资源描述
单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,国家通过公布以下的方法和规定来标准公文的写,作和处理见图 。,一、党和国家关于公文标准的有关要求,党和国家公文标准的有关要求,国家行政机关公文处理办法,中国共产党机关公文处理条例,国家行政机关公文格式,二、公务文书的体式,?国家行政机关公文处理方法?严格规定,了行政机关的公文体式，行政机关的公文应严,格依法行文。其他组织,的公文为庄重标准起见，,也形成了相应的体式要,求。公文的体式由以下,四局部组成。,公文的体式的组成局部,一公文的构造,公文的构造可以包括以下11局部见图4-4 。,图 公文的构造,发文机关标识,发文字号,公文标题,附件说明,成文日期,正文,公文生效标识,受文者,发文机关标识,发文机关标识：其作用在于说明公文的责,任者，显示公文的权威性与郑重性。通常有两,种形式：一是作为文头又称版头，多采用,大号字体套红标识于公文首页上端，由发文机,关的全称或标准化简称加“文件二字构成；二,是作为署名，用黑色字体将发文机关的全称或,标准化简称标于公文末页的落款处。联合行文,时，主办机关排列在前。,发文字号：作为专指性很强的文件代号，为检索,和引用文件提供便利，同时也便于对文件进展统计,和管理。发文字号由发文机关代字、发文年份和发文,顺序号构成，如国办发 1998 28号，意为该文件系国,务院办公厅1998年所制发的第28份文件。发文年份应,写完整，发文顺序号按该年份发文的先后顺序采用大,流水的方法依次顺序编写，不得出现重复或漏编的现,象。一份公文只有一个发文字号，联合行文时只标注,主办机关的发文字号。另外在上行文中还有签发人标,识是在公文正文签注代表机关最后核查并批准公文向,外发出的领导人的姓名。签发在公文正本首页标题之,下、正文之上靠右的位置。,公文标题：一般由发文机关名称、事由和文种三,局部构成。撰拟公文标题时，在发文机关与事由之间,通常用介词“关于、“对连接，在事由与文种之间用,助词“的连接。事由应准确简要地概括公文的主要内,容。文种要准确。另外题注是对标题的注解和说明。,题注的写法是在公文标题之下标注。,受文者：通常分为两种：一种是主送机关，即对,公文负办理或答复责任的机关；另一种是抄送机关，,即只需要执行或了解公文内容而不承担办理或答复责,任的机关。标注受文者时，应使用全称、标准的简称,或统称。,正文：用于阐述具体内容，表达发文意图，使受,文者对文件所传递的信息获得具体、明确的认识。正,文的内容一般要求做到一文一事，正文的构造通常包,括开头、主体、结语三局部。,附件说明：可分为两类：一种是与公文正件具有,同等效力的附件，其作用在于进一步补充和完善公文,正件的内容；另一种是在公文正件中已申明仅供参考,而不具备现实执行效用的附件，其作用在于为受文者,正确理解和执行公文正件提供参考数据。附件说明指,为附件所做的标记，用以注明附件的顺序和名称等，,以便查阅和保存附件，防止附件散乱、丧失。另外为,使正文集中表述主要内容，一些不便在正文中直接解,释、说明的名词术语，通常在附注中加以注解。,成文日期 ：通常以领导人签发的日期作为公文的成,文日期；联合行文时，以最后签发机关的领导人签发的,日期为准；经会议讨论通过的公文以会议通过的日期为,准；电报以发出日期为准。一般情况下，公文开场生效,的时间是以成文日期为准的。,公文生效标识：分为两种形式：其一是印章，指作,为机关公文权力象征的图章；其二是签署，指有权签发,公文的领导人亲笔在公文正本的落款处签名或代以签,名章。需要说明的是，多数公文是盖印表示生效；有,些是签署表示生效；有的需要盖印和签署同用；有的那么,都不需要。