如何提高工作效率68885

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,如何提高工作效率,主讲：王宁宁,2017.9.2,提出问题,怎样提高工作效率？,2,效率,=,？,在力学上，功率,=W/t,W,功，焦（,J,）；,t,时间，秒（,s,）；,在电工学上，效率,=,有用功,/,总功,有用功,做功中对人们有用的,一部分；,总功,有用功和额外功的总和 ；,3,因此，提高工作效率要从两个方面入手。,一、工作方法,二、时间管理,4,2,培养正确的工作方法,3,熟练掌握工作技能与技巧,4,建立良好的人际与工作关系,树立正确的思维方法,1,主要方法,5,一、树立正确的思维方法,（一）五种常见思维方法：,换位思维的方法：,解决双方矛盾问题常用的思维方法。,曲线思维的方法：,解复杂重大的问题常用的思维方法。,发散思维的方法：,解决疑难问题常用的思维方法。,反向思维的方法：,处理突发事件常用的思维方法。,全局思维方法：,管理者必须具有最基本的思维方法。,6,全局思维,就是战略思维。具体说，全局思维就是从实际出发,正确处理全局与局部、未来与现实的关系,并抓住主要矛盾制定相应规划,为实现全局性、长远性目标而进行的思维。,全局思维能力，蕴含着从全局的、长远的、战略的高度来分析问题和解决问题的能力；是善于从大处着眼、小处着手，以远看近、未雨绸缪，高瞻远瞩、运筹帷幄的能力；是善于抓主要矛盾，驾驭复杂局面、解决复杂矛盾的能力。,所谓驾驭全局就是在战略思维的指导下，将战略问题策略化、具体化的行为。驾驭全局能力是领导干部善于运用战略思维，善于全面掌握局势、指导工作的能力。站在全局的高度上负总责、抓关键，是驾驭全局的基本内容。,驾驭全局的能力是领导干部履行好职责的必然要求。其能力要素主要包括：第一，思想驾驭能力，即根据形势和任务的要求，及时提出工作思路，贯彻工作意图的能力；第二，政策驾驭能力，即运用政策，贯彻落实政策的能力；第三，矛盾驾驭能力，即面对复杂矛盾，有效解决矛盾的能力；第四，组织驾驭能力，即运用组织建设、组织设计、组织管理等手段，达到人力资源的最佳配置，实现组织目标的能力。,7,换位思维，就是设身处地将自己摆放在对方位置，用对方的视角看待世界，这是一种非常有益又十分实用的好思维。,一、从前有一个老国王，他平时头脑很古怪，一天，老国王想把自己的王位传给两个儿子中的一个。他决定举行比赛，要求是这样的：谁的马跑得慢，谁就将继承王位。两个儿子都担心对方弄虚作假，使自己的马比实际跑得慢，就去请教官廷的弄臣（中世纪宫廷内或贵族家中供人娱乐的人）。这位弄臣只用了两个字，就说出了确保比赛公正的方法。这两个字就是：对换。,换位思维，就是设身处地将自摆放在对方位置，用对方的视角看待世界。这是一种非常有益又十分实用的好思维。,8,二、,有一个警察，叫罗伊，在他的日常巡逻中，他总是习惯性地去拜访一位住在一座令人神往的、占地500 平方米建筑中的老绅士。从那栋建筑物往外看，就是一座幽静的山谷，老人在那儿度过大半生，他非常喜欢那儿的视野 葱葱郁郁的树林、清澈纯净的河流. .每周，罗伊都会拜访老人一两次，当他来访时，老人都会请他喝茶，他们坐着闲聊，或者就在花园里散一会儿步。有一次的会面令人悲伤，老人泪流满面地告诉罗伊，他的健康状况已经很差，他必须卖掉他漂亮的房子，搬到疗养院去。,霎时，罗伊忽然产生一个疯狂的念头：用一种创造性方法买下这巨宅！,困难太大了，老人想以30 万美元的价格将这栋房子卖掉，但罗伊手中只有1000 美元，而且，每月还得付500 美元房租，虽说警员待遇还算过得去，但想要找个主意成交，真是太难了，除非，将爱的力量也算进账户里。这时，罗伊想起一个老师说的话 找出卖方真正想要的东西给他。他寻思许久，终于找到答案：老人最牵挂的事就将是不能再在花园中散步了。,罗伊就跟老人商量说：要是你把房子卖给我，我保证会每个月都能接你回到你的花园一两次，就坐在这儿，或者和我一起散步，就像平常一样。,听了这话，老人那张皱纹纵横的老脸，绽开了灿烂的笑容，笑容中，充满爱和惊喜，当即，老人就要罗伊写下他认为公平的合约让他签署 罗伊愿意付出他所有的钱，但他兜里只有3000 块，可房子卖价却是30 万，乍办呢？罗伊想了一下，就这么草拟合约：卖方将29 万7 千元设定第一顺位抵押权，买方每月付500 元利息。,老人很开心，他把整个屋子的古董家具都作为礼物全送给了罗伊，而且，还包括一架可供孩子玩的大钢琴。,罗伊不可思议地赢得经济上的胜利，真正的赢家却是快乐的老人和他们之间的亲密关系。