中坚主管--角色认知、时间管理、沟通管理bqzi

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,主管,全面管理技能,提升培训,jenny,2015-6-25,从业务技术能手走向管理,这是充满着痛苦与挣扎的历练之旅,职业主管九项管理能力模型,团队管理,自我管理,绩效管理,员工培育,授权,领导力,角色认知,时间管理,有效沟通,计划管理,绩效评估,员工激励,角色认知,自我管理,时间管理,有效沟通,什么是管理？,管理就是,运用,手中的,资源,去达到目标,计划,组织,领导,控制,人,财,物,技,讯,时,培养、带领、激励下属充分发挥作用,把事情做正确，实现个人价值。,人在社会中的角色,角色认知,一个优秀的管理者需要清楚自己的身份与职责，以及自己的职责与他人职责的差异性，对自己的角色要有一个清醒的认识，要有一个明确而清晰的定位,胃和四肢的故事,有一项调查：,企业管理者因不能认清自己的职位的变化导致角色错位、角色缺位、角色模糊，导致,80%,的管理者,50%,以上的工作毫无价值或者价值缩水。,角色认,知,角色将决定,角色将会决定,你的行为,你的职责,你的工作关系,你的位置,角色雷达：扫描经理的定位,客户、供应商,同事,下属,上司,角色雷达,扫描主管定位,角色认识三个维度,下属的上司,上司的下属,平级的同事,作为上司的下属,委托,代理关系,投资人,投资人,投资人,董事会,总经理,部门经理,基层主管,员工,逐 级 委 托,逐 级 代 理,下属,的角色,角色定位： 职务代理人（上司的“替身”）,我是上司的“替身”,主管的职能,职 能,说,明,执 行,正确领会上司的意图,服从上司的指挥,就如何完成任务提出自己的建议和所需要的帮助,尽力克服困难，圆满完成任务，做到让上司满意,及时准确地为上司提供基层信息,承担的责任,及时向上司汇报任务完成的情况,出现问题时，不推卸、不指责、不埋怨，自己主动承担责任，并从自身找原因,遇到困难时，要走在下属的前面，并妥善解决问题,作为下属,应注意点,六大注意点,代表上司进行管理,体现决策层的意志,有全局观,正确地做事情,力求实现个体价值,赢得上司的信任,角色雷达：扫描经理的定位,作为主管常见,的角色错位,常见的错位,自然人,领 主,向上错位,民意代表,提问,当“民意”与“上意”冲突时，你将如何处理？,作为平级的同事,不要冒闯平级的“领域”,正确对待平级主管的批评,力争赢得平级的信赖,批评技巧,说明,定目标,要定准批评的目标,明意思,批评语言要尽可能明确,巧说话,用“相信”、“我觉得”来讲，不要用责备或傲慢的语言,要结果,所批评的行为必须是可以修正的，如果根本就不能修正，就没有必要批评了,重方式,善于融批评于闲谈、娱乐等无形无意之中，以减少对方的紧张、戒备、抵触等心理，这有利于对方接受批评,看反应,批评中密切注意对方的反应,点区别,让被批评者明白你可以同意他的看法，但是别人未必同意,要自知,箭在弦上，引而不发，以促使对方自觉、自悔、自新,言危害,要强调对双方都有危害，使其明白如果不改，你也受他拖累，改对双方都有益，这虽有些埋怨的意思，但他绝不会说你在多管闲事,要适度,画龙点睛，点到为止，切忌画蛇添足。,用表扬,善于用表扬代批评，这里表扬是策略，批评是目的，即所谓“醉翁之意不在酒”，不宜做出结论式或定性评语,善体谅,体谅对方的处境和感情，等候最适合的时机再发表批评，冲口而出的批评常不受控制，因而影响批评效果,主管要撑握的批评技巧,page.1,如果公司里的,全体主管，,都能够视对方为客户，都将对方的满意视为自己职责履行好坏的标准，根据对方实现工作目标所需要的相应支持安排自己的工作。那么，这将是一个不可战胜的、高绩效的团队，一个“梦之队”、一个“胜利之师”。