,二 公文的标记,公文的标记由以下七个局部组成，如表4-2所示。,表 公文的标记,公文的标记,概 念,主题词,是用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组。主题词的标引应将以公文内容为特征的主题词写在前面，表明文种的主题词写在后面,印发说明,又称版记。是对公文印刷、制作、发出情况的介绍与解说。其作用是明确公文印制质量、时限的责任归属，使受文者了解公文制发过程，为其直接与承印、承发单位联系提供便利,公文的标记,概 念,公文格式分类代码,表明每份公文格式在整个国家或行业标准文件格式系统中的类别归属及注册顺序的代码,份号,是对根据同一定稿印制的若干份公文依次编制的顺序代码,密级标识,是表明公文保密等级的标识符号，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,紧急程度标识,指表明对公文（包括电报）送达和办理的时限要求的标识符号,收文印章,是收文机关为便于管理，收到公文后在首页右上端加盖的戳记,续 表,三公文的格式,为了维护公文的严肃性、法规性，对公文,中所有构造和标记的组成方法，有明确的标识,规那么。行政机关的公文参照?国家行政机关公,文格式?国家标准执行。,四公文的文体,?方法?中规定公文应当做到：,情况确实，观点明确，表述准确，构造严谨，条理清楚，直述不曲，字词标准，标点正确，篇幅力求简短。公文的文体应当以说明、表达和议论的表达方法为主，排斥描写，尽量不抒情。公文的语言应当采用现代汉语书面语言，可以有通行的口语，不用俗语和土话。公文的文体力求庄重标准。,第二节,现代企业、公司的 新型文书与载体,一、企业文书处理工作中应注意的事项,文书处理时应注意以下四点。,一文旨不明，文种不分,通过对请示与报告，通知与通报的辨析来,讨论这一点。,请示与报告混用,“请示有两种类型，一种是“申报性请,示，另一种是“求助性请示。请示理由往往,有汇报的特点或在报告中带着请示事项。,1,所以，有些秘书常将请示的理由与情况汇报的“报告混为一体，造成文件主旨不明，如表4-5所示。,文种,主 旨,是否回复,标 题 写 法,请示,请示的主旨是向上级请求指示批准，反映情况的内容只是作为请示事项的理由,请示要求上级回复,有时请示的标题写法是加上“呈请”、“提请”等字样，以,显示“请示”的特色,报告,报告的主旨是汇报情况,报告不需要上级回复,报告不能把标题写成关于的请示报告的形式,表4-5 请示与报告的区别,通知与通报混用,通知与通报都是上级机关对下级机关的行,文，而且在传送信息、沟通情况、提出要求等,方面有相似之处，因此，常把通知与通报混用。,通知的文旨在于上级要求下级执行办理的具体,要求，而通报的文旨在于以好的、坏的典型事,例或重要情况来教育有关人员，起指导、启发,和戒备作用与沟通重要情况的作用。,2,二 行文关系不明，职权不清,通过对通知和函，批复和复函的辨析来讨论这一点。,通知与函混用,通知,与函的的共同点和不同点，如表4-6所示。,表4-6 通知与函的的异同,文种,共同点,不同点,通知,都有告知性,只限于上级机关对所隶属的下级机关使用（行政上没有隶属关系，业务上有领导、指导关系的也可以用通知），只作为下行文,函,是在不相隶属的单位之间使用，作为平行文,1,批复与复函混用,批复、复函同属于答复性文件，所以也容易,混用。事实上二者有严格的区别。批复只能用于,答复下级单位的请示事项，而复函只能用于答复,不相隶属单位的商洽和询问。如果对不相隶属单,位的要求、询问使用批复答复，那就越出自己的,职权范围，而对下级单位的请示用复函，就又放,弃了自己应有的职权。