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接站和报到工作,二、报到工作,一般报到是针对需要集中住宿的大型会议，与会者到达会场办理的登记注册手续,大型会议与会者报名后，临时有事可能导致其不能参加，因此必须履行报到手续,会议报到时，接待人员工作,：,1,、,查验证件,：会议通知书、单位介绍信、身份证和其他相关有效证件,任务一 接站和报到工作,二、报到工作任务一 接站和报到工作,2,、,登录信息,：与会者登记个人信息，姓名、性别、年龄、单位、职务、职称、联系地址、电话；以便会议时方便联系，还可以编制与会者通讯录,3,、,接收审查,：与会者如需分发材料，则由会议接待人员先行接收后统一分发,4,、,发放文件,：分发会议文件、证件、文件袋等会议用品。重要文件要签收，需要保密以及重要的文件会后要收回（可发会议清退目录）,任务一 接站和报到工作,2、登录信息：与会者登记个人信息，姓名、性别、年龄、单位、职,5,、,预收费用,：会务费、食宿费、资料费，报到现场预收费用并开具收据或发票,6,、,安排住宿,：登记每个与会者的房间号码,任务一 接站和报到工作,5、预收费用：会务费、食宿费、资料费，报到现场预收费用并开具,三、签到工作：,为了及时了解与会人员是否都已到会，并准确统计到会的实际人数,1,、,签到作用,：会期长、活动多、内容重要的会议，与会者每一场会议活动签到簿上签名，尤其是各级党代会、人大会，签到可以准确掌握出席人数是否符合法定要求,便于统计实到人数、检查缺席状况、留作纪念（庆典仪式等可以珍藏的签到簿）、历史凭证,任务一 接站和报到工作,三、签到工作：任务一 接站和报到工作,2,、,签到方法,（,1,）簿式签到：与会者在事先准备好的签到簿上签到，只适用小型会议，影响入会速度,（,2,）表式签到：与会者在事先准备好的格式规范的表格上签名,（,3,）会议工作人员代为签到：事先准备好花名册，来一人就划记号,（,4,）证卡签到：工作人员事先准备好会议卡发给参会者，参会人员参会时将证卡上交,任务一 接站和报到工作,2、签到方法任务一 接站和报到工作,（,5,）座次表签到：工作人员事先准备好座次表，填写与会人员姓名和座次号，参会人员到会时销号；座次安排有规律，一个区域安排同一地区、部门的人员,（,6,）电子签到：工作人员事先将电子签到卡发给与会者，与会者参会时电子打卡,3,、报到与签到的联系与区别,报到：与会者到达会议举办地点办理的登记注册手续,签到：与会者参加或出席每一次会议或活动时的签名,任务一 接站和报到工作,（5）座次表签到：工作人员事先准备好座次表，填写与会人员姓,四、引导工作,会议、活动期间会务工作人员为与会者引导会场、座位、展区、餐厅、住宿房间以及与会者问询的其他地方,引导工作贯穿于整个会议期间；大型会议专人引导,任务一 接站和报到工作,四、引导工作任务一 接站和报到工作,工作中需要注意的点：,座次：以右为尊,电梯顺序：客人、尊者在内部的时间尽可能短的原则（主人先进电梯、后出电梯）,上车顺序：客人先上、主人后上；只能开右门时，主人先上坐到里面，客人再上,车座次：,主人驾驶轿车：前排右为尊，后排右为次尊,任务一 接站和报到工作,工作中需要注意的点：任务一 接站和报到工作,车座次：,专职司机驾驶轿车：后座右为尊，后座左为次尊,吉普车：司机旁边为尊，后排右为次尊,多排商务车：前排为尊，右为尊,但如客人有自己的要求，则应尊重客人要求,任务一 接站和报到工作,车座次：任务一 接站和报到工作,学习目标：能做好宴会准备工作；安排中西餐的座次；安排会议交通；组织好会议的参观和娱乐,一、会议餐饮服务,时间在一天以上的会议，一般要安排用餐；两天以上，还要安排早餐,1,、会议餐饮服务的内涵,餐饮是与会者增进认识和了解的机会，不可或缺,需要考虑：餐厅选用、场面气氛、时间节奏、空间布局,任务二 进行会间服务,学习目标：能做好宴会准备工作；安排中西餐的座次；安排会议交通,音乐烘托、餐桌摆放、台面布置、餐具配套、菜品定价、菜肴搭配、菜肴命名、服务员装饰等都要契合主题,2,、餐饮服务要求,1,、卫生,2,、规格适中,3,、照顾特殊,任务二 进行会间服务,音乐烘托、餐桌摆放、台面布置、餐具配套、菜品定价、菜肴搭配、,3,、餐饮服务的工作程序,（,1,）定餐饮方案：依据会议活动整体要求制定一套详细方案，包括：就餐标准及支出、就餐时间、就餐场所、就餐形式、就餐人员组合方式（提前分桌）、就餐凭证饮食安全措施,（,2,）预定餐厅：大小合适、卫生条件、饭菜品种和质量、与会场及代表驻地距离、价格,（,3,）印制和发放就餐凭证：通过就餐券控制就参数,任务二 进行会间服务,3、餐饮服务的工作程序任务二 进行会间服务,（,4,）统计就餐人数：餐厅会要求主办方签单担保，即使进餐人数没有达到事先约定的个数字，主办方仍然需要按照事先约定的人数及餐饮价格付费,（,5,）菜谱制定,（,6,）餐前检查,（,7,）餐后反馈,4,、会议的宴会服务,宴会是宾主之间为表欢迎、祝贺、答谢、喜庆而进行的隆重正式的餐饮活动,任务二 