时间管理(2)课件

时 间 管 理 (2) 1 时 间 管 理 (2) 2 时 间 管 理 (2) 3 第 六 章 上 司 的 时 间 管 理逝者如斯夫，不舍昼夜！ 时 间 管 理 (2) 4 时 间 管 理 (2) 5 l假 如 你 是 某 单 位 一 位 秘 书 。 一 天 上 午 主 要 领 导 外 出不 在 家 ， 委 托 你 主 持 以 下 工 作 。 这 里 有 四 件 事 需 要马 上 处 理 ：v1.市 领 导 临 时 要 来 单 位 检 查 工 作 ；v2.原 定 的 外 商 谈 判 时 间 提 前 了 ， 外 商 马 上 就 到 ；v3.机 关 有 一 位 处 长 突 生 急 病 被 送 进 了 医 院 ；v4.有 一 个 急 件 需 要 处 理 。l问 ： 你 怎 样 安 排 才 能 把 这 些 事 情 妥 善 处 理 好 ？ 时 间 管 理 (2) 6 时 间 管 理 (2) 7 日期 星期 事 项 备 注3 一 董 事 会 陈 先 生 来 访 代 理 商 座 谈 会 致 词 、 江 行行 长 新 任 集 会 王 总 经 理 会 见 琼 花 饭 店 会 餐 ，李 经 理 参 加4 二 第 一 产 业 商 告 别 仪 式 招 待 陈 先 生 、 机 场 送 行 地 点 ： 东 方 酒 店刘 董 事 长 参 加5 三 总 经 理 与 五 位 来 访 者 商 谈 李 副 经 理 同 学 会 第 二 会 议 室 统 一 饭 店6 四 刘 董 事 长 出 差 武 汉 乘 飞 机 提 前 订 票7 五 返 回 李 秘 书 接8 六 大 洋 公 司 经 理 会 议 第 一 会 议 室 时 间 管 理 (2) 8 公 司 一 周 时 间 安 排 表日期 星期 事 项 备 注3 一 董 事 会 陈 先 生 来 访 （ 会 餐 ） 代 理 商 座 谈 会 致 词 、 江 行 行 长 新任 集 会 会 宾 酒 楼 陈 经 理 同 席 琼 花 饭 店4 二 第 一 产 业 （ 商 谈 ） 告 别 仪 式 招 待 陈 先 生 、 机 场 送 行 刘 董 事 长 参 加5 三 总 经 理 与 五 位 来 访 者 商 谈 （ 共 餐 ） 同 学 会 快 乐 餐 厅 统 一 饭 店6 四 出 差 武 汉 乘 飞 机 ， 提 前 订 票7 五 返 回 秘 书 接 8 六 大 洋 公 司 经 理 会 议 第 一 会 议 室 时 间 管 理 (2) 9 u 所 谓 上 司 的 时 间 管 理 ， 就 是 指 秘 书 人员 对 上 司 的 活 动 （ 日 常 工 作 、 会 见 、会 谈 、 应 酬 、 出 差 旅 行 等 ） 进 行 合 理地 安 排 与 计 划 。 目 的 是 使 上 司 的 活 动有 序 、 有 效 并 节 省 时 间 和 精 力 。u 管 理 时 间 的 前 提 ： 管 理 自 己 ， 其 次 才能 管 好 上 司 的 时 间第 十 二 章 上 司 的 时 间 管 理逝者如斯夫，不舍昼夜！ 时 间 管 理 (2) 10 时 间 管 理 (2) 11 时 间 管 理 (2) 12 u 所 谓 上 司 的 时 间 管 理 ， 就 是 指 秘 书 人员 对 上 司 的 活 动 （ 日 常 工 作 、 会 见 、会 谈 、 应 酬 、 出 差 旅 行 等 ） 进 行 合 理地 安 排 与 计 划 。 目 的 是 使 上 司 的 活 动有 序 、 有 效 并 节 省 时 间 和 精 力 。u 管 理 时 间 的 前 提 ： 管 理 自 己u 其 次 才 能 管 好 上 司 的 时 间 下 面 某 单位 有 几 件 事 情 等 你 为 领 导 安 排 ， 你 将怎 样 做 ？第 十 二 章 上 司 的 时 间 管 理逝者如斯夫，不舍昼夜！ 时 间 管 理 (2) 13 时 间 管 理 (2) 14 时 间 管 理 (2) 15 时 间 管 理 (2) 16 l重 要 的 事 情 先 安 排 ， 次 要 的 事 情 缓 一 缓 。 所 谓 重 要 的事 情 ， 是 指 真 正 有 助 于 达 成 目 标 的 事 情 ， 是 让 领 导 的工 作 与 生 活 更 有 意 义 、 更 有 成 就 的 事 情 。