,2,三多头主送，多项请示,有些请示将主送机关写成几个，甚至更多，以为,这样可以多争取上级的支持，容易解决问题。有些请,示“一文数事，把许多要求解决的问题都写在一份请,示中，以为这样可以节省时间，多解决些问题。,实际上这种不合规定的做法。由于没有明确的主,办机关，结果往往是各个主送机关的领导只表态不决,定。请示的内容太杂，反而没有了主要的请示事项，,文书常常被退回重新行文。因此拟制、发送文书一定,要严格按?国家行政机关公文处理方法?去做，照章,办理，毫不模糊。,四不按业务归口原那么请示或商洽工作,一些下级机关为业务问题向上行文时，不按业,务归口原那么行文，以为只要找政府机关就能迅速解,决问题。实际上这些请示送政府机关后，仍然要转,到各业务主管部门研究，由业务主管部门提出意见，,或做出处理决定。这种不合标准的行文，不仅未能,到达请示单位的目的、愿望，反而形成大量公文倒,流现象，严重影响工作效率。为解决这类问题，一,些政府机关公文处理细那么做出了规定。,造成上述这种现象的主要原因，是由于有,些秘书对“隶属关系的概念理解比较狭窄，一,提“隶属关系就只从行政上理解，因而在为有,些业务部门或机构拟制文件时，以行政机关的,名义向上级行政机关行文。,隶属关系：各级业务部门和机构，除了在,行政上与各级所属机关具有隶属关系外，它们,还在全国范围内组成了一个由上而下的垂直领,导构造，建立了自上而下的业务指导关系，这,种业务指导关系也是隶属关系。,二、现代企业、公司中的新型文书与载体,现代管理方法和现代办公手段，为秘书的,文书工作带来了新的工作形式。这种新的文书,形式主要从现代企业和公司的秘书工作上表达,出来。,一现代企业、公司中的商务文书,企业秘书在办文工作中，主要应会处理,商务文书也有称财经文书事务文书、礼,仪文书和涉外文书。公司企业中各种文书的,分类，如表4-7所示。,表4-7 公司企业中各种文书的分类,序号,文书种类,具 体 分 类,1,礼仪性文书,邀请函、致谢信、致歉信、问候信、讲演稿、庆唁函稿、寻求帮助或协助的信、谢绝书、推荐信,2,涉外文书,涉外经济合同、国际贸易会谈纪要、电报、电传、索赔书、迎送辞,3,商务文书,经济合同、市场预测报告、经济活动分析报告、广告、查账报告书、审计报告书、催款信、意向书，招标和投标书,4,事务文书,计划、总结、调查报告、简报、会议记录、规章制度、建议书,2005企业危机管理现状调查报告,网络电报,公司企业中各种文书的具体处理方法,收发文的处理,事务性文书多是本部门、本单位的内部文,书，所以在运转传递中，比其他文书要简单。,像“市场预测报告，虽然以“报告为文种，只,是秘书向直接领导、上司行文的一种形式。凡,是秘书为领导、上司备供咨询和提供参考的，,多是内部文书。,1,1,商务、礼仪、涉外文书，只要是在行文范围上牵,涉到外单位的，就有“收文与“发文的区别。只是这,类文书，一般不讲究行文关系，不说“上行、下行，,多以“函的方式传递见图4-15。,图4-15 商务、礼仪、涉外文书的收发文处理,商务、礼,仪、涉外,文书,发文,收文,专人递送,邮路递送,一般平信,挂号信,特快专递,专人递送：路途不很远、事情比较急的，,用专人递送。目前有不少公司与信誉好的专递,公司签订协议，重要文书保证在1-2小时内送,达。有的公司给秘书配车，重要的文书由秘书,亲自送。,邮政递送：有的公司企业与邮政部门约定,好，在送件的同时取件，秘书就要在规定的时,间之前，办好一切事务性工作。,收文：是由秘书在每天早上把所有的收函,进展分类、登记，必要时要做“摘要卡。“摘要,卡在实际工作中是秘书为领导、上司迅速准确,地了解来函所做的。“摘要卡没有固定的格式，,因单位不同，工作的具体内容不同，制成的格,式也不尽一样。