标准的会议接待流程

,会议接待流程,1,定义,会议是将与有关人员召集起来进行协商、论证、决策的一种集体讨论形式，可以对事情的处理听取和采纳各方面的意见。会议接待是在会议召开前、中、后期间，为保证会议顺利召开所进行的服务性工作。,2,目的,会议接待流程是为了确保公司的接待工作能够周密细致，提高会议效率，保证会议效果，规范公司的会议工作。,3.,适用范围,本制度适用于公司或部门牵头组织的各类会议，部门内部会议不做要求，可做参考。,接 待 流 程,3,2,1,会前筹备工作,会中接待工作,会后总结工作,会前准备工作,拟定确定会议主体和议题,确定会议议程,确定会议时间、地点,确定会务机构分工,会议应急方案,洽谈会议场所合同,制作会前检查表,制作会议手册,确定会议筹备方案,拟定会议预算费用,会中准备工作,会议室布置,与会人员接站,与会人员住宿,与会人员就餐,与会人员参观考察,其它事宜,与会人员送站,会务费用结算,会议总结与报道,会后总结工作,负责人,公司领导、会议相关人员,时间,会前，大型会议（人数,200人以上，提前20天）、中型（人数50,200人，10天）小型（人数50人以下，3天）,处理方法,明确会议要研究的问题；,要达到的目的；,确定会议的名称；,要邀请的人员及参会人员,确认要点,确定会议主题及相关议题；,考虑要全面；,邀请人员要全面。,步骤,1.,拟定确定会议主体和议题,负责人,公司领导、相关人员,时间,会前,15天,处理方法,1确定会务领导小组；,2确定会务工作小组；,3确定会务礼仪小组；,4确定会务应急小组。,确认要点,1确定各小组成员及负责人；,2明确各小组工作责权范围；,3. 编制出会务机构书面文件，并通过领导审阅,步骤,2.,确定会务机构分工,负责人,会务组,时间,会前,12天,处理方法,1确定会议主持人；,2主体内容安排；,3各种活动日程安排,确认要点,1. 日程安排要细致、紧凑;,责任人员要落实好；,编制出会议议程，并通报各相关部门及人员,步骤,3.,确定会议议程,负责人,会务组,时间,会前,10天,处理方法,确定会场（灯光、照明、空调、音响、字幕、背景、会场布局、桌排摆放、摄影摄像）；,确定就餐场所（核定人数、实物数量、就餐时间、餐牌摆放）；,确定会议休息期间的休闲、娱乐场所,确认要点,1.细致、周密；,2.有专人负责检查；,步骤,4.,确定会议时间、地点,负责人,会务组,时间,会前,3天,处理方法,1明确会议时间、地点,2明确会期、报到时间；,3接站安排,4会务组联系方式。,确认要点,1. 说明清楚会议的各项要点;,2拟就后交公司领导审核，通过后发放。,步骤,5.,发放会议通知,负责人,会务组,时间,会前,5天,处理方法,1. 根据会议规模和规格做出各项会议开支的预算；,2. 根据预算确定会务费的收取；,3.报请,公司领导审批；,4.提前,支取部分预算费用供会议前期准备工作,确认要点,1. 各项工作开支均要考虑；,2公司,财务人员介入；,3. 编制会议预算费用表,步骤,6.,确定会议预算费用,负责人,会务组应急小组,时间,会前,6天,处理方法,1. 应急小组成员全面考察会场及其他参观活动场所；,2. 做出应对突发事件的应急预案；,确认要点,1. 全面、细致;,2. 预案应落实好；,3. 形成书面应急预案,步骤,7.,会议应急方案,负责人,会务组,时间,会前,6天,处理方法,1. 组织,合同谈判人员,2. 搜集,谈判材料,3. 进行,谈判,确认要点,1. 注意,费用削减,;,2. 注意,对方目前市场状况；,3. 形成,书面合同,步骤,8.,洽谈会议场所合同,负责人,会务组,时间,会前,4天,处理方法,1. 标明,会议重要事项,2. 会务,人员分配,3. 安排,领导行程,4. 主要,应急步骤,确认要点,1. 全面,、细致，有逻辑性、条理性,2. 妥善,安排领导行程,3. 形成,书面会前检查表,步骤,9.,编制会前检查表,负责人,会务组,时间,会前,3天,处理方法,1. 会议须知；,2. 会议日程；,3会场位置图；,4来宾住宿安排；,5来宾接车安排；,6参观考察安排。,确认要点,1. 编制,、打印应详实、精美,;,2. 注意,对本公司的宣传,3. 形成,书面会议手册,步骤,10.,编制会议手册,负责人,会务组,时间,会中,处理方法,1. 打印接站牌；,2. 编制接站安排表；,3礼仪人员跟车。,确认要点,1. 车辆,整洁、安全；,2. 注意,接站时间、地点,3. 联系,好车辆,步骤,11.,与会人员接站,负责人,会务组,时间,会中,处理方法,1. 会务组设立签到处；,2. 会议费收取；,3住宿安排；,4会议资料、礼品分发；,5来宾返程票预订。,确认要点,1. 签到处,人员应热情、大方,;,2. 开具,相应发票,3. 形成,签到册，并备用为与会人员通讯录,步骤,12.,与会人员签到,负责人,会务组,时间,会中,处理方法,1. 礼仪人员引领；,2. 来宾如有特殊要求，应尽量满足；,确认要点,注意男女、年龄不同，妥善安排楼层,;,形成住宿安排表,步骤,13.,与会人员住宿,负责人,会务组,时间,会中,处理方法,1. 提前,确定考察车辆；,2. 安排,导游人员；,3考察用品；,4分发考察景点简介；,确认要点,1. 确保,考察活动有序开展,;,2. 注意,人员安全和人员数目,3. 形成,书面考察预案,步骤,14.,与会人员参观考察,负责人,会务组,时间,会后一天,处理方法,1. 根据来宾返程情况，制定送站安排表；,2. 安排送站人员和车辆；,确认要点,重要领导应由公司领导亲自送返,;,形成书面返程表,步骤,15.,与会人员送站,负责人,会务组,时间,会后两天,处理方法,1. 住宿费用；,2. 餐饮费用；,3其他设施费用,确认要点,按照合同条款进行洽谈,;,形成书面的结算报告书，上报公司领导及财务部门,步骤,16.,会务费用结算,负责人,会务组,时间,会后一周,处理方法,1. 进行会后总结；,2. 宣传报道；,确认要点,1. 提升公司内、外部形象;,2. 一周内,宣传工作到位,步骤,17.,会后总结、宣传报道,水,果,干,果,点,心,春天,草莓，油桃，香蕉,开心果，应子，话梅，蜜枣，,巧克力派，,凤梨酥，,小蛋糕，,萨其玛,夏天,西瓜，桃，荔枝，葡萄，白兰瓜,秋天,香蕉，葡萄，橙子，苹果,冬天,苹果，芦柑，香蕉,会议期间茶歇,会议代表接车安排表,序号,姓名,性别,职务,来宾单位,联系电话,火车车次,起止地,到达时间,会议接站,序号,科目,收（元）,支（元）,余额（元）,支出渠道,1,会务费,2,接待晚宴,3,自助餐,4,考察费,5,车辆租赁费,6,会场租赁费,会议预算表格,全国火电,300MW,级大机组竞赛第三十六届年会费用预算,按参会人员,300,人进行测算,会议总结,会议接待要素,前期策划,会议接待,安全问题,合同洽谈,费用预算,Thank You !,