,换位思维人人都可以做到，它不是一种复杂的技巧，而是一种人生态度只要你愿意，你就可以做到。,9,三、 美国有一位中年校长，当某个学生违犯了校规，他就把这个学生叫到校长办公室，让这个学生坐在他的椅子上，他自己则坐在那待客的椅子上，然后才开始交谈。他说，这样，能使学生处在学校负责人的位置上更好地考虑和认识自己所犯的错误。,人们学会了换位思考，彼此为对方着想，许多表面上十分棘手的事就会迎刃而解。,四、 在20 世纪70 年代埃及和以色列的和平谈判中，双方就西奈半岛问题争执不下，一时，谈判陷入僵局 以色列坚持要继续占领西奈半岛的一部分，而埃及则要求全部收回半岛的主权。双方在这个问题互不相让，负责调停的美国人，虽然反反复复在地图上划出分界线，结果还是无法让双方满意。,后来，调停者经过多次比较研究，终于找到双方争执的差异所在：以色列最关心的是国家安全，担心埃及的军事力量太靠近自己，因而不愿放弃西奈半岛；而埃及则坚持要保持自己的领上完整 找到症结所在，问题就有了解决的契机。后来，双方终于达成以下共识：以色列把西奈半岛全部归还埃及，满足埃及人领土完整的要求；而埃及则保证西奈半岛大部分地区的非军事化，满足以色列人边界安全的要求。双方皆大喜。,10,曲线思维的典型案例,解决学校供暖问题,11,1987年，我国在广西省南宁市召开了我国“创造学会”第一次学术研讨会。这次会议集中了全国许多在科学、技术、艺术等方面众多的杰出人才。为扩大与会者的创造视野，也聘请了国外某些著名的专家、学者。,其中有日本的村上幸雄先生。在会议中请村上幸雄先生为与会者讲学。他讲了三个半天，讲的很新奇，很有魅力，也深受大家的欢迎。其间，村上幸雄先生拿出一把曲别针，请大家动动脑筋，打破框框，想想曲别针都有什么用途？比一比看谁的发散性思维好。会议上一片哗然，七嘴八舌，议论纷纷。有的说可以别胸卡、挂日历、别文件，有的说可以挂窗帘、钉书本，大约说出了二十余种，大家问村上幸雄，“你能说出多少种”？村上幸雄轻轻地伸出三个指头。,有人问：“是三十种吗”？他摇摇头，“是三百种吗？”他仍然摇头，他说：“是三千种”，大家都异常惊讶，心里说：“这日本人果真聪明”。然而就在此时，坐在台下的一位先生，他是中国魔球理论的创始人、著名的许国泰先生心里一阵紧缩，他想，我们中华民族在历史上就是以高智力著称世界的民族，我们的发散性思维绝不会比日本人差。于是他给村上幸雄写了个条子说：“幸雄先生，对于曲别针的用途我可以说出三千种、三万种”。幸雄十分震惊，大家也都不十分相信。,发散思维,12,许先生说：“幸雄所说曲别针的用途我可以简单地用四个字加以概括，即钩、挂、别、联。我认为远远不止这些。接着他把曲别针分解为铁质、重量、长度、截面、弹性、韧性、硬度、银白色等十个要素，用一条直线连起来形成信息的栏轴，然后把要动用的曲别针的各种要素用直线连成信息标的竖轴。再把两条轴相交垂直延伸，形成一个信息反应场，将两条轴上的信息依次“相乘”，达到信息交合”,于是曲别针的用途就无穷无尽了。例如可加硫酸可制氢气，可加工成弹簧、做成外文字母、做成数学符号进行四则运算等等，为中国人民在大会上创出了奇迹，使许多外国人十分惊讶！,故事告诉我们发散性思维对于一个人的智力、创造力多么重要。怎样培养自己的发散性思维呢？就是要勤于实践，注意有意识地训练自己，使自己的思维异常活跃。每当遇到问题时都具有向多方位、多角度、多方法的思维的良好品质。,13,逆向思维,是指打破固有思维模式，突破常态的一种思考问题的方法。它是思维中较高级别的一种方法。数据分析需要逆向思维，生活中同样需要逆向思维。接下来给大家整理10大逆向思维的案例分享给大家：1.【如何得到美女的电话号码】傍晚陪爷爷在公园散步，不远处有一个气质美女，忍不住多看了两眼。爷爷问我：喜欢吗？我不好意思的笑笑点点头。爷爷又问：想要她的电话号码吗？。我瞬间脸红了。爷爷说看我的，然后转身向美女走去。几分钟后我的电话响了，里面传来一个甜美的声音：你好，你是*吗？你爷爷迷路了，赶紧过来吧，我们在公园*处。我对爷爷简直佩服的五体投地，然后默默的把这个电话存了下了。2.【如何让孩子做作业】孩子不愿意做爸爸留的课外作业，于是爸爸灵机一动说：儿子，我来做作业，你来检查如何？孩子高兴的答应了，并且把爸爸的“作业”认真的检查了一遍，还列出算式给爸爸讲解了一遍。只是他可能不明白为什么爸爸所有作业都做错了。3.【惹不起的大爷】大爷买西红柿挑了3个到秤盘，摊主秤了下：“一斤半3块7。”大爷：“做汤不用那么多。”去掉了最大的西红柿。摊主，“一斤二两，3块。”