l安 排 时 间 ， 首 先 ， 区 分 重 要 事 情 和 一 般 事 情 ； 其 次 ，应 把 要 做 的 事 依 据 重 要 程 度 加 以 排 列 ； 第 三 ， 还 要 注意 用 最 佳 的 时 间 安 排 最 重 要 的 工 作 ， 使 领 导 能 够 用精 力 最 旺 盛 的 时 间 处 理 最 重 要 、 最 困 难 的 工 作 。 时 间 管 理 (2) 17 日 常 工 作 清 单任 务 优 先 级 完 成 情 况紧 急 优 先 例 行给 琼 斯 先 生 打 电 话 ： 01677归 还 他 的 参 考 书 确 认 芳 克 雷 酒 店 的 房 间 预 定 情况 为 某 某 研 讨 会 准 备 代 表 团 进 行 照 相 复 印 的 维 护 ， 给 迈 克尔 先 生 条 电 话 ： 764233 时 间 管 理 (2) 18 l上 司 越 来 越 多 地 与 外 界 打 交 道 ， 秘 书 安 排 上 司 的 活 动必 须 内 外 兼 顾 。l在 给 领 导 安 排 工 作 日 程 表 的 时 候 ， 一 定 要 留 出 专 门 的时 间 让 领 导 来 了 解 本 单 位 生 产 经 营 状 况 ， 及 时 处 理 内部 事 务 中 的 各 种 矛 盾 和 问 题 等 公 司 的 内 部 业 务 ， 从 而来 把 握 本 公 司 的 发 展 。l领 导 外 出 回 来 的 第 一 天 ， 一 般 不 给 他 安 排 会 议 、 约 会等 活 动 ， 以 便 于 让 领 导 专 门 处 理 内 部 各 种 文 件 ， 并 了解 公 司 经 营 管 理 的 基 本 状 况 。 时 间 管 理 (2) 19 时 间 管 理 (2) 20 时 间 管 理 (2) 21 时 间 管 理 (2) 22 l 总 经 理 帕 森 下 午 2时 要 和 业 务 部 共 同 讨 论 如 何 进 行 某 商 品在 郊 区 的 销 售 工 作 ， 这 项 销 售 工 作 的 成 败 和 公 司 年 度 的 销售 预 算 是 否 能 达 到 有 很 大 关 联 ；l 接 着 ， 下 午 4时 又 要 和 一 位 客 户 商 洽 一 笔 重 要 的 交 易 ， 他希 望 花 一 个 小 时 的 时 间 和 这 个 客 户 谈 判 ； 5时 结 束 。l 但 是 恰 巧 当 天 上 午 ， 办 公 室 又 收 到 某 一 政 府 部 门 的 临 时开 会 通 知 书 ， 上 面 写 着 开 会 的 时 间 是 下 午 3时 ， 而 且 必 须 由帕 森 亲 自 参 加 ， 通 知 书 上 又 没 有 写 清 楚 会 议 结 束 时 间 。l 秘 书 可 以 将 帕 森 下 午 的 时 间 安 排 改 成 下 面 的 样 子 ：l 2时 和 客 户 商 谈 生 意 ， 3点 参 加 政 府 机 关 的 会 议 ， 4时 半 或 5时 ， 和 业 务 部 召 开 讨 论 会 。l 这 么 一 来 ， 这 三 件 事 都 能 如 期 做 完 ， 不 会 影 响 任 何 一 件 。只 要 经 过 上 司 同 意 ， 即 可 着 手 与 这 位 客 户 联 络 ， 变 更 约 会时 间 ， 并 且 通 知 业 务 部 人 员 ， 将 讨 论 会 延 到 4点 半 或 5点 。 时 间 管 理 (2) 23 时 间 管 理 (2) 24 l控 制 时 间 的 行 之 有 效 的 方 法 就 是 拟 订 时 间 表 （ 又 称 为时 间 预 定 表 或 时 间 计 划 表 ） 。l时 间 表 是 领 导 进 行 工 作 的 时 间 分 配 ， 也 是 避 免 盲 目 性的 有 效 措 施 。 领 导 可 以 通 过 拟 订 的 时 间 表 ， 了 解 工 作完 成 的 次 序 。l秘 书 拟 订 时 间 表 ， 应 根 据 上 述 所 介 绍 的 八 个 时 间 管 理原 则 。l 拟 订 时 间 表 的 最 简 单 办 法 是 ： 把 本 周 内 所 要做 的 几 件 事 情 一 一 列 在 备 忘 录 上 ， 排 一 下 重要 次 序 。 时 间 管 理 (2) 25 时 间 管 理 (2) 26 时 间 管 理 (2) 27 时 间 管 理 (2) 28l拟 定 旅 行 计 划 ， 就 是 为 了 保 证 公 务 旅 行 的 顺 利 ： 吃 好 、住 好 、 休 息 好 、 工 作 好 ， 使 领 导 在 有 限 的 时 间 内 ， 有条 不 紊 、 高 效 率 地 完 成 预 定 的 任 务 。