秘书文档管理第七章

,*,*,专门档案管理,1.,人事档案材料的十大类别，准确区分不同类别的人事档案。,2.,区分人事档案材料，准确鉴定人事档案材料的类别与内容的真伪。,3.,我国流动人员档案管理的体制与模式；流动人员档案管理的基本流程。,4.,人事档案转递工作的重要性、方法与步骤。,5.,会计档案的归档范围与要求，会计档案的保管期限。,6.,合同档案与商标档案的基本内容及管理方法。,人事档案管理,会计档案管理,企业其他常用专门档案管理,目录,CONTENTS,第一节,第二节,第三节,专门档案管理,人事档案管理,一、人事档案的含义和特点,（一）人事档案的含义,人事档案是在组织人事管理中形成的，经组织审核并认可的，各种涉及个人经历、政绩、德才表现等方面信息的档案材料。它是组织机构了解、评价、选拔于部，开展人事管理工作的重要依据。,人事档案管理,一、人事档案的含义和特点,（二）人事档案的特点,专门性,集合性,真实性,现实性,动态性,保密性,人事档案管理,二、人事档案的管理体制,人事档案工作的管理体制是指党和国家管理人事档案工作的组织体系与制度，主要包括：其一，人事档案管理的领导体制。其二，人事档案管理的专门机构，主要为确保相对集中统一地管理人事档案。,人事档案管理,三、人事档案管理的内容及方法,（一）人事档案的收集,（二）人事档案的鉴别,（三）人事档案的整理,（四）人事档案的利用,（五）人事档案的转递,人事档案管理,四、流动人员人事档案的管理,（一）目前我国流动人员档案管理的现状,1,流动人员多，档案数量大,2,人员流动频繁，管理难度大,人事档案管理,四、流动人员人事档案的管理,根据人事部,1996,年制定的,流动人员人事档案管理暂行规定,（以下称,暂行规定,），流动人员人事档案管理范围主要包括以下几个方面：,（,1,）辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案；,（,2,）与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；,（,3,）待业的大中专毕业生的人事档案；,（,4,）自费出国留学人员的人事档案；,（,5,）外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案；,（,6,）外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；,（,7,）其他流动人员的人事档案。,（二）流动人员人事档案管理的范围,人事档案管理,四、流动人员人事档案的管理,（三）流动人员人事档案管理体制,根据,暂行规定,第,4,条规定：,“,流动人员人事档案管理机构为县以上,(,含县,),党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构（以下简称人才流动服务机构），其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。,”,人事档案管理,四、流动人员人事档案的管理,（四）流动人员人事档案管理的要求,4.,对流动人员人事档案转递的要求,1.,对流动人员人事档案整理的要求,3.,对流动人员人事档案利用的要求,2.,对流动人员人事档案保管的要求,一、会计档责概述,会计档案管理,（一）会计档案的概念,在现代社会环境下，会计档案是在会计工作中形成的，记录和反映一定组织和单位经济业务的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业材料。,一、会计档责概述,会计档案管理,（二）会计档案的特点,来源的广泛性,内容的专业性,程序的序时性,形成过程的严密性,二、会计档责的收集与整理,会计档案管理,（一）会计档案的收集,1.,归档范围,应当归档保存的会计档案的范围主要包括：,（,1,）,会计凭证类,（,2,）,会计账簿类,（,3,）,会计报表类,（,4,）,其他类,二、会计档责的收集与整理,会计档案管理,不需要作为归档保存的会计档案的范围主要包括：,（）,（）,（）,为参考需要而交流或购买的会计业务材料。