正当我想提醒大爷注意秤子时，大爷从容的掏出了七毛钱，拿起刚刚去掉的那个大的西红柿，扭头就走。摊主当场无风凌乱。,14,一个管理者只有经常的学习与研究科学先进的思维方法，不断的更新自己思维模式，才能不断的提高自己的思维能力。,思维方式决定着思维能力即发现问题和分析问题的能力及把握全局的能力。,15,（二）五种不正常的思维方法：,钻牛角尖：,总认为自己是对的。,固守陈轨：,把一次偶然的成功作为必胜的经验。,头脑简单化：,看问题，只看表面，不做深入细致的调查研究，把一切问题都看的那么简单，或那么复杂。,思想僵化：,消极不接受新事物。,思想狭隘：,这是一种可怕的思维模式。,16,上述五种错误思维方法是非常有害的,：如果一个管理者不注重研究和探索思维方法。自觉不自觉地形成上述一种或多种错误的思维方法。对工作是百害而无利的。只有正确的思维方法才能产生正确而有效的工作方法。,17,这问题太简单了,18,这条路我没有走错啊,19,二、培养正确的工作方法,1、学会调查研究：,“调查研究”是管理学、领导学倡导的最根本的工作法。“没有调查研究，就没有发言权”。对重要问题的决策，或完成领导交办的重要的任务，通常要进行调查研究。,调查研究的目的：找出问题的本质（原因）；确立解决问题的方法。,20,2、建立复杂问题简单化，简单问题重复化的程序化工作模式。,将复杂问题进行分解建立数学模型编程让计算机完成，这是自动化的工作模式。,项目管理处理问题的方法与流程：,21,明确工作任务,调查研究形成方案,项目集体审议,是,形成初步方案、提案专业人员审议,形成方案提交，领导审查立项,进入施工,寻找合作伙伴招投标,建设部门出施工方案,是,是,？,？,？,否,否,否,踢出,夭折,夭折,22,我太有才了复杂问题简单化,23,3、学会“借力”解决工作难题，这是管理者工作中常用的方法，这既是一种工作方法，同时也是一种思维模式，即曲线思维模式。“借力”只有有能力的人才能“给力”。借力的“力士”要选对。正确的判断借来的“力”是作用力还是反作用力，判断的思维方法通常用“正向矢量与反向思维”。,调查研究是根本方法。,在思维领域并非两点间的距离最近。,24,4、发挥团队作用，学会工作的分解与组合。学会根据员工的性格爱好对工作进行分工与调配,5、工作排异法：把所有的方法一一列出逐一排掉无效的方法，正确的方法总会找到的。处理复杂问题弄清工作思路常用的方法。,6、过程管理法：检查工作看过程、考核工作看结果。这是中层管理者的工作方法，中层管者在工作中就是要注重全过程的管理。,25,排异法的典型案例,解决地下管道漏水问题,26,只有正确有效的工作方法，才能产生高的工作效率。,每个管理者只有经常不断的研究学习和改进工作方法，才能不断的提高工作能力。,工作方法决定着工作能力即解决问题的能力,27,由此可见：,思维方式和工作方法决定着管理者思维能力和工作能力，决定着发现问题、分析问题和解决问题的能力，即决定着管理者的领导能力。从而决定着管理者的政治生涯。,28,三、熟练掌握工作技能与技巧,（一）熟练掌握工作的规则：包括政策、法规、行业工作条例、制度等，如：山东省供热条例、暖通设计规范、压力管道设计施工规范等。,（二）熟练掌握办公技能：公文写作、计算机办公软件的使用等。,（三）熟练掌握本质工作要求的工作业务技能。,（四）学会合理安排时间、合理安排工作的技巧。,29,四、建立良好的人际与工作关系,（一）,（二）,（三）,（四）,（五）,与员工建立良好的人际与工作关系。,与领导建立良好的人际与工作关系。,与集团各公司及与你工作有关的部门建立良好人际与工作关系。,与用户建立良好的人际与工作关系。,与工作有关的各单位建立良好的人际与工作关系。,30,时间管理的理论与原则,时间管理的步骤与方法,时间管理的工具介绍,时间管理,31,说明,:,下列,10,题中只需尽快凭直觉来回答和选择，,1,、在每个工作日之前，我都能为计划中的工作做些准备。,A,很少如此,B,有时如此,C,经常如此,D,总是如此,2,、凡是可委派下属去做的工作我都委派下去。,A,很少如此,B,有时如此,C,经常如此,D,总是如此,3,、我用工作进度时间表来书面规定工作任务与目标。,A,很少如此,B,有时如此,C,经常如此,D,总是如此,4,、我尽量一次性处理完毕每份文件。,A,很少如此,B,有时如此,C,经常如此,D,总是如此,5,、我每天列出一个待办事项清单，按优先排列，先办最重要的事情。