档案信息化管理课件学习

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,#,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,#,第十二讲 档案信息化,一、档案信息化概述,二、档案的计算机辅助管理,三、电子文件,四、传统档案的数字化,五、数字档案馆,一、档,案,案信息,化,化概述,（一）,概,概念,档案信,息,息化是在国,家,家总体,规,规划和,宏,宏观组,织,织下，,以,以现代信,息,息技术（含计,算,算机技,术,术、网,络,络技术,等,等）为,手,手段，,以,以档案信,息,息资源,为,为对象，以档案工,作,作为依,托,托，以档案学,最,最新理,论,论为指,导,导，按照,信,信息社,会,会和国,家,家档案,行,行政部,门,门的要,求,求，开,展,展档案,的,的收集,、,、整理,、,、保管,、,、检索,、,、开发,和,和利用,的,的现代化,管,管理过,程,程。,（二）,外,外国档,案,案信息,化,化概况美国1985年成,立,立了国家档,案,案与记,录,录署(NARA)，由总,统,统直接,领,领导,并,并对各,联,联邦机,构,构文件,的,的产生,、,、保管,、,、提供,利,利用、,最,最后处,置,置等给,予,予指导,和,和帮助,。,。NARA于2005,年,年开发,了,了联邦政,务,务架构,档,档案与,记,记录管,理,理纲要,版,版本1,.,.0(FederalEnterpriseArchitectureRecordsManagement Profile,),)，2006,年,年以来,这套,标,标准已,经,经成为,美,美国各,级,级政府,电,电子政,务,务设计,统,统一标,准,准的参,考,考体系,。,。在NARA的,牵,牵头和,组,组织下,，,，美国,建,建成了档案信,息,息导航,系,系统(NAIL)。NAIL是,拥,拥有全,国,国各种,档,档案馆,藏,藏信息,的,的联网,可,可检索,数,数据库,。,。实现,了,了全国,数,数字资,源,源的网,上,上集成,化,化查询,、,、检索,和,和利用,，,，成为,世,世界上,第,第一个,实,实现档,案,案信息,网,网络一,体,体化的,国,国家。除了体,制,制上的,建,建设和,保,保障外,美国,通,通过实,施,施一系,列,列的信息化,工,工程来推进,档,档案管,理,理现代,化,化进程,。,。,英国档案信,息,息化建,设,设是围,绕,绕英国,国,国家档,案,案馆的,信,信息化,建,建设而,展,展开的,。,。英国,国,国家档,案,案馆所,保,保存和,收,收藏档,案,案数量,是,是全世,界,界最多,的,的国家,之,之一，,也,也是较,早,早开展,电,电子文,件,件管理,研,研究和,在,在国际,互,互联网,络,络上开,通,通自己,网,网站的,档,档案馆,之,之一。从1995年英,国,国就开,始,始探索,利,利用互,联,联网向,公,公众提,供,供远程,在,在线服,务,务的技,术,术方法,。,。1999年英,国,国国家,档,档案馆,制,制定并,发,发布了,电子,文,文件管,理,理系统,功,功能需,求,求。,该,该报告,由,由英国,国,国家档,案,案馆和,英,英国中,央,央计算,和,和电信,局,局领导,牵,牵头制,定,定，参,加,加单位,有,有国防,部,部、财,政,政部、,税,税务局,等,等十一,个,个政府,部,部门。,为了更,好,好地实,施,施联合,王,王国数,字,字档案,馆,馆计划,，,，1995年,，,，英国,国,国家档,案,案馆与,伦,伦敦大,学,学签订,了,了七年,合,合同，,内,内容是,南,南伦敦,大,大学代,为,为接收,和,和保存,政,政府部,门,门和国,家,家档案,馆,馆挑选,的,的具有,保,保存价,值,值的数,据,据，并,通,通过为,联,联合王,国,国数字,档,档案馆,建,建立的,编,编目，,向,向公众,提,提供远,程,程检索,服,服务。2003年1,月,月，英,国,国国家,档,档案馆,制,制定并,在,在其网,站,站上公,布,布了,电,电子文,件,件管理,、,、鉴定,和,和保护,指,指南,，,，该指,南,南规定,了,了政府,机,机关电,子,子文件,向,向国家,档,档案馆,在,在线和,离,离线移,交,交的办,法,法。同时，制定了,一,一项通,用,用标准,，,，规范,各,各部门,向,向英国,国,国家档,案,案馆移,交,交电子,文,文件的,格,格式，提供给,软,软件开,发,发商和,各,各部委,使,使用，,最,最大限,度,度地减,少,少管理,费,费用和,繁,繁复劳,动,动。此外，英国,国,国家档,案,案馆与,其,其他档,案,案部门,之,之间合,作,作与共,享,享密切,，,，英国,档,档案信,息,息资源,的,的整合,与,与共享,的,的参与,高,高校多达140,多,多所。,（三）,我,我国档,案,案信息,化,化建设,的,的发展,概,概况1，萌芽起,步,步阶段,(,(上世,纪,纪70,年,年代末,一,一90,年,年代初,期,期)上世纪70年,代,代末80年代,初,初，我国档,案,案界开,始,始尝试,运,运用计,算,算机管,理,理档案,。,。