,不属于会计档案性质的文件或记录材料，如财会部门经办的有关财会工作方针、政策、制度、预算计划、工作总结、工作报告，以及其他来往文书等，都不属于会计档案范围，而应当按照文书档案的管理办法进行管理。,所有打印或复印的会计记录或文件的废件。,二、会计档责的收集与整理,会计档案管理,一般情况下，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂时由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管。特殊情况应酌情处理。,2.,归档时间,一般性质的会计文件和会计记录，只要归档一份即可，但特殊的会计档案，一般应留有安全副本或备份文件，以防不测。,3.,归档份数,会计档案形成之后应首先在会计机构保管一年，期满后应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管，未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。,4.,归档手续,二、会计档责的收集与整理,会计档案管理,（,1,）“年度一文种一保管期限”分类法。,（,2,）“年度一保管期限一组织机构”分类法。,（,3,）“年度一类型一文种一保管期限”分类法。,（,4,）“保管期限一年度一文种”分类法。,（二）会计档案的整理,1.,会计档案的分类,二、会计档责的收集与整理,会计档案管理,2.,会计档案的立卷,（）,（）,（）,会计凭证的立卷方法。,会计账簿的立卷方法。,会计报表的立卷方法。,二、会计档责的收集与整理,会计档案管理,3.,会计档案的编目,（,4,）填写案卷目录。,（,1,）拟制案卷题名。,（,3,）案卷封面其他项目的编目。,（,2,）填写卷内目录。,二、会计档责的收集与整理,会计档案管理,会计档案案卷目录的主要内容包括以下几个方面,:,顺序号,案卷编号,原凭证号,案卷题名,起止年月,张数,(,页数,),保管期限,存放位置,备注,三、会计档责的鉴定,会计档案管理,（一）会计档案保管期限的划分,会计档案的保管期限，根据其特点分为永久、定期两种。,三、会计档责的鉴定,会计档案管理,一般的会计凭证，保存,15,年左右（银行会计凭证及其附件保存,25,年左右），便基本上可以满足查找利用的需要。,1.,会计凭证的保管期限,会计账簿，也不需要永久保存，在一般情况下保存,1525,年左右即可。,2.,会计账簿的保管期限,因此，会计年报应该永久保存，而月份、季度会计报表，至少也要保存,35,年。,3.,会计报表的保管期限,三、会计档责的鉴定,会计档案管理,（二）会计档案的销毁,按照,会计档案管理办法,的规定，会计档案保管期限需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。,四、会计档案的保管与利用,会计档案管理,会计档案的装具主要是会计档案盒。根据国家有关规定，会计档案盒的制作材料一般应采用,25,。克左右的牛皮纸板印刷而成。档案部门用于保管会计档案的卷盒，首先制作必须坚固耐用，要采取防虫、防霉措施,;,其次要按照一定的尺寸制作，不应对会计档案的取放造成困难；再次应尽量制作光滑，减少机械磨损，便于防尘。,（一）会计档案的保管,1.,会计档案的装具,四、会计档案的保管与利用,会计档案管理,2.,会计档案的库房管理,（,1,）会计档案的排序。,（,2,）会计档案的进出库登记。,四、会计档案的保管与利用,会计档案管理,（二）会计档案的利用,会计档案的利用方式与一般文书档案的利用方式类似。会计档案首先可以为本单位的会计工作提供查考依据，是一个单位开展经济工作、实行预决算、进行财务监督的基本保证。其次，可以为国家经济建设的计划与决策、管理与调控提供第一手的信息支持。,一、合同档案管理,企业其他常用专门档案管理,（一）合同与合同档案,合同是现代社会最重要的契约之一，有广义合同和狭义合同之分，广义上的合同是指以两个或两个以上的民事主体之间变动民事权利义务关系的民事法律行为。其中，以变动物权为目的的，称为债权合同。狭义上的合同专指债权合同。,商务合同档案是指由档案管理机构经过收集而来、准备保管入库的已经失去时效的合同文书材料的总称。