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*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,电子表格培训,主讲：王中平,EXCEL讲座,维持一个好的学习环境,在大家看来，能够做一个简单表格就算会,EXCELL,了，如果再会加减乘除就感觉能够成为高手了，其实,EXCELL,的功能远不只这些，它更大的功能是在数据处理上，如果按,20-80,原则就是说,80%,的人只用到,EXCELL20%,的功能，我想通过这次讲座能够让大家进一步了解电子表格，增强学习的兴趣，给大家提供一个互相交流的机会，更希望能够对大家的日常工作有所帮助。,前 言,简单介绍,VBA,编程,透视表,函数、图表,基本操作,VBA,编程,透视表,函数、图表,基本操作,目 录,一、基本操作,1,、带斜线的简单表格,2,、设置顶端标题行,左端标题列,3,、选择性粘贴,4,、查找、替换,5,、条件格式,6,、设置数据有效性,7,、共享工作簿,8,、实用的,F4,功能,9,、批量生成规范的表格,10,、技巧,二、函数,三、图表,四、数据透视表,讲到透视表,一、,基本操作,操作基础，一般指工具栏里的项目及基本的单元格操作。,1,、带斜线的简单表格,最初人们对,EXCELL,的认识就是制表，我们就从简单的制表开始：,如何制做看演示,最简单,的工作,2,、设置顶端标题行,左端标题列,操作：,【,文件,】,页面设置,“,工作表”选项卡,选中“行号列标”复选框，打印行号列标；,若要在每一页上打印列标题，请在“打印标题”下的“顶端标题行”框中，选取列标志所在行，然后单击“打印”。,注：你是否干过这样的傻事：为保证打印的工作表的每一页都有表头，每隔十几二十行复制一个顶端标题行？我也这样做过，嘿嘿：）,P,。,若要在每一页上打印行标志，可在“打印标题”下的“左端标题列”框中，输入行标志所在列的列标，然后单击“打印”。,标题行不要用插入,3,、选择性粘贴,操作：,【,编辑,】,复制,、,【,编辑,】,选择性粘贴,或点右键,选择性粘贴,复制就不多说了，快捷键为,Ctrl+C,。注意：不能对多重数据区域使用复制剪切命令。,技巧：,选择要复制的单元格、图表等对象，按住,Shift,点击,【,编辑,】,菜单,该菜单会出现一个,复制图片,的子菜单,点击后出现“复制图片”的对话框（如下图，如选“打印效果”则不会有网格线），点击确定，然后“粘贴”即可将复制的对象粘贴为图片。,链接,:,也可使用“照相机”功能复制单元格为图片，两者效果差不多。只是“复制”出的图片无边框，见上图。“照相机”照出的图片在,Excel,里会随着源数据的变化而变化，“照相机”不能复制图表。关于“照相机”的使用为：视图,-,工具栏,-,自定义,-,命令,-,工具,-,摄影,粘贴数值,将单元格中的公式转换成计算后的结果，并不覆盖原有的格式；,仅粘贴来源数据的数值，不粘贴来源数据的格式,粘贴可以,用来计算,4,、查找、替换,操作：,【,编辑,】,查找、替换,可查找（替换）某特定格式或某文本；可在整个工作簿内查找（默认为仅在工作表内查找）；可设定是否区分大小分、全角半角等。,查找内容中可使用“？”、“*”等通配符，用法见下表。,通配符类型用法,?,（问号）任何,单个,字符例如，,sm?th,查找“,smith”,和“,smyth”*,（星号）任何字符数例如，*,east,查找“,Northeast”,和“,Southeast”,技巧,1,：查找*或？符号本身,在*和,?,前加,即可使它们失去通配符的作用，如：要查找“*”那么在查找内容里输入“,*”,即可；要查找“,lhm?88”,请输入“,lhm?88”,注意通配符的应用,5,、条件格式,操作：,【,格式,】,条件格式,条件格式就是当单元格的值满足你预先设定的条件时，,Excel,自动将单元格设置成你预先设定的格式。单元格的值变化，格式就相应变化。此功能一般用于区分不同区间的值、不同长度的文本等，也可用于重复值提示。,条件格式的条件分为两类：单元格数值、公式，如果条件为“单元格数值”选项，则可以直接键入常量值或公式。如果输入公式，则必须以等号,(=),开始。,用于提示,6,、设置数据有效性,操作：,【,数据,】,有效性,数据有效性就是为了确保数据的正确而设定条件验证、限制单元格数据的输入。还可以设定提示信息和出错警告，以帮助使用者正确使用工作表。常见的有效性条件有,:,整数、小数、序列、日期、时间、文本长度。以上有效性条件除“序列”之外，其他的都可设定一个区间值。“序列”所引用的单元格必须指向相同工作表上的单元格。,技巧,1,：,如果“序列”必须引用不同的工作表或工作簿，可使用定义的名称。,防错或标准输入,7,、共享工作簿,我们中心现在大部份车间都有电脑并联入局域网，但报表还是天天报，无纸化办公喊了这么多年也没实现，实际在,EXCELL,中很容易实现。,共享工作簿是指允许网络上的多位用户同时查看和修订的工作簿（说白了就是几个人对同一工作簿同时打开并操作,其好处是不言而喻的）。保存工作簿的用户可以看到其他用户所做的修订（必须使用,Excel 97,或更高版本来修改共享工作簿）。每次保存共享工作簿时，该工作簿就会按其他用户在您上次保存之后所做的修订进行更新。如果要打开共享工作簿以监视进程，则可在指定的时间间隔内让,Excel,自动更新工作簿，可以保存工作簿也可以不保存。,那么如何创建共享工作簿呢？,在,【,工具,】,菜单里的,共享工作簿,子菜单，将编辑选项卡里的“允许多人编辑”勾选上即可多人同时操作工作簿了。,以后不用,报表了,8,、实用的,F4,功能,F4,就是重复前一个操作,用以增加工作效率。,增加工作效率,9,、批量生成规范的表格,大家经常会遇到填表格的工作，有时数量非常大，一般的做法就是厂级下发到车间，车间再下到班组班组填完后再逐级上报，而大部份表格的内容我们计算机里是有的，只是不知道怎样把他做出来，这里就用,WORD,的邮件功能解决这个问题了。,工具,-,信函与邮件,-,显示邮件合并工具栏,事半功倍,10,、技巧,在另存为里输入密码。