1979年,起,起，国,家,家档案,局,局档案,科,科学技,术,术研究,所,所、四,川,川、辽,宁,宁、江,西,西等省,档,档案科,学,学技术,研,研究所,，,，以及,中,中央档,案,案馆、,中,中国人,民,民解放,军,军档案,馆,馆等个,别,别大型,档,档案馆,陆,陆续购,置,置计算,机,机设备,，,，进行,档,档案管,理,理自动,化,化课题,的,的研究,和,和实验,，,，编制,出,出一些,简,简单的,档,档案检,索,索程序,，,，初步,积,积累了,计,计算机,辅,辅助档,案,案管理,的,的一些,经,经验。80年,代,代中期,开,开始着,力,力于制,订,订档案,著,著录标,引,引的国,家,家标准,，,，陆续,出,出台了,一,一系列,档,档案编,目,目和机,读,读档案,目,目录制,作,作方面,的,的规范,，,，主要,有,有：档案,著,著录规,则,则(1985年制,订,订，1999,年,年重新,修,修订，DA/T18,一,一1999),;,;中国,档,档案分,类,类法,(,(国家,档,档案局1987年编,制,制);中国,档,档案主,题,题词表,(国,家,家档案,局,局1988年,编,编制，1995年修,订,订再版,),)。,2，快速推,进,进阶段,(,(上世,纪,纪90,年,年代中,期,期一本,世,世纪初,),)90年,代,代，大多数,省,省级档,案,案馆都,建,建立了,基,基于数,据,据库的,档,档案业,务,务管理,系,系统，,实,实现了,档,档案馆,内,内部业,务,务管理,的,的网络,化,化和计,算,算机化,。,。1999年底,国,国内(,主,主要是,大,大陆地,区,区)在,互,互联网,上,上可以,查,查询到,的,的档案,网,网站仅12个,，,，发展,至,至今已,经,经超过1000多个,，,，这些,网,网站分,属,属不同,省,省份，,涉,涉及国,家,家、省,、,、市和,区,区四个,级,级别的,综,综合档,案,案馆、,大,大学档,案,案馆、,专,专门档,案,案馆和,企,企业档,案,案馆。同样，,在,在这一时,期,期，国,家,家实施,经,经济信,息,息化战,略,略，加,快,快了整,个,个社会,的,的信息,化,化进程,，,，计算,机,机应用,成,成了普,遍,遍工作,方,方式。,随,随着办,公,公自动,化,化(OA)、,计,计算机,辅,辅助设,计,计(CAD),、,、计算,机,机辅助,制,制造(CAM,),)的应,用,用发展,，,，电子,文,文件的,类,类型和,数,数量迅,速,速增加,，,，在此,背,背景下,，,，电子,文,文件归,档,档与数,字,字档案,管,管理正,式,式提上,议,议事日,程,程。,3，系统发,展,展阶段,(,(本世,纪,纪初一,现,现在)2002年11月，,国,国家档,案,案局进,一,一步发,布,布了我,国,国档案,工,工作迄,今,今为止,惟,惟一的,一,一个专,项,项规划全国,档,档案信,息,息化建,设,设实施,纲,纲要，成为我,国,国档案,信,信息化,过,过程中,里,里程碑,式,式的文,件,件。2005年12月，,在,在北京,召,召开的,全,全国档,案,案局馆,长,长会议,审,审议通,过,过了,档,档案事,业,业发展,“,“十一,五,五”规,划,划，,“,“国家,数,数字档,案,案建设,与,与服务,工,工程”,(,(简称,“,“金档,工,工程”,),)作为,“,“十一,五,五”重,大,大建设,项,项目正,式,式启动,。,。除此之,外,外，我,国,国也相,继,继出台,了,了一系,列,列档案,信,信息化,建,建设的,制,制度和,标,标准：纸质档,案,案数字,化,化技术,规,规范公务电,子,子邮件,归,归档与,管,管理规,则,则电子,公,公文归,档,档案管,理,理暂行,办,办法电子文,件,件归档,与,与管理,规,规范中国档,案,案机读,目,目录格,式,式建设工,程,程文件,归,归档整,理,理规范建设电,子,子文件,与,与电子,档,档案管,理,理规范,（四）档案,信,信息化,建,建设的,内,内容,2002年11月,全,全国档,案,案信息,化,化建设,实,实施纲,要,要提,出,出档案,信,信息化,建,建设的,主,主要内,容,容：,1，档,案,案信息,化,化基础,设,设施建,设,设（基,础,础）,计算机,设,设备运,行,行要求,的,的场地,环,环境、,计,计算机,设,设备、,网,网络环,境,境等,2，档,案,案信息,资,资源建,设,设（核,心,心任务,）,）,在档案,从,从形成,到,到保存,或,或销毁,的,的整个,过,过程生,命,命周期,中,中合理,应,应用信,息,息技术,，,，促进,管,管理效,率,率和服,务,务水平,提,提升，,具,具体包,括,括资源,创,创建、,资,资源管,理,理、资,源,源服务,、,、系统,设,设计与,管,管理等,内,内容。,资源创,建,建：原,文,文信息,、,、目录,信,信息、,编,编研信,息,息等。,资源管,理,理：存,储,储、载,体,体转换,、,、迁移,、,、访问,和,和安全,控,控制、,备,备份。,资源服,务,务：档,案,案馆服,务,务（目,录,录检索,、,、档案,原,原文浏,览,览、网,上,上展览,、,、编研,信,信息发,布,布）档,案,案室服,务,务（针,对,对内网,用,用户提,供,供查询,、,、浏览,、,、利用,申,申请和,批,批准服,务,务）。