除内容的单元格,2,在“编辑”菜单中选择“,清除,”项，在子菜单中选择相应项,3,或按,Del,键直接删除单元格内容,如何删除单元格内容？,54,粘贴,单元格,数,数据,方法是,：,：先复,制,制数据,，,，再选,择,择待粘,贴,贴区域,中,中的第,一,一个单,元,元格，,选,选择“编辑|选择性,粘,粘贴”命令，,在,在“选择性,粘,粘贴”对话框,中,中进行,相,相应设,置,置，,Excel,在数据复制时可以只复制部分信息吗？,55,单元格,格,格式化,通过“格式|单元格”命令,56,设置单,元,元格格,式,式还可,以,以通过Excel的“格式”工具栏,来,来进行,。,。,57,自动套,用,用格式,单击“格式”菜单后,，,，再选,择,择“自动套,用,用格式”命令，,会,会弹出,一,一个自,动,动套用,格,格式对,话,话框。,“格式|条件格,式,式”命令,58,图,表,表,制,制,作,作,59,选定的,数,数据源,。,。,单击常,用,用工具,栏,栏中的“图表向,导,导”按钮，,打,打开图,表,表向导,。,。,60,图表向,导,导之一,：,：图表,类,类型,1、选择,图,图表类,型,型,2、选择,子,子图表,类,类型,3、单击,“,“下一,步,步”进,入,入步骤,二,二对话,框,框,61,图表向,导,导之二,：,：图表,源,源数据,1、选择,数,数据源,区,区域,2、选择,行,行或列,作,作为系,列,列,3、单击,“,“下一,步,步”进,入,入步骤3对话框,62,图表向,导,导之三,：,：图表,选,选项,3、单击,“,“下一,步,步”进,入,入步骤4对话框,1、输入,标,标题名,称,称,2、输入,分,分类轴,名,名称,63,1、选择,将,将图表,插,插入当,前,前工作,表,表中或,是,是新的,工,工作表,中,中,2、单击,“,“完成,”,”按钮,，,，整个,图,图表创,建,建过程,完,完毕,图表向,导,导之四,：,：图表,位,位置,64,数据管,理,理和分,析,析,包括：,如何建,立,立数据,清,清单？,如何对,数,数据排,序,序？,如何进,行,行数据,筛,筛选？,如何分,类,类汇总,？,？,如何制,作,作数据透,视,视表？,65,建立数,据,据清单,使用“数据|记录单”命令以,记,记录为,单,单位来,输,输入数,据,据及编,辑,辑,66,数 据,排,排,序,序,单击数,据,据区域,的,的任意,单,单元格,。,。,单击菜,单,单“数据|排序”命令，,打,打开“排序”对话框,。,。,选择“主要关,键,键字”,“次要关,键,键字”“第三关,键,键字”。,单击“确定”按钮。,67,数 据,筛,筛,选,选,1.自动筛,选,选,通过“数据|筛选|自动筛,选,选”命令实,现,现,2.高级筛,选,选,然后执,行,行“数据”“筛选”“高级筛,选,选”命令，,在,在其对,话,话框内,进,进行数,据,据区域,和,和条件,区,区域的,选,选择,68,2.高级筛,选,选,高级筛,选,选能实,现,现数据,清,清单中,多,多字段,之,之间“逻辑或”的筛选,关,关系,先要在,数,数据清,单,单以外,的,的任何,位,位置建,立,立条件,区,区域，,条,条件区,域,域至少,是,是两行,，,，且首,行,行与数,据,据清单,相,相应字,段,段精确,匹,匹配,然后执,行,行“数据”“筛选”“高级筛,选,选”命令，,在,在其对,话,话框内,进,进行数,据,据区域,和,和条件,区,区域的,选,选择；,筛,筛选结,果,果可在,原,原数据,清,清单位,置,置显示,，,，也可,以,以在数,据,据清单,以,以外的,位,位置显,示,示,69,1、建立,条,条件区,域,域，同,一,一行上,的,的条件,关,关系为,逻,逻辑与,，,，不同,行,行之间,的,的关系,为,为逻辑,或,或,2、执行,“,“数据,”,”“筛,选,选”“,高,高级筛,选,选”命,令,令,3、打开,高,高级筛,选,选对话,框,框,4、选择,数,数据区,域,域和条,件,件区域,5、单击,“,“确定,”,”按钮,70,数据管,理,理和分,析,析分类汇,总,总,提示：,先,先对“,分,分类”,字,字段排,序,序,71,数据管,理,理和分,析,析数据透,视,视表,分类汇,总,总适合,按,按一个,字,字段进,行,行分类,，,，对一,个,个或多,个,个字段,进,进行汇,总,总。