,A,很少如此,B,有时如此,C,经常如此,D,总是如此,时间管理小测试,32,说明,:,下列,10,题中只需尽快凭直觉来回答和选择，,6,、我尽量回避干扰性电话、不速之客来访以及突然召开的会议。,A,很少如此,B,有时如此,C,经常如此,D,总是如此,7,、我召开会议一般都主题和目的明确，并能准时开始，按时结束。,A,很少如此,B,有时如此,C,经常如此,D,总是如此,8,、我的日程表有回旋余地，以便我有时间应付突发事件。,A,很少如此,B,有时如此,C,经常如此,D,总是如此,9,、我合理安排我的时间，以便我能集中精力首先处理少数至关重要的事情。,A,很少如此,B,有时如此,C,经常如此,D,总是如此,10,、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情，我会说“不”。,A,很少如此,B,有时如此,C,经常如此,D,总是如此,时间管理小测试,33,015,分,：你自己对时间并无计划，而是经常让别人牵着鼻子走，你不能再采取被动的态度，要马上对自己的工作采取优先秩序的管理方法！,1620,分,：你也许过于重视对事情做出迅速处理，而忽略了思考哪些事是重要的，不要把“紧急的”与“重要的”混淆起来。不要被外界的干扰所影响，无论这干扰是传真、电话、还是来自同事。如果你不能完成必须完成的事，你决不会因为迅速处理了不重要的小事而提高工作效率。,21-25,分,：你尝试掌握自己的时间，有些不错的开始，但却不能持之以恒，,26-30,分：祝贺你。你知道如何分清事情的缓急。这使你能集中精力、提高效率。你已成为时间管理的高手，你向周围的人分享你的时间管理经验。,计分标准：选择,A-0,分，,B-1,分，,C-2,分，,D-3,分,时间管理小测试,34,一年有,365,天；,其中双休日共,_,天；,法定假日,_,天；,公司带薪休假,_,天；,带薪病假,_,天；,实际工作,_,天，共,_,小时,;,假定有效工作时间为,_%,；,全年有效工作时间为,_,小时。,算算我们的时间,35,一年有,365,天；,其中双休日共,_104_,天；,法定假日,_11 _,天；,公司带薪休假,_10_,天；,实际工作约,240_,天，共,_,1920_,小时,;,假定有效工作时间为,_20-30_,%,；,全年有效工作时间为,_384-576,_,小时。,算算我们时间？,算算我们的时间,36,全球调查结果：时间管理无效十大原因,1.,优先顺序不明确,2.,电话打扰,3.,缺乏目标计划,4.,贪多嚼不烂,5.,不速之客,6.,无效授权,7.,桌面杂乱无章,/,找不到东西,8.,缺乏自律,/,拖延,9.,不会说“不”,10.,低效的会议,时间管理无效的十大原因,37,时间的价值,可以支配的时间就是财富本身。,马克思,世界上最珍贵的东西就是时间。,爱迪生,人类都忽略了时间的可贵，失去它，才懊恼不已。,伏尔泰,要充分利用时间，每一事务都要安排时间。,富兰克林,时间是最高贵而有限的资源。,彼德,杜拉克,38,时间的价值,时间的价值基本上分两种，一种叫做无形的价值，另一种叫做有形的价值。,无形价值,时间的无形价值是把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面，建立工作关系、家庭关系、人际关系等。你为此花掉时间，但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的，这叫做无形的价值。,有形价值,时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系，会在以后带来有形的报酬。例如你是一名销售人员，拜访客户，跟客户建立关系，最后与客户达成交易，你定会有报酬。,39,时间的定义,韦氏大辞典中的定义：,时间是由过去、现在及未来构成的。,时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。,时间的基本元素是事件，是过去的事，现在的事和未来的事。时间是由每一个时间的事件构成的。,40,时间管理中最根本的要素,?,-,事件,时间管理的实质是什么,?,-,事件的选择与管理,认识时间管理,41,时间管理的关健,时间管理的关键就是事件的控制，即把每一件事情都能够控制得很好。时间管理是日常事务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧，例如，如何安排你的生活，怎样去规划你的职业生涯或者工作的步骤，关键是合理有效地利用可以支配的时间。,赢得时间，就可以赢得一切。