,3，档案,信,信息化,标,标准规,范,范建设,（,（重要,保,保障）,标准规,范,范是档,案,案信息,化,化建设,的,的重要,基,基础，,主,主要包,括,括电子,文,文件归,档,档和电,子,子档案,管,管理，,档,档案信,息,息的资,源,源标识,、,、描述,、,、存储,、,、查询,、,、交换,、,、管理,和,和使用,等,等方面,的,的规范,、,、标准,，,，逐步,形,形成标,准,准规范,体,体系。,4，档案,管,管理应,用,用系统,建,建设（,技,技术保,障,障）,操作系,统,统、数,据,据库管,理,理系统,、,、应用,软,软件等,。,。,5，档案,信,信息化,人,人才队,伍,伍建设,6，档案,信,信息安,全,全保障,体,体系建,设,设,必须全,面,面兼顾,档,档案实,体,体安全,和,和信息,安,安全。,包,包括：,建,建立档,案,案信息,安,安全保,障,障体系,框,框架，,逐,逐步完,善,善档案,信,信息安,全,全管理,体,体制；,各,各级档,案,案部门,在,在建设,工,工作中,，,，要提,高,高信息,安,安全意,识,识，防,止,止失密,、,、泄密,的,的发生,。,。,（五）档案,信,信息化,的,的发展,原,原则,1，系,统,统规划,原,原则,2，协,调,调发展,原,原则,3，标,准,准开放,原,原则,4，安,全,全可靠,原,原则,二、档,案,案的计,算,算机辅,助,助管理,1，档,案,案的收集：设定,归,归档范,围,围，可,对,对立档,单,单位归,档,档情况,进,进行统,计,计，有,利,利于展,开,开收集,情,情况核,查,查，并,随,随时量,化,化管理,和,和汇总,统,统计。,2，档,案,案的整理：计算,机,机对档,案,案进行,合,合理分,类,类，有,序,序排列,，,，建立,各,各种档,案,案信息,数,数据库,。,。,3，档,案,案的保管：现代,化,化库房,密,密集架,控,控制技,术,术。,4，档,案,案的检索：计算,机,机把检,索,索工具,转,转换为,机,机器可,识,识别代,码,码，编,制,制各种,目,目录。,5，档,案,案的利用：开发,灵,灵活的,计,计算机,查,查询方,式,式，充,分,分发挥,计,计算机,管,管理系,统,统作用,6，档,案,案的编研：计算,机,机智能,化,化给出,编,编研课,题,题与达,成,成条件,，,，自动,筛,筛选，,完,完成编,研,研过程,。,。,三、电,子,子文件,（一）,电,电子文,件,件的概,述,述,1，定义,：,：电子文,件,件，又,称,称数字,文,文件，,没,没有一,个,个完全,统,统一的,标,标准概,念,念，但,它,它的基,本,本特征,是,是公认,的,的。,档案工,作,作基本,术,术语中把电,子,子文件,定,定义为,：,：电子文,件,件是在,数,数字设,备,备及环,境,境中生,成,成的，,以,以数码,形,形式记,录,录于磁,带,带、磁,盘,盘、光,盘,盘等载,体,体，依,赖,赖计算,机,机系统,存,存取并,可,可在通,信,信网络,上,上传输,的,的文件，包括电,子,子文书,、,、电子,信,信件、,电,电子报,表,表、电,子,子图纸,。,。,为何不,称,称为电,子,子档案,？,？,原因有,二,二：,（1）在电,子,子文件,形,形成初,期,期，尚,不,不能确,定,定这种,新,新型载,体,体的文,件,件是否,作,作为档,案,案永久,保,保存，,即,即便将,其,其接收,进,进馆，,仍,仍称为,文,文件而,非,非档案,，,，时至,今,今日，,虽,虽然电,子,子文件,作,作为档,案,案保存,的,的可能,性,性已经,得,得到论,证,证，但,称,称谓并,没,没有随,之,之改变,。,。,（2）电子,环,环境中,，,，现行,文,文件与,档,档案之,间,间的界,限,限已不,明,明显，,目,目前我,国,国也多,以,以电子,文,文件的,称,称谓为,主,主。,2，电子,文,文件的,优,优势,（1）占用,空,空间小,，,，储存,信,信息量,大,大,（2）应用,性,性强，,传,传输速,度,度快,（3）流动,性,性强，,易,易于保,存,存,占用空,间,间小，,储,储存信,息,息量大,：,：,电子档,案,案与纸,质,质档案,相,相比，,占,占用空,间,间要少,的,的多。,许,许多存,储,储柜才,能,能完成,的,的储存,任,任务，,可,可能只,需,需一张,光,光盘或,移,移动硬,盘,盘就可,以,以完成,，,，只要,一,一个复,制,制键就,可,可以完,成,成备份,，,，同一,份,份电子,档,档案可,以,以同时,为,为不同,的,的用户,服,服务。,一个小,型,型档案,馆,馆所需,要,要的所,有,有资料,只,只要一,个,个移动,硬,硬盘就,可,可以全,部,部带走,。,。,应用性,强,强，传,输,输速度,快,快：,电子文,件,件在计,算,算机和,多,多媒体,技,技术的,支,支持下,，,，能同,时,时保存,文,文字、,声,声音、,图,图形和,影,影像文,件,件。这,就,就增加,了,了电子,档,档案的,可,可读性,、,、可视,性,性、可,靠,靠性。,同,同时电,子,子档案,能,能够多,方,方面、,及,及时、,大,大量地,提,提供档,案,案信息,，,，提高,了,了工作,效,效率。,流动性,强,强，易,于,于保存,：,：,电子文,件,件可以,互,互相之,间,间进行,复,复制传,送,送，具,有,有很大,的,的流动,性,性。