采购业务内控制度和采购人员行为准则

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,卓翼科技采购内控制度和采购人员行为准那么,总经理办,2005年6月,目 录,一、采购控制的根本原那么,二、采购请求管理,三、采购方式,四、供给商关系管理,五、采购合同管理,六、物料接收和检验,七、采购付款结算,八、监控与保证措施,九、采购业务人员行为准那么,建立起方案、采购的内部管理和控制制度，使部门每一位员工均有工作、价值取向的准绳，使公司的价值投资到达最大值。,建立采购内控制度的目的,以卓翼科技的整体最正确利益为唯一目标，选择并确定最正确供给商，使每一项采购活动和决策都能为公司带来最正确利益。决不为求得局部或部门的利益而牺牲整体利益。,采购必须在公平、公正、公开的原那么下进行。,与供给商合作及所有的商业活动必须遵循诚信与商业道德准那么。,只有采购部才能代表公司对外承诺和执行所有涉及供给商的选择、采购等行为。所有用于产品与效劳的采购款项的承诺，必须通过采购部来执行。,在采购内部所有的采购行为，包括采购合同的签定，都必须得到采购部经理的授权。,采购全流程由采购需求、供给商选择及执行三个独立的局部构成，任何个人都不能承担多于上述业务一项的责任。,采购控制的根本原那么,目录,一、采购控制的根本原那么,二、采购请求管理,三、采购方式,四、供给商关系管理,五、采购合同管理,六、物料接收和检验,七、采购付款结算,八、监控与保证措施,九、采购业务人员行为准那么,【采购请求与执行别离】,采购请求的提出和执行采购要明确别离，请购人只负责决定业务需求和采购资金的处理；采购员负责执行采购以及与供给商的直接联系。,【采购请求的监控】,根据采购物料的类别和金额大小，公司实行分级授权监控管理制度，明确各级管理者、各有关部门的权限。,所有的采购行为都应当按方案进行，采购方案由方案部门制定。,【自行采购】,自行采购方式仅作为公司正常采购流程之外的一种例外补充方式，其目的是快速响应个别特殊需求。,采购请求管理1,公司对自行采购要有严格的限额规定。自行采购时，采购部主管对请购的必要性、是否必须自行采购、是否满足公司自行采购的规定等进行严格审批。,请购经批准后，申购人应本着维护公司利益的原那么，选择适宜的供给商。,自行采购到货物后，申购人要会同本部门其它员工对货物进行验收，并共同在发票反面签收。验收必须有两人以上签字方可报销。,【采购请求的撤消】,采购请求的撤消必须经过相应的评审，方案人员、研发请购人和采购执行人员不允许随意的撤消采购请求。,采购请求管理2,目录,一、采购控制的根本原那么,二、采购请求管理,三、采购方式,四、供给商关系管理,五、采购合同管理,六、物料接收和检验,七、采购付款结算,八、监控与保证措施,九、采购业务人员行为准那么,【招标】,招标适用于技术成熟、使用量大、可以多家供给的生产物料，或者一次性采购但金额巨大的其他采购工程。,招标活动由公司相关部门组成的团队来进行。招标事先要有方案，并获得资财部主管的批准，金额较大时必须取得公司总经理的批准。,每次招标，必须有三个以上满足招标条件的供给商参加招标，如属于招标期满再次招标的工程，必须有一个以上的新供给商引入。,招标过程必须是招标小组的集体行为，与供给人有利害关系的人员不得作为招评标小组成员。,开标时采购部经理或委托监督人员在场，评标小组成员应当严格遵守评标规那么，公平、公正地履行职责。,采购方式1,招标结果必须得到资财部总监确实认和批准前方可发布。,招标时发生与方案估计较大偏差的异常情况时，招标小组应当拿出具体意见后，提交给资财部总监裁决和确定招标结果。,评标过程应当制作笔录，详细记载评标的有关真实情况，并由记录人、评标小组成员签名。所有招标过程文档包括电子件和纸件，交文控员归档。,招标执行过程中，应注意防止以下行为的发生：1、应当招标采购而未招标的；2、擅自提高采购标准的；3、与供给商串通，虚假招标的；4、定标前泄露标底的；5、其他严重违反内控制度的行为。