培训-校综合档案室

,单击此处编辑母版样式,单击此处编辑幻灯片母版样式,第二层,第三层,第四层,第五层,2021/9/27,*,单击此处编辑母版样式,单击此处编辑幻灯片母版样式,第二层,第三层,第四层,第五层,2021/9/27,*,单击此处编辑母版样式,单击此处编辑幻灯片母版样式,第二层,第三层,第四层,第五层,2021/9/27,*,单击此处编辑母版样式,单击此处编辑幻灯片母版样式,第二层,第三层,第四层,第五层,2021/9/27,*,单击此处编辑母版样式,单击此处编辑幻灯片母版样式,第二层,第三层,第四层,第五层,2021/9/27,*,单击此处编辑母版样式,单击此处编辑幻灯片母版样式,第二层,第三层,第四层,第五层,2021/9/27,*,单击此处编辑母版样式,单击此处编辑幻灯片母版样式,第二层,第三层,第四层,第五层,2021/9/27,*,单击此处编辑母版样式,单击此处编辑幻灯片母版样式,第二层,第三层,第四层,第五层,2021/9/27,*,单击此处编辑母版样式,单击此处编辑幻灯片母版样式,第二层,第三层,第四层,第五层,2021/9/27,*,单击此处编辑母版样式,单击此处编辑幻灯片母版样式,第二层,第三层,第四层,第五层,2021/9/27,*,单击此处编辑母版样式,单击此处编辑幻灯片母版样式,第二层,第三层,第四层,第五层,2021/9/27,*,单击此处编辑母版样式,单击此处编辑幻灯片母版样式,第二层,第三层,第四层,第五层,2021/9/27,*,主要内容,:,1,、档案管理系统进入,2,、系统录入（案卷录入、文件录入）,3,、电子文件上传,4,、目录打印,2021/9/27,1,1,、档案管理系统进入,进入档案室网站（,http:/210.35.74.201,）,点击右上角“系统登录”,或在网站左边直接输入“用户名”和“密码”,2021/9/27,2,成功登陆后，系统自动进入“档案信息管理”如下图,:,点击“,XX,类”出来本部门的两个库,2021/9/27,3,2,、系统录入,（案卷录入）,点击“,XXX,当前库”或点击当前库的“打开”,2021/9/27,4,首次添加：点击页面左上方的“添加案卷”按钮,2021/9/27,5,由于当前档案表“,XXX,当前库”是空表，用户需要根据自己的需要建立新的类目如：,2021/9/27,6,在,添加案卷,输入中输入以下几项：,一级目录：“,3,教学”；二级目录“,11,教务处”；三级目录“,2008”,(,注：一级目录、二级目录可在上图的左上角选,“,选择类目,”,中选取,三级目录为本年度,),4,个新学院一、二级目录向档案室人员咨询,2021/9/27,7,在,添加案卷,输入中输入以下几项：,实体分类号：,2008-JX11,注,:,（,2008,为年度，,XZ11,为部门代号）各部门代号由档案室提供；教学部门,2008-JX14.1,（为办学指导思想,),、,2008-JX14.2,（为师资队伍）以此类推（注意大小字）。,2021/9/27,8,在,添加案卷,输入中输入以下几项：,案卷,/,盒号：从“,1”,开始,保管期限：永久、长期、短期,密级：选“内部”,正题名：为案卷题名,第一责任者：为本部门,2021/9/27,9,数量：填本案卷的总页码数,起止时间,:2008,年,7,月至,2008,年,9,月应该填写为：,2008 07 2008 09,归档单位：为本部门,（加多个案卷，重复以上操作）,在,添加案卷,输入中输入以下几项：,2021/9/27,10,填写好档案表各类目后，点击最下方“添加”按钮，系统弹出“添加案卷、文件完成！”对话框。如下图。,案卷添加完成,系统自动出来下一卷案卷的添加，如确认不添加,关闭小窗口即可。,添加案卷,完成,2021/9/27,11,添加案卷小提醒,:,添加案卷时选确认其,实体分类号,和,案卷,/,盒号,再进行系统输入,2021/9/27,12,2-1,系统录入（文件录入）,添加文件（卷内目录），点击档案文件信息管理下的“添加文件”如下图。,2021/9/27,13,需要输入文件基本信息。