电,子,子档案,使,使用者,看,看到的,往,往往是,“,“复制,品,品”，,“,“原件,”,”仍保,存,存在档,案,案部门,，,，这大,大,大提高,了,了档案,的,的利用,性,性和流,动,动性。,3，电子,文,文件的,特,特点：,信息的,非,非人工,识,识读性,信息的,系,系统依,赖,赖性,信息与,特,特定载,体,体之间,的,的可分,离,离性,信息的,易,易变性,信息存,储,储的分,散,散性,信息存,储,储的高,密,密度性,信息的,集,集成性,信息的,可,可操作,性,性,信息的,非,非人工,识,识读性,电子文,件,件第一,次,次使用,了,了人工,不,不可直,接,接识读,的,的记录,符,符号数字代,码,码（“0”和“1”）,人工语,言,言数,字,字代码,人工,语,语言,人们用,肉,肉眼无,法,法直接,识,识读和,理,理解经,过,过复杂,编,编码的,“,“比特,”,”，只,有,有通过,计,计算机,特,特定的,程,程序对,这,这些代,码,码进行,解,解释还,原,原，使,之,之还原,为,为输入,前,前的状,态,态，人,工,工才能,识,识读它,。,。,系统的,依,依赖性,两层含,义,义：,其一，,电,电子文,件,件的制,作,作、处,理,理，以,至,至归档,后,后的全,部,部管理,活,活动都必须借,助,助计算,机,机系统才能实,现,现。,其二，,电,电子文,件,件信息,在,在现实,输,输出时,依,依赖于,特,特定的,计,计算机,系,系统，,即,即当生,成,成一份,电,电子文,件,件的软,件,件、运,行,行该软,件,件的操,作,作系统,和,和硬件,更,更新换,代,代以至,与,与原系,统,统不兼,容,容时，,我,我们需,要,要保存,老,老的系,统,统，或,者,者进行,一,一系列,适,适应新,系,系统的转换、,迁,迁移工作，,才,才能确,保,保该份,文,文件的,可,可读性,和,和可管,理,理性。,信息与,特,特定载,体,体之间,的,的可分,离,离性,以往的,文,文件、,档,档案，,其,其信息,都,都被固,定,定在某,一,一载体,上,上，成,为,为不可,分,分离的,一,一个“,实,实体”,或,或者“,原,原件”,，,，虽然,可,可以通,过,过静电,复,复印等,方,方法传,播,播利用,，,，但是,还,还是能,区,区分原,件,件和复,印,印件的,区,区别。,电子文,件,件中的,信,信息不,再,再对原,记,记录载,体,体“从,一,一而终,”,”，不,再,再具有,物,物理意,义,义上的,固,固定实,体,体状态,，,，也不,再,再具有,固,固定的,物,物理位,置,置，而,是,是可以,在,在不同,的,的载体,上,上同时存在或,相,相互转,换,换，可以,根,根据需,要,要随时,改,改变或,扩,扩展、,缩,缩小其,存,存储空,间,间。,电子文,件,件中的,信,信息是,可,可流动,的,的。具,有,有相对,独,独立性,。,。,因为磁,性,性材料,和,和光学,载,载体寿,命,命短，,对,对于电,子,子文件,而,而言，转换载,体,体是必,须,须的。没有,一,一份电,子,子文件,拥,拥有恒,久,久不变,的,的载体,，,，电子,文,文件不,可,可能有,固,固定不,变,变的实,体,体形态,和,和物理位置。,信息的,易,易变性,电子文,件,件信息,容,容易改,变,变，其,主,主要原,因,因有：,其一，,人,人为有,意,意改动,，,，计算机,系,系统中,人,人们对,信,信息的,增,增删更,改,改十分,方,方便，,除,除非事,先,先设定,，,，否则,并,并不会,留,留下痕,迹,迹。,其二，,系,系统无,意,意改动，计算,机,机技术,发,发展速,度,度很快,，,，编码,方,方案、,存,存储格,式,式、系,统,统软件,和,和存储,介,介质不,断,断的变,化,化，在,转,转换过,程,程中由,于,于操作,和,和其他,原,原因，,可,可能导,致,致信息,的,的改变,、,、损失,甚,甚至丢,失,失。电子文,件,件载体,性,性能的,不,不稳定,性,性有可,能,能造成,文,文件中,信,信息的,改,改变。,电子文,件,件载体,的,的可转,换,换性、,信,信息的,易,易变性,导,导致手,工,工环境,中,中依靠保护载,体,体的原,始,始性来,保,保护档,案,案信息,原,原始性的方法,在,在电子,世,世界里,失,失效。,信息存,储,储的可,分,分散性,表现在,两,两个方,面,面：,其一，,一,一份电,子,子文件,的,的内容,、,、结构,和,和背景,信,信息分,散,散保存。,其二，,一,一份电,子,子文件,的,的信息,可,可能来,自,自其他,多,多个文,件,件。,电子文,件,件信息,分,分散存,储,储，在,归,归档保,存,存时容,易,易出现,部,部分信,息,息缺失,的,的情况,，,，影响,文,文件质,量,量及其,功,功能的,发,发挥。,信息存,储,储的高,密,密度性,电子文,件,件的存,储,储密度,大,大大高,于,于以往,各,各种人,工,工识读,的,的信息,介,介质，,随,随着技,术,术的进,步,步，电,子,子文件,介,介质的,存,存储密,度,度还将,继,继续加,大,大。,存储的,集,集中也,就,就意味,着,着风险,的,的集中，载体,一,一旦受,到,到侵害,，,，损失,就,就可能,很,很大。