办公室主任培训教程

单击此处母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2021/9/27,办公室用户操作培训教程,2021/9/27,课程主要内容安排,如何登录、退出综合业务系统,使用公文管理功能,使用个人设置功能,使用工作事务功能,使用公共信息功能,使用行政事务功能,使用综合资料库功能,2,前提,我们使用的综合业务系统，都是以,IE,为基础的,使用综合业务系统，需要您输入“密码”,用户帐号基本规则：姓的全部拼音名字拼音的第一个字母,默认密码：,1,特殊帐号会单独告知,需要设置,IE,的信任站点和安全级别,3,进入办公协同系统,进入系统,点击桌面上的,IE,快捷方式，输入综合业务系统的地址：,登录,密码方式：,点击,OA,系统快捷图标,输入用户名、密码,点击“登录”,证书登录：,4,退出办公自动化系统,退出系统,使用系统的右上角退出按钮，不要直接关闭,IE,窗口,5,界面介绍主界面,主功能分类,常用网站链接,左工作区,中上工作区,:,导航栏,滚动信息栏,中中工作区,中下工作区,右工作区,6,保证您的使用安全,修改密码,用原始密码进入系统,点击系统右上角的“修改密码”按钮,或者点击“个人设置”中的“修改密码”子栏目,输入新密码,2,次后点击确认，密码修改成功,密码的安全性：长度,(11,位,),、字母、数字、特殊字符,7,培训内容分类介绍,收文,发文,阅文,个人设置,工作事务,公共信息,行政事务,综合资料库,8,小结考核,用户登录综合业务管理系统，需要打开本机以下哪个软件工具？,A.Microsoft Word,B.IE,浏览器,C.,画图工具,D.,计算器,答案：,B,9,10,发文,新建公文,如何填写发文处理表：发文四部曲,选择发文处理单,公文处理新建市质监局市局发文处理表,填写表单内容,填写标题、主办单位和拟稿人、紧急程度、密级等内容,起草正文,在系统中起草正文、复制正文、添加文件,在系统外部事先起草好正文，再添加正文到系统,添加附件、添加资料等,发送表单,选择备选步骤,选择收件人,注：表单在某步骤办理完成的标志是表单,发送,出去，而非,保存。,11,发文,批阅公文,如何批阅发文：批阅四部曲,查看待办信息,公文处理待办,打开待办公文表单,审核发文内容、填写审核意见,：,查看申请内容：正文（显示/隐藏修改痕迹）、附件,填写批示意见,发送表单,选择备选步骤,选择收件人,注：表单在某步骤办理完成的标志是表单,发送,出去，而非,保存。,12,发文,特殊处理,1,批示语设置,如何设置本单位词条,个人设置个人设置词类设置,个人设置个人设置词条设置,如何设置本单位词条,如何设置本人词条,打开表单,批示语新建,删除无效公文,刚刚起草的公文，还没有发送出去，可以自己删除,已经发送出去，有后继步骤人员处理过，需要通知管理员删除。,13,发文,特殊处理,2,代理授权,如何设置代理授权,个人设置个人设置代理授权,设置代理人,设置代理有效时间段,公文催办,快速办理与批量办理,14,发文,查询公文,如何查询发文,公文管理,公文处理,查询,市质监局,市局发文处理表,常用条件查询：本人已办等,排序查询,办文跟踪查询,一般查询,高级查询,15,发文,回收公文,如何回收发文,表单回收是表单处理人发现表单办理错误时，进行补救的措施,表单回收的两个必备条件：,当前用户必须是该表单最后的处理人,下一步骤的处理人尚未打开表单,表单回收,进入查询页面,选择要回收的表单,点击“回收”按钮回收,强制回收,系统管理员帮助回收（删除后继步骤，重做）,16,练习处理一份文件,新建发文,填写正文、表单内容,发送给后继步骤处理人,退回系统，以后继步骤处理人帐号登陆,打开收到的待办公文，修改正文内容，填写批示意见,发送给其他人处理,17,18,收文新建收文,扫描登记,公文管理,公文处理 新建市质监局市局收文处理表,扫描来文到系统中，或将电子文档添加到系统中,填写标题、来文单位、文号、办文编号等,点击“发送”按钮发送,选择备选步骤,选择收件人,发送,19,收文拟办与交办,拟办人员填拟办意见,办公室主任审核,局领导审核,交办各处室、各单位领导,各处室、各单位领导安排经办人办理,20,21,阅文新建阅文,扫描登记,公文管理,公文处理 