商务合同档案最突出的特点就是其真实可靠的凭证性。,一、合同档案管理,企业其他常用专门档案管理,（,1,）商务合同的归档范围。,合同档案的归档要求档案工作者熟悉与合同订立相关的法律法规，了解合同的分类、结构和组成，了解合同文书的办理状况，争取做到不遗漏与合同有关的档案材料，能够准确、有力地维护当事人的合法权益。,（,2,）商务合同档案的归档时间。,一般来讲，不重要的商务合同档案，如小额低值物品的购销合同、临时用工合同等，可待该合同时效结束后立即归档保存,;,重要的、涉及企业经济运转的合同，如涉外经济合同以及对企业发展产生重大影响的合同应在形成的次年及时归档。,（二）合同档案管理的方法,1.,合同档案的收集与归档,一、合同档案管理,企业其他常用专门档案管理,国家档案局于,1987,年,12,月,4,日发布的,机关文件材料归档和不归档的范围,中明确规定：本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料属于归档材料范围。同时发布的,文书档案保管期限表,第,28,条规定：“本机关与国外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料，有历史意义和长远利用价值的永久保存；重要的长期保存；一般的短期保存。”根据合同的履行期限划定保管期限，原则上保管期限要长于履行期限。履行期限较长、技术含量较高、数额巨大的合同，应该永久保存。履行期限,10,年以上的应该长期保存，履行期限低于,10,年的应该在履行完毕之后再保存,10,年。,2.,合同档案的保管期限,一、合同档案管理,企业其他常用专门档案管理,由于商务合同档案的前身是商务合同，因此商务合同档案的分类完全可以依据商务合同的分类方式进行分类，通常的分类方法是将商务合同档案分为国内商务合同和国际商务合同，国内商务合同档案又可分为经济合同档案和技术合同档案两类。,3.,合同档案的分类,一、合同档案管理,企业其他常用专门档案管理,鉴于商务合同档案作用的重要性，档案部门在提供档案利用过程中，除特殊情况外一般不提供合同文本的原件，而是提供复印件，从而保证合同正本的安全，同时也减少利用的磨损。此外要建立合同档案的借阅制度，对涉密档案的利用要有针对性，保证档案内容的安全。,4.,合同档案的利用,二、商标档案管理,企业其他常用专门档案管理,（一）商标与商标档案,商标是指生产经营者在其商品或服务上所使用的，由文字、图形或其组合构成的，具有显著特征、便于识别或服务来源的标志。,商标档案是指围绕商标的制作、申请、使用和管理等一系列环节中产生的具有保管和利用价值的各种文书资料的总称。,二、商标档案管理,企业其他常用专门档案管理,（二）商标档案管理的方法,商标档案管理的原则是,“,在国家档案行政管理部门统一管理下，由国家工商行政管理局统一监督、指导，地方各级工商行政管理机关分级管理的原则。地方各级工商行政管理机关在商标档案业务上接受上级工商行政管理机关和国家档案行政管理机关的监督与指导。,”,二、商标档案管理,企业其他常用专门档案管理,商标文件材料归档的主体内容包括：,（,1,）商标注册申请文件材料。,（,2,）商标初步审定材料。,（,3,）商标合格审批材料。,（,4,）商标审核异议申请书。,（,5,）商标争议裁定文件材料。,（,6,）注册商标变更、转让、续展、补证、注销和撤销的文件材料。,（,7,）查处商标违法案件、监督商品质量、查验,商标注册证,的文件材料。,1.,商标档案的收集与归档,二、商标档案管理,企业其他常用专门档案管理,对于商标档案的整理，主要工作体现在分类方法上。商标档案的分类是整理工作的首要步骤。商标档案在分类时应该根据所在单位的实际情况，按照商标档案的形成规律和特点，自主选择分类方式。目前，许多企事业单位在保管商标档案时采用“地区一行业”分类法，即先按行政区划分类，再按商标注册人的行业性质划分下一层次的方法，具体的方法是将商标档案以“国别一地区一行业一注册人”顺序逐次划分，将一个商标注册人的全部商标档案立为一卷或数卷（案卷的卷数可随文件数目的增加而增加，归档后排列在一起），这样易于保管和利用。,2.,商标档案的整理,二、商标档案管理,企业