,多种信,息,息媒体,的,的集成,性,性和共享,性,性,电子文,件,件融合,声,声像，可实现,多,多人、,同,同时、,异,异地利,用,用。电子文,件,件的出,现,现，打,破,破了必,须,须在固,定,定场所,、,、在固,定,定时间,内,内查阅,固,固定份,数,数的文,件,件的利,用,用限制,。,。,信息的,可,可操作,性,性,电子文,件,件中的,信,信息不,是,是静态,、,、固态,、,、消极,的,的，而,是,是动态,、,、可变,、,、积极,的,的信息,。,。由于,信,信息的,易,易变性,，,，可以,方,方便地,改,改变其,存,存在状,态,态。人,们,们可以,经,经过相,关,关操作,，,，使电,子,子文件,处,处于操,作,作者希,望,望的状,态,态之下,。,。,4，电子,文,文件的,分,分类,按照信,息,息存在,的,的形式,分,分：文,本,本文件,、,、数据,文,文件、,图,图像文,件,件、影,像,像文件,、,、声音,文,文件、,程,程序文,件,件、多,媒,媒体文,件,件、超,文,文本文,件,件、超,媒,媒体文,件,件。,按实体,分,分类：,磁,磁盘、,光,光盘、,硬,硬盘等,文本文,件,件：是指使,用,用文字,处,处理系,统,统生成,的,的,由字符,、,、制表,符,符、段,落,落符等,构,构成的,文,文件。字处理,系,系统是,现,现代办,公,公自动,化,化中最,常,常见的,电,电子信,息,息系统,但不同,字,字处理,系,系统之,间,间一般,不,不兼容,即生成,的,的字处,理,理文件,不,不能交,换,换使用,。,。如果,其,其生成,文,文件时,使,使用通,用,用文件,格,格式,如txt、rtf等,则可以,做,做到相,互,互兼容,。,。常见,的,的软件,有,有wps、word、excel等。,数据文,件,件：是指那,些,些记录,设,设计参,数,数、计,算,算结果,、,、分析,结,结果、,测,测试结,果,果等数,据,据信息,的,的文件,。,。一般指,数,数据库,文,文件,也,也包,括,括含有,数,数据的,电,电子表,格,格文件,。,。机关,、,、企事,业,业单位,的,的各类,信,信息都,可,可以建,成,成数据,库,库,如,如政策,法,法规数,据,据库、,经,经济指,标,标数据,库,库、试,验,验数据,库,库、产,品,品型号,数,数据库,等,等。数,据,据文件,因,因生产,程,程序不,同,同而具,有,有不同,的,的格式, 一,般,般来说,不,不同类,型,型的数,据,据文件,之,之间需,要,要通过,转,转换程,序,序才能,进,进行信,息,息交换,。,。文件,类,类型有dbf,、,、mdb、xls,等,等。,程序文,件,件：是指源,程,程序文,件,件编译,后,后生成,的,的文件,，,， 一,般,般称之,为,为计算,机,机程序,或,或软件,，,，是我,们,们接触,最,最多的,电,电子文,件,件。它对计,算,算机硬,件,件和操,作,作系统,有,有一定,的,的要求,，,，如不,兼,兼容,则可能,不,不会正,常,常运行,。,。,超文本,文,文件：就是指,具,具有超,链,链接功,能,能的文,件,件，它,可,可以将,文,文件中,已,已经定,义,义好的,关,关键字,（,（Keyword），经,过,过鼠标,的,的点取,（,（Click），便,可,可以得,到,到该关,键,键字的,相,相关解,释,释。能方便,地,地从Internet上的一,个,个文件,访,访问另,一,一个文,件,件(即文件,的,的链接)，这些,文,文件可,以,以在同,一,一个站,点,点也可,在,在不同,的,的站点,。,。,超媒体,文,文件：是超文,本,本和多,媒,媒体在,信,信息浏,览,览环境,下,下的结,合,合。它是对,超,超文本,的,的扩展,，,，除了,具,具有超,文,文本的,全,全部功,能,能以外,，,，还能,够,够处理,多,多媒体,和,和流媒,体,体信息,。,。,（二）,电,电子文,件,件管理,概,概述,1，电子,文,文件管,理,理的基,本,本原则,全程管,理,理原则,前端控,制,制原则,真实性,保,保障原,则,则,完整性,保,保障原,则,则,有效性,保,保障原,则,则,安全性,保,保障可,用,用性,全程管,理,理原则,：,：,指根据,电,电子文,件,件的特,点,点和管,理,理要求,，,，建立,一,一个完,整,整的管,理,理体系,，,，对电,子,子文件,从,从产生,到,到永久,保,保存或,销,销毁的,整,整个生,命,命周期,进,进行全,程,程管理,和,和控制,。,。电,子,子文件,归,归档和,管,管理规,范,范的,总,总则中,规,规定：,“,“应对,电,电子文,件,件的形,成,成、收,集,集、积,累,累、鉴,定,定等步,骤,骤实行,全,全过程,管,管理和,监,监控，,保,保证管,理,理工作,的,的连续,性,性。”,前端控,制,制原则,主要表,现,现为对,电,电子文,件,件管理,系,系统的,设,设计阶,段,段实施,有,有效控,制,制，尽,可,可能把,电,电子文,件,件全程,管,管理的,所,所有要,求,求设计,在,在系统,之,之中，,从,从而设,计,计出功,能,能合理,的,的文件,管,管理系,统,统作为,管,管好电,子,子文件,的,的先决,条,条件。