,角色定位：内部客户,作为下属的上司,主管角色,七大变化,工作内容：做业务 做管理,实现方式：野 牛,领头雁,工作方式：个性化 组织化,人际关系：感 情 事 业,工作力度：守 成 变 革,管理方式：指,导,授 权,目 标：个人 团 队,作为下属的上司五,大角色,作为下属的上司,角色的认知,业务员型,精英型,堕落型,官僚型,业务能力,管理能力,27,常见角色问题,角色错位,:,官僚,官僚,角色混乱,:,个性化管理,个性化管理,业务员,角色模糊,:,老好人,老好人,向下错位,:,业务员,作为下属的上司常见,的角色问题,官僚,领导,角色转换一,官的表现,简单粗暴,只知道,“,看管,”,高高在上,以势压人,玩弄权术,个性化,组织化,角色转换二,个性化管理,“,移动靶,”,现象,“,运动式,”,管理,诚信问题,自己就是法,制定而不维护,越级,随意性,情绪化,组织化,维护者,契约精神,职业化,精英,型主管,业务,型主管,角色转换三,业务,型主管的,表现,只抓业务（经营）、不抓管理,做业务（经营）如鱼得水，做管理手足无措,认为只要业务（经营）一好百好,一事一议，不举一反三,整天忙于救火，很少探究管理特别是人的根源,不分轻重缓急，眉毛胡子一把抓,事必躬亲，大包大揽,只相信自己，不信任下属,个人英雄主义包打天下,用自己所达到的业务（经营）水平作为衡量下属工作的尺度,常见问题,仅仅关注事情怎么办,不分轻重缓急,没有举一反三,不信任下属,只想到自己冲锋,职业主管,好人主管,角色转换四,好人主管（,好好先生）的表现,关心下属,注重人际关系和人际评价,心肠软、耳根软、手软,色厉内荏,怕得罪人，不敢坚持原则,喜欢一团和气，不喜欢鸡争鹅斗,首先考虑的是平衡，而不是行为的好坏,对员工好的、坏的行为均视而不见,38,好人主管（,好好先生）的团队表现,对老好人表面尊重，骨子里不放在眼里、看不起,平庸者众,工作以外的人际话题多,你好我好大家都好,有令不行,不好管，,“,鸟人,”,太多,时 间 管 理,你的时间够用吗 ？,为什么时间总不,够用？,该,怎样管理时间,“一年” 价值：可以,去问一个失败重修的学生；,“一月” 价值：可以,去问一个不幸早产的母亲；,“一周” 价值：可以,去问一个定期周刊的编辑；,“一天” 价值：可以,去问“眼睛一闭一睁”的小沈阳；,“一小时” 价值：可以,去问一对等待相聚的恋人；,“一分钟” 价值：可以,去问一个错过火车的旅人；,“一秒钟” 价值：可以,去问一个死里逃生的幸运儿；,“一毫秒” 价值：可以,去问一个错失金牌的运动员。,什么是时间,1,体会时间,眼睛一闭一睁，一天就过去了 嚎,眼睛一闭不睁，这辈子就过去了 嚎,无法开源,不可再生,无法节流,不可取代,时间特性,时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少。不论性别、职位、贫富，我们度过的每一年都有,365,天，每一天都有,24,个小时，所以我们无法开源。,孔子说，“逝者如斯夫，不舍昼夜”。时间不像人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。,陶渊明说，“盛年不重来，一日难再晨,”,，曾国藩也说，“天可补，海可填，南山可移。日月既往，不可复追”，时间一旦丧失，则会永远丧失，任何人都无法失而复得。,任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是不可取代的。