因为时间管理的关键就是事情的控制，所以能够把事情控制得很好，就能够赢得时间。因为时间就是生命的本身，连自己生命本身都管理不好，还能管理些什么呢,?,不能管理时间的人，就不能够管理一切。,彼得,杜拉克,时间管理的基本思路就是让自己活得更快乐，因为人生的过程中，快乐、快乐是追求的目标，所以时间管理的基本目的就是更能够活出你自己，有意识地掌控你自己的生命，这叫做自己做决定。而不是为他人生活，不是为了某一项事情，或者成为被别人利用的一种工具。,42,学习时间管理的理由,供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是,24,小时，所以我们无法开源。,无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。,无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。,无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。,时间是一种心态、心境的表现，你如何看待时间，如何运用时间，就是心态和心境的表现。良好的时间管理，是一种习惯的养成。,43,时间管理是一种态度,欲望。你要把事情做好，时间管理好，欲望是不是很强烈,?,决定。决定做或时间管理的目标是什么？要把时间管理做好，你的目标价值，人生的方向很重要。,行动。时间管理是一种技巧，也是一种观念，跟行为有一定差距，必须不断地去练习，才能养成一种良好的习惯。,决心。时间管理也是一种决心。你下决心持续地学习，直到运用自如。如果你把时间管理好，就能够达到自我的理想，建立自我的形象，进一步提升自我价值。每个人应该把自己当成一个时间管理的门外汉，而努力不断学习。,如果每天你能够让自己节省两个小时，一个星期就能够节省,10,个小时，一年就能节省,500,个小时，这种生产力就能提升到至少,25%,以上。所有有成就的人，或是有成就的企业，总会把时间用在高深产业的地方，源自于他们知道时间大于金钱，时间就是他们生活追寻的一种方向。,44,时间管理的发展阶段,理论的演进,特点,优点,缺点,第一代时间管理,备忘录型,应变力很强没有压力,随意忽略整体规划,第二代时间管理,计划导向型,追踪约会事件达成率比较高,产生安排的习惯,第三代时间管理,目标导向型,重视目标,忽略了自然法则缺乏远见,第四代时间管理,团队导向型,关注团队,忽视个体,第五代时间管理,自然法则和罗盘导向型,工作生活均衡,45,效果,效率,-,做正确的事情,目标,计划,-,书面界定结果,计划,行动,-,缜密思考策划,排序,罗列,-,优先高于一切,20 80 -,保证少数重点,集中,分散,-,专注整块时间,人,事,-,投资情感帐户,罗盘,时钟,-,平衡工作生活,时间管理的八大原则,46,时间管理,时间管理的理论与原则,时间管理的步骤与方法,时间管理的工具介绍,47,明确角色、职责与目标,列出事件清单,排定事件次序,制定时间计划表,言行一致地执行,调整和改善,时间管理的核心步骤,48,1,、明确角色、职责与目标,公私兼顾：工作,+,家庭,价值为先：以价值观为依据,时间管理的核心步骤第一步,49,【案例】,1953,年，美国耶鲁大学对应届毕业生做了一项研究调查，他们发现有,3%,的同学还没有毕业就设定了他们人生的目标，,20,年后，也就是,1973,年，这,3%,的同学比其他,97%,的同学更显得富裕。,这,3%,的同学，他们做了,7,件事情：,他们曾经很确实地写下了他们想做的事情；,他们列出了达成目标所得到的好处；,他们列出达成目标要克服的障碍；,他们列出了达成目标必须必备的知识以及信息；,他们列出了达成目标需要共同协力的团队、人员或者组织；,他们总结出一套行动计划；,他们写出了达成目标的具体时间。,另外,97%,的人他们没有去设定目标。原因在于：,他们对目标不了解；,他们不知道如何去设立目标；,对失败有一种恐惧感；,害怕被拒绝；,自我形象不佳；,他们对自己缺乏热忱。,要想在你的一生或者未来实现你的梦想，你必须做一件事情，那就是设定目标。,目标管理目标的设定,50,目标管理目标的设定,51,目标管理：时间规划,时间规划系统里，日计划就是每天要花一些时间规划你的活动。你的日计划要从周计划而来。自己每天的趋势都是朝着更大的目标迈进。一天检查所有工作的来源，包括你的专案、你记载截止日期的计划、排进去的活动和应该注意的事项等。