,真实性,保,保障原,则,则,（1）原始记,录,录性在,数,数字世,界,界中的,演,演绎：真实性,就,就是指,电,电子文,件,件确系,业,业务活,动,动的真,实,实记录,，,，其内,容,容、逻,辑,辑结构,和,和背景,信,信息经,过,过传输,、,、迁移,等,等处理,后,后依然,保,保持不,变,变，与,形,形成时,的,的原始,状,状态一,致,致。要求电,子,子文件,不,不是非,法,法用户,伪,伪造的,；,；没有,经,经过非,法,法改动,的,的；处,理,理工作,也,也没有,造,造成其,内,内容、,逻,逻辑结,构,构和背,景,景信息,的,的变动,。,。,（2）国际ISO15489信息与,文,文献文件管,理,理定义：文件的形成者,与,与发送,者,者与既定,的,的形成,者,者与发,送,送者相,符,符；文,件,件的形成与,发,发送时,间,间与其既,定,定的形,成,成和发,送,送时间,相,相符；,所谓既,定,定，指法,规,规、标,准,准、制,度,度的规,定,定。,总之，,电,电子文,件,件的真,实,实性表,现,现在两,个,个方面,：,：,一是文,件,件的形,成,成过程,中,中的真,实,实性：,即,即某一,份,份文件,客,客观反,映,映和真,实,实记录,了,了机构,业,业务活,动,动，只,有,有真实,的,的电子,文,文件才,能,能有效,支,支撑电,子,子化业,务,务活动,，,，保证,其,其有序,进,进行。,二是文,件,件在形,成,成之后,的,的真实,：,：表现,为,为在整,个,个文件,生,生命周,期,期里未,被,被误改,或,或篡改,，,，保证,其,其历史,说,说明能,力,力，这,样,样的真,实,实性也,被,被称为,长,长期真,实,实性，,是,是电子,文,文件作,为,为社会,记,记忆长,久,久保存,的,的基本,前,前提。,完整性,保,保障原,则,则,完整性,是,是指文,件,件信息,齐,齐备，,没,没有缺,失,失。,主要包,括,括两个,方,方面的,含,含义：其一，每一份,电,电子文,件,件的内,容,容、结,构,构和背,景,景信息,没,没有缺,损,损；,其二，是作为,记,记录机,构,构活动,真,真实面,貌,貌的，,具,具有有,机,机联系,的,的电子,文,文件及,其,其他形,式,式的相,关,关文件,数,数量齐,全,全，文,件,件之间,的,的有机,联,联系得,以,以揭示,和,和维护,。,。,一、为,了,了确保,每,每一份,电,电子文,件,件的完,整,整，应分析,电,电子文,件,件的构,成,成要素,，,，完整,的,的电子,文,文件是,这,这些要,素,素的有,机,机结合,。,。为了,保,保证和,维,维护电,子,子文件,的,的完整,性,性，要,有,有意识,的,的将这,些,些要素,集,集中管,理,理。,二、将,相,相关的,文,文件建,立,立有效,的,的关联，如果这,些,些文件,是,是电子,的,的，则,将,将这些,文,文件进,行,行必要,的,的物理,集,集中，,并,并通过,链,链接、,标,标引等,方,方式保,持,持其有,机,机联系,。,。如果,还,还有纸,质,质文件,、,、影像,、,、缩微,等,等载体,的,的重要,文,文件，,则,则将其,他,他载体,的,的文件,电,电子化,，,，并建,立,立关联,。,。,有效性,保,保障原,则,则,电子文,件,件的有,效,效性是,指,指电子,文,文件应,具,具备的,可,可理解,性,性和可,被,被利用,性,性。包,括,括信息,的,的可识,别,别性、,存,存储系,统,统的可,靠,靠性、,载,载体的,完,完好性,和,和兼容,性,性。,可理解,性,性：,目前保,证,证电子,文,文件可,理,理解性,，,，即可,读,读性的,措,措施主,要,要有这,样,样几类,：,：,其一，,将,将电子,文,文件以,开,开放格,式,式保存,。,。,其二，,将,将文件,形,形成系,统,统与电,子,子文件,一,一起归,档,档保存,。,。,其三，,采,采用能,打,打开多,种,种格式,文,文件的,阅,阅读软,件,件，这种软,件,件只能,浏,浏览不,能,能编辑,电,电子文,件,件，这,一,一点符,合,合档案,管,管理要,求,求，但,是,是其缺,陷,陷是能,够,够打开,的,的文件,格,格式是,有,有限的,。,。,其四，,将,将电子,文,文件从,旧,旧的技,术,术环境,转,转换到,另,另外一,种,种技术,环,环境上,。,。有可,能,能造成,部,部分文,件,件受损,。,。,其五，,将,将电子,文,文件信,息,息转移,到,到纸张,、,、缩微,胶,胶片等,传,传统载,体,体上，这种,方,方法无,法,法呈现,声,声音、,视,视频等,非,非静态,信,信息。,目前业,界,界倾向,于,于开放,格,格式的,解,解决方,案,案。,可利用,性,性：,可利用,性,性指文,件,件可以,查,查找、,检,检索、,呈,呈现或,理,理解。,也,也就是,说,说一旦,用,用户产,生,生使用,文,文件信,息,息的需,求,求，便,能,能查找,到,到所需,要,要信息,，,，并且,文,文件能,以,以用户,可,可理解,的,的方式,输,输出。,可,可利用,性,性以可,读,读性为,前,前提，,同,同时提,出,出了便,于,于查询,利,利用的,更,更高要,求,求。