,时间的四项独特性,2,时间价值,时间就是金钱,!,浪费多少时间，就等于浪费多少金钱,!,时间的价值,生命,金钱,资源,财富,债务,活着的人,商人,做学问的人,无聊的人,绝大多数的人,时间管理,时间管理的对象不是,时间管理就是,时 间,自我管理,时间清单分析,时间,活动事项,计划用时,实际用时,浪费,/,超时,原因,8:45-9:15,9:15-9:45,9:45-10:15,16:30-17:00,17:00-17:30,合计,时间清单分析表,LOGO,正文,这些,时间杀手,是否就在身边,时间,杀手,大包大揽，事必躬亲,不懂得统筹,安排、,经常救火,没有设定完成时限,没有轻重缓急,安排、拖延,没有目标或缺乏计划,有求必应，来者不拒,冗长而又无效的会议,职责不明确,沟通不良，做无用功,电话干扰,、,不速之客,等,各种,干扰来袭,时间管理的原则、方法,原则,：,一、,80/20,原则,二、目标,ABC,原则,三、第二象限工作法,四、计划原则,五、养成,习惯,方法,：,一、日计划,二、会议管理,三、会见管理,20/80,原则,现象：,80%,的销售量来自于,20%,的客户,80%,的电话是由,20%,的人打进来的,80%,的请假是,20%,的员工请的,原则：,20%,的工作占整个工作,80%,的价值。,集中,80%,的精力要做,20%,的工作，,投入,20%,的精力做另外,80%,的工作。,肖经理一天的工作内容,例会,审阅文件、资料,辅导下属,与财务经理讨论费用预算问题,会见客户,准备工作总结,与人事经理谈奖金问题,处理应急事项,接听电话并处理,老总召见,聊天,共,20,项工作,如何运用,80/20,原则,一、列出全部工作项目,二、对工作按价值进行分类,三、分配自己的时间和精力,51,价值,80%,的工作,价值,20%,的工作,事项一：需,2,小时集中精力,事项二：需,1,小时不受干扰,事项三：需,2,小时高效,事项四：可往后推,事项五：没时间就不做,事项六：可委托下属做,事项七：,依据,80/20,原则安排一天的时间,价值,80%,的工作,价值,20%,的工作,文件审阅,30,分钟,9:00-11:00,准备预算报告,11:00-12:00,准备工作总结,留出,1,小时左右处理紧急事项,例会无必要可取消,辅导下属可在下午短时间处理,客户不重要让下属会见,让助理过滤电话等,奖金推到某一个时间或让人事部门确定,目标,ABC,原则,A=,必须做的,B=,应该做的,C=,不值得做的,第二象限工作法,紧急,重要,紧急状况,迫切问题,限期完成的会议或工作,不紧急,重要,准备工作,预防措施、价值观的澄清,计划,人际关系的建立,真正的再创造能力,增进自己的能力,紧急 不重要,造成干扰的访问、电话,信件、报告,某些会议,许多迫在眉睫的急事,符合别人期望的事,不紧急,不重要,忙碌琐碎的事,处理文件等函件,电话,浪费性时间,逃避性活动,重要 不重要,紧急 不紧急,80%时间或优先做第二象限工作,2,纠正第象限工作,3,不要被第,象限工作迷惑,4,根据第二象限制订工作目标和计划,5,合理将工作分配到四个象限,Click,1,第二象限工作要点,紧急,重要,25-30%,不紧急,重要,15%,紧急 不重要,50-60%,不紧急,不重要,2-3%,普通人的时间安排,20-25%,65-80%,15%,1%,高效能人士时间安排,LOGO,正文,农夫的效率,在,美国，有一个农庄，经统计发现其农作物的产出值达平均上限的二倍，这是令人难以置信的。有一位效率专家想去研究高效率原因，他千里迢迢来到这个农庄。看到一户农家，他就推门而入。,LOGO,正文,农夫的效率,他发现有一位农妇，正在工作，她怎么工作呢？二只手打毛线，一只脚正推动着摇篮，摇篮里睡着一位刚出生不久的婴儿，另外一只脚在推动一个链条带动的搅拌器，嘴里哼着催眠曲，炉子上烧着有汽笛的水壶，耳朵注意听水有没有烧开。,但是效率专家觉得很奇怪，为什么每隔一会儿，她就站起来，再重重地坐下去，这样一直地重复？效率专家再仔细一看，才发现这位农妇的坐垫，竟是一大袋必须重复压才会好吃的奶酪。因此效率专家说不必查了，他已经知道高效率的原因了。