进行会间服务,（4）统计就餐人数：餐厅会要求主办方签单担保，即使进餐人数,（,1,）宴会的种类,规格上分：国宴、正式宴会、便宴、工作参会、家宴,就餐形式上：围餐式宴会（圆桌、方桌、长方桌）,自助式宴会：室内室外皆可，不排座位，冷餐为主,半自助式宴会：设座位，上部分定制菜肴，大部分自取,分餐式宴会：按人头直接端给就餐者（西餐多采用）,餐别上：中餐宴会、西餐宴会、中西餐宴会,时间上：早宴、午宴、晚宴,任务二 进行会间服务,（1）宴会的种类任务二 进行会间服务,（,2,）宴会的准备,确定宴会目的,：礼节性的庆祝会、纪念日；交谊性的接风、送行、答谢；工作性的祝贺开竣工、开张,确定宴请对象,：被邀请人名单（姓名、职务、称呼及配偶情况）、习俗、爱好及忌讳；宴会邀请者与宴请对象的身份要大体相当；宴会可以领导或组织的名义邀请,确定宴会规格及形式,：确定规格要考虑宴会目的、宴会对象身份、宾主关系；宴会形式以规格、规模、经费、时间安排来确定,任务二 进行会间服务,（2）宴会的准备任务二 进行会间服务,（,2,）宴会的准备,确定宴会时间,：时间安排恰当，欢迎宴会当天举行；考虑客人习俗,确定宴会地点,：规格适当、交通方便、考虑宴会形式,确定主持人和致辞人,：主持人由一定身份的人担任；致辞人安排：大型活动由主办方领导致辞；双边活动主人（欢迎词）及主宾（答谢词）都要致辞；庆祝喜事、盛事宴会主办方致辞，若干代表致辞；上级领导（事先请求）,任务二 进行会间服务,（2）宴会的准备任务二 进行会间服务,（,2,）宴会的准备,发出邀请,：会议活动宴会提前以口头提醒、单独举行的宴会提前一周发出请柬（口头电话邀请也要补请柬）,拟订菜单,：照顾客人喜好及禁忌、要有地方特色、品种多样、注意季节特征,宴会餐位安排,：面门为主、右高左低、由近及远（距离主人近为上，远为下；右为尊，左为卑）每张桌最多,10,人，且为双数；西餐宴会右高左低，男女穿插入座,任务二 进行会间服务,（2）宴会的准备任务二 进行会间服务,（3）宴会的程序,迎宾：,客人事先到达等待客人，与客人握手寒暄；引导进入休息室休息或入座；或主人迎接主要客人，其他客人由工作人员迎接,入场,：客人到齐后进入会场；全场起立鼓掌；主人与主宾入席后，宴会开始,宣布宴会开始,：主持人宣布,介绍主要来宾,：主持人介绍主人、主宾和其他来宾,任务二 进行会间服务,（3）宴会的程序任务二 进行会间服务,（3）宴会的程序,致辞：,我国在宴会一开始，先致辞后用餐；西方一般在热菜之后，甜食之前；宾主双方都致辞时，先主后宾,祝酒,：致辞人宣读事先准备好的祝酒词，然后提议干杯；参加对象即兴致辞；主客之间、客客之间相互碰杯，相互祝愿,散宴和送别,：小型宴会吃完水果宴会结束；主要客人起身告辞，主人送至门口或车前；大型宴会可由主持人宣布；主客领导先退席，其他客人相互告别离去,任务二 进行会间服务,（3）宴会的程序任务二 进行会间服务,二、会议交通服务,1,、会议交通服务的作用,：会议交通服务是对会议车辆进行科学调配以保证会议用车的工作。直接关系到与会人员集体活动的顺利开展、会议目标的顺利实现。,2,、会议交通服务的主要内容,：车辆足够；加强派车管理；用车检查；驾驶员管理。,（,1,）准备会议用车：可以调用其他单位车辆或租用车辆；必要合理，节俭,（,2,）拟定会议用车纪律,任务二 进行会间服务,二、会议交通服务任务二 进行会间服务,（,3,）合理调度：根据身份、规模确定交通用车；能固定车辆的尽可能固定；印发车辆通行证；专人负责会场周围交通指挥和管理,（,4,）加强驾驶人员管理：车辆调度表发给每一位司机；元有安排出现变化时提前告知司机情况变化,（,5,）意外事故应急处理：车子抛锚有备选方案；意外交通事故的应急机制也需要事先准备好,任务二 进行会间服务,（3）合理调度：根据身份、规模确定交通用车；能固定车辆的,3,、会议车辆的停放管理,指挥到会车辆的集结和疏散、维护通车秩序，保证行车安全与畅通,（,1,）准备好停车所需场地：事先预计车辆情况；租借场地事先洽谈；分类停放、保证重点、照顾一般,（,2,）确定指挥停车方法：,会场门前停车，停车后，客人下车,会场门前下车，下车后，车辆开到集中地点,首长、外宾下车需事先选择临时停车场,任务二 进行会间服务,3、会议车辆的停放管理任务二 进行会间服务,三、会议参观、考察、游览和娱乐服务,1,、会议参观、考察、游览,（,1,）策划项目：切合会议主题、照顾参加对象的兴趣、考虑接待能力、内外有别,（,2,）安排落实：及时联系接待单位、制定参观计划、落实好车辆（固定乘坐车辆）安排车长组长、安排好食宿、准备必要的资金和物品（摄像机、
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