,2，电子,文,文件的,管,管理,（1）存储,：,：,传统的,档,档案工,作,作以纸,质,质文件,材,材料为,工,工作对,象,象，而,应,应用计,算,算机后,，,，电子,文,文件取,代,代了以,往,往的文,字,字材料,，,，它是,由,由拟稿,者,者直接,写,写在磁,盘,盘上，,并,并在磁,盘,盘上进,行,行修改,，,，一经,形,形成后,，,，马上,就,就存贮,到,到办公,信,信息数,据,据中，,由,由档案,人,人员、,技,技术人,员,员所共,享,享。这,就,就使得,文,文件与,档,档案之,间,间不再,有,有明显,的,的界限,。,。,电子文,件,件的存,储,储方式,对,对计算机,有,有很强,的,的依赖,性,性。,（2）鉴定,：,：,A.,首先是区别电,子,子文件,真,真伪的,鉴,鉴定。,档案部,门,门所保,管,管的电,子,子档案,，,，应当,是,是电子,文,文件的原件或,真,真实的,电,电子文,件,件；否则,电,电子档,案,案就失,去,去了凭,证,证价值,。,。归档,的,的电子,文,文件还,应,应当区,别,别出原,件,件与复,印,印件。文件制,发,发单位,必,必须将,电,电子文,件,件的原,件,件归档，以保,持,持电子,文,文件的,原,原始性,，,，以维,护,护电子,文,文件的,凭,凭证和,依,依据性,。,。,档案部,门,门应当,将,将电子,文,文件的隐形条,码,码与该,文,文件一,同,同归档，以维,护,护电子,文,文件的,权,权威性,。,。,B.其次，,是,是对电子文,件,件完整,性,性进行,鉴,鉴定。,双重鉴,定,定：一,是,是判断,电,电子文,件,件信息,的,的有用,程,程度，,称,称为内,容,容分析,或,或内容,鉴,鉴定；,二,二是判,断,断电子,有,有用程,度,度是否,具,具有实,现,现的可,能,能，即,检,检查电,子,子文件,的,的技术,状,状况，,以,以明确,电,电子文,件,件的利,用,用价值,是,是否处,于,于可利,用,用的状,态,态，又,称,称技术,鉴,鉴定或,技,技术分,析,析。,两者合,称,称双重,鉴,鉴定。,电子文,件,件的保,管,管期限,表,表制定,应,应该参,照,照机关文,件,件材料,归,归档范,围,围和文,书,书档案,保,保管期,限,限规定执行。,（3）归档,：,：,A.物理归,档,档：将电子,文,文件集,中,中下载,到,到可脱,机,机保存,的,的载体,上,上，向,档,档案部,门,门移交,的,的过程,。,。,主要是,软,软盘、,专,专用硬,盘,盘归档,。,。这些,磁,磁盘要,进,进行编,号,号，以,便,便于双,方,方查验,。,。还应,包,包括改,文,文件的,读,读取软,件,件甚至,操,操作系,统,统。,归档时,间,间是实时归,档,档和定,期,期归档,，,，借鉴,纸,纸质文,件,件归档,的,的经验,并,并遵照,有,有关规,定,定定期,完,完成。,B.逻辑归,档,档：在计算,机,机网络,中,中进行,，,，不改,变,变原存,储,储方式,和,和位置,而,而实现,的,的，将,电,电子文,件,件的管,理,理权限,向,向档案,部,部门移,交,交的过,程,程。归档时,间,间是实时归,档,档。,C.“双套制,”,”管理,：,：同一内,容,容的文,件,件，既,以,以其电,子,子格式,归,归档，,也,也以其,纸,纸质打,印,印件归,档,档，归,档,档时间,应,应统一,。,。D.鉴定完,需,需要归,档,档的电,子,子文件,均,均应编,制,制归档,文,文件顺,序,序号，,确,确定文,件,件的保,管,管期限,，,，打印,出,出文件,移,移交目,录,录。,（4）整理,分,分类：,管理性,归,归档电,子,子文件,应,应以件,为,为单位,整,整理,按照年,度,度保管期,限,限机构（,问,问题）,或,或保管,期,期限年度机构（,问,问题）,等,等分类,方,方案进,行,行分类,。,。,科技类,电,电子文,件,件和其,它,它专业,性,性电子,文,文件，,按,按照与,其,其相对,应,应的纸,质,质档案,相,相同的,体,体系进,行,行整理,。,。,（5）保管,存储设,备,备：硬磁盘,、,、磁盘,列,列阵、,磁,磁带、,磁,磁带库,、,、光盘,、,、光盘,塔,塔、光,盘,盘库。,存储设,备,备的保,护,护：,温度控,制,制15,27,；相对,湿,湿度40,60,电子文,件,件的信,息,息维护,技,技术：加密、,身,身份认,证,证、权,限,限控制,、,、长期,可,可存取,、,、备份,、,、物理,隔,隔离、,防,防火墙,、,、入侵,检,检测。,（6）利用,：,：,A.多套保,存,存：至,少,少三套,。,。一套,封,封存、,一,一套提,供,供利用,，,，一套,异,异地保,管,管。封,存,存和异,地,地保管,的,的文件,需,需要脱,机,机保存,。,。,B.凭证利,用,用：,电子档,案,案的凭据性,不,不如传,统,统的纸,质,质档案,的,的凭据,性,性强。因为,档,档案的,价,价值就,在,在于它,的,的原始,性,性、真,实,实性、,凭,凭据性,、,、但电,子,子档案,一,一般经,过,过几次,转,转换才,能,能保存,或,或还原,，,，经过,转,转换以,后,后的电,子,子文件,很,很显然,已,已失去,其,其原始,性,性。又,因,因为电,子,子文件,易,易修改,，,，能复,制,制的特,性,性，所,以,以很难断定电,子,子档案,所,所显示,出,出来的,最,最终结,果,果是否,具,具有原,始,始的真,实,实性。