,做出书面计划,按计划去执行、去实施,留出不可预计事务的时间,列出工作任务,日计划步骤,计划原则,估计工作需要的时间,预留机动意外的时间,决定优先顺序,事后的检查,计划原则,养成习惯,1.,工作要有明确的目标,2.,做事要有计划,3.,真正把时间看的很宝贵,4.,懂得处理事情的轻重缓急,5.,凡是不能拖延,6.,重要的事重点对待,7.,要为下属形成一些习惯和程序,8.,懂得分工、授权,9.,不要贪大求全,10.,克服完美主义倾向,11.,不要去处理重复出现的问题,12.,善于利用零星时间,13.,有的事情可以一心几用,14.,学会说“不”,15.,学会利用工具,好习惯,会议管理,6w:,What,会议目标是什么,Who,谁来参加会议,When,会议的时间,Which,以什么方式开会,Where,会议地点,How,怎样追踪会议结果,会议规则,规范议程,主持人掌握会议进度,形成会议纪要,会议总结,会议追踪,约定时间,1,约定时限,2,事先界定目标,3,设定“窗口”时间,4,例：,“李经理：,明天早上,8,：,30,到你公司就这次,招标,事情和你沟通,40,分钟,可以吗？,”,会见管理,明确目标,制定计划,分清轻重缓急,重视今日（立即行动）,不可或缺的领导和管理才能,使人拥有迈向卓越成功的力量,成功的因素,85%,沟通与人际关系,15%,专业知识和技术,将信息传送给对方，并期望得到对方作出相应反应效果的过程。,沟通的定义,管理沟通的基本程序,原则一:尊重,原则二:理解,原则,三:信任,原则,四:赞美,只有尊重才可以建立信任,理解可以为冲突打造好的基础,信任是成长过程中的润滑剂,赞美是拉近距离的法宝,请不要将赞美误认“拍马屁”,沟通的形式,体态语言形式：如手势、面部表情、其他身体动作,沟,通,的,形,式,口头形式：如演说、讨论、传闻、小道消息,书面形式：如备忘录、信件、期刊、布告栏,非语言形式：如红灯、警笛,语调形式：如对词汇或短语的强调,电子媒介形式：如电话、计算机、传真等,沟通的三个行为,倾听,听,提问,问,说话,说,如何与下属沟通？,下达命令,（一）,听取汇报,（二）,商讨问题,（三）,与下属沟通,与问题员工沟通,（四）,下达命令,（一）,STEP,02,STEP,03,确认下属理解,STEP 04,STEP,05,激发意愿,STEP,06,STEP,07,让下属提出疑问,相应的授权,你会为下属做些什么,STEP,08,问下属会怎样做？给予辅导,STEP,01,遵偱,5W1H,的原则,口吻平等，用词礼貌,听取汇报,（二）,充分运用倾听技巧,约时间,当场对问题做出评价,及时指出问题,适时关注工作过程,听取汇报也要采取主动,恰当地给予评价,商讨问题,（三）,注意倾听,多发问和多鼓励,不要指示,不要评价,让下属下结论或整理归纳,事先准备,与问题员工沟通,（四）,对待“懒惰成性”的下属,（一）,1,、安排合适的具有挑战性的工作,有些下属的懒惰是因为工作不能发挥其特长，使他对工作没有兴趣，感到大材小用从而对工作敷衍,2,、辩证的对待投机取巧造成的懒散,端正他们的思想，让他们明白实干的重要性,要洞察下属的工作情况,发挥他们的优势和潜力，不断增强他们的荣誉感和责任心,3,、加强淘汰机制，鞭策生性懒惰者,加强定期竞岗、竞职、轮岗等，对工作不利者进行分流,4,、经理人要培养起过硬的工作作风,与问题员工沟通,（四）,对待“过分害羞”的下属,（二）,1,、主动和他们进行交流,要有耐心，不能因为开始几次他们不吭声就放弃,2,、开通间接交流渠道,可让他们通过书信、电子邮件、报告等方式表达想法,3,、尊重他们的自尊心,对他们的工作成绩多加肯定，多鼓励，少一些否定,4,、多帮助，少建议,5,、密切关注他们的工作,与问题员工沟通,（四）,对待爱出风头的下属,（三）,1,、利用其长处,爱出风头者，必然有积极的一面：如有激情、善于思考、不盲从等,给他们安排一些比较紧急或需要创造性思维的工作,2,、适当打击,3,、正确指导其工作,在工作之前，要充分听取他们活跃的想法，和他们一起探讨，从多方面、多角度对工作进行分析,工作时，让他们独立承担工作，不压制他们工作的积极性，但要加强指导，对失误和过激行为及时指正,工作