如,果,果要对,多,多个字,段,段进行,分,分类并,汇,汇总，,这,这就需,要,要利用,数,数据透,视,视表。,例4.42,统计各,系,系男女,生,生的人,数,数。本,例,例既要,按,按“系别”分类，,又,又要按“性别”分类。,本节结束，请点击 返回,72,演 示,文,文,稿,稿 制,作,作,基,基 础,73,制作演,讲,讲稿的,过,过程,放映、打印演讲稿,美化演讲稿,输入演讲稿内容,74,PowerPoint 2003窗口,75,PowerPoint 2003视图方,式,式,PowerPoint有五种,视,视图模,式,式：,1,幻灯片,视图,2,大纲视图,3,备注页,视图,4,幻灯片浏览视图,5,幻灯片放映,76,利用“内容提,示,示向导”,利用“设计模,板,板”,建立“空演示,文,文稿”,我们如何新建演示文稿呢？,77,在幻灯,片,片中添,加,加各种图形、文本框、艺术字、图表、Word表格等。另,外,外，对,选,选定的,对,对象可,以,以进行,移,移动、,复,复制、,删,删除等,操,操作。,对于用“绘图”按钮制,作,作的各,种,种图形,，,，可单,击,击选中,后,后进行,修,修改或,删,删除。,只能在“幻灯片视图”下才可编辑幻灯片。,78,插入声,音,音和动,画,画文件：插入|影片和,声,声音,插入超,级,级链接：插入|超级链,接,接,我们如何在幻灯片中添加对象？,插入幻,灯,灯片:插入/新幻灯,片,片。,删除幻,灯,灯片:编辑/删除幻,灯,灯片。,移动幻,灯,灯片,复制幻,灯,灯片:移动幻,灯,灯片的,同,同时按,下,下Ctrl控制键,。,。,我们如何插入、删除、复制、移动 幻灯片？,79,PowerPoint 2003格式化,母版,设计模,板,板,80,81,放映演,示,示文稿动画,幻灯片,内,内动画,设,设计,即为幻,灯,灯片上,添,添加的,各,各个对,象,象设置,动,动画效,果,果。,通过“幻灯片,放,放映|动画方,案,案”命令，,在,在“应用于,所,所选幻,灯,灯片”列表框,中,中选择,需,需要的,动,动画方,案,案来实,现,现,82,2.自定义,动,动画,利用“幻灯片,放,放映|自定义,动,动画”命令，,在,在其任,务,务窗格,中,中进行,相,相应设,置,置。,83,3.设置幻,灯,灯片间,切,切换效,果,果,通过“幻灯片,放,放映|幻灯片,切,切换”命令，,在,在“幻灯片,切,切换”任务窗,格,格中操,作,作,84,放映演,示,示文稿设置放,映,映方式,设置放,映,映方式,演讲者,放,放映,观众自,行,行浏览,在展台,放,放映（,全,全屏）,85,本节小,结,结,本章主,要,要介绍PowerPoint制作和,播,播放。,内,内容包,括,括：建,立,立和编,辑,辑演示,文,文稿，,美,美化演,示,示文稿,，,，放映,和,和打印,演,演示文,稿,稿。,86,本章小,结,结,本章主,要,要介绍,目,目前常,用,用的文,字,字处理,软,软件word2003、电子,表,表格处,理,理软件excel2003和演示,文,文稿制,作,作软件powerpoint 2003的基本,功,功能和,使,使用方,法,法。,87,ThankYou,!,!,88,