如下图：,2021/9/27,14,在,添加文件,中输入以下几项：,一级目录：“,3,教学”；二级目录“,11,教务处”；三级目录“,2008”,实 体 分 类 号：,2008-JX11,（,2008,为年度，,JX11,为部门代号）各部门代号由档案室提供；教学部门,2008-JX14.1,（为办学指导思想,),、,2008-JX14.2,（为师资队伍）以此类推,（以上两项,和添加案卷目录相同,),2021/9/27,15,在,添加文件,中输入以下几项：,案卷,/,盒号及馆编件号：从“,1.0001”,开始，“,1”,表示第,1,个案卷，,0001,表示第,1,案卷中的第一份文件（目录）,保管期限：永久、长期、短期（与案卷相对应）,密级：一般选“内部”（与案卷对相）,正题名：为每份文件的题名,2021/9/27,16,在,添加文件,中输入以下几项：,第一责任者：为本部门 或 起草（发文）部门、人,数量：填写页次（敲好的页号）,起止时间：为文件的落款时间如：,2008,年,7,月,1,日的为：,2008.07.01,归档单位：为本部门,如有文号，添加到在“文号、图号”中,2021/9/27,17,添加文件完成,所添加文件（卷内目录）的基本信息输入完毕后，用户可点击窗口下方的“添加”按钮完成添加，系统会自动,+1,，其它保留上条记录的信息，可以继续添加下一条文件。,2021/9/27,18,3,、电子文件上传,用户要进行全文操作，可点击“全文”按钮：,2021/9/27,19,系统进入“文件、案卷提要”页面，分别支持文件,全文提要信息,的录入和,附件包括电子文件,全文的上载。如下图：,2021/9/27,20,“,文件、案卷提要”页面下半部分可以实现电子文件全文的上载操作：,点击右侧的“浏览”按钮，用户可以查找本地计算机以及局域网上所要上载的电子文件。如下图：,2021/9/27,21,选择了本地计算机,X,盘下的“,xxx.doc”,作为上传文档，如文件名要修改可在“文件题名”中填写新文件名（不修改文件名可不填写）“上传方式”为“上传整个文档”,;“,提取全文件”为“将附件内容追加到全文”。,2021/9/27,22,选择好上载文件并完成设置后，用户可点击下方“上传”按钮，系统完成附件的上传。出现序号为,1,的附件,如不是,pdf,格式的文件，上传完毕后点击“转换”，出现“转换中”系统将自动转换，如完成关闭此窗口，继续下一步工作。,2021/9/27,23,多个文件上传，可选“文件、案卷提要”栏中的“电子文件上传”或重复以上单个上传操作方式。,2021/9/27,24,4,、目录打印,所有目录输入完毕后开始打印：“卷内目录”、“案卷移交目录”、“案卷目录”。,在“档案文件信息管理”目录下有两个栏目与打印有关“打印当前”“打印所有”，我们一般选“打印当前”。,2021/9/27,25,点击“打印当前目录”，就会出现下面的窗口，如图,:,2021/9/27,26,用户只要选择自定义栏目，然后点击打印按钮就可以先进行打印预览。因为每页文字的数量不同，需要在预览窗口的“文件”一栏中选择“打印预览”，出现“打印预览”窗口，可以看到真实的打印情况。,2021/9/27,27,根据预览情况，可以在上图的“打印设置”中调整上下边距，也可以在,IE,的“查看”一栏中改变“文字大小”，来进行调整（选中）。最后点击“打印预览”窗口的“打印”即可，打印完毕后，点击上图中的“退出”。,2021/9/27,28,图为卷内目录样张，左宽右窄,2021/9/27,29,打印时如出现：“正在生成,”,久久不见目录的情况，可试用以下两种办法：,1,、在,IE,地址栏输入：,http:/210.35.74.201:8080,安装数字证书,2021/9/27,30,如未安装，则点“,YES”,安装即可（注：安装证书前须确定本机系统时间是否正确，否则可能安装出错）,查看本机是否安装了浏览器插件。如,google,、,yahoo,搜索条等等。如已安装，可在控制面板卸载。,2021/9/27,31,2,、打开,IE,，在菜单栏选“工具”,Internet,选项安全自定义级别,ActiveX,控件和插件，把可信站点下的,ActiveX,控件都改为启用（启用后目录如能出来，即可修改原状，确保计算机安全）,如仍无法打印，可把目录打印界面右下角自动设置边距的勾去掉或联系档案人员。,2021/9/27,32,The End,校综合档案室,-,谢制,联系电话,:3492,&,3493,2021/9/27,33,