后及时总结，分析出现问题的原因，让他们清醒地认识到自己的缺点，并鼓励他们改正冒尖的心态,4,、用制度约束,与问题员工沟通,（四）,对待自私自利的下属,（四）,1,、满足合理需求,2,、拒绝不合理要求,3,、办事公开,4,、不要吝啬对他们的帮助,5,、用同事舆论监督他们,6,、掌握处罚的分寸,1,、自私自利的下属一般都对物质的渴求比较多，可以从物质上进行处罚,2,、对待自私自利的下属，应该以抑制手段为主，但不放弃公正的原则,与问题员工沟通,（四）,对待经验不足的新下属,（五）,1,、多鼓励、少批评,2,、给新下属提供好的老师,有经验的老员工能够引导新员工尽快熟悉工作，不断取得成功，帮助他们积累经验,3,、提供具有挑战性的工作,调查表明，富有挑战性的工作能使新下属迅速找到自己的位置,4,、阶段性轮换工作,在不同的专业领域中进行工作轮换，能对新员工的工作能力有一个全面的锻炼,5,、为新下属提供良好的工作氛围,6,、提供培训机会,与问题员工沟通,（四）,对待爱抱怨的下属,（六）,1,、认真倾听他们的抱怨,在他们抱怨时，不插话，聚精会神的听，并做适当的记录,对他们的抱怨不要立刻作出处理，但要表明你欢迎他们提意见,2,、仔细分析抱怨的原因,分析抱怨的出发点：是为公司发展还是为维护个人利益,分析他们的立场：是站在公司的立场上还是站在个人的角度。 最重要的，是要追根溯源，找到抱怨的真正根源,3,、针对性的平息抱怨,4,、从内心接受爱抱怨的下属,5,、避免对待爱抱怨的下属的错误方式,不压制、不冷冻处理、不拖延解决的时机,与问题员工沟通,（四）,对待恃才傲物的下属,（七）,1,、宽容的接受,2,、充分发挥其才干,不求全责备，从大处着眼，给其适当的工作，让他们能够真正 发挥出不同寻常的才干,3,、主动帮助,对他们的关心不要急于求成，过分明显的帮助可能会增加他们的逆反心理。选择暗中帮助，不求他们的感激,如何与,同事水平沟通,水平沟通,为什么这么难,？,没有共同目标,失去权力的强制性,不愿意共享交流,转移责任给别人,本位利益的考虑,沟通从自我做起,不要只考虑本部门的利益,做到互惠互利,ext,Here,促进了解,真诚做人,水,平,沟,通,规,则,财务夏主管要求销售部赵主管填一些报表，赵主管回答：“什么？我这里的正经工作还没有忙完呢，哪里有工夫填报表这些杂七杂八的事。”夏主管的要求得不到满足，也做出侵略性的回答说：“那是你的事，你自己看着办吧！”,科学沟通方式：,财务部主管为了保证提前完成公司指示的本月财务报表，找到销售部赵主管，让他帮忙交出一份汇总表。赵主管的答复是：“我希望能够把销售汇总表按时交给你，但我们以前交报表都没有这么急，恐怕各个办事处都没有准备，我们会努力按时交给你，好吗？”,如何与上级沟通？,向,上,沟,通,的,形,式,1,、接受指示,2,、汇报工作,3,、商讨问题,4,、表达不同意见,事前了解内容，做好充会准备,2,认真倾听,3,不理解，多发问,4,指示反馈，重要问题进行澄清和确认,5,沟通前确认，时间、地点,1,接受指示,不争辩，疑问提出，确认再次讨论。,7,不急于表达与反驳,6,汇报工作,精简,1,有针对性,2,补充事实,3,对事不对人,1,开放、平等、互动原则,2,重大问题事前约定，不勉强讨论,3,商讨问题,意见应确切、简明、完整,1,有重点、不拖泥带水,2,摆正心态，不辩论,3,表达不同意见,向上沟通需要注意的问题,理解上司,1,改变自己,2,备好记录材料,3,制定完整的计划,4,要坚持到底,5,提建议依请示的态度,6,认可上司的优势,7,注重上司的帮助,8,赞美上司,9,我马上处理！,这个报告没有你不行啦！,我很想知道你对某件事的,看法。,谢谢你告诉我，我会考虑你,的建议。,我们似乎碰到一些状况,.,某某的主意真不错！,让我认真想一想，,3,点之,前给你答复好吗？,是我一时失察，不过幸好,向上沟通的必备的,8,句钻石句,谢谢大家,