新建公用流程传阅处理表,扫描来文到系统中，或将电子文档添加到系统中,填写标题、来文单位、文号、办文编号等,点击“发送”按钮发送,选择备选步骤,选择收件人,发送,22,阅文拟办与传阅,拟办人员填拟办意见,办公室主任审核,局领导审核,分发各处室、各单位收文人员,各处室、各单位内部传阅,23,小结考核,如果刚刚发出公文就发现办错文，后继步骤处理人还没有处理，可以通过何种方式处理：,a.,退回,b.,回收,c.,重做,d.,删除,答案：,B,24,小结考核,查询某份表单办理的步骤状态，可点击以下哪个按钮实现：,A,.,B,.,C,.,D,.,答案：,C,25,小结考核,以下哪些是公文回收必须满足的条件：,A.,当前用户必须是该公文表单最后的处理人,B.,只要当前用户曾经办理过这份公文表单，都可以随时回收,C.,下一步骤的处理人尚未打开公文表单,；,D.,下一步骤的处理人已经处理过公文表单,答案：,A,、,C,26,个人设置,风格设置,个人信息（修改地址本中个人信息）,个人图片,个人图章,私有组,代理授权（公文表单授权、业务授权）,词类设置、词条设置,文号管理,27,小结考核,以下哪些功能可以个性化系统首页：,A.,个人图章,B.,个人信息,C.,个人图片,D.,个人通讯录,答案：,C,28,小结考核,当用户外出或休假时，需要将相关公文处理权限授予他人，以下哪个描述不正确：,A.,可以同时将某类公文处理权授予多人；,B.,代理人与授权人都可以处理被授权的公文；,C.,代理人可以通过本人已办查询条件查找本人代办理过的公文；,D.,权限回收后，代理人就无权处理授权人收到的公文。,答案：,A,29,小结考核,个人设置中有哪些功能可以提高办文速度：,A.,个人图片；,B.,代理授权；,C.,词类设置和词条设置；,D.,私有组。,答案：,BCD,30,工作事务,邮件消息（接收系统消息、提醒）,权限申请,领导日程管理,留言,约见,文件传递,任务管理（上下级关系设置）,31,小结考核,系统通过哪个栏目自动发送提醒消息给用户：,A.,留言；,B.,邮件消息；,C.,约见；,D.,任务。,答案：,B,32,小结考核,用户之间沟通可以采用以下哪些功能：,A.,邮件消息；,B.,文件传递；,C.,留言；,D.,约见。,答案：,ABCD,33,小结考核,如果要给下属分配工作并对下属工作进行跟踪管理，最好采用哪个功能：,A.,邮件消息；,B.,留言；,C.,任务管理；,D.,文件传递。,答案：,C,34,公共信息,新闻中心,信息发布,通知公告,滚动信息,个人日程管理与查询,个人日程管理,伙伴日程查询,代伙伴管理日程,通讯录,全局通讯录,个人通讯录,自助功能,35,小结考核,下面哪个栏目的信息可以在首页显示：,A.,邮件消息；,B.,滚动信息；,C.,通知公告；,D.,全局通讯录。,答案：,BC,36,小结考核,如果一个处室内部相互之间可以互相查看个人日程，以下哪种方式可以达到该效果：,A.,领导将处室其他人设置为自己的伙伴；,B.,处室内某人设置其他人为伙伴就可以；,C.,管理员将处室所有人设为伙伴；,D.,处室所有人都必须设其他人为伙伴。,答案：,D,37,行政事务,会议管理,资产管理,办公用品管理,车辆管理,接待管理,38,综合资料库,目录管理,知识管理,计划管理,安全管理,公共资料库,处室资料库,个人资料库,共享资料,39,小结考核,下面哪个专题是综合资料库中固有的：,A.,计划管理；,B.,最新更新；,C.,我上传的资料；,D.,精华知识。,答案：,BCD,40,练习上报,2007,年,6,月总结与下月计划,用,word,写一份,2007,年,6,月总结与下月计划的文档,将文档上传到综合资料库中计划管理下的月度总结与下月计划中,要求知识标题为：单位名称,+“2007,年,6,月”,+”,总结与下月计划”,41,谢谢大家！,Q/A,感谢您的参与,！,42,