“摘要卡的主要内容应当有：,来文单位名称；来文主要内容；要求、商洽事,项；拟办意见和建议；领导、上司的意见和签,署；日期来文日期、要求办毕时间。,中文函件处理的一些技术要求,中文函件如果处理不当可能影响正常工作的进,行，应注意以下要求见图4-16。,图4-16 中文函件处理的一些技术要求,2,公务工作和公务往来方面所用信笺，忌折成对角、对插、方巾或其他不规范形式,递送的信函应从下至上逐层叠放：函信笺、来函登记卡、函信封、摘要卡，由曲别针夹住递送,所有来函，不要撕开，一律要用剪刀或启封器，并且一律拆信封正面左边，以便递送和存档,信函、信封要按照固定的规范格式书写,涉外公司企业中各种文书的管理,由于企业的行业、标准及经营类型不同，,因而形成的文件种类、内容也不同，这里只,研究生产经营型的公司企业文书管理工作。,2,这类公司的文书有三类见图4-17。,图4-17 生产经营型公司企业文书的分类,文书的种类,管理类文书,报批与注册登记文书,生产技术性文书,辅助业务人员办理进出口业务文件,外贸公司文书信函的特点见图4-18。,图4-18 外贸公司文书信函的特点,外贸公司文书信函的特点,签发单位多，不仅有购销方、承运方，还有担保方或多边贸易,时效性强，各种单据文件的日期有严格的顺序，外贸业务文件时效时限具体明确,二现代企业、公司中的新型载体文书,新型载体文书是对采用非传统纸制材料制,成的文书的统称。它们有的是记录在新型载体,上的文书信息，有的是运用现代技术手段进展,传输的文书信息，这里简单介绍几种：,音像文书,音像文书是指运用摄影、录音、摄像等技,术手段记录某一公务活动中形成的，或为完成,某项特定公务而制作的音像制品及其所附的文,字材料。其作用是可以为各级各类社会组织工,作的活动提供必要的依据和丰富的经历成果，,还可作为宣传教育的生动教材。,1,音像文书主要分为两类，如表4-8所示。,表4-8 音像文书的分类,音像文书的分类,概念,图片文书,是指运用摄影技术形成的人、物、景的图片。新型的图片文书是指运用计算机与数码影像处理技术形成的图片文件,录音录像文书,是指在现代音像记录材料上记录与传递公务活动信息。录音录像文件的形成采用了磁记录技术,音像文件脱离了传统的纸制载体和文字记,录形式，拓宽了原纸制文书静止无声的文字、,图像和符号的记录对象范围，以生动形象的图,像记录和音像效果存储信息，承受者借助必要,的设备，通过视觉和听觉感受，直接获得所记,录的信息，产生书面文书难以到达的效果。,光盘文书原理,光盘是一种在综合利用材料科学、工程光学、激光,技术、计算机技术、自动控制技术及信息科学等多种科,学技术的根底上开展起来的新型记录材料。光盘文书是,指利用激光扫描将文件原件上的信息以数字的形式存储,在光盘上的一种文件材料。光盘采用了光存储技术，通,过电信号控制激光发生器发出的高能量激光束，使光存,储介质中的局部被照射点的光学参数发生,物理、化学变化，从而完成信息的读写处,理。,2,目前刻录机已经是秘书工作范围内的计算,机重要外围设备，一些通过多媒体技术取得的,信息，用光盘的形式存储，既节省空间，简便,易存，还不失真。所以，现在秘书工作中常将,一次相对独立的活动或一项相对独立的事务事,件所形成的材料，刻录在一张,光盘上做永久保存。,光盘文书的出现，为当今信息社会提供了,理想的存储和管理信息的手段，使传统的信息,存储、传输、管理和使用方式发生了根本的变,化。,电信文书,电信文书是指通过电信方式传输的文件。,所谓电信方式，即利用电信号发出和接收信息,的通信方式，分为有线和无线两大类。公务文,书是一种信息，所以但凡可以用来传输信息的,各种技术手段也常常被用来传输公务文书。电,信文书通常是指 、电报、电传传输的文件,和 文件、电子邮件等。