,维护电,子,子文件,原,原始性,的,的技术,措,措施签署技,术,术：光笔,签,签名、,数,数字签,名,名（密,钥,钥）认证技,术,术：利用,分,分组密,码,码进行,消,消息认,证,证，认,证,证电子,文,文件的,内,内容与,发,发出时,是,是否一,致,致，从,而,而证明,这,这份文,件,件的原,始,始性和,真,真实性,。,。身份验,证,证：用于,电,电子文,件,件访问,权,权限的,控,控制防 火,墙,墙：防御,外,外部攻,击,击防写措,施,施：如光,盘,盘的“,只,只读”加密技,术,术：对称,密,密码算,法,法和非,对,对称密,码,码算法,维护电,子,子文件,原,原始性,的,的管理,措,措施加强对,电,电子文,件,件制作,和,和管理,人,人员的,管,管理电子文,件,件制作,过,过程要,职,职责分,明,明建立电,子,子文件,全,全过程,管,管理制,度,度建立电,子,子文件,管,管理的,记,记录系,统,统：既,包,包括系,统,统中自,动,动记录,（,（日志,管,管理）,，,，也包,括,括人工,的,的记录,四、传,统,统载体,档,档案数,字,字化,（一）,纸,纸质档,案,案数字,化,化纸,质,质档案,数,数字化,是,是采用,扫,扫描仪,或,或数码,相,相机等,数,数码设,备,备对纸,质,质档案,进,进行数,字,字化加,工,工，将,其,其存储,在,在磁盘,光,光盘或,其,其它载,体,体上并,能,能被计,算,算机识,别,别的数,字,字图像,或,或数字,文,文本的,处,处理过,程,程。,包,包括档,案,案整理,、,、档案,扫,扫描、,图,图像处,理,理、图,像,像存储,、,、目录,建,建库、,数,数据挂,接,接、数,据,据验收,、,、数据,备,备份、,数,数字化,成,成果管,理,理。,纸质档,案,案的数,字,字化包,括,括文字,、,、图纸,、,、图片,、,、照片,等,等,技术处,理,理,浏览,照片,纸质档,案,案的数,字,字化过,程,程,拍照,扫描,photoshop,OCR,压缩,01010101,（二）,录,录音录,像,像档案,数,数字化,录,录,音,音录像,档,档案数,字,字化是,采,采用录,音,音录像,数,数字化,需,需要的,软,软硬件,配,配置对,录,录音录,像,像档案,进,进行数,字,字化加,工,工，并,将,将其存,储,储在磁,盘,盘光盘,或,或其它,载,载体上,并,并能被,计,计算机,识,识别的,处,处理过,程,程。,包,包括原,带,带处理,，,，原带,采,采集，,格,格式编,辑,辑转换,，,，光盘,刻,刻录，,后,后期工,作,作等。,录音录,像,像档案,的,的数字,化,化过程,010101,模/数转换,ADC,录音,录像,数/模转换,DAC,调制解调器,analog,digital,010101,五、数,字,字档案,馆,馆,（一）数字档,案,案馆的,概,概念,（二）数字档,案,案馆的具体,工,工作职,能,能,（三）数字档,案,案馆与传统,档,档案馆,的,的区别,（一）,数,数字档,案,案馆的,概,概念,数字档,案,案馆是以数,字,字化的实体档,案,案馆为,基,基础资源，以计算机,网,网络为,基,基础设,施,施，面向,社,社会提,供,供数字,化,化档案,信,信息和,其,其它相,关,关信息,的,的开放系,统,统。,它一个,电,电子化,信,信息的,仓,仓储，,能,能够存,储,储大量,各,各种形,式,式的信,息,息，用,户,户可以,通,通过网,络,络方便,的,的访问,它,它，以,获,获取这,些,些信息,，,，并且,其,其信息,存,存储和,用,用户访,问,问不受,地,地域限,制,制。它,能,能把包,括,括多媒,体,体在内,的,的各种,信,信息的,数,数字化,、,、存储,管,管理、,查,查询和,发,发布集,成,成在一,起,起，使,这,这些信,息,息得以,在,在网络,上,上传播,，,，从而,最,最大限,度,度地利,用,用这些,信,信息。,（二）,数,数字档,案,案馆具,体,体工作,职,职能,具体来,说,说，数,字,字档案馆代表的,是,是一种,信,信息环,境,境和基,础,础设施,的,的构建,，,，也就,是,是软、,硬,硬件系,统,统的设,计,计和组,织,织实体,的,的建立,。,。包括：1，接,收,收应归,档,档的电,子,子文件,及,及其元,数,数据，,并,并对立,档,档单位,的,的电子,文,文件工,作,作流程,实,实施在,线,线监督,和,和控制,，,，以及,时,时获取,电,电子文,件,件，防,止,止重要,文,文件的,流,流失。2，将,现,现有馆,藏,藏档案,数,数字化,，,，实现,数,数字化,档,档案资,源,源在网,上,上的发,布,布和传,递,递。3，支,持,持对馆,藏,藏各种,档,档案实,体,体的自,动,动化管,理,理。4，支,持,持以网,络,络连接,行,行业、,政,政府信,息,息资源,库,库及不,同,同档案,馆,馆的数,字,字化馆,藏,藏，能,够,够提供,分,分散于,不,不同地,区,区的档,案,案信息,资,资源，,实,实现档,案,案信息,资,资源共,享,享。5，组,织,织对数,据,据的有,效,效访问,和,和查询,，,，使用,户,户可以,通,通过网,络,络对数,字,字化档,案,案信息,（,（包括,目,目录、,索,索引和,全,全文）,进,进行查,阅,阅。,