l旅 行 计 划 的 编 制 ， 有 利 于 秘 书 及 留 守 人 员 与 领 导 保 持联 系 。 旅 行 计 划 表 应 一 式 四 份 ， 除 秘 书 手 执 一 份 外 ，领 导 及 其 家 属 各 执 一 份 ， 还 有 一 份 用 于 存 档 。 时 间 管 理 (2) 29 时 间 管 理 (2) 30 时 间 管 理 (2) 31 时 间 管 理 (2) 32 约 会 卡 片 式 样 ： 年 月 日 （ 星 期 ） 10： 00 销 售 工 作 会 议 ； 地 点 ： 布 兰 克 镇 公 司 办 事 处 （ 南 冲 大 街 166号 ） 附 ： 会 议 议 程13： 00 与 布 兰 克 镇 分 公 司 领 导 及 威 明 斯 先 生 （ 新 西 兰 代 理 人 ） 共 进 午 餐 ； 地 点 ： 玫 瑰 庄 园 大 酒 店14： 30 与 律 师 商 谈 租 赁 位 于 伊 萨 姆 大 街 的 假 日 别 墅 事 宜 ； 地 点 ： 科 尔 街 11号 附 ： 案 卷16： 00 去 艾 姆 特 机 场 接 约 翰 庞 德 爵 士 及 夫 人 ， 客 房 定 在 玫 瑰 庄 大 酒 店19： 30 去 玫 瑰 庄 园 大 酒 店 赴 晚 宴 （ 晚 宴 20： 00开 始 ） ； 服 装 ： 正 式 庞 德 夫 人 预 定 的 鲜 花 19： 00送 到 时 间 管 理 (2) 33 时 间 管 理 (2) 34 时 间 管 理 (2) 35 l秘 书 是 这 样 答 复 A先 生 的 ： “ 实 在 对 不 起 ， B总 定 于下 星 期 二 下 午 3点 出 差 ， 时 间 可 能 来 不 及 ， 等 他 出 差回 来 后 再 约 个 时 间 ， 您 看 如 何 ？ ” 既 然 这 样 ， 对 方也 许 愿 意 改 期 。l不 过 ， 对 方 也 许 会 说 ， 只 要 半 个 小 时 就 行 。 如 果 事情 重 要 ， 请 示 领 导 同 意 后 ， 可 以 答 应 对 方 。 时 间 管 理 (2) 36 l再 比 如 ， 某 公 司 副 总 经 理 D的 朋 友 E打 电 话 给 D， 希 望能 够 拜 访 他 ， 可 惜 他 不 在 公 司 ， 他 的 秘 书 告 诉 E：“ D总 今 天 整 天 都 不 在 ， 你 可 以 在 明 天 早 上 10点 半 来公 司 ， 他 那 时 可 以 和 你 谈 。 ” 第 二 天 早 上 10点 半 ， E到 那 家 公 司 很 顺 利 地 见 到 副 总 经 理 。l这 位 秘 书 之 所 以 能 而 且 敢 主 动 地 替 领 导 约 会 的 前 提是 ： 她 能 分 辨 事 情 的 轻 重 ； 她 清 楚 领 导 的 工 作时 间 表 ； 这 位 秘 书 一 定 很 受 领 导 器 重 ， 否 则 不 敢在 没 有 先 得 到 领 导 同 意 的 情 况 下 主 动 安 排 约 会 。 时 间 管 理 (2) 37 时 间 管 理 (2) 38 日 期 事 项 地 点 备 注10月 31日星 期 一 9： 00与 李 威 先 生 会 晤手 机 ： 上 海 东 方 大 酒店 1236房 间 晚 上 下 榻 上 海 东 方 大 酒店 1236房 间12： 30与 李 威 先 生 共 进午 餐 上 海 东 方 大 酒店 快 乐 餐 厅15： 00约 会 文 具 制 造 商张 曙 先 生 。 手 机 ： 上 海 香 格 里 拉饭 店 8116房 间11月 1日星 期 二 10： 00会 见 北 方 电 子 有限 公 司 经 理 胡 青 先 生手 机 ： 京 恒 大 楼 15层1512房 间 晚 上 下 榻 上 海 东 方 大酒 店 1236房间11月 2日星 期 三 10： 00乘 AJ1026航 班 离沪 返 京 东 方 机 场 12： 30李 秘书 接 机（ 单 项 重 要 工 作 事 项 预 定 时 间 表 ） 时 间 管 理 (2) 39 播 放 教 学 片 忠 诚 第 18、 19集 时 间 管 理 (2) 40