,你未来的一周应该处理的事情，首先应该决定这些事情的优先顺序然后再做周计划，这样可以对工作做一些全盘的检查，将你自己的目标系统化以后可以为新的一周做更好的准备。周计划往上延伸就是月计划。有时从比一周更长的时间范围来看，工作也是非常重要的，月计划可以提供一个宽广的视野，使你每一周计划得更有效果。它通常包含的都是下个月工作里更重要的事情。,月计划再往上就是你的季计划，一年之中固定每隔一段时间就要检查已经到期的目标，并视情况做必要的修正和改进。在每一个季度末你可以确定下一个季度的方针，并决定哪些方面任务应该取消、增加或加快。例如下一季度你可能晋升为主管，你需要接受一些主管方面的知识培训；你下个月可能要去一个地方旅游，那你必须要去收集旅游地点的一些信息资料，这些都应该安排在季计划的内容之内,。,52,目标管理：角色,如果目标不明确，就没有办法做时间规划。同时如果你的目标设定还要把健康、家庭、工作、人际、理财、心智、休闲、心灵等因素考虑进来，把每一个你它目的、角色、价值观、信念诠释出来。例如，你重视健康，因为你相信健康就是财富，你知道拥有健康的身体，才可以做你能做的事情。第二个角色，你现在是一个什么层次的年龄，你在家庭里扮演的是一个什么样的角色，假如你的健康出问题的话，你可能会怎么样。你了解健康是人生最重要的一点，因此你相信不好的食物不能随随便便入口，所以你必须让我自己更快乐，更健康，而且你的健康不只是生理的健康，我还追求心理的健康。你相信，你的锻炼，你的付出，会让你的健康更得到充实，让你的健康状态变得更佳，这就是全方位的检视过程。借此去达到你的目的、价值观和信念。,53,Specific,具体的；,Measurable,可以计量的；,Attainment,可以达到的；,Reasonable,合理的；,Time,有时间性的,目标管理有效目标的设定,54,1,、具体的：,有人说：“我将来要做一个伟大的人”。这就是一个不具体的目标。目标一定要是具体的，比如你想把英文学好，那么你就订一个目标：每天一定要背十个单词、一篇文章。,有人曾经做过一个试验，他把人分成两组，让他们去跳高。两组人的个子差不多，先是一起跳过了,1,米。他对第一组说：“你们能够跳过,1.2,米。”他对第二组说：“你们能够跳得更高。”经过练习后，让他们分别去跳，由于第一组有具体的目标，结果第一组每个人都跳过,1.2,米，而第二组的人因为没有具体目标，所以他们中大多数人只跳过了,1,米，少数人跳过了,1.2,米。这就是有和没有具体目标的差别所在。,2,、可衡量的：,任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准，你的目标愈明确，就能提供给你愈多的指引。比如你要买一栋房子，先要在心里有个底。房子要多大，是几层楼？需要多少卧室？要木头砌还是钢筋水泥的？要多少平方？座落地点呢？你的预算呢？有了这些明确的标准，你才有可能顺利地盖好你的房子。,3,、可达到的：,不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦，太轻易达到的目标又没有挑战性。多年前在美国进行了一项成就动机的试验。,15,个人被邀请参加一项套圈的游戏。在房间的一边钉上一根木棒，给每个人几个绳圈套到木棒上，离木棒的距离可以自己选择。,站得太近的人很容易就把绳圈套在木棒上，而且很快地就泄气了；有的人站得太远，老是套不进去，于是很快就泄气了；但有少数人站的距离恰到好处，不但使游戏具有挑战性，而且他们也还有成就感。实验者解释这些人有高度的成就动机，他们通常不断地设定具挑战性但做得到的目标。,4,、相关的：,目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性，比如一个公司的职员，整天考虑的不是怎样才能做好工作，却一心发着明星梦，又不肯努力奋斗，在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力，不思进取，不努力提高工作业务能力，最终会被公司抛弃、会被社会遗弃。,5,、基于时间的：,任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定，比如你说：,“,我一定要拿到律师证书。,”,目标应该很明确了，只是不知是在一年内完成，还是十年后才完成？,目标管理有效目标的设定,55,目标,你的目标（,SMART,标准）,排序,如何达到你的目标,目标的长短：,长期目标,中期目标,短期目标,目标的对象：,家庭目标,健康目标,工作目标,财务目标,人际关系目标,学习成长目标,娱乐目标,公益目标,目标管理有效目标的设定,56,目标管理在时间管理中的作用,目标将有助于把力量集中在真正的重点上,如果你有意识地有目标，会将你潜意识的力量转化到你的行动上。