,3,是一种利用电信号传声，使异地人们之间,得以互相交谈的通信装置，在现代社会中应用,极为广泛。作为文件的传输方式之一， 适,用于传输知照性文件或内容简短、,要求迅速传递的文件。,1,电报,是用电信号传输文字的一种通信方式,即将,文字转换成电码，通过电信号传给远方，收报,方将收到的电码复原成文字，从而到达通信的,目的。电报是最早用于文件传输的,电信方式，由此形成了电报文书 。,2,文书,，国际上常用“Fax表示，是利用光电,效应，通过无线或有线装置传送静止图文信息的,通信方式。 文书即通过 机传递的载有图,文信息的文件材料。利用 方式传输文件，特,点是保持原来文书的格式、样式，加快文书传输,速度，有助于扩大社会组织的通,信渠道，提高工作效率，加快办,公自动化步伐。,3,电子文书,电子文书是指借助电子计算机生成、传输,和处理的文书。随着计算机技术、现代通讯技,术、网络技术等高新技术的迅猛开展，电子文,书在现代办公环境中异军突起，其高效、快捷,等诸多优势日益显现出来，成为文件家族中生,机勃勃的新成员。,4,电子文书生成于计算机环境当中。它具有,以下两个特点见图4-19。,图4-19 电子文书的特征,电子文书的特征,具备电子信息的一般特征,具备文件的一般特征,与传统的纸介质文书相比，又具有其自身,的技术特性，这种特性主要反映在电子文书特,殊的信息编码形式和载体上。现代电子政务、,电子商务、网上办公和SOHO一族都是以电子,文书为根底并依赖于电子文书的。,第三节 秘书“办文工作案例,本节要点,一、决定,二、请示,公文在工作中应用及其广泛，是上下级,沟通的桥梁。,一、决定,例文1,国务院关于授予中国海洋直升机,专业公司7951机组“海上救险英雄机组荣誉称号,的决定,国函 1992 115号,中国国际信托投资公司：,你公司下属的中国海洋直升机专业公司7951机,组，在一九九一年南中国海“8.15海难救援中，团结,奋斗，战胜重重困难,挽救了十七名落水外籍员工的生,命，为祖国争得了荣誉。,为了表彰7951机组在“8.15海难救援中的勇,敢精神，国务院决定，授予7951机组“海上救险,英雄机组的荣誉称号。国务院号召全国各条战,线职工向英雄的7951机组学习，学习他们不畏,艰险、顽强拼搏的英雄气概；学习他们不怕牺,牲、勇于奉献的精神。,国务院印,一九九二年九月,二、请示,例文2,省高级人民法院,关于交通肇事是否给予被害人家属,抚恤金问题的请示,法行 19 号,最高人民法院：,据我省县人民法院的请示，他们对交通肇事,致被害人死亡，是否要给被害人家属抚恤的问题，有,不同的意见。一种意见认为被害人是有劳动能力的人,并遗有家属、要求抚养的可以给，被害人是没有劳动,能力的老人或儿童不给。,一种意见认为只要不是被害人自己过失所,引起的死亡，不管被害人有无劳动能力都应酌,情给予抚恤。我们同意后一种意见，认为这样,做有利于安抚死者家属。此做法因无现行法律,和有关政策、指示作根据，是否妥当，请批示。,省高级人民法院印,一九年月日,办文工作案例中?国务院关于授予中国海洋直升机,专业公司7951机组“海上救险英雄机组荣誉称号的,决定?国函 1992 115号一文，为什么主送中国,国际信托投资公司而不主送中国海洋直升机专业公,司？本决定不标明主送单位行不行？为什么？如果,不标主送单位，行文主旨是什么？该如何行文？,比较说明在收、发文程序中两项“登记环节的一样,之处与不同之处？,什么是“催办？使“催办工作顺利进展的有效措施,是什么？,1,2,3,办文工作是秘书工作中的重要内容，它包,括秘书起草撰制文书，收发传递和处理文书以,及针对文书内容要办理的各种事务工作。一句,话，办文工作是围绕“文展开的一切工作。,谢谢观赏,
展开阅读全文