,定位的作用（批量删除，批量输入）,视图,-,视图管理器的用途,插入批注及修改批注默认格式,格式,-,工作表,-,隐藏（隐藏中间计算表）,工具,-,保护,-,保护工作表（如何防止输入错误）,工具,-,宏（对宏的认识）,工具,-,加载宏里有什么,数据,-,筛选,-,高级筛选（如何用）,数据,-,分列,二、函数,操作：,【,插入,】,函数,函数是,Excel,最强大最实用最迷人的功能之一。什么是函数呢？函数是一些预定义的公式，通过使用一些称为参数的特定数值来按特定的顺序或结构执行计算。如果你不太理解这句话，你就把函数理解为“函数就是能完成特定功能的字符串，这些字符串已经预设了公式。要使用它，必须得按照既定的格式来使用，否则它就无法完成这些特定功能”。,函数的结构以等号,(=),开始，后面紧跟函数名称和左括号，然后以逗号分隔输入该函数的参数，最后是右括号。函数可以嵌套使用，但嵌套层数最多为七级。,功能,强大,在使用函数时必须注意函数中的引用类型。如果需要多行或多列地复制公式，那么请正确地使用相对引用或混合引用。函数中可以使用预先定义的名称或行列标志。具体用法请参见,Excel,的联机帮助。,链接,：在编辑公式时选择要更改的引用，按,F4,可切换引用类型。,下面简单介绍一下本人认为必须掌握的函数：,if,、,sum,、,sumif,、,vlookup,、,SUM,的多条件数组计算。,二、函数,1,、,IF,主要功能：,根据对指定条件的逻辑判断的真假结果，返回相对应的内容。,使用格式：,=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false),参数说明：,Logical,代表逻辑判断表达式；,Value_if_true,表示当判断条件为逻辑“真（,TRUE,）”时的显示内容，如果忽略返回“,TRUE”,；,Value_if_false,表示当判断条件为逻辑“假（,FALSE,）”时的显示内容，如果忽略返回“,FALSE”,。,应用举例：,在,C29,单元格中输入公式：,=IF(C26=18,符合要求,不符合要求,),，确信以后，如果,C26,单元格中的数值大于或等于,18,，则,C29,单元格显示“符合要求”字样，反之显示“不符合要求”字样。,辅助,判断,2,、,SUMIF,语法,SUMIF(range,criteria,sum_range),Range,为用于条件判断的单元格区域。,Criteria,为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为,32,、,32,、,32,或,apples,。,Sum_range,是需要求和的实际单元格。,可以用,通配符,3,、用,VLOOKUP,批量替换数据,用一组数据的内容替换另一组数据内容的方法，原来我们认为在,EXCELL,中是不可实现的，后来学会了函数后，才了解在,EXCELL,中有一个,VLOOKUP,函数可以达到这项功能：,VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup),Lookup_value,为需要在,数组,第一列中查找的数值。,Lookup_value,可以为数值、引用或文本字符串。,Table_array,为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或数据清单。,如果,range_lookup,为,TRUE,，则,table_array,的第一列中的数值必须按升序排列：,、,-2,、,-1,、,0,、,1,、,2,、,、,-Z,、,FALSE,、,TRUE,；否则，函数,VLOOKUP,不能返回正确的数值。如果,range_lookup,为,FALSE,，,table_array,不必进行排序。,通过在“数据”菜单中的“排序”中选择“升序”，可将数值按升序排列。,Table_array,的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。,文本不区分大小写。,Col_index_num,为,table_array,中待返回的匹配值的列序号。,Col_index_num,为,1,时，返回,table_array,第一列中的数值；,col_index_num,为,2,，返回,table_array,第二列中的数值，以此类推。如果,col_index_num,小于,1,，函数,VLOOKUP,返回错误值值,#VALUE!,；如果,col_index_num,大于,table_array,的列数，函数,VLOOKUP,返回错误值,#REF!,。,Range_lookup,为一逻辑值，指明函数,VLOOKUP,返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为,TRUE,或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于,lookup_value,的最大数值；如果,range_value,为,FALSE,，函数,VLOOKUP,将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值,#N/A,。,用处最,多的函数,4,，,SUM,的多条件数组计算,SUM,的计算不是大家常用的求和，它的功能远不止这些，运用数组功能它可以做到统计及多条件求和等。,批量数据相乘的和最后需要用,ctrl+shift+enter,三、图表,-,图表的作用：,迅速传达信息,直接关注重点,更明确的显示其相互关系,使信息表达鲜明生动,1,、成功的图表具备的关键要素：,每张图表,传达一个,明确的信息,少而精,图表与标题,相辅相成,清晰易读,格式简单明了,且前后连贯,2,、通过不同的图表表达特定的比较：,如何使,用图表,四、数据透视表,操作：,【,数据,】,数据透视表和数据透视图,数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据，功能非常强大。,数据处理,主讲：王中平,EXCELL讲座,谢谢大家,再见,
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