,目标可以让你了解自己的目标并执著地追求,把精力集中在最重要的事情上，而不会把精力浪费在不重要的事情上。,可以引发你对工作强烈的自我驱动力量,57,2,、列出事件清单,主动性任务,-,帮你实现工作目标,应对性任务,-,不太重要却不可缺少,每日计划,会见,13-11-2000,时间管理的核心步骤第二步,58,3,、排定事业次序,根据：,工作的重要程度,(,重要的工作需要安排足够的时间处理）,工作的紧急程度（紧急的工作需要马上着手处理）,时间管理的核心步骤第三步,59,案例分析,查尔斯,史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。”,李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。,假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用”。,数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课，伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。,60,重要，紧急,重要，不紧急,重要,紧急,I,不重要，紧急,不重要，不紧急,扩大,减少,避免,缩小,要事第一的时间策略时间矩阵,61,重要 不重要,紧急 不紧急,象限,危机,急迫的问题,有限期的任务，会议，,准备事项,象限,准备及预防工作,计划，休闲,建立人际关系,培训，授权，创新,象限,干扰，一些电话,一些会议,一些紧急,*,事件,凑热闹的活动,象限,细琐的工作,*,浪费时间的闲聊,不关紧要的信件,看太多的电视,要事第一的时间策略时间矩阵,62,偏重不同时间象限上的不同结果,63,重要，非紧急,重要，紧急,重要,紧急,M1,M2,M3,M4,非重要，非紧急,非重要，紧急,尽量避免扩大,M1,尽量减少,M3,事情,多投资时间在,M2,尽量避免,M4,事情,优先矩阵,64,高 效 能 个人,/,组 织,紧 急 不 紧 急,重,要,不,重,要,I,I,I,I,I,I,I,V,20-25%,65-80%,15%,1%,优先矩阵,65,花更多时间在第二象限，来创造机会和保护资源,为第一象限活动做预测并将它们移入第二象限,预防或为第一象限活动做准备，以减弱紧急程度,确认和消除不能帮助实现目标的活动,重视第二象限,66,案例,:,给张经理安排一天的任务,“,5,分钟,”,67,任务评分标准,68,4,、制定时间计划表,计算事件时间长度,保证为重要工作预留整块时间,适当预留弹性,时间管理的核心步骤第四步,69,5、言行一致地执行,有序工作,有效授权,排除干扰,时间管理的核心步骤第五步,70,有序工作混乱的环境,71,该扔则扔,不要移师暗处,不放无关物品，将物品放在固定地方。,建立良好的文件管理系统,让文件在面前只流通一次,下班最后一件事,-,收拾办公桌,对策,有序工作混乱的环境,72,有序工作整洁的环境,73,雪 莉 吾 友 ：,我 俩 是 多 年 老 朋 友 了 ， 共 渡 过 许 多 好 时 光,但 一 个 月 前 你 说 了 些 令 人 难 受 的 话,上 两 星 期 你 又 没 来 参 加 我 办 的 宴 会,后 来,有序工作混乱的表达,74,雪 莉 吾 友 ：,我 恨 你 ！ 因 为,有序工作混乱的表达,75,建 构 从 结 论 说 起 的 风格,Governing thought,中 心 思 想,Key line support,支 撑 思 想 的 主 要 理 由,Support,支 撑 理 由,Support,支 撑 理 由,有序工作金字塔陈述,76, 您 能 用 一 句 话 介 绍 您 的 这 本 大 作 吗 ？ ,有序工作金字塔陈述,77,管理是通过他人将事情办妥。,授权就是将分内的若干工作委托部属履行。,主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。,授权不卸责。