,采购方式2,【比价】,技术成熟，可以多家供给的采购工程，都可以进行比价采购。比价是卓翼科技最常用最普通的采购方式。,与供给商的价格确定必须与数量相结合，运用数量杠杆，并充分利用供给商的阶梯价格政策，做到适量适价。,新的采购工程，确定价格时要有相应的价格比较，采购员对价格的合理性负责。,对于比价结果，如果最终不是选择最低价格者，要有相关说明，申请人对其合理性负责。,采购订单审批过程中，各级审核责任人，负责对价格选择的合理性审核把关，对最终结果负连带责任。,对于价格随行就市的采购工程，要及时刷新价格，以保证每次采购时的价格竞争优势。,采购方式3,【竞争性评估】,竞争性评估是基于一些非价格因素：如品种、本钱趋势、货期、柔性、技术等方面，对供给商竞争实力的整体评估。评估结果是确定和调整该供给商合作策略的依据。,竞争性评估方法，是两人以上的集体行为。通常用于招标之前确定招标供给商资格，或者用来审视与供给商的关系，调整合作策略，或者在与新供给商合作之前，审视其进入的资格。,竞争性评估可能带来采购策略的更新变化，供给商的资料必须详实、具体、可靠，有书面评估报告。条件许可时，新供给商必须有采购部主管牵头现场考察，形成现场考察评估报告。,只有评估结果说明该供给商满足该类别供给商符合卓翼科技合作的最低要求时，方可进入下一步的合作。,重要供给商的竞争性评估，要考虑公司间的战略合作关系。,采购方式4,【风险采购】,由于时间性等条件限制，风险采购往往附带着供给商风险、质量风险、价格风险、交货风险、财务风险等。,对于必须进行的风险采购，要控制风险采购的总量包括总资金量和总数量。,对用于风险采购的现货供给商要进行商务认证，确定报价规那么与商务条件，确保供给商风险和财务风险降至最低。,应尽量向已认证好的现货商询价购置，注意控制询价单发放数量，以免造成需求虚涨，人为的抬高价格。,风险采购必须比价和议价。,每次风险采购的数量，以解决供给缺口的最小数量为宜，特殊情况的数量突破，要有确定的理由。,要定期提交风险采购数据统计和原因分析报告，确定产生风险采购的责任归属部门及原因。,采购方式5,目录,一、采购控制的根本原那么,二、采购请求管理,三、采购方式,四、供给商关系管理,五、采购合同管理,六、物料接收和检验,七、采购付款结算,八、监控与保证措施,九、采购业务人员行为准那么,【供给商选择】,在选择供给商时，应使用公正的、标准的评估手段与方法认证供给商的根本条件。无论采购量多少，都要秉持公正原那么。,【供给商选择与管理程序】,卓翼科技按供给商综合评审得分不同，对供给商进行分级管理；,卓翼科技将重要供给商和核心供给商纳入供给链管理，深入了解供给商的供货信息。必须定期对重要供给商和核心供给商做TQRDC评审；,【优选供给商及不合格供给商】,根据同供给商的合作情况、供给商在业界实力及供给商表现等，确定优选供给商，及时向公司有关部门发布，引导申购和采购活动。,供给商关系管理1,供给商在T、Q、R、D、C 等五个方面的总体评价已经达不到卓翼科技的标准，经资材部总监审核批准后，供给商的供货资格将被取消。对于公司认定的不合格供给商，应根据其行为的恶劣程度、行为的性质以及卓翼科技造成的损失等情况，一定期间内不予考虑与其进行采购合作事宜。,【唯一供给商的选择】,一般情况下每一采购工程，应选择多家供给商。只有在以下情况下才可以选择唯一供给商：,只有一位的供给商。定价时应该采用价格比较分析和本钱构成分析法。,时间限制。事后应对物料的真实价值进行评估。,由申购人选择的供给商。如果采购部不认同这个由申购人员指定的唯一供给商，可以不下单，直至申购人与采购部达成共识。,供给商关系管理2,目录,一、采购控制的根本原那么,二、采购请求管理,三、采购方式,四、供给商关系管理,五、采购合同管理,六、物料接收和检验,七、采购付款结算,八、监控与保证措施,九、采购业务人员行为准那么,【合同签定】,采购人员对外签定合同时，应根据不同的采购标的，尽量参照相应的合同范本和采购部拟订的合同范本，经过必要的补充、修改和调整之后，形成所需的合同文本。