,有效授权,78,瓶颈多半位于瓶的上端,沟通技巧不佳,令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控）,干扰部属的工作,过分挑剔细节,纵容或无视传达信息的人员，任意提高信息的紧迫性,79,管理者要学会如何授权，必须先要克服两个障碍：,要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做,克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控,有效授权的障碍,80,哪项任务？,由谁负责？,如果派他，她,/,他能胜任吗？,需要多长时间培训，她,/,他才能胜任工作,？,制定培训计划。,有效授权前的思考,81,提供必要的支援,关键处把关，监督工作进展,有效授权后的跟进,82,有效授权与情景领导,83,S4,：,低关系,-,低工作,授权式,S1,：,低关系,-,高工作,告知式,S3,：,高关系,低工作,参与式,S2,：,高关系,高工作,推销式,S4,S3,S1,S2,分享想法并帮助其进行决策,交由被领导者作决策并执行,解释你的决策并提供说明,给予明确指示并频繁地进行监督,工作行为,关,系,行,为,低,高,高,有效授权与情景领导,84,6、调整和持续改善,每日调整与应变,阶段自我评估与改善,时间管理的核心步骤第六步,85,受,制,于,人,主,动,积,极,刺 激,反 应,刺 激,反 应,选择的自由,自 觉,想象力,良 知,独立意志,调整与持续改善：主动积极,86,持,续,成,长,模,式,图,独 立 （我）,公众成功,个人成功,依赖（你）,互赖（我们）,3,）要事第一,1,）主动,积极,2,）以终,为始,4,）双赢思维,5,）知彼,解己,6,）统合,综效,7,）不断更新,调整和持续改善,87,定角色和职责,(,明确价值观,),公私兼顾,价值为先,列出事件清单,按照主动性与应对性分类,排定事件优先次序,以重要性和紧急性来排定,制定时间计划表,预留弹性,保证重点,言行一致地执行,排除干扰,有效授权,调整和改善,自我评估,持续改善,时间管理的核心步骤总结,88,时间管理,时间管理的理论与原则,时间管理的步骤与方法,时间管理的工具介绍,89,工作日历法：年时间规划季度时间规划周时间规划日时间规划,；,工作日历表,时间资源表,时间管理的工具,信息系统工具：,BLOG,协同办公,脑图软件,日程管理软件,90,视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间是最好的试金石）,视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑）,视时间为神物：忘记时间,视时间为奴隶：工作狂,有障时间管理的四种观念,91,让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。,坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。,设定最后期限，合理安排事情的进展。,将大项目分解，逐步完成。,高效运用自己的黄金时段,奖励自己，始终保持积极进取的态度。,如何处理高价值的活动,92,授权或分派出这些活动，节约自己的时间。,降低自己的标准，不要追求完美。,学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。,将它们汇总，集中时间处理。,做正确的事比正确的做事更重要,如何处理低价值的活动,93,高效能人士的七个习惯,走在时间前面的七条捷径,一生的计划,要事第一,80/20,法则,阳光心态,追逐日光,时间管理推荐书目,94,知 识,(,做什么,为何做,),习 惯 的 建 立,知识,（做什么、为何做）,意 愿,(,想要去做,),技 能,(,怎么做,),习 惯,习惯的建立,95,现在就做,立即行动,找出一件一直为你所忽略，但是会对个人事业产生重大影响的事，写下来作为近程目标,根据优先矩阵估计自己花在这四类事务上的时间，然后连续三天记录行事历，每十五分钟为一单位，验证正确与否？你是否满意自己运用时间的方式？有没有应当改弦易张之处？,列举可授权的事项及合适的授权对象，并付诸行动,规划下一周的活动，依据不同角色设立目标，再把目标转化为行动，列入行事历。一周后，检讨自己是否成功的把人生目标和价值观融入日常生活，意志是否坚定？,下定决心，以后每周固定规划行事历，并选择一定时间来进行。,设计合用的表格,立即行动,96,昨天是一张已被注销的支票,明天是一张尚未到期的本票,今天则是随时可运用的现金,Put First Things First,!,97,管理时间,管理生命的质量,98,谢谢大家,