,除采购订单及其补充协议外，采购部所有对外签定的合同，如果与示范合同文本有不一致的地方，采购人员均应提交采购部集体评审。,采购部所有对外合同的签定、修改，必须符合国家有关法律规定。,公司对外签定采购合同时，均应得到公司总经理的授权，不同采购金额的合同，应由相应不同授权级别的人员签署，签署时应与供给商保持对等原那么。,【合同归档】,经济合同签定后，合同正本应由文档管理员负责登记、存档、管理，采购业务人员不得私自保存合同/协议正本。,采购合同管理1,【采购订单管理】,任何订单均需采购授权经办人签字，并盖有公司采购合同章；对供给商签返的采购订单，境内供给商要求盖章并有经办人签名，境外供给商只要求经办人签名。,采购经办人必须在规定的时间内，将PR转换成PO；在PR转换成PO的过程中，工程、数量、单位及需求时间必须严格与PR保持一致，除非需求数量在不满足最小订单或最小包装的情况下，采购数量才能按规定进行调整。,采购员按照认证分配比例下单，如有偏差，那么须说明理由，且偏差比例不能超过规定范围。,对于采购分配比例小于或等于5%的供给商，可认为是一种采购策略，在该供给商的货期、价格、品质等无明显优势的情况下，可不向其下单，或少下单。,采购合同管理2,采购人员取消大额订单时须附有书面的说明和分析，对过期订单要及时处理，在下达无取消窗的长单时必须经过采购、方案集体讨论会签通过。,【采购订单跟踪】,必须要求供给商定期对在途订单提供出货报告。如果因供给商推迟到货，或供给商不能确定交期，有可能影响我司正常生产，或危及重大工程的进度，必须逐级上报给主管和通报给方案部门；由主管向供给商交涉，或决定撤单，改向能按时供货的供给商采购。,如供给商提出，不能提供合同中指定型号的物料，需以其他型号的物料替代，或采购人员下单时，由于各种原因，不能及时采购到需求部门指定的物料型号，这时采购员必须填写相关的替代申请，在得到技术部门的批准之后，再对替代型号的物料重新询价，如有必要，应更改采购订单。,采购合同管理3,【采购订单更改】,由于方案的要求，需对在途PO的交期、数量等进行更改时，应与供给商友好协商，斟情处理；如取消的工程涉及金额较大，或进货后可能成为呆死料，而供给商又不同意取消，需逐级上报给领导处理和通报给方案部门；由领导向供给商交涉，或决定折价向供给商赔偿。,对要求提前到货的工程，如供给商不能满足要求，可能影响我司正常生产或危及重大工程的进度，必须逐级上报给主管和通报给方案；由领导向供给商交涉，或决定撤单，改向能按时供货的供给商采购。,【退换货协议】,如果供给商的物料在生产过程中发现质量问题，必须与供给商签订退换货协议RMA，并追究供给商因其物料的质量问题而给我司造成的损失；,采购员需催促供给商在规定时间内办理完退货手续。,采购人员必须关注因退货而可能造成的缺料，并要采取补救措施，防止影响正常生产。,采购合同管理4,目录,一、采购控制的根本原那么,二、采购请求管理,三、采购方式,四、供给商关系管理,五、采购合同管理,六、物料接收和检验,七、采购付款结算,八、监控与保证措施,九、采购业务人员行为准那么,【接收】,收货部门接收物料的数量和型号必须与采购订单相符。,【质量检验】,除了按规定享受免检的物料和效劳类无形物料之外，所有采购物料都必须经过质量检验才能够正式入库。,每次检验，都必须按技术部门认可的检验标准操作。,生产物料的质量检验要贯穿于来料检验、生产调测和使用的全过程，尤其要关注生产和使用过程中的表现，促使供给商建立有效的质量控制体系。,【供给商质量管理】,对供给商来料质量方面的考评必须有标准的书面标准，并且确保在第一时间通知供给商。,物料接收和质量检验1,在对供给商质量表现分级时，必须有明确的质量数据指标的支撑，严禁主观臆断。,来料质量检验的根底数据